Na co zwrócić uwagę przy wyborze i wdrożeniu EOD w urzędzie gminy?

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) wspomagają rejestrację dokumentów, umożliwiają kontrolę zarówno drogi jak i czasu załatwienia sprawy, a także poprawność tego procesu. Żeby jednak wdrożenie EOD przyczyniło się do zmiany jakości urzędu i pozytywnego postrzegania go przez interesantów, trzeba wybrać właściwą aplikację, która zostanie wdrożona. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, czy program realizuje funkcje niezbędne do uporządkowania spraw w urzędzie i czy jednocześnie jest na tyle prosty i intuicyjny, że urzędnicy szybko nauczą się nim posługiwać. Warto również sprawdzić, jak długo jest używany w urzędach administracji publicznej i jaka jest jego ocena przez samych urzędników i kierownictwo urzędu. Dowiemy się dzięki temu, czy jest pomocny w codziennej pracy oraz czy posiada funkcje kontrolne, ułatwiające zarządzanie urzędem.

Wybrane rozwiązanie powinno umożliwiać zdalną pracę przez internet spoza siedziby urzędu oraz dawać możliwość integracji z innymi rozwiązaniami internetowymi. Po wyborze EOD należy poświęcić dostatecznie dużo czasu na analizę przedinstalacyjną. Na jej podstawie będzie można wybrać optymalny dla danego urzędu proces wdrożenia. Bardzo ważne są również szkolenia, które mają podnieść wiedzę i świadomość użytkowników (czynnikiem, który ma największy wpływ na sukces wdrożenia EOD jest człowiek). Rekomenduję etapowe wdrożenie systemu, jeżeli wybrano program wielomodułowy. Pozwoli to na płynne przejście od urzędu całkowicie papierowego do takiego, w którym papier będzie stosowany tylko tam, gdzie jest to konieczne ze względu na obowiązujące prawo.

KRZYSZTOF LASSOTA

wiceprezes Instytutu Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego