Praca w dobrze zorganizowanym urzędzie to przyjemność

Dzierżoniów będący obecnie Mekką samorządów wdrażających systemy zarządzania jakością nie zawsze był wzorem. - Na początku lat 90. upadły w mieście największe zakłady, a bezrobocie sięgnęło 40 proc. - powiedziała Wanda Ostrowska, sekretarz Dzierżoniowa. Przygotowano wtedy programy przeciwdziałania bezrobociu, powstała idea usprawnienia administracji. - Uznaliśmy, że urząd musi być wzorem sprawności, ponieważ gdy pojawi się inwestor i pomyślnie przejdzie ścieżkę urzędową, to opowie o tym innym przedsiębiorcom i w konsekwencji zmniejszy się bezrobocie - tłumaczy Wanda Ostrowska.

W urzędzie rozpoczęły się przewartościowania: urzędnicy nagle musieli zrozumieć, że nie są władzą, są służbą; podobnie dotychczasowi petenci, nie mogli uwierzyć, że są ważnymi klientami i tak będą traktowani. - Z początku nie chcieli nawet siadać na krzesełkach przed urzędnikiem - mówi Wanda Ostrowska.

Wraz ze zmianą mentalności rozpoczęło się równoczesne opracowywanie procesów i dokumentów. - To ogromna i okropna praca - mówi z perspektywy czasu sekretarz miasta. Ale warto było, ponieważ urząd jest teraz przejrzysty, wiadomo, kto za co odpowiada i w jakim czasie praca zostanie wykonana. Pracownicy skupiają się na efektywności, a nie na pracy. - W instytucjach nastawionych na efektywność praca sprawia przyjemność, w instytucjach nastawionych na pracę - dostaje się wrzodów żołądka i zawału serca - przypomniała znaną sentencję sekretarz Ostrowska.

Jedną z największych przeszkód w unowocześnianiu administracji są zachowawcze postawy urzędników. - Do dziś niektórzy z naszych pracowników zatrudnionych jeszcze na grubo przed przełomem 1989 r. ma ten władczy ton urzędniczy - żartuje sekretarz Dzierżoniowa.

Spostrzeżenie to potwierdza Bożena Kurowska z Poznania. Dlatego w stolicy Wielkopolski oprócz systemu ISO 9001 oraz ISO 14001 wdrożono mniej znany system zarządzania „Inwestowanie w ludzi” (z ang. Investors in People w skrócie IIP). - IIP ma poprawić sposób zarządzania zasobami ludzkimi tak, byśmy mieli do czynienia z dobrze zmotywowaną i wykształconą kadrą - powiedziała Bożena Kurowska. Koncepcja motywowania pracowników narodziła się w Wielkiej Brytanii ponad 15 lat temu.

Jednak najlepszym weryfikatorem tego, jak owe najnowocześniejsze metody zarządzania przekładają się na odczuwanie przez mieszkańców lepszej jakości obsługi, są mieszkańcy. Przypomniał o tym Piotr Czubiński, burmistrz Kraśnika. - Najlepszą weryfikacją działania ISO są wybory. Mieszkańcy albo chcą przedłużyć mandat urzędnikom magistratu, albo im podziękują - powiedział. I dlatego władze powinny się starać dla mieszkańców, by co cztery lata zasłużyć na ponowny wybór.

M.J.