Compliance: Czy samorządy terytorialne wiedzą o nowych obowiązkach w projekcie ustawy?

• Jakie dodatkowe obowiązki na organy publiczne ma nałożyć projektowana ustawa o ochronie sygnalistów?
• Jakie podmioty są organami publicznymi w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów?
• Co to oznacza dla samorządów terytorialnych?
• Na co jeszcze warto zwrócić uwagę w związku z powyższymi przepisami?

Nie przewidywałem jednak, że projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa może nakładać na organy publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego dodatkowe duże i trudne obowiązki.

Jakie dodatkowe obowiązki na organy publiczne ma nałożyć projektowana ustawa o ochronie sygnalistów?

Zgodnie z  art. 30 ust 2 projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, zgłoszenia zewnętrzne od sygnalistów będą musiały przyjmować, obok Rzecznika Praw Obywatelskich, również organy publiczne.

Organ publiczny będzie musiał ustalić procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Ponadto organ publiczny będzie zobowiązany m.in.:

1. dokonywać wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - ustalić organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych;
2. przyjmować zgłoszenie zewnętrze – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
3. przekazywać zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w ciągu 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu oraz informować o tym zgłaszającego;
4. podejmować działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
5. przekazywać zgłaszającemu informację zwrotną,
6. prowadzić rejestr zgłoszeń zewnętrznych,
7. wypełniać obowiązki administratora danych osobowych,
8. sporządzać sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych  za każdy rok kalendarzowy,
9. umieszczać wskazane informacje na stronie Biuletynu Informacji Publicznej,
10. dokonywać co najmniej raz na 3 lata przeglądu procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Organ publiczny będzie odstępował od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. Jednocześnie organ publiczny będzie informował zgłaszającego o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Organ publiczny odstępując od przekazania będzie mógł poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem należy do trybu podlegającego przepisom odrębnym, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona w innym trybie do rozpatrzenia właściwym organom. Poinformowanie zgłaszającego ma nie wpływać w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana zgłaszającemu będzie musiała zawierać pouczenie w tym zakresie.

Jakie podmioty są organami publicznymi w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów?

Zgodnie z ostatnią wersją projektu ustawy, przez organ publiczny rozumie się:

1. naczelne i centralne organy administracji rządowej,
2. terenowe organy administracji rządowej
3. inne organy państwowe z wyłączeniem Rzecznika Praw Obywatelskich,
4. organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego,
5. regionalne izby obrachunkowe
6. Komisję Nadzoru Finansowego

Co to oznacza dla samorządów terytorialnych?

Jeżeli projektowane przepisy ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wejdą w życie, oznacza to, że każdy wójt/burmistrz/prezydent miasta, zarząd powiatu i zarząd województwa będzie zobowiązany nie tylko do wdrożenia i utrzymania skutecznego systemy przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń od sygnalistów, ochrony sygnalistów, podejmowania działań następczych, w tym działań wyjaśniających. Będzie również zobowiązany do wdrożenia i utrzymania systemu przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów, ochrony sygnalistów, podejmowania działań następczych, w tym działań wyjaśniających.

Czyli zamiast jednego systemy dla sygnalistów, organów publiczne, w tym parę tysięcy jednostek samorządu terytorialnego, będzie musiało prowadzić dwa odrębne systemy dla sygnalistów.  Z tego co wiem, piszę o tym jako jeden z pierwszych.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę w związku z powyższymi przepisami?

Po pierwsze chciałbym Państwa uczulić, że w ustawie chodzi nie o procedury (które muszą być, ale z drugiej strony papier przyjmie wszystko), ale o wdrożenie i utrzymanie skutecznych i efektywnych systemów dla sygnalistów.

Po drugie, w projekcie ustawy przewidziano, że  urzędy lub jednostki organizacyjne gmin liczących mniej niż 10 000 mieszkańców, nie muszą wdrażać systemów przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (co nie oznacza, że nie będę one wpływać i że można je będzie schować bezkarnie do szuflady). Nie ma jednak analogicznego wyłączenia w przypadku zgłoszeń zewnętrznych. Może więc być tak, że jednostki organizacyjne gmin liczących mniej niż 10 000 mieszkańców myślą, że projektowana ustawa o sygnalistach ich nie dotyczy, a tym czasem nie jest to prawda, bo będą musiały wykonywać obowiązki ustawowe dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

Na zakończenie zwracam uwagę, że pomimo tego, że ustawa powinna wejść w życie przed 17 grudnia 2021 r., to projekt ustawy do dziś nie trafił do Sejmu i nie wiadomo, kiedy i w jakiej treści ustawa zostanie uchwalona. Warto jednak już dziś wdrażać i testować systemy dla Sygnalistów.