Warunki i zakres wykonywania kontroli doraźnej w zamówieniach publicznych

W przepisach o zamówieniach publicznych podmiotem uprawnionym do przeprowadzenia kontroli doraźnej jest Prezes Urzędu Zamówień Publicznych (dalej: UZP). Stosownie do art. 165 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp), może on wszcząć taką kontrolę zarówno z urzędu, jak i na wniosek – ale jedynie w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do takiego naruszenia przepisów upzp, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania.

Kontrola doraźna może objąć każde postępowanie, nie później niż w terminie 4 lat od dnia jego zakończenia. Oznacza to, że kontrola może dotyczyć również zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej (m.in. z PROW oraz Regionalnych Programów Operacyjnych).

Procedura kontrolna jest stosunkowo często poprzedzana postępowaniem wyjaśniającym, od wyniku którego zależy, czy dojdzie do wszczęcia kontroli doraźnej. Jeżeli wyjaśnienia nie są przekonujące, Prezes UZP informuje zamawiającego o wszczęciu kontroli doraźnej. W przypadku wszczęcia kontroli przed zawarciem umowy, przekazanie zamawiającemu przez UZP informacji o wyniku kontroli powinno nastąpić nie później niż w terminie 14 dni od doręczenia przez zamawiającego wymaganych do kontroli materiałów. Jeżeli jednak kontrola jest szczególnie skomplikowana – termin na jej zakończenie jest dłuższy i wynosi 30 dni. Dlatego dokładność ze strony zamawiającego i stosunkowo szybkie przekazanie materiałów daje szansę na sprawne przeprowadzenie kontroli doraźnej.

Kontrola doraźna bardzo często dotyczy postępowań prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki – chociażby z tego względu, że jest to tryb niekonkurencyjny i nadużywany przez zamawiających.

PRZYKŁAD

Prezes UZP skontrolował postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, przeprowadzone na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a upzp, w trybie z wolnej ręki. Dotyczyło ono zakupu programu komputerowego do obsługi płac i kadr oraz środków trwałych i wyposażenia. Zamawiający wskazał, że używane dotychczas programy do kadr oraz płac nie są już uaktualniane (firma, która dotychczas obsługiwała systemy, przestała istnieć), a ponadto program do ewidencji środków trwałych nie spełnia wymogów.

Zamawiający poinformował, że zakup programów komputerowych zostanie dokonany od firmy B. Zamawiający podjął taką decyzję po uprzednim rozpoznaniu rynku – wskazany wykonawca zintegrowałby programy posiadane już przez zamawiającego (tj. program budżetowy i księgowy). Według zamawiającego, program zaoferowany przez tę firmę w największym stopniu spełniał oczekiwania zamawiającego i swą funkcjonalnością zaspokajał jego zapotrzebowanie na tego typu oprogramowanie. Decyzja o udzieleniu zamówienia firmie B. została podjęta również m.in. z uwagi na fakt, że zatrudnieni są w niej pracownicy firmy serwisującej dotychczasowe oprogramowanie.