REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sporządzanie pism informacyjnych

Zdzisława Koźmin

REKLAMA

W praktyce administracyjnej występują pisma, które mają na celu przekazanie informacji wytworzonej w toku pracy biurowej. Do obowiązków sekretarki należy sporządzanie takich pism. Ich skuteczność w dużej mierze zależy od formy i treści.

Niewłaściwa forma pisma świadczy o braku profesjonalizmu pracowników i kierownictwa, wpływa negatywnie na kontakty z partnerami i klientami.

REKLAMA

Pisma informacyjne nie nakłaniają odbiorcy pisma do zajęcia stanowiska, zawierają jedynie informacje dotyczące stanu faktycznego lub zaistniałego zdarzenia.

Do pism informacyjnych zalicza się zawiadomienia, zaproszenia, awizo, listy ofertowe, reklamacje, komunikaty, informacje, upoważnienia, pełnomocnictwa, oświadczenia, wezwania, zaświadczenia, notatki.

Elementy pisma

W korespondencji między instytucjami lub obywatelami i urzędami pisma są sformalizowane i muszą zawierać następujące elementy:

1. W prawym górnym rogu umieszczamy miejscowość i datę, która jest absolutnie niezbędna,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. W lewym górnym rogu umieszcza się dane nadawcy pisma.

Jeżeli nadawcą jest instytucja, nagłówek zawiera:

• dokładną pełną nazwę oraz adres,

• numer REGON, NIP,

• numery telefonów, faksu, konta bankowego.

3. Po prawej stronie, nieco niżej, umieszcza się nazwę adresata (imię, nazwisko, stanowisko lub nazwę komórki organizacyjnej) i adres.

4. Poniżej umieszcza się zwrot do adresata, na przykład: Szanowni Państwo (nie jest to jednak konieczne). Jeżeli pismo jest kierowane do osoby imiennie, to możemy rozpocząć zwrotem typu: Szanowna Pani Dyrektor, Panie Kierowniku.

Do zwrotów grzecznościowych nie dopisuje się nazwisk: Szanowny Panie Kowalski, Panie Kierowniku Nowacki.

5. Treść piszemy stylem urzędowym, jasno i logicznie, z wyraźnym podziałem tekstu na akapity i części.

6. Pismo kończy zwrot grzecznościowy: Z wyrazami szacunku, Z poważaniem.

7. Po lewej stronie pod tekstem należy umieścić informację o załącznikach.

8. Jeśli inne instytucje lub osoby są zainteresowane daną korespondencją, należy sporządzić rozdzielnik, dla kogo są przeznaczone kopie listu. Rozdzielnik może mieć postać: do wiadomości lub otrzymują. Tę informację umieszcza się po lewej stronie pod tekstem, a w przypadku braku miejsca, wyjątkowo na odwrocie pisma po lewej stronie pod górnym marginesem. Obowiązuje zasada, że załączniki wymienia się przed rozdzielnikiem.

Zasady sporządzania pism

• Stosowany język powinien być prosty, a używane słowa i zwroty ogólnie znane, nie należy używać wyrazów potocznych.

• Starajmy się, aby pismo było logicznie sformułowane, jego treść zwięzła, konkretna i uprzejma.

• Zdania nie powinny być zbyt długie, aby łatwo było zrozumieć ich sens.

• Należy unikać nagromadzenia wielu znaków interpunkcyjnych.

• W piśmie nie może być skreśleń ani błędów.

• Należy stosować tylko takie skróty, które mają jednoznaczne wyjaśnienie.

• Ważny jest wybór papieru, najlepiej papier z logo firmy lub czysta biała kartka.

• Pisma sporządzamy na komputerze lecz podpis musi być odręczny. Należy pamiętać, że podpis umieszcza się pod treścią listu, nie można go przenosić na odwrotną stronę lub dodatkową kartkę.

Przykład rozmieszczenia elementów pisma

Przykłady treści pism informacyjnych

Zdzisława Koźmin

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sekretariat
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wyższe stawki uposażenia zasadniczego żołnierzy zawodowych w 2024 roku [Tabela]. Rozporządzenie już obowiązuje

    W rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej z 16 lutego 2024 r. w sprawie stawek uposażenia zasadniczego żołnierzy zawodowych zostały określone te stawki ze skutkiem od 1 stycznia 2024 r. Rozporządzenie weszło w życie 21 lutego 2024 r.

    Będzie zakaz sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. Już 64% młodzieży miało do czynienia z takimi papierosami

    Aż 64 proc. młodych ludzi miało kontakt z jednorazowymi papierosami elektronicznymi. Czy wkrótce to się skończy? Minister Zdrowia Izabela Leszczyna poinformowała w środę, że może rozpocząć pracę nad zakazem sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. 

    Zakaz sprzedaży e-papierosów jednorazowych. I. Leszczyna: Zielone światło od Donalda Tuska dla zmiany przepisów

    W dniu 21 lutego 2024 r. Minister Zdrowia Izabela Leszczyna poinformowała, że może już rozpocząć pracę nad zakazem sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. Dodała, że chciałaby jak najszybszej ścieżki, bo aż 64 procent młodych ludzi miało z nimi kontakt.

    Te województwa otrzymają milionowe dofinansowania dla osób z niepełnosprawnościami i ich opiekunów

    W województwie świętokrzyskim samorządy mogą otrzymać ponad 52 mln na opiekę dla osób niesamodzielnych. W małopolskim blisko 21 mln zł na wsparcie opiekunów osób niepełnosprawnych. Co trzeba zrobić? 

    REKLAMA

    Z jakimi objawami jechać na SOR, a kiedy skorzystać z nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej?

    Pacjenci często zastanawiają się, z jakimi objawami mogą jechać na SOR, a kiedy zgłosić się na NiŚOZ. W artykule postaramy się rozwiać te wątpliwości. 

    Rok 2023 był rekordowy pod względem skali strat gospodarczych spowodowanych przez katastrofy naturalne

    W 2023 r. 398 globalnych katastrof naturalnych wyrządziło szkody w wysokości 380 mld dolarów. Najbardziej kosztowne okazały się silne trzęsienia ziemi i gwałtowne burze. Ubiegły rok był najgorętszym rokiem w historii z „bezprecedensowymi anomaliami cieplnymi” i rekordowymi wartościami odnotowanymi w 24 krajach i terytoriach. 

    Opłacalność cen dla rolników tematem dzisiejszego posiedzenia Rady ds. rolnictwa

    Opłacalność cen dla rolników tematem dzisiejszego posiedzenia Rady ds. rolnictwa. "Czy można rolnikom zapewnić opłacalne ceny, czy Krajowa Grupa Spożywcza będzie pomagała w stabilizacji rynków rolnych" - to pytania, na które ma odpowiedzieć dzisiejsze posiedzenie Rady ds. Rolnictwa i Obszarów Wiejskich - poinformował jej przewodniczący Jan Krzysztof Ardanowski.

    Zmiany w KRS 2024 - rząd Tuska przyjął projekt nowelizacji

    Na posiedzeniu 20 lutego 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowej Radzie Sądownictwa (KRS), przygot4owany przez Ministra Sprawiedliwości. 

    REKLAMA

    Podwyżki dla nauczycieli w 2024 roku - rozporządzenie podpisane i opublikowane. Wchodzi w życie 22 lutego ze skutkiem od 1 stycznia

    W dniu 20 lutego 2024 r. Minister Edukacji oraz Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podpisały rozporządzenie określające minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Już 21 lutego rozporządzenie to zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw. Wynagrodzenie nauczycieli początkujących rośnie o 33%, a w przypadku nauczycieli mianowanych i dyplomowanych wzrost wynosi 30%. Podpisane rozporządzenie skierowano do publikacji w Dzienniku Ustaw. Wzrost wynagrodzeń jest możliwy z powodu zwiększenia subwencji oświatowej.

    Ile jest osób w kryzysie bezdomności w Polsce? W nocy z 28 na 29 odbędzie się liczenie

    Ile jest w Polsce osób w kryzysie bezdomności? Dokładne szacunki nie są znane. Ostatnie badanie miało miejsce w 2019 r. W tym roku, w nocy z 28 na 29 lutego w całej Polsce zostanie przeprowadzone liczenie osób w kryzysie bezdomności. 

    REKLAMA