REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady urzędowego e-mailowania

Barbara Hubal
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Szybkość i łatwość prowadzenia korespondencji drogą elektroniczną skłania do tego, aby nie zaprzątać sobie głowy formą wysyłanej wiadomości. A to błąd. Ten, kto oprze się owej pokusie, stanie się prawdziwym profesjonalistą w dziedzinie nowoczesnej komunikacji.

W równym stopniu, w jakim w ostatnich latach wzrosła popularność komunikowania się za pomocą e-maili, spadła kultura w tej dziedzinie. To stwierdzenie nieco prowokacyjne, jeśli jednak przejrzymy pod tym kątem swoją skrzynkę odbiorczą, szybko dostrzeżemy, jak niewielu nadawców zwraca uwagę na czytelność, poprawne sformułowania i styl wirtualnych listów. Zwykle roi się w nich od literówek, różnego rodzaju błędów językowych i dziwacznych, trudnych do rozszyfrowania skrótów, nie mówiąc już o tak istotnych szczegółach, jak odpowiednia forma zwracania się do adresata czy przejrzysty układ graficzny.

REKLAMA

REKLAMA

Niekiedy zdania, sformułowane nazbyt lakonicznie i nonszalancko, brzmią dość obcesowo i zwyczajnie niegrzecznie, choć nadawca nie miał wcale takich intencji. Kierował się bowiem tylko jedną zasadą: im szybciej, tym lepiej – kosztem, niestety, kultury i profesjonalizmu.

Coraz więcej pracodawców dbających o własny wizerunek zaczyna dziś zwracać większą uwagę na styl korespondencji wysyłanej drogą elektroniczną. Szefowie przyglądają się wychodzącej poczcie – czy e-maile sformułowane są w sposób jasny i precyzyjny, czy zachowano zasady firmowej etykiety i dobrego wychowania, a forma przekazywanej wiadomości jest przyjazna dla odbiorcy. Sprawdź więc, czy zawsze pamiętasz o pięciu podstawowych zasadach obowiązujących w tej dziedzinie.

1. Nowoczesność nie zwalnia z grzeczności

Dawniej pisaliśmy listy, dziś wysyłamy e-maile. Obie te formy przekazu różni jedynie droga, jaką docierają do adresata, niezmienne pozostają natomiast ogólne reguły obowiązujące w korespondencji. Każda wiadomość powinna się więc rozpoczynać od powitania i kończyć zwrotem grzecznościowym odpowiednim do sytuacji i osoby adresata. Popularna forma „Witam” w służbowych e-mailach dopuszczalna jest jedynie w kontaktach między partnerami o podobnej pozycji i stanowisku służbowym oraz wobec tych, z którymi łączy nas spora zażyłość. W pismach kierowanych do szacownych osób, starszych wiekiem, przewyższających nas dorobkiem i doświadczeniem taka formuła zostanie odebrana jako zbyt duża poufałość i dowód złego wychowania. W takich przypadkach używamy zwrotów bardziej oficjalnych: „Szanowny Panie Profesorze”, „Szanowna Pani Prezes”. Równie niestosowne byłoby w takiej sytuacji zakończenie listu słowami: „Pozdrawiam serdecznie”, zamiast tego znacznie lepiej będzie napisać: „Z poważaniem” lub „Łączę wyrazy szacunku”.

Pamiętajmy o poprawieniu literówek i innych błędów w pisowni.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. Najważniejsze informacje już w tytule

REKLAMA

Tytuł, jakim opatrujemy wiadomość, powinien dokładnie odzwierciedlać jej treść, przekazując w zwięzły lecz konkretny sposób to, co najbardziej istotne. Wszystko po to, aby odbiorca na pierwszy rzut oka wyłowił ją z zalewu innych i mógł od razu zorientować się, czego dotyczy. Nie piszemy więc na przykład niejasno: „W nawiązaniu do rozmowy z dnia. ...”, lecz: „Potwierdzenie terminu spotkania”, najlepiej podając od razu datę. Jeśli rozmówca zostawi sobie ten e-mail do ponownego przeczytania, już w tytule będzie miał informację najważniejszą – kiedy odbyć się ma planowane spotkanie.

Często dla wygody używamy funkcji „Odpowiedz nadawcy”, w takim przypadku powinniśmy wpisać własny tytuł. Zamiast „Re: Zapytanie o dostępność artykułów nr...” będzie więc on brzmiał: „Nasza oferta – artykuły nr...”. Jeśli korespondencja nie kończy się na dwóch e-mailach, lecz wyjaśniamy sobie kolejne szczegóły, nie zmieniając każdorazowo tytułów, konieczność powrotu do jakiejś kwestii będzie oznaczała, że trzeba otworzyć wiele e-maili, aby znaleźć potrzebne informacje. To zaś bardzo utrudniłoby życie obu stronom.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

3. Przejrzysty układ

W szkole uczono nas, że każde wypracowanie musi być podzielone na wstęp, rozwinięcie i zakończenie. To samo dotyczy korespondencji. Mimo to często dostajemy e­maile, w których panuje kompletny chaos, niekiedy tak wielki, że nie sposób zorientować się, o co właściwie chodziło naszemu nadawcy. Różne wątki są tam pomieszane, do tych samych informacji piszący wracał kilkakrotnie, za każdym razem dodając coś lub uściślając, i jak się wydaje – nigdy nie słyszał o czymś takim jak akapity. Wiele osób stosuje bowiem dziwną zasadę: jeden e-mail – jeden akapit, co sprawia, że całość staje się nieprzejrzysta. My zadbajmy więc o taki układ, aby nasza wiadomość była jasna i czytelna już na pierwszy rzut oka.

Trzymajmy się zasady: nowy temat – nowy akapit.

Prawidłowo napisany e-mail wygląda tak:

Oferta – drukarka HP F2280

Szanowny Panie,

dziękujemy za szybkie złożenie zamówienia i z przyjemnością wyjaśniamy interesujące Pana kwestie.

Termin dostawy. W ciągu kilku dni sprawdzimy, czy istnieje możliwość szybszego dostarczenia Państwu zamówionego towaru. W najbliższy poniedziałek powiadomimy telefonicznie o dokładnym terminie.

Serwisowanie sprzętu. W załączeniu przesyłam projekt umowy. Jeśli miałby Pan jakieś pytania, proszę o ponowny kontakt – mailowy lub telefoniczny.

Pozostajemy do dyspozycji w razie jakichkolwiek wątpliwości i konieczności udzielenia dodatkowych informacji.

Z poważaniem

Anna Zalewska

Dział Obsługi Klienta

Tel. 022 758 266 352

Widać tu wyraźny podział na część wprowadzającą, właściwy temat i zakończenie, będące zachętą do utrzymania kontaktu z naszą firmą. Poszczególne wątki umieszczone są w osobnych akapitach, oddzielonych dodatkowo wolną linią, a każdy z nich zaczyna się od sformułowania tematu. Wszystko to sprzyja przejrzystości i komfortowi odbiorcy. W podpisie zawarte są wszelkie niezbędne dane: nazwa działu, nazwisko konkretnej osoby oraz numer telefonu, pod którym w każdej chwili można uzyskać potrzebne informacje.


4. Dobry e-mail to e-mail zrozumiały

Gdy nie jesteśmy pewni, czy nasza wiadomość brzmi jasno i klarownie, dajmy ją do przeczytania koleżance niezaangażowanej w sprawę. Jeśli w lot pojmie, o co chodzi, będzie to najlepszym dowodem naszych umiejętności. Musimy bowiem pamiętać, że e-mail może zostać skierowany do innych pracowników lub działów i łatwiej osiągniemy planowany cel, jeżeli kolejne osoby nie będą musiały pracowicie wyjaśniać kolegom wszystkiego od początku.

Z tych samych powodów lepiej też zrezygnować z nazbyt swobodnego tonu, nawet gdy dobrze znamy adresata i zwykliśmy zwracać się do siebie w takiej właśnie formie. Lepiej jednak zostawić ją na okazje prywatne, nigdy nie wiadomo bowiem, czy osoby trzecie lub zwierzchnicy znajomego nie uznają tego stylu za niestosowny w służbowej korespondencji. To zaś może zaszkodzić opinii o naszym profesjonalizmie.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>


5. Żadnych niepotrzebnych skrótów

Skracanie niektórych słów zakłóca tok czytania, nasz mózg musi wtedy dokonać dodatkowego wysiłku, by zrozumieć daną treść. Niektóre skróty, powszechne w danym środowisku czy grupie wiekowej lub będące w stałym obiegu w danej firmie, mogą być też niezrozumiałe dla osób z zewnątrz. Niekiedy brzmią również zbyt nonszalancko, a zawierające je pismo będzie robiło wrażenie przygotowanego niedbale.

Wszystko to skłania do oszczędnego używania wszelkiego rodzaju skrótów niebędących w języku polskim w stałym użyciu.

Nie piszemy więc:

Jak uzgodniliśmy telef., w przyszłym tygodniu prześlę akt. info w tej sprawie. BTW – nasz dział BR prosi o wypełnienie ankiety na temat zadowolenia z naszych produktów.

Pozdr

Małgorzata Trzaska

sekretarka zarządu

Lecz następująco:

Jak uzgodniliśmy telefonicznie, w przyszłym tygodniu dostarczę aktualne informacje.

Przy okazji – nasz dział Badań i Rozwoju pozwolił sobie przesłać Państwu ankietę na temat zadowolenia z naszych produktów z serdeczną prośbą o jej wypełnienie.

W razie pytań proszę do mnie dzwonić.

Z pozdrowieniami

Małgorzata Trzaska

sekretarka zarządu

Barbara Hubal

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Premier: Kształcimy lekarzy. Jest ich 191 000. Wzrost o 24 000. Staramy się skrócić kolejki pacjentów do lekarzy

    Naszą strategią jest zwiększanie liczby lekarzy w polskiej służbie zdrowia po to, by skrócić kolejki - powiedział we wtorek w Pile (Wielkopolskie) premier Mateusz Morawiecki. Poinformował, że w pilskej filii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza utworzony zostanie kierunek lekarski.

    Od 1 lutego 2024 r wojsko wezwie 230 000 osób. W tym kobiety 19-27 lat. [Wykaz wzywanych osób]

    Czas trwania kwalifikacji wojskowej w 2024 r. to: 1 lutego 2024 r. – 30 kwietnia 2024 r.

    W 2024 r wojsko wezwie kobiety 19-27 lat na komisje. Jakich kwalifikacji szuka wojsko [Wykaz]

    Czas trwania kwalifikacji wojskowej w 2024 r. to – 1 lutego 2024 r. – 30 kwietnia 2024 r. Liczba wezwanych do stawienia się 230 000 osób. Wojsko wezwie także kobiety, o ile mają odpowiednie kwalifikacje. Chodzi głównie o zawody medyczne.

    A. Holland: PO naciskała, bym nie puszczała "Zielonej granicy" przed wyborami. Trzaskowski odpowiada ...

    Agnieszka Holland podczas spotkania z widzami w niedzielę 24 września 2023 r. miała powiedzieć - wg. relacji "Gazety Żoliborza", że Platforma Obywatelska wywierała na nią naciski, aby nie puszczała filmu "Zielona granica" przed wyborami. "Nigdy nie rozmawiałem z Agnieszką Holland na ten temat - zastrzegł, w poniedziałek w Polsat News wiceprzewodniczący PO Rafał Trzaskowski.

    REKLAMA

    „Laptop dla czwartoklasisty”. Uczeń oddaje stary darmowy laptop i otrzymuje nowy. Też darmowy [Wyjaśnienia Ministra Cyfryzacji]

    Czwartoklasista oddaje komputer, by otrzymać drugi z programu „Laptop dla czwartoklasisty”. 

    180 zł za dzień służby żołnierza przy granicy. 112,5 zł za dzień służby spoza sfery przygranicznej [zmiany od 24 sierpnia 2023 r.]

    Dietę 250% otrzymają żołnierze Wojsk Obrony Przeciwlotniczej i Wojsk Radiotechnicznych zabezpieczający lub pełniący dyżurną zmianę bojową (DZB) na rzecz wschodniej granicy. Muszą zostać skierowani w podróż służbową w celu ochrony granicy państwowej. Wypłata diety nie wymaga służby bezpośrednio w strefie przygranicznej (o co trudno w przypadku formacji przeciwlotniczych, przeciwrakietowych i radiolokacyjnych).

    2024 r.: 2 wzory dla umów o pracę: rozwiązanie umowy za porozumieniem, wypowiedzenie umowy na czas określony [Aktualne okresy wypowiedzenia]

    Wzór rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron. Wzór wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony. [Aktualne okresy wypowiedzenia]

    Premier Saksonii o migracji: sytuacja jest dramatyczna, kontrole na granicy z Polską i Czechami są konieczne

    W debacie na temat polityki migracyjnej premier Saksonii Michael Kretschmer (CDU) opowiedział się za szybkimi i zdecydowanymi środkami. Podkreślił, że „sytuacja jest dramatyczna", a stacjonarne kontrole na granicach z Polską i Czechami są koniecznie, by opanować sytuację – informuje portal Tagesschau.

    REKLAMA

    Bon 2500 zł na laptop od rządu. Czy nauczyciel ma obowiązek przynosić laptop do szkoły?

    Nauczyciele zgłaszają wątpliwości, czy korzystając z bonu 2500 zł na zakup laptopa, będą musieli ten komputer przynosić do szkoły i raportować dyrekcji szkoły, czy wykorzystują go na lekcjach.

    Dwa nowe przywileje zwolnionych pracowników kłopotem dla pracodawców [Nowelizacja przepisów]

    Przywileje ma tylko pracownik, który zaskarżył zwolnienie z pracy do sądu pracy. Polegają na przywróceniu do pracy bez czekania na prawomocny wyrok sądu. Inaczej mówiąc na czas procesu z pracodawcą pracownik dalej pracuje. Jak to zrobić?

    REKLAMA