Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Każdy urząd może sam udoskonalać swoje działanie

Dzięki przejrzystemu kwestionariuszowi CAF opracowanemu w Unii Europejskiej urząd może w prosty sposób ocenić, czy skutecznie wypełnia cele, do których został powołany - tzn. nie tylko to, czy skrupulatnie przestrzega przepisów, ale także to, czy zaspokaja potrzeby mieszkańców. Jeśli nie, może podjąć działania doskonalące.


W procesie zarządzania urzędem ważną rolę odgrywa ocena jego funkcjonowania i podejmowanie działań doskonalących. Wielu szefów wdraża jedynie doraźne rozwiązania poprawiające tylko niektóre elementy funkcjonowania urzędu, np. z zakresu zarządzania finansami. Konieczna jest natomiast kompleksowa analiza wyników pracy urzędu: zadowolenia klientów i pracowników, skuteczności i szybkości, elastyczności w dostosowywaniu się do realiów.


CAF modelem powszechnej oceny


Na świecie istnieją różne metody oceny jakości pracy administracji. Część z nich realizowana jest w ramach systemów zarządzania jakością, np. ISO. Od lat funkcjonuje koncepcja EFQM rozwijana przez Europejską Fundację Zarządzania Jakością. Właśnie na tej podstawie do prac włączyły się państwa członkowskie UE, opracowując prosty i powszechny - Common Assessment Framework (Powszechny Model Oceny).


Udostępniony w 2000 r. w Lizbonie CAF jest narzędziem kompleksowo diagnozującym problemy urzędu. - CAF jako standard opracowany przez Unię Europejską będzie też stawał się coraz bardziej powszechny w Polsce - mówi Nina Żukowska z firmy Global Training Centre. Może być stosowany zarówno w instytucjach rządowych, jak i w administracji samorządowej. Pilotażowy program wdrożenia był już realizowany w Polsce. - Model oceny CAF został wprowadzony testowo w 30 krajowych jednostkach administracji. Będzie też rozszerzany na kolejne podmioty - mówi Nina Żukowska.


Poznanie mocnych i słabych stron


Zaletą modelu CAF jest to, że doskonalenie instytucji odbywa się poprzez samoocenę. Wykorzystuje się do tego prosty i przejrzysty, choć rozbudowany, kwestionariusz z pytaniami. Składa się on, podobnie jak cały model, z 9 kryteriów podzielonych na dwa główne działy:

l kryteria potencjału:

- przywództwo,

- zarządzanie zasobami ludzkimi,

- strategia i planowanie,

- partnerstwo i zasoby,

- procesy i zarządzanie zmianą,

l kryteria wyników:

- wyniki w relacjach z pracownikami,

- wyniki w relacjach z klientami,

- wyniki w relacjach ze społeczeństwem,

- kluczowe wyniki działalności.


Dla przykładu przedstawimy sposób oceniania pierwszego kryterium - Przywództwa. Kwestionariusz za pomocą szczegółowych pytań wyciąga na światło dzienne różne aspekty składające się na całościową ocenę Przywództwa.


Seminarium wiedzy o CAF


Dla lepszego zaspokojenia potrzeb samodoskonalenia administracji organizowane jest seminarium przekazujące podstawową wiedzę o modelu samooceny CAF. Organizuje je - 13 kwietnia br. w Warszawie - firma Global Training Centre. Prelegentami będą praktycy z krajowych instytucji, które wzięły udział w programie pilotażowym i którzy chcą podzielić się swymi doświadczeniami. O rezultatach i efektach samodoskonalenia będą też mówić przedstawiciele administracji Unii Europejskiej. „Gazeta Samorządu i Administracji” objęła patronat medialny nad spotkaniem.


PRZYKŁAD

Jedno z zagadnień zawarte w kwestionariuszu oceny przywództwa brzmi:

1. Prosimy o rozważenie dowodów na to, co liderzy organizacji robią, aby:

(...)

1.3 Motywować i wspierać ludzi w organizacji:

- Stymulowanie i zachęcanie do przekazywania uprawnień,

- Finansowanie działań w zakresie uczenia się i doskonalenia,

- Uznawanie wysiłków indywidualnych i zespołowych,

- Pomaganie pracownikom w realizacji ich planów i celów,

- Wprowadzanie odpowiednich systemów nagród i zachęt.


Oczywiście jest to tylko część oceny Przywództwa. Każdy z powyższych podpunktów jest oceniany przez pracowników w skali 1-5. Dzięki takim szczegółowym pytaniom można przejrzyście sklasyfikować słabe i mocne strony urzędu, a wyniki porównywać z innymi urzędami.


Pięć kroków doskonalenia


Znając mocne strony, a także te wymagające naprawy, urząd powinien stale podnosić jakość swojej pracy. Zgodnie z filozofią CAF, w każdym z dziewięciu głównych obszarów funkcjonowania organizacja powinna:

l wyznaczyć cele,

l opracować rozwiązania dla ich osiągnięcia,

l wdrożyć rozwiązania,

l ocenić, czy zastosowane rozwiązania są skuteczne,

l wykorzystać oceny oraz nabyte doświadczenia do wprowadzania kolejnych udoskonaleń.


Samodoskonalenie urzędu w modelu CAF to proces permanentny. Podnoszenie jakości pracy nie kończy się na jednorazowym teście. Samoocena w modelu CAF polega na regularnym i systematycznym sprawdzaniu osiąganych przez organizację wyników oraz skutecznym wdrażaniu kolejnych zmian i usprawnień.


Słabo ze strategią


Z programu pilotażowego przeprowadzonego w kraju wyciągnięte zostały pierwsze wnioski. Dla przykładu Przywództwo w krajowej administracji oceniane jest zazwyczaj wysoko. Wpływ na to ma ponoć „osobiste zaangażowanie najwyższego kierownictwa i kierownictwa średniego szczebla w doskonalenie urzędu oraz w utrzymywanie właściwych relacji z klientami i organizacjami partnerskimi”.


Znacznie słabiej natomiast oceniane jest kryterium III - Strategia i planowanie. Jest to najczęściej efekt braku spójnej strategii urzędu oraz ich konsekwentnej realizacji. Zróżnicowana punktacja zanotowana została przy kryterium V - Procesy i zarządzanie zmianą. Wynikało to z faktu, że nie wszystkie urzędy, które poddały się samoocenie, identyfikują, monitorują i usprawniają realizowane procesy, wykorzystując np. system zarządzania jakością ISO 9000.


Korzyści z zastosowania CAF


Samoocena na podstawie modelu CAF daje organizacji wiele korzyści. Można do nich zaliczyć dostarczanie danych i informacji będących podstawą do poprawiania systemu. Umożliwia też okresowy pomiar postępów i śledzenie trendów. Jest też narzędziem do porównywania urzędów (tzw. benchmarking). Model CAF charakteryzuje się łatwością zastosowania, angażowaniem niewielkich środków oraz niewielką ilością czasu potrzebnego na jej przeprowadzenie.


Informacje pozyskane z kwestionariusza służą kierownictwu urzędu przy podejmowaniu decyzji odnośnie do kierunków dalszych usprawnień, np. tworzenia systemu obsługi klienta, zakupu systemów informatycznych, tworzenia budżetów zadaniowych i wieloletnich planów inwestycyjnych.


CAF to obowiązek czy tylko możliwość?


Na razie nie ma przymusu wdrażania modelu CAF w urzędach. Nic nie zapowiada też, żeby stał się jedynym obowiązującym. - Na świecie funkcjonują różne inne modele jakościowe, a CAF jest tylko jedną z możliwości. Charakteryzuje się jednak tym, że jest wdrażany w wielu urzędach w Europie ze względu na prostotę i skuteczność. Jest też polecany przez Unię Europejską - mówi Nina Żukowska.


Zwiększone zainteresowanie nowoczesnymi metodami zarządzania, systemami jakości i modelami samooceny takimi jak CAF wynika z rosnących wymagań stawianych organizacjom sektora publicznego. Organy powoływane w wyborach bezpośrednich muszą stale podnosić jakość funkcjonowania ich urzędów i przyjazność dla mieszkańców. Z efektów swojej pracy są rozliczani przy kolejnych wyborach samorządowych.


Mariusz Jendra

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Awans wewnętrzny w urzędzie pracownika samorządowego
    Pytanie: Czy pracownik samorządowy może zostać przeniesiony (w drodze awansu wewnętrznego) na wolne stanowisko kierownika urzędu stanu cywilnego w myśl art. 8 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego?
    Niedzielski: rząd ma opracowany plan powrotu do masowych testów na Covid-19
    Ciężar monitorowania przechodzi z dziennej liczby zakażeń koronawirusem na sytuację w szpitalach. Dopóki nie będziemy mieli pewnego progu hospitalizacji związanego z covidem – ok. 5 tys. – to nie będziemy wracali np. do masowego testowania – powiedział minister zdrowia Adam Niedzielski.
    Lista przedmiotów w klasie IV szkoły podstawowej w 2022/2023 r.
    Jakich przedmiotów uczą się uczniowie klas IV w roku szkolnym 2022/2023 r.?
    DGP: W 2021 r. NFZ nie wykorzystał 10 mld zł na leczenie Polaków
    Ponad 10 mld zł zostało w budżecie NFZ – tak wynika ze sprawozdania funduszu za 2021 r., do którego dotarł "Dziennik Gazeta Prawna". Płatnik zeszły rok zakończył z rekordowo wysoką kwotą na plusie. Głównym powodem jest nie wykorzystanie dostępnych w budżecie NFZ pieniędzy na leczenie.
    Nowy Program Czyste Powietrze Plus [wnioski od 15 lipca 2022 r.]
    Minister klimatu i środowiska Anna Moskwa ogłosiła uruchomienie programu Czyste Powietrze Plus. Wskazała na istotną rolę samorządów w programie. Budżet programu "Czyste Powietrze +", to 1,8 mld zł z możliwością zwiększenia tej kwoty przez rząd.
    Wniosek o świadczenie 40 zł za zakwaterowanie bez PESELa uchodźcy [tylko do 15 lipca 2022 r.]
    Tylko do 15 lipca 2022 r. we wnioskach o świadczenie 40 zł za dzień zakwaterowania niepotrzebny jest PESEL uchodźcy. Dotyczy to pomocy udzielanej przed 30 kwietnia 2022 r. Za okres późniejszy PESEL uchodźcy jest niezbędny do prawidłowego rozpoznania wniosku.
    CKE: Maturę zdało 78,2% tegorocznych absolwentów
    Maturę zdało 78,2 proc. tegorocznych absolwentów szkół ponadgimnazjalnych. 15,5 proc. abiturientów, którzy nie zdali jednego przedmiotu, ma prawo do poprawki w sierpniu – podała Centralna Komisja Egzaminacyjna.
    Od 2024 r. samorządy otrzymają 3 mld zł wpływów budżetu państwa z ryczałtu?
    W 2024 r. jednostki samorządu terytorialnego mogą otrzymać wpływy z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
    Podręcznik do historii i teraźniejszości dopuszczony do użytku szkolnego [licea i technika, klasy I]
    W wykazie podręczników dopuszczonych do użytku szkolnego do kształcenia ogólnego resortu edukacji i nauki opublikowano w piątek podręcznik do przedmiotu historia i teraźniejszość (HiT).
    Nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w 2022 r. [rozporządzenie]
    Od 1 września zaczną obowiązywać nowe minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Zgodnie z projektowanym przez MEiN rozporządzeniem wyniosą one od 3329 zł do 4224 zł.
    MKiDN: do 1 sierpnia wnioski o stypendium do 4000 zł brutto miesięcznie
    Do 1 sierpnia do godz. 16 można składać wnioski w Konkursie o przyznanie stypendiów twórczych oraz stypendiów z zakresu upowszechniania kultury na 2023 r. - poinformowało w poniedziałek MKiDN.
    CKE: Jakie były wyniki na egzaminie ósmoklasisty w 2022 r.?
    Uczniowie VIII klas szkół podstawowych, którzy w maju przystąpili do obowiązkowego egzaminu ósmoklasisty, za rozwiązanie zadań z języka polskiego uzyskali średnio 60 % punktów możliwych do otrzymania, a z matematyki – 57 %.
    Czy można przesunąć pracownika z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej
    Burmistrz postanowił, że miejski ośrodek pomocy społecznej będzie zajmował się przyznawaniem świadczenia pieniężnego z tytułu zakwaterowania i wyżywienia obywatela Ukrainy. Jakie są sposoby przesunięcia pracowników z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej?
    1 lipca 2022 r. Nowa lista leków refundowanych
    Od 1 lipca 2022 r. obowiązuje nowy wykaz leków refundowanych, do którego dodano 54 produkty bądź nowe wskazania.
    Centralizacja rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) - wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
    Ministerstwo Finansów udzieliło 24 czerwca 2022 r. wyjaśnień odnośnie centralizacji rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego.
    6600 zł brutto, to netto 4829,58 zł, składka ZUS 904,86 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    W 2021 r. dla pensji 6600 zł brutto wynagrodzenie na rękę było 4741,58 zł netto.
    Komunikat MRiPS: przepisy nie nakazują skrócenia pracy w czasie upału. Pracownik ma prawo do napojów pod rygorem grzywny
    Komunikat Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej: Wysokie temperatury mają wpływ nie tylko na wydajność pracy, ale i na bezpieczeństwo pracownika. Skrócenie czasu pracy jest jednak decyzją, która zależy w praktyce od dobrej woli pracodawcy. Prawo nakazuje mu dostarczenia napojów. Nierespektowanie przez pracodawcę tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 do 30 tys. złotych.
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    Klasa IV i V podstawówki - lista przedmiotów i liczba godzin w roku szkolnym 2022/2023
    Przedmioty w klasie 5 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023. Przedmioty w klasie 4 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023, liczba godzin.
    Czy praca zdalna jest na wniosek pracownika? Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?
    Kodeks pracy wprowadzi możliwość pracy zdalnej i hybrydowej – zapowiedziała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg
    Podwyżka zaliczki na PIT dla umowy zlecenia od 1 lipca 2022 r. Przykłady MF i DGP obliczeń od 3000 zł do 8000 zł
    MF: Od zlecenia 3200 zł brutto miesięcznie zaliczka na PIT wzrośnie o 103 zł do 265 zł. Niekorzystna zmiana od 1 lipca 2022 r. Przed tą datą zaliczka na PIT wynosiła 162 zł.
    300 mln zł dla artystów z opłaty od komputerów, tabletów, smartfonów, dysków i pendrivów
    Projekt ustawy o artystach zawodowych przewiduje zasilenie kwotą 300 mln zł nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Pieniądze będą pochodziły z opłaty reprograficznej płaconej przez importerów i sprzedawców elektroniki (komputery, tablety, smartfony, dyski twarde i pendrivy).
    300 mln zł dla Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Opłata od smartfonów i laptopów w 2023 r.
    300 mln zł. To planowane wpłaty z opłaty reprograficznej na rzecz nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych (FWAZ). Jeżeli nie będzie tych pieniędzy fundusz dla artystów otrzyma z budżetu dotację celową 100 mln zł rocznie. Podstawą dla płatności tych kwot jest ustawa o artystach zawodowych. 27 czerwca 2022 r. rząd przedstawił jej najnowszy projekt w wersji, która ma zostać skierowana do Sejmu i tam uchwalona.
    Świadczenie 40 zł za dzień dłużej niż 120 dni za pomoc Ukrainkom w ciąży, osobom w wieku 60/65 lat i matkom trójki dzieci
    Gminy otrzymały prawo do wydłużenia ponad 120 dni okresu wypłaty świadczenia 40 zł za dzień zakwaterowania i wyżywiania uchodźców z Ukrainy.
    Czy umowy zawierane na realizację zadań w programie rozwiązywania problemów alkoholowych podlegają Prawu zamówień publicznych?
    Pytanie nr 1. Czy umowy zawierane na realizację zadań zapisanych w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii podlegają Prawu zamówień publicznych? Pytanie nr 2. Czy prawidłowym jest zawieranie umów zlecenia na realizację usług konsultanta bez określania okresu świadczenia usługi?