Kategorie

Obowiązki informacyjne w art. 13 RODO a zamówienia publiczne

Obowiązki informacyjne w art. 13 RODO a zamówienia publiczne./ Fot. Fotolia
Fotolia
Zamawiający obowiązany jest w treści dokumentacji przetargowej zawrzeć informacje wymagane przez przepisy RODO.

Nie ulega wątpliwości, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przez zamawiającego są przetwarzane dane osobowe osób fizycznych. W szczególności mogą to być dane osobowe samego wykonawcy, jego pełnomocników oraz innych osób fizycznych, których dane wykonawca przedkłada celem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania lub potwierdzenia wymogów zamawiającego dotyczących wykonania przedmiotu zamówienia. Dane osobowe tych osób podlegają ochronie na gruncie RODO[1], które obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.

Obowiązki informacyjne z art. 13 RODO

RODO nakłada na administratorów danych (a więc również zamawiających) szereg obowiązków. Wśród nich znajdują się między innymi obowiązki informacyjne, które zostały uregulowany w art. 13 ust. 1 – 3 RODO. Zgodnie z nowym art.8a ust. 1 p.z.p.[2], wprowadzonym Nowelizacją z dnia 21 lutego 2019 r.[3], ww. obowiązki informacyjne powinny być realizowane przez zamieszczenie wymaganych informacji w ogłoszeniu o zamówieniu, ogłoszeniu o konkursie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, regulaminie konkursu lub przy pierwszej czynności skierowanej do wykonawcy. W określony wyżej sposób zamawiający powinien zatem w szczególności przekazać informacje w zakresie:

1. tożsamości i danych kontaktowych administratora (tj. zamawiającego);

2. danych kontaktowych inspektora ochrony danych (jeżeli po stronie zamawiającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych);

3. celów przetwarzania danych osobowych, oraz podstawy prawnej przetwarzania;

4. informacji o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców;

5. okresu przez który dane osobowe będą przechowywane;

6. informacji w zakresie prawa do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także informacji dotyczących prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;

7. informacji o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

8. informacji, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych.

Poniżej zostaną omówione poszczególne elementy, które powinna zawierać informacja przekazywana w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie ochrony danych osobowych.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

O ile część obowiązków informacyjnych (np. dot. danych zamawiającego i inspektora danych osobowych) nie powinna budzić wątpliwości, o tyle pozostałe mogą wymagać odniesienia do odpowiednich przepisów. Jeżeli chodzi o cel przetwarzania danych zamawiający powinien wskazać, iż będzie to cel związany z postępowaniem o udzielenie konkretnego zamówienia publicznego. Podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych należy natomiast upatrywać, co do zasady, w art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W myśl tego przepisu przetwarzanie jest zgodne z prawem, w szczególności gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Jednocześnie należy zauważyć, że w przypadku ww. podstawy przetwarzania danych, należy podać konkretną podstawę prawną stanowiącą źródło obowiązku ciążącego na administratorze (przyjąć przy tym należy, że w omawianym przypadku będą to przepisy ustawy p.z.p. oraz odpowiednich rozporządzeń do tej ustawy). Warto dodać, że również Urząd Zamówień Publicznych wskazuje powyższą podstawę przetwarzania danych osobowych – tj. określoną w art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jako właściwą w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego[4].

Odbiorcy danych osobowych

Przepisy p.z.p. stanowią, że zarówno postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, jak i protokół postępowania wraz załącznikami, co do zasady są jawne dla wszystkich zainteresowanych. Odbiorcami danych osobowych będą więc wszelkie osoby i podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na gruncie art. 8 oraz art. 96 ust. 3 p.z.p. Warto przy tym zaznaczyć, że zasada jawności doznaje pewnych ograniczeń, zwłaszcza w kontekście nowy przepisów wprowadzonych przez Nowelizację.

Okres przechowywania danych osobowych

Co do zasady, zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli jednak czas trwania umowy będzie przekraczać 4 lata, zamawiający przechowuje umowę przez cały czas trwania umowy. Należy jednak przyjąć, że w omawianym przypadku, zamawiający powinien przechowywać również protokół postępowania oraz wszystkie pozostałe załączniki, przez cały czas trwania umowy. Wskazany okres przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe, powinien być wyszczególniony w ramach obowiązku informacyjnego zamawiającego wynikającego z art. 13 RODO.

Obowiązek podania danych osobowych

Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym p.z.p., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencją niepodania danych osobowych może być brak możliwości udzielenia zamówienie publicznego. W szczególności niepodanie stosownych danych osobowych może skutkować odrzuceniem oferty takiego wykonawcy. Okoliczności te powinny być podane przez zamawiającego w ramach obowiązku informacyjnego.

Prawa przysługujące osobie, której dane są przetwarzane

Reklama

Jak już wyżej wspominano, w ramach obowiązku informacyjnego zamawiający powinien przekazać informacje w zakresie prawa do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Należy także przekazać informacje dotyczące prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawa do przenoszenia danych. Zamawiający powinien podać również informację o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W związku z powyższym należy przyjąć, że zamawiający powinien co najmniej przekazać informację, iż osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje na podstawie odpowiednich przepisów prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących, prawo do sprostowania danych osobowych oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Ponadto zamawiający powinien zawrzeć informację, o przysługującym prawie żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem, iż jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, to zamawiający może przetwarzać dane osobowe, z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

Przyjąć jednocześnie należy, że w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zainteresowanym nie będzie przysługiwać prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych oraz prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych (gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie ww. art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przekazywana przez zamawiającego informacja powinna wskazywać na te ograniczenia.

Obowiązki informacyjne wykonawcy i innych podmiotów

Reklama

Należy także zauważyć, że nie tylko na zamawiającym ciąży obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Obowiązanym do spełnienia obowiązku informacyjnego będzie również wykonawca, podwykonawca oraz podmiot trzeci udostępniający potencjał - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał.

Ponadto wykonawca musi wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. Należy przy tym zaznaczyć, że zamawiający, przetwarzając dane osobowe, które pośrednio pozyskał w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (np. dot. danych osób fizycznych skierowanych do wykonania zamówienia przez wykonawcę), nie będzie obowiązany do wypełniania obowiązku informacyjnego, gdy osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami.

Tym samym w celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO, wskazane jest zobowiązanie wykonawcy do złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stosownego oświadczenia o wypełnieniu przez niego ww. obowiązków informacyjnych, wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego. Wzór takiego oświadczenia może być zawarty przez zamawiającego bezpośrednio w treści formularza ofertowego lub jako oddzielne oświadczenie. W przeciwnym przypadku to na zamawiającym będzie ciążył obowiązek informacyjny określony w art. 14 RODO względem osób, których dane pośrednio uzyskał od wykonawcy. Należy dodać, że w przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących (lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO) ww. oświadczenia wykonawca nie powinien składać.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).

[2] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.).

[3] Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. z 2019 r. poz. 730).

[4] Zob. Przykładowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO do zastosowania przez zamawiających w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego dostępna pod adresem: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty/rozporzadzenie-o-ochronie-danych-osobowych-rodo

Maciej Wruk

radca prawny w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu,

specjalizuje się w zakresie prawa cywilnego i gospodarczego ze szczególnym uwzględnieniem prawa zamówień publicznych

Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna spółka komandytowa w Poznaniu

www.ziemski.com.pl

Artykuł pochodzi z Portalu: www.prawodlasamorzadu.pl

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    22 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kiedy wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021?

    Wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021 – kiedy? Gdzie i jak sprawdzić wyniki egzaminu ósmoklasisty? Przedstawiamy ważne informacje dla uczniów kończących w tym roku szkołę podstawową.

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.