REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sporządzanie pism informacyjnych

Zdzisława Koźmin

REKLAMA

W praktyce administracyjnej występują pisma, które mają na celu przekazanie informacji wytworzonej w toku pracy biurowej. Do obowiązków sekretarki należy sporządzanie takich pism. Ich skuteczność w dużej mierze zależy od formy i treści.

Niewłaściwa forma pisma świadczy o braku profesjonalizmu pracowników i kierownictwa, wpływa negatywnie na kontakty z partnerami i klientami.

REKLAMA

Pisma informacyjne nie nakłaniają odbiorcy pisma do zajęcia stanowiska, zawierają jedynie informacje dotyczące stanu faktycznego lub zaistniałego zdarzenia.

Do pism informacyjnych zalicza się zawiadomienia, zaproszenia, awizo, listy ofertowe, reklamacje, komunikaty, informacje, upoważnienia, pełnomocnictwa, oświadczenia, wezwania, zaświadczenia, notatki.

Elementy pisma

W korespondencji między instytucjami lub obywatelami i urzędami pisma są sformalizowane i muszą zawierać następujące elementy:

1. W prawym górnym rogu umieszczamy miejscowość i datę, która jest absolutnie niezbędna,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. W lewym górnym rogu umieszcza się dane nadawcy pisma.

Jeżeli nadawcą jest instytucja, nagłówek zawiera:

• dokładną pełną nazwę oraz adres,

• numer REGON, NIP,

• numery telefonów, faksu, konta bankowego.

3. Po prawej stronie, nieco niżej, umieszcza się nazwę adresata (imię, nazwisko, stanowisko lub nazwę komórki organizacyjnej) i adres.

4. Poniżej umieszcza się zwrot do adresata, na przykład: Szanowni Państwo (nie jest to jednak konieczne). Jeżeli pismo jest kierowane do osoby imiennie, to możemy rozpocząć zwrotem typu: Szanowna Pani Dyrektor, Panie Kierowniku.

Do zwrotów grzecznościowych nie dopisuje się nazwisk: Szanowny Panie Kowalski, Panie Kierowniku Nowacki.

5. Treść piszemy stylem urzędowym, jasno i logicznie, z wyraźnym podziałem tekstu na akapity i części.

6. Pismo kończy zwrot grzecznościowy: Z wyrazami szacunku, Z poważaniem.

7. Po lewej stronie pod tekstem należy umieścić informację o załącznikach.

8. Jeśli inne instytucje lub osoby są zainteresowane daną korespondencją, należy sporządzić rozdzielnik, dla kogo są przeznaczone kopie listu. Rozdzielnik może mieć postać: do wiadomości lub otrzymują. Tę informację umieszcza się po lewej stronie pod tekstem, a w przypadku braku miejsca, wyjątkowo na odwrocie pisma po lewej stronie pod górnym marginesem. Obowiązuje zasada, że załączniki wymienia się przed rozdzielnikiem.

Zasady sporządzania pism

• Stosowany język powinien być prosty, a używane słowa i zwroty ogólnie znane, nie należy używać wyrazów potocznych.

• Starajmy się, aby pismo było logicznie sformułowane, jego treść zwięzła, konkretna i uprzejma.

• Zdania nie powinny być zbyt długie, aby łatwo było zrozumieć ich sens.

• Należy unikać nagromadzenia wielu znaków interpunkcyjnych.

• W piśmie nie może być skreśleń ani błędów.

• Należy stosować tylko takie skróty, które mają jednoznaczne wyjaśnienie.

• Ważny jest wybór papieru, najlepiej papier z logo firmy lub czysta biała kartka.

• Pisma sporządzamy na komputerze lecz podpis musi być odręczny. Należy pamiętać, że podpis umieszcza się pod treścią listu, nie można go przenosić na odwrotną stronę lub dodatkową kartkę.

Przykład rozmieszczenia elementów pisma

Przykłady treści pism informacyjnych

Zdzisława Koźmin

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sekretariat

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Projekt "Szkoły międzypokoleniowej" ruszy jesienią, w formie pilotażu

Projekt "Szkoły międzypokoleniowej", czyli wspólna przestrzeń dla uczniów i seniorów, sprzyjająca wymianie informacji i integracji międzypokoleniowej, ruszy jesienią w formie pilotażu. Tak przekazała minister ds. polityki senioralnej Marzena Okła-Drewnowicz.

Minister finansów: płace w budżetówce wzrosną nieznacznie więcej niż 4,1% w 2025 roku. Realna wartość wynagrodzeń ma być utrzymana

Resort finansów zaproponuje Radzie Ministrów wyższą niż 4,1 proc. waloryzację wynagrodzeń w sferze budżetowej w 2025 r. - poinformował 15 lipca 2024 r. minister finansów Andrzej Domański podczas posiedzenia Rady Dialogu Społecznego. Nie wskazał jednak żadnego konkretnego wskaźnika podwyżek dla budżetówki w przyszłym roku.

Darmowa rehabilitacja z ZUS dla nauczycieli i innych pracujących głosem. Dla kogo 24 dni w sanatorium? Jak uzyskać skierowanie?

ZUS informuje, że osoby, dla których głos jest głównym narzędziem pracy (np. nauczyciele) są narażone na zaburzenia funkcji narządu głosu i tym samym grozi im utrata zdolności do pracy. Jeżeli chcą temu zapobiec, mogą skorzystać z rehabilitacji leczniczej w ramach prewencji rentowej ZUS w schorzeniach narządu głosu. Rehabilitacja lecznicza w zakresie schorzenia narządu głosu, na którą kieruje ZUS, trwa 24 dni w ośrodku rehabilitacyjnym w takich miejscowościach jak: Ciechocinek, Jelenia Góra, Ostróda, Świeradów-Zdrój, Uniejów. Jak uzyskać skierowanie do sanatorium?

Wakacje 2024: dokąd najchętniej jeżdżą Polacy i jakie mają budżety?

Większość Polaków (84 proc.) planuje wyjechać na wakacje, i większość spędzi je w Polsce (64 proc.). Tak wynika z  raportu International Travel Confidence Index 2024 opracowanego na zlecenie Allianz Partners.

REKLAMA

Rekordowa liczba pasażerów z lotniska Chopina

Ponad 2 mln odprawionych w ciągu miesiąca pasażerów. To rekord, który padł w czerwcu na lotnisku Chopina. Z szacunków wynika, ze w całym roku ta liczba będzie wynosić 20 mln. 

Darmowe potańcówki w Warszawie

Wracają potańcówki na Grochowskiej. Od 12 lipca mieszkańcy dzielnicy Praga-Południe i okolic będą mogli tańczyć do muzyki z różnych stron świata. 

Koncert życzeń związków nauczycielskich: 500 zł dodatku za wychowawstwo, 15% lub 20% podwyżki w 2025 roku, 4 dni urlopu na żądanie, zmiany w zastępstwach, odprawach, godzinach ponadwymiarowych i inne postulaty

Związek Nauczycielstwa Polskiego i  Prezydium Krajowej Sekcji Oświaty i Wychowania NSZZ "Solidarność" wystosowały 10 lipca 2024 r. odrębne pisma do Ministerstwa Edukacji Narodowej zawierające obszerne listy spraw wymagających pilnego uregulowania. Są to odpowiedzi na ustalenia grupy roboczej ds. wynagradzania nauczycieli z 26 czerwca br. działającej w ramach Zespołu ds. pragmatyki zawodowej nauczycieli. Czego domagają się związkowcy?

Mięsak. Poznaj objawy tego nowotworu

Mięsak to rzadki nowotwór. Stanowi około 1% wszystkich nowotworów u dorosłych i około 15% u dzieci. Lipiec to miesiąc poświęcony budowaniu świadomości na temat mięsaków. Warto wiedzieć, czym są te nowotwory, jakie dają objawy i jak ważna jest szybka diagnoza. 

REKLAMA

Czy warto iść na tradycyjne studia w 2024 roku? Gdzie zdobyć praktyczne umiejętności przydatne w pracy?

Dziś coraz więcej osób kwestionuje sens tradycyjnego modelu akademickiego, który koncentruje się głównie na zdobywaniu wiedzy teoretycznej, bez jednoczesnego zapewnienia praktycznych umiejętności przydatnych na rynku pracy. Także rosnące koszty edukacji oraz obawy o przyszłe zatrudnienie skłaniają młodych ludzi do poszukiwania alternatywnych ścieżek rozwoju zawodowego, takich jak kursy, szkolenia praktyczne czy praca zdalna. Czy warto zatem jeszcze iść na tradycyjne studia?

Dyrektor CKE: Będą zmiany w maturach i egzaminie ósmoklasisty w 2025 r. Rok szkolny 2024/2025: Odchudzona o 20% podstawa programowa

Dyrektor Centralnej Komisji Egzaminacyjnej Marcin Smolik w rozmowie z Polską Agencją Prasową udzielił informacji odnośnie zmian w maturach i egzaminie ósmoklasisty wynikających z uszczuplenia podstawy programowej od roku szkolnego 2024/2025. Najwięcej zmian ma być na egzaminie maturalnym z języka polskiego, tak pisemnym, jak i ustnym, np. znacznie skrócona zostanie lista pytań jawnych.

REKLAMA