REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Każdy urząd może sam udoskonalać swoje działanie

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Dzięki przejrzystemu kwestionariuszowi CAF opracowanemu w Unii Europejskiej urząd może w prosty sposób ocenić, czy skutecznie wypełnia cele, do których został powołany - tzn. nie tylko to, czy skrupulatnie przestrzega przepisów, ale także to, czy zaspokaja potrzeby mieszkańców. Jeśli nie, może podjąć działania doskonalące.


W procesie zarządzania urzędem ważną rolę odgrywa ocena jego funkcjonowania i podejmowanie działań doskonalących. Wielu szefów wdraża jedynie doraźne rozwiązania poprawiające tylko niektóre elementy funkcjonowania urzędu, np. z zakresu zarządzania finansami. Konieczna jest natomiast kompleksowa analiza wyników pracy urzędu: zadowolenia klientów i pracowników, skuteczności i szybkości, elastyczności w dostosowywaniu się do realiów.


CAF modelem powszechnej oceny


Na świecie istnieją różne metody oceny jakości pracy administracji. Część z nich realizowana jest w ramach systemów zarządzania jakością, np. ISO. Od lat funkcjonuje koncepcja EFQM rozwijana przez Europejską Fundację Zarządzania Jakością. Właśnie na tej podstawie do prac włączyły się państwa członkowskie UE, opracowując prosty i powszechny - Common Assessment Framework (Powszechny Model Oceny).


Udostępniony w 2000 r. w Lizbonie CAF jest narzędziem kompleksowo diagnozującym problemy urzędu. - CAF jako standard opracowany przez Unię Europejską będzie też stawał się coraz bardziej powszechny w Polsce - mówi Nina Żukowska z firmy Global Training Centre. Może być stosowany zarówno w instytucjach rządowych, jak i w administracji samorządowej. Pilotażowy program wdrożenia był już realizowany w Polsce. - Model oceny CAF został wprowadzony testowo w 30 krajowych jednostkach administracji. Będzie też rozszerzany na kolejne podmioty - mówi Nina Żukowska.


Poznanie mocnych i słabych stron


Zaletą modelu CAF jest to, że doskonalenie instytucji odbywa się poprzez samoocenę. Wykorzystuje się do tego prosty i przejrzysty, choć rozbudowany, kwestionariusz z pytaniami. Składa się on, podobnie jak cały model, z 9 kryteriów podzielonych na dwa główne działy:

l kryteria potencjału:

- przywództwo,

- zarządzanie zasobami ludzkimi,

- strategia i planowanie,

- partnerstwo i zasoby,

- procesy i zarządzanie zmianą,

l kryteria wyników:

- wyniki w relacjach z pracownikami,

- wyniki w relacjach z klientami,

- wyniki w relacjach ze społeczeństwem,

- kluczowe wyniki działalności.


Dla przykładu przedstawimy sposób oceniania pierwszego kryterium - Przywództwa. Kwestionariusz za pomocą szczegółowych pytań wyciąga na światło dzienne różne aspekty składające się na całościową ocenę Przywództwa.


Seminarium wiedzy o CAF


Dla lepszego zaspokojenia potrzeb samodoskonalenia administracji organizowane jest seminarium przekazujące podstawową wiedzę o modelu samooceny CAF. Organizuje je - 13 kwietnia br. w Warszawie - firma Global Training Centre. Prelegentami będą praktycy z krajowych instytucji, które wzięły udział w programie pilotażowym i którzy chcą podzielić się swymi doświadczeniami. O rezultatach i efektach samodoskonalenia będą też mówić przedstawiciele administracji Unii Europejskiej. „Gazeta Samorządu i Administracji” objęła patronat medialny nad spotkaniem.


PRZYKŁAD

Jedno z zagadnień zawarte w kwestionariuszu oceny przywództwa brzmi:

1. Prosimy o rozważenie dowodów na to, co liderzy organizacji robią, aby:

(...)

1.3 Motywować i wspierać ludzi w organizacji:

- Stymulowanie i zachęcanie do przekazywania uprawnień,

- Finansowanie działań w zakresie uczenia się i doskonalenia,

- Uznawanie wysiłków indywidualnych i zespołowych,

- Pomaganie pracownikom w realizacji ich planów i celów,

- Wprowadzanie odpowiednich systemów nagród i zachęt.


Oczywiście jest to tylko część oceny Przywództwa. Każdy z powyższych podpunktów jest oceniany przez pracowników w skali 1-5. Dzięki takim szczegółowym pytaniom można przejrzyście sklasyfikować słabe i mocne strony urzędu, a wyniki porównywać z innymi urzędami.


Pięć kroków doskonalenia


Znając mocne strony, a także te wymagające naprawy, urząd powinien stale podnosić jakość swojej pracy. Zgodnie z filozofią CAF, w każdym z dziewięciu głównych obszarów funkcjonowania organizacja powinna:

l wyznaczyć cele,

l opracować rozwiązania dla ich osiągnięcia,

l wdrożyć rozwiązania,

l ocenić, czy zastosowane rozwiązania są skuteczne,

l wykorzystać oceny oraz nabyte doświadczenia do wprowadzania kolejnych udoskonaleń.


Samodoskonalenie urzędu w modelu CAF to proces permanentny. Podnoszenie jakości pracy nie kończy się na jednorazowym teście. Samoocena w modelu CAF polega na regularnym i systematycznym sprawdzaniu osiąganych przez organizację wyników oraz skutecznym wdrażaniu kolejnych zmian i usprawnień.


Słabo ze strategią


Z programu pilotażowego przeprowadzonego w kraju wyciągnięte zostały pierwsze wnioski. Dla przykładu Przywództwo w krajowej administracji oceniane jest zazwyczaj wysoko. Wpływ na to ma ponoć „osobiste zaangażowanie najwyższego kierownictwa i kierownictwa średniego szczebla w doskonalenie urzędu oraz w utrzymywanie właściwych relacji z klientami i organizacjami partnerskimi”.


Znacznie słabiej natomiast oceniane jest kryterium III - Strategia i planowanie. Jest to najczęściej efekt braku spójnej strategii urzędu oraz ich konsekwentnej realizacji. Zróżnicowana punktacja zanotowana została przy kryterium V - Procesy i zarządzanie zmianą. Wynikało to z faktu, że nie wszystkie urzędy, które poddały się samoocenie, identyfikują, monitorują i usprawniają realizowane procesy, wykorzystując np. system zarządzania jakością ISO 9000.


Korzyści z zastosowania CAF


Samoocena na podstawie modelu CAF daje organizacji wiele korzyści. Można do nich zaliczyć dostarczanie danych i informacji będących podstawą do poprawiania systemu. Umożliwia też okresowy pomiar postępów i śledzenie trendów. Jest też narzędziem do porównywania urzędów (tzw. benchmarking). Model CAF charakteryzuje się łatwością zastosowania, angażowaniem niewielkich środków oraz niewielką ilością czasu potrzebnego na jej przeprowadzenie.


Informacje pozyskane z kwestionariusza służą kierownictwu urzędu przy podejmowaniu decyzji odnośnie do kierunków dalszych usprawnień, np. tworzenia systemu obsługi klienta, zakupu systemów informatycznych, tworzenia budżetów zadaniowych i wieloletnich planów inwestycyjnych.


CAF to obowiązek czy tylko możliwość?


Na razie nie ma przymusu wdrażania modelu CAF w urzędach. Nic nie zapowiada też, żeby stał się jedynym obowiązującym. - Na świecie funkcjonują różne inne modele jakościowe, a CAF jest tylko jedną z możliwości. Charakteryzuje się jednak tym, że jest wdrażany w wielu urzędach w Europie ze względu na prostotę i skuteczność. Jest też polecany przez Unię Europejską - mówi Nina Żukowska.


Zwiększone zainteresowanie nowoczesnymi metodami zarządzania, systemami jakości i modelami samooceny takimi jak CAF wynika z rosnących wymagań stawianych organizacjom sektora publicznego. Organy powoływane w wyborach bezpośrednich muszą stale podnosić jakość funkcjonowania ich urzędów i przyjazność dla mieszkańców. Z efektów swojej pracy są rozliczani przy kolejnych wyborach samorządowych.


Mariusz Jendra

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Na kilkunastu kąpieliskach nad Bałtykiem pojawiły się czerwone flagi

Na kilkunastu kąpieliskach w województwach pomorskim i zachodniopomorskim pojawiły się czerwone flagi. Powodem są m.in. wysokie fale na Bałtyku i silne prądy wsteczne oraz zakwit sinic.

Polska kolej w ofensywie inwestycyjnej dzięki miliardom z KPO

Setki kilometrów modernizowanych torów i sieci trakcyjnej, nowe stacje i przystanki, zaawansowane technologie sterowania ruchem, bezkolizyjne skrzyżowania i lepszy dostęp do kolei w mniejszych miejscowościach. PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. realizują największy od dziesięcioleci program inwestycyjny.

Na wypadek wojny, suszy i pożaru obowiązek posiadania elastycznych zbiorników na wodę. Przepisy o ochronie ludności cywilnej

Będzie nowy obowiązek posiadania elastycznych zbiorników na wodę w każdej gminie. Wprowadzają go przepisy o ochronie ludności cywilnej. Chodzi tu o zabezpieczenie w razie wojny, suszy czy pożarów.

Mikrogranty dla seniorów. Bezzwrotne wsparcie finansowe do 5000 zł

Mikrogranty dla seniorów to program wsparcia dla łodzian w wieku 60+. Starsi mieszkańcy mogą otrzymać nawet do 5tys. z dofinansowania z budżetu miasta. Nabór wniosków trwa od 25 sierpnia do 8 września.

REKLAMA

Co najmniej 19 porodówek zniknęło już z mapy Polski

Między styczniem 2024 a końcem lipca 2025 w Polsce zamknięto co najmniej 19 oddziałów położniczych. Jak wynika z sondy portalu Rynek Zdrowia, główną przyczyną ich likwidacji była nierentowność.

Zasada ochrony dziedzictwa kulturowego w praktyce. Czy samorządy i właściciele wywiązują się z obowiązków?

Zasada ochrony dziedzictwa kulturowego to nie tylko idea, ale obowiązująca norma prawna. Mimo to wiele jednostek samorządu terytorialnego i właścicieli zabytków traktuje ją wyłącznie jako formalność. W praktyce często rozmija się to z celem, który jasno określa prawo.

Nowelizacja ustawy o rehabilitacji 2025 – więcej pieniędzy z UE dla PFRON i osób z niepełnosprawnościami

Rząd przygotował projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji (UD282), który może zmienić zasady finansowania programów PFRON. Dzięki nowym przepisom wsparcie dla osób z niepełnosprawnościami będzie mogło być współfinansowane z funduszy Unii Europejskiej. To oznacza więcej pieniędzy na aktywizację zawodową i pomoc społeczną, bez dodatkowych kosztów dla budżetu państwa.

Podwyżki dla lekarzy sądowych. Od 1 stycznia 2026 r. stawki za zaświadczenia pójdą w górę

Od 1 stycznia 2026 r. lekarze sądowi dostaną wyższe wynagrodzenie za wydawanie zaświadczeń – wynika z projektu Ministerstwa Sprawiedliwości. Obecnie za jedno zaświadczenie otrzymują 100 zł, co zdaniem resortu zniechęca ich do pełnienia tej funkcji. Podwyżki mają rozwiązać problem braku lekarzy w wielu sądach.

REKLAMA

UE przedłuża przepisy dot. magazynowania gazu do 2027 r. Obowiązek zapełnienia magazynów przed zimą

Unia Europejska przedłuża przepisy dotyczące magazynowania gazu do 2027 roku. Państwa członkowskie mają obowiązek zapełnienia magazynów gaz przed zimą. Celem jest zapewnienie bezpieczeństwa dostaw gazu.

Kolejki do lekarzy 2025 – jak dostać się do specjalisty szybciej? Sprawdzone sposoby

Czekasz miesiącami na wizytę u specjalisty? Nie musisz! W Polsce średni czas oczekiwania w publicznej służbie zdrowia to ponad 4 miesiące, ale są legalne sposoby, by skrócić go do kilku tygodni, a nawet dni. Sprawdź, jak korzystać z wyszukiwarki NFZ, kiedy poprosić o adnotację "cito", gdzie warto jechać po krótszą kolejkę i kto ma prawo wejść do gabinetu bez czekania. To wiedza, która może oszczędzić Ci wiele nerwów.

REKLAMA