Czy pismo do urzędu można wysłać pocztą elektroniczną?

Doręczenie dokumentów w formie elektronicznej (przy wykorzystaniu elektronicznych nośników danych lub za pomocą komunikacji elektronicznej) do organu administracji publicznej, związanych z załatwianiem spraw należących do kompetencji tego organu, następuje w warunkach i formie określonej w ustawie o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne. Oznacza to, że organy administracji publicznej powinny przyjąć dokument elektroniczny, który opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym jest równoważny tradycyjnemu dokumentowi w formie papierowej. Dokument powinien zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze określonym w przepisach prawa (jeżeli jest nakaz wnoszenia podań według określonego wzoru). Niestety, niewiele jest urzędów, które przyjmują dokumenty elektroniczne, mimo że od 12 czerwca 2007 r. obowiązuje rozporządzenie ws. sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, szczegółowo określające strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych. Warto wiedzieć, że urząd ma obowiązek przyjąć dokument w formie elektronicznej, a jeżeli dokument zawiera jakiekolwiek braki formalne (z wyjątkiem danych adresowych, których brak skutkuje nierozpatrzeniem podania) urząd wzywa interesanta do usunięcia braków w terminie do siedmiu dni (wraz z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia). Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesionego za pomocą komunikacji elektronicznej jest dzień wprowadzenia dokumentu do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej.

IZABELA ADAMSKA

ekspert prawa nowoczesnych technologii informatycznych

Podstawa prawna

Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565).

Ustawa z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. nr 30, poz. 168 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowanie z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. nr 206, poz. 1517).

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664).