REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązki informacyjne w art. 13 RODO a zamówienia publiczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Obowiązki informacyjne w art. 13 RODO a zamówienia publiczne./ Fot. Fotolia
Obowiązki informacyjne w art. 13 RODO a zamówienia publiczne./ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zamawiający obowiązany jest w treści dokumentacji przetargowej zawrzeć informacje wymagane przez przepisy RODO.

Nie ulega wątpliwości, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przez zamawiającego są przetwarzane dane osobowe osób fizycznych. W szczególności mogą to być dane osobowe samego wykonawcy, jego pełnomocników oraz innych osób fizycznych, których dane wykonawca przedkłada celem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania lub potwierdzenia wymogów zamawiającego dotyczących wykonania przedmiotu zamówienia. Dane osobowe tych osób podlegają ochronie na gruncie RODO[1], które obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.

REKLAMA

Obowiązki informacyjne z art. 13 RODO

RODO nakłada na administratorów danych (a więc również zamawiających) szereg obowiązków. Wśród nich znajdują się między innymi obowiązki informacyjne, które zostały uregulowany w art. 13 ust. 1 – 3 RODO. Zgodnie z nowym art.8a ust. 1 p.z.p.[2], wprowadzonym Nowelizacją z dnia 21 lutego 2019 r.[3], ww. obowiązki informacyjne powinny być realizowane przez zamieszczenie wymaganych informacji w ogłoszeniu o zamówieniu, ogłoszeniu o konkursie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, regulaminie konkursu lub przy pierwszej czynności skierowanej do wykonawcy. W określony wyżej sposób zamawiający powinien zatem w szczególności przekazać informacje w zakresie:

1. tożsamości i danych kontaktowych administratora (tj. zamawiającego);

2. danych kontaktowych inspektora ochrony danych (jeżeli po stronie zamawiającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych);

3. celów przetwarzania danych osobowych, oraz podstawy prawnej przetwarzania;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4. informacji o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców;

5. okresu przez który dane osobowe będą przechowywane;

6. informacji w zakresie prawa do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także informacji dotyczących prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;

7. informacji o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

8. informacji, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych.

Poniżej zostaną omówione poszczególne elementy, które powinna zawierać informacja przekazywana w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie ochrony danych osobowych.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

O ile część obowiązków informacyjnych (np. dot. danych zamawiającego i inspektora danych osobowych) nie powinna budzić wątpliwości, o tyle pozostałe mogą wymagać odniesienia do odpowiednich przepisów. Jeżeli chodzi o cel przetwarzania danych zamawiający powinien wskazać, iż będzie to cel związany z postępowaniem o udzielenie konkretnego zamówienia publicznego. Podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych należy natomiast upatrywać, co do zasady, w art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W myśl tego przepisu przetwarzanie jest zgodne z prawem, w szczególności gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Jednocześnie należy zauważyć, że w przypadku ww. podstawy przetwarzania danych, należy podać konkretną podstawę prawną stanowiącą źródło obowiązku ciążącego na administratorze (przyjąć przy tym należy, że w omawianym przypadku będą to przepisy ustawy p.z.p. oraz odpowiednich rozporządzeń do tej ustawy). Warto dodać, że również Urząd Zamówień Publicznych wskazuje powyższą podstawę przetwarzania danych osobowych – tj. określoną w art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jako właściwą w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego[4].

Odbiorcy danych osobowych

Przepisy p.z.p. stanowią, że zarówno postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, jak i protokół postępowania wraz załącznikami, co do zasady są jawne dla wszystkich zainteresowanych. Odbiorcami danych osobowych będą więc wszelkie osoby i podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na gruncie art. 8 oraz art. 96 ust. 3 p.z.p. Warto przy tym zaznaczyć, że zasada jawności doznaje pewnych ograniczeń, zwłaszcza w kontekście nowy przepisów wprowadzonych przez Nowelizację.

Okres przechowywania danych osobowych

Co do zasady, zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli jednak czas trwania umowy będzie przekraczać 4 lata, zamawiający przechowuje umowę przez cały czas trwania umowy. Należy jednak przyjąć, że w omawianym przypadku, zamawiający powinien przechowywać również protokół postępowania oraz wszystkie pozostałe załączniki, przez cały czas trwania umowy. Wskazany okres przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe, powinien być wyszczególniony w ramach obowiązku informacyjnego zamawiającego wynikającego z art. 13 RODO.

Obowiązek podania danych osobowych

Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym p.z.p., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencją niepodania danych osobowych może być brak możliwości udzielenia zamówienie publicznego. W szczególności niepodanie stosownych danych osobowych może skutkować odrzuceniem oferty takiego wykonawcy. Okoliczności te powinny być podane przez zamawiającego w ramach obowiązku informacyjnego.

Prawa przysługujące osobie, której dane są przetwarzane

REKLAMA

Jak już wyżej wspominano, w ramach obowiązku informacyjnego zamawiający powinien przekazać informacje w zakresie prawa do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Należy także przekazać informacje dotyczące prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawa do przenoszenia danych. Zamawiający powinien podać również informację o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W związku z powyższym należy przyjąć, że zamawiający powinien co najmniej przekazać informację, iż osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje na podstawie odpowiednich przepisów prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących, prawo do sprostowania danych osobowych oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Ponadto zamawiający powinien zawrzeć informację, o przysługującym prawie żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem, iż jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, to zamawiający może przetwarzać dane osobowe, z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

Przyjąć jednocześnie należy, że w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zainteresowanym nie będzie przysługiwać prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych oraz prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych (gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie ww. art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przekazywana przez zamawiającego informacja powinna wskazywać na te ograniczenia.

Obowiązki informacyjne wykonawcy i innych podmiotów

REKLAMA

Należy także zauważyć, że nie tylko na zamawiającym ciąży obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Obowiązanym do spełnienia obowiązku informacyjnego będzie również wykonawca, podwykonawca oraz podmiot trzeci udostępniający potencjał - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał.

Ponadto wykonawca musi wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. Należy przy tym zaznaczyć, że zamawiający, przetwarzając dane osobowe, które pośrednio pozyskał w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (np. dot. danych osób fizycznych skierowanych do wykonania zamówienia przez wykonawcę), nie będzie obowiązany do wypełniania obowiązku informacyjnego, gdy osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami.

Tym samym w celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO, wskazane jest zobowiązanie wykonawcy do złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stosownego oświadczenia o wypełnieniu przez niego ww. obowiązków informacyjnych, wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego. Wzór takiego oświadczenia może być zawarty przez zamawiającego bezpośrednio w treści formularza ofertowego lub jako oddzielne oświadczenie. W przeciwnym przypadku to na zamawiającym będzie ciążył obowiązek informacyjny określony w art. 14 RODO względem osób, których dane pośrednio uzyskał od wykonawcy. Należy dodać, że w przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących (lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO) ww. oświadczenia wykonawca nie powinien składać.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).

[2] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.).

[3] Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. z 2019 r. poz. 730).

[4] Zob. Przykładowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO do zastosowania przez zamawiających w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego dostępna pod adresem: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty/rozporzadzenie-o-ochronie-danych-osobowych-rodo

Maciej Wruk

radca prawny w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu,

specjalizuje się w zakresie prawa cywilnego i gospodarczego ze szczególnym uwzględnieniem prawa zamówień publicznych

Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna spółka komandytowa w Poznaniu

www.ziemski.com.pl

Artykuł pochodzi z Portalu: www.prawodlasamorzadu.pl

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sytuacja na granicy polsko-niemieckiej. Ekspert: obustronna spirala działań pozornych. Kiedy Niemcy nie powinny odsyłać migranta do Polski?

To Niemcy rozpoczęli ten teatr polityczny na granicy z Polską, a teraz szefowie rządów Friedrich Merz i Donald Tusk wchodzą w spiralę działań pozornych - powiedział PAP Piotr Buras, dyrektor warszawskiego biura Europejskiej Rady Spraw Zagranicznych (ECFR) .

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w JST. Najważniejsze informacje

System przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dotyczy również jednostek samorządu terytorialnego. Z tego powodu są one objęte szeregiem obowiązków. Co trzeba wiedzieć o obowiązujących przepisach? Oto lista 10 najważniejszych informacji!

Od 1 września 2025 r. podwyżka o 8 i 16 zł za odbiór śmieci w Krakowie

Od 1 września w Krakowie wzrośnie opłata za odbiór śmieci posegregowanych: z 27 do 35 zł miesięcznie od jednego mieszkańca. W przypadku odpadów nieposegregowanych stawka zwiększy się z 54 do 70 zł od mieszkańca.

MKiŚ: wyznaczamy lasy społeczne z ograniczoną wycinką drzew. 158 tys. ha wokół 11 największych aglomeracji

Ministerstwo Klimatu i Środowiska poinformowało 2 lipca 2025 r., że zakończyło pierwszy etap projektu wyznaczania lasów społecznych wokół największych polskich miast. To przełomowy krok w kierunku zmiany podejścia do gospodarki leśnej - z naciskiem na potrzeby społeczne, zdrowotne i ekologiczne mieszkańców aglomeracji. O szczegółach w trakcie konferencji prasowej mówiła ministra klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska oraz wiceminister klimatu i środowiska, główny konserwator przyrody Mikołaj Dorożała.

REKLAMA

Zmiany w opłatach za śmieci – będą nowe zasady segregacji, ulgi i kontrola deklaracji [PROJEKT MKiŚ]

W wykazie prac legislacyjnych pojawił się projekt nowelizacji ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Chodzi o zmiany w funkcjonowaniu systemu gospodarowania odpadami na poziomie gminnym, które w ocenie projektodawców będą odpowiadać na realne potrzeby JST oraz mieszkańców.

RPO: Dość "wrogich przejęć" między gminami. Potrzebna kontrola sądowa

Rzecznik Praw Obywatelskich apeluje do premiera Donalda Tuska o zawieszenie kontrowersyjnych decyzji dotyczących zmian granic gmin do czasu wprowadzenia nowych przepisów. Od lat brakuje skutecznej kontroli sądowej nad decyzjami Rady Ministrów, które prowadzą do konfliktów między samorządami.

Granica polsko-niemiecka. Polska wprowadza kontrole. Przedsiębiorcy mają 3 pytania

Czy Niemcy przerzucają imigrantów do Polski? Co z granicą polsko-niemiecką? Polska wprowadza kontrole graniczne w celu zapobiegania napływom nielegalnych migrantów. Co na to Niemcy?

Premier Tusk: po rekonstrukcji w rządzie będą wyłącznie przyzwoici ludzie; około 15 lipca zapadną decyzje personalne

W dniu 30 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej Premier Donald Tusk zapowiedział, że około 15 lipca zaproponuje kształt rządu po rekonstrukcji. Rozmowy w tej sprawie są prowadzone z liderami koalicyjnych ugrupowań - PSL, Polski 2050 i Lewicy. Żyjemy w ustrojowym bałaganie, podważane są obiektywne kryteria prawne, dlatego chciałbym, by politycy kierowali się naturalnymi kryteriami, jak zdrowy rozsądek czy zwykła ludzka przyzwoitość, i tacy będą ministrowie po rekonstrukcji - mówił 27 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej premier Donald Tusk.

REKLAMA

Nowelizacja specustawy powodziowej. Nowe zadania i obowiązki samorządów

Możliwość zamiany zniszczonych nieruchomości na lokale komunalne, obowiązek raportowania decyzji WZ, świadczenie lokalowe, premia powodziowa czy ułatwienia proceduralne w odbudowie zniszczonych domów i obiektów – to najważniejsze zmiany w specustawie powodziowej. Nowelizacja ustawy wzmacnia kompetencje JST, daje im nowe narzędzia, ale też nakłada dodatkowe obowiązki administracyjne i sprawozdawcze.

Czym różni się „odbiór” odpadów komunalnych z nieruchomości od „przyjmowania odpadów”

NSA przypomniał gminom, że ustawodawca rozróżnia pojęcia odbierania odpadów komunalnych od ich przyjmowania i wprowadza odrębnie różne sposoby oddawania odpadów. Co za tym idzie – mechanizmy nie mogą być traktowane jako formy zamienne, kształtowane według własnego uznania gminy.

REKLAMA