Dodatek funkcyjny pracownika samorządowego

Do dnia 30 czerwca 2009 r. przepisy o wynagradzaniu pracowników samorządowych ( w szczególności rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego - Dz.U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.), przewidywały, że dodatek funkcyjny przysługuje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach związanych z kierowaniem zespołem oraz radcy prawnemu. Ponadto dodatek ten przysługiwał pracownikom zatrudnionym na stanowiskach niezwiązanych z kierowaniem zespołem, dla których dodatek funkcyjny był przewidziany w wykazie stanowisk stanowiącym załącznik do tego rozporządzenia.

   

OBLIGATORYJNY DODATEK FUNKCYJNY

Zasady przyznawania dodatku funkcyjnego zmieniły się diametralnie w nowych przepisach o pracownikach samorządowych. Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych, pracownikowi samorządowemu może zostać przyznany dodatek funkcyjny. Z kolei treści art. 37 ust. 1 pkt 4 i 5 wynika, że dodatek funkcyjny obligatoryjnie przysługuje pracownikom samorządowym zatrudnionym na podstawie wyboru i powołania. Maksymalny poziom dodatku funkcyjnego dla tych pracowników określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. nr 50, poz. 398).

Oznacza to, że prawo do dodatku funkcyjnego mają następujący pracownicy samorządowi:

1.    W urzędzie marszałkowskim – marszałek województwa, wicemarszałek oraz pozostali członkowie zarządu województwa, skarbnik województwa,

2.    W starostwie powiatowym – starosta, wicestarosta oraz pozostali członkowie zarządu powiatu, skarbnik powiatu,

3.    W urzędzie gminy – wójt (burmistrz, prezydent miasta), zastępca wójta (burmistrza, prezydenta miasta), skarbnik gminy,

4.    W związkach jednostek samorządu terytorialnego – przewodniczący zarządu związku i pozostali członkowie zarządu związku.

Pracownicy samorządowi zatrudnieni na podstawie umowy o pracę mogą również otrzymywać dodatek funkcyjny, jednakże komu będzie on przyznany i na jakich zasadach będzie określał regulamin wynagradzania tworzony przez pracodawcę samorządowego. Oznacza to, że w obecnym stanie prawnym to regulamin będzie decydował, którzy pracownicy samorządowi w danej jednostce będą otrzymywać dodatek funkcyjny i w jakiej wysokości oraz na jakich zasadach.

REGULAMINY WYNAGRADZANIA PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH

Nowe przepisy o pracownikach samorządowych przewidują, że każdy pracodawca samorządowy obowiązany jest wprowadzić regulamin wynagradzania pracowników (art. 39 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Dotychczas takie regulaminy tworzyli pracodawcy samorządowi zatrudniający co najmniej 20 pracowników (art. 772 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca samorządowy musi więc tworzyć regulamin wynagradzania bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Pracodawca samorządowy w regulaminie wynagradzania ma obowiązek określić:

1)    wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych;

2)    szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

Pracodawca w regulaminie wynagradzania może ponadto określić:

 1)    warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa;

2)    warunki i sposób przyznawania dodatków funkcyjnego i specjalnego oraz innych dodatków.

Regulamin wynagradzania określa prawa i obowiązki stron stosunku pracy w zakresie wynagradzania, a także innych świadczeń związanych z pracą, jest zatem aktem normatywnym. Potwierdził to Sąd Najwyższy. W wyroku z 18 grudnia 2002 r. (I PKN 693/01, OSNP z 2004 r. nr 12, poz. 205) wskazał, że regulamin wynagradzania jest aktem normatywnym, a nie czynnością prawną w rozumieniu art. 58 k.c. Jego obowiązywanie zależy od tego, czy został wydany w oparciu o przepisy wyższego rzędu i w granicach zawartego w nich upoważnienia. 

Czytaj także: Co musi zawierać regulamin wynagradzania pracowników samorządowych>>

DODATEK FUNKCYJNY W REGULAMINACH WYNAGRADZANIA

Regulamin wynagradzania pracowników, jeżeli wprowadza dodatki funkcyjne, to w pierwszej kolejności powinien określać, z jakimi stanowiskami jest on związany. Ustalając stanowiska, na których przysługiwać ma dodatek funkcyjny, należy wziąć pod uwagę odpowiedzialność związaną z zatrudnieniem na stanowisku. Dodatek funkcyjny jest bowiem dodatkowym elementem wynagrodzenia za pracę związanym ze sprawowaną funkcją, a więc wiąże się z większą odpowiedzialnością tych pracowników w porównaniu z pozostałymi.

Regulamin wynagradzania powinien określać nie tylko, na jakich stanowiskach przysługuje dodatek funkcyjny, ale również w jakiej wysokości może być przyznany (można stworzyć osobny przedział wielkości dodatku funkcyjnego dla każdego stanowiska, na którym przysługuje), a także zasady jego wypłacania.

W szczególności należy ustalić:

- od kiedy pracownik nabywa prawo do tego dodatku (czy jedynie od początku miesiąca, czy również w trakcie miesiąca),

- czy dodatek ten wypłacany jest w czasie nieobecności w pracy wynikającej z niezdolności do pracy wskutek choroby.

Jeżeli regulamin będzie stanowił, że dodatek nie przysługuje za czas choroby, to należałoby ustalić, czy osoba, która przejmuje te obowiązki na czas zastępstwa, będzie otrzymywać dodatek funkcyjny.

Regulując dodatek funkcyjny, tak jak i inne świadczenia, trzeba mieć świadomość, że regulamin wynagradzania będzie jedynym miejscem, gdzie tych regulacji będziemy szukać. Jeżeli czegoś nie określimy, nie znajdziemy odpowiedzi w innych przepisach.

WPROWADZENIE REGULAMINU WYNAGRADZANIA  W ŻYCIE

Samo podpisanie regulaminu przez pracodawcę i związki zawodowe oraz podanie go do wiadomości pracowników nie zawsze powoduje skuteczne wejście w życie wszystkich jego postanowień. Taka procedura wystarcza, jeżeli postanowienia regulaminu wynagradzania są dla pracowników korzystniejsze niż ich umowy o pracę.

Jeżeli natomiast regulamin wynagradzania wprowadza postanowienia mniej korzystne dla pracowników niż wynikające z umów o pracę, czy innych aktów nawiązujących stosunek pracy, to postanowienia te dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy (art. 772 § 5 w związku z art. 24113 Kodeksu pracy).

Przy wypowiedzeniu dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy czy aktu, co oznacza, że wyłączone są wszystkie przepisy chroniące pracowników przed jednostronnym działaniem pracodawcy zmierzającym do pogorszenia warunków pracy i płacy (art. 24113 § 2 Kodeksu pracy).

Oznacza to, że pogorszenie warunków płacy w regulaminie wynagradzania wymaga zastosowania procedury wypowiedzenia zmieniającego, określonej w art. 42 Kodeksu pracy. Nie ma jednak żadnych przeszkód, by zamiast tego zastosować porozumienia zmieniające treść stosunku pracy – wówczas za zgodą pracownika zmiana warunków może nastąpić bez konieczności zachowywania okresów wypowiedzenia.

W praktyce mogło się zdarzyć, że pracownicy, którzy dotychczas otrzymywali dodatek funkcyjny, zgodnie z rozporządzeniem płacowym z 2 sierpnia 2005 r., nie będą objęci dodatkiem funkcyjnym w regulaminie wynagradzania.

LIKWIDACJA DODATKU FUNKCYJNEGO – ZMIANA REGULAMINU

Jeżeli prawo pracownika do premii wynika z umowy o pracę, to niekorzystna zmiana regulaminu premiowania może nastąpić tylko za jego zgodą wyrażoną w porozumieniu zmieniającym umowę lub w drodze wypowiedzenia warunków płacy (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 grudnia 1996 r., I PKN 23/96, OSNAPiUS 1997/15 poz. 270). Uznać należy, że analogicznie trzeba postąpić w przypadku dodatku funkcyjnego, który wynika z umowy o pracę, a zostanie zlikwidowany w regulaminie wynagradzania.

Oznacza to, że jeżeli pracownik ma zagwarantowane prawo do dodatku funkcyjnego w umowie o pracę, to nawet w sytuacji, gdy u pracodawcy zmienią się postanowienia regulaminu wynagradzania, polegające na likwidacji tego dodatku, nie będzie to dotyczyło pracownika. Aby w takiej sytuacji pozbawić pracownika dodatku funkcyjnego, należy zmienić treść dotychczasowej umowy o pracę w trybie porozumienia stron lub – w razie braku zgody pracownika – w drodze wypowiedzenia zmieniającego warunki płacy.

W praktyce często dochodzi w tym zakresie do nieprawidłowości, a szczególnie niebezpieczna dla pracodawcy jest ostatnia zmiana przepisów o pracownikach samorządowych. W poprzednim stanie prawnym stanowiska pracy, na których przysługiwał dodatek funkcyjny były z góry ustalone. Nowe przepisy pozwalają określić zasady przyznawania dodatków funkcyjnych w regulaminach wynagradzania (art. 39 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych). Jednocześnie nowa ustawa o pracownikach samorządowych w przepisach przejściowych nakazała pracodawcom samorządowym dostosowanie swoich statutów i regulaminów do zmian wynikających z ustawy w ciągu 6 miesięcy od dnia jej wejścia w życie, tj. do 30 czerwca 2009 r. (art. 59 ustawy o pracownikach samorządowych). Oznacza to, że dotychczasowe przepisy w zakresie dodatku funkcyjnego straciły podstawę obowiązywania z dniem 1 lipca 2009 r.

W wielu jednostkach samorządowych sytuacja ta została wykorzystana w celu likwidacji dodatku funkcyjnego, gdyż dotychczasowe przepisy traciły moc, a nie było obowiązku zapisania dodatków funkcyjnych w nowych regulaminach wynagradzania.

Problem polega jednak w tym wypadku na tym, czy pracodawcy samorządowi prawidłowo zlikwidowali dodatki funkcyjne. Jeżeli bowiem prawo do dodatku funkcyjnego wynikało z umowy o pracę pracownika samorządowego, to zmiana przepisów i brak dodatku funkcyjnego w regulaminie wynagradzania, nie pozbawiały jeszcze tego dodatku pracownika.

W celu prawidłowej likwidacji dodatku funkcyjnego, należało go skreślić z umowy o pracę za zgodą pracownika (porozumienie stron) lub w drodze wypowiedzenia warunków płacy. Przyczyną wypowiedzenia mogła być zmiana zasad wynagradzania u pracodawcy. W takim jednak wypadku pracownik tracił dodatek funkcyjny nie od razu, ale dopiero po upływie okresu wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę.

Stanowisko takie zajął w podobnej sprawie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 grudnia 1996 r. (I PKN 35/96, OSNAPiUS 1997/15 poz. 267), w którym stwierdził, że zmiana regulaminu premiowania polegająca na zmianie podstawy obliczania premii lub wprowadzeniu nowych przesłanek warunkujących nabycie prawa lub określających jej wysokość wymaga wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 § 1 k.p.), jeżeli prawo do premii wynika z umowy o pracę. To samo można odnieść do dodatku funkcyjnego.

WAŻNE!

Jeżeli pracodawca nie działał w taki sposób i pracownik nadal ma wpisany dodatek funkcyjny w umowę o pracę, przysługuje mu roszczenie o wypłatę tego dodatku, którego może dochodzić w ciągu 3 lat od dnia zaprzestania jego wypłaty wraz z ustawowymi odsetkami (art. 291 § 1 kodeksu pracy).

Czytaj także: Dodatek funkcyjny dla sekretarza szkoły samorządowej, rządowej i społecznej>>

DODATEK FUNKCYJNY A TREŚĆ UMOWY O PRACĘ I INFORMACJI DODATKOWEJ

Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1.     rodzaj pracy,

2.     miejsce wykonywania pracy,

3.     wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

4.    wymiar czasu pracy,

5.    termin rozpoczęcia pracy

(art. 29 § 1 Kodeksu pracy).

Z powyższego wynika, że w umowie o pracę powinny znaleźć się zapisy o wynagrodzeniu za pracę ze wskazaniem jego składników. Jeżeli więc u danego pracodawcy dodatek funkcyjny jest stałym składnikiem wynagrodzenia za pracę, to informacja o tym dodatku powinna znajdować się w umowie o pracę.

Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Ustawowy wymóg treści informacji o warunkach zatrudnienia nie wskazuje, aby konieczne było w tym zakresie podawanie pracownikowi informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia za pracę, w tym o dodatku funkcyjnym. Pracodawca obowiązany jest wskazać jedynie częstotliwość wypłaty wynagrodzenia i – jeśli nie ma regulaminu pracy – miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia.

DODATEK FUNKCYJNY A ZASIŁEK CHOROBOWY

W regulaminie wynagradzania należy również określić zasady postępowania z dodatkiem funkcyjnym w razie nieobecności pracownika w pracy wskutek choroby. Wiąże się to z prawidłowym naliczaniem wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku (art. 41 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Przepis ten był przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z dnia 24 czerwca 2008 r., stwierdził, że przepis ten rozumiany w taki sposób, że w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się wypłaconych pracownikowi - w okresie przyjętym do jej ustalenia - składników wynagrodzenia, od których pracownik ten uiścił składkę na ubezpieczenie chorobowe, a które nie są mu wypłacane w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby albo zasiłku chorobowego, jest niezgodny z art. 67 ust. 1 w związku z art. 31 ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej (SK 16/2006, OTK ZU 2008/5A poz. 85). Często bowiem w praktyce zdarzało się, że pracownikom dodatek nie był wypłacany w czasie choroby, i jednocześnie nie był liczony do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Taka sytuacja zdaniem Trybunału Konstytucyjnego była niezgodna z Konstytucją.

Oznacza to, że jeżeli dodatek funkcyjny jest wypłacany pracownikowi również w czasie choroby, to nie wlicza się go do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Jeżeli pracownik traci prawo do dodatku za czas nieprzepracowany wynikający z nieobecności w pracy wskutek choroby, wówczas dodatek jest wliczany do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Postanowienia w tym zakresie musi więc zawierać regulamin wynagradzania pracowników.

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku (art. 42 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Oznacza to, że jeśli dodatek funkcyjny nie jest wypłacany w czasie choroby i wchodzi do postawy wymiaru zasiłku chorobowego, to wlicza się go do tej podstawy w kwocie wypłaconej pracownikowi w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, a więc generalnie w okresie ostatnich 12 miesięcy (art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).

Jeżeli w myśl regulaminu wynagradzania dodatki funkcyjne są wypłacane za okresy kwartalne, wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 42 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).

PRZYKŁADOWY ZAPIS REGULAMINU WYNAGRADZANIA

§ 1

1.    Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach

a.     …………………,

b.    .............................,

c.    .............................,

d.    ..............................;

e.    ................................,

przysługuje dodatek funkcyjny w wysokości określonej w § 2.

2.    Dodatek funkcyjny przyznaje dyrektor szkoły (placówki) na czas określony (nieokreślony).

3.    Dodatek funkcyjny wypłacany jest w terminie wypłaty wynagrodzenia:

a.    Począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w trakcie miesiąca;

b.    Za dany miesiąc, jeżeli nabycia prawa do dodatku nastąpiło od pierwszego dnia miesiąca.

4.    Dodatek funkcyjny przysługuje pracownikowi za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

§ 2

Wysokość dodatku funkcyjnego:

1.    dla pracowników zatrudnionych na stanowisku ................................ - ..........% najniższego wynagrodzenia zasadniczego,

2.    dla pracowników zatrudnionych na stanowisku ................................ - ..........% najniższego wynagrodzenia zasadniczego,

3.    dla pracowników zatrudnionych na stanowisku ................................ - ..........% najniższego wynagrodzenia zasadniczego,

4.    dla pracowników zatrudnionych na stanowisku ................................ - ..........% najniższego wynagrodzenia zasadniczego,

5.    dla pracowników zatrudnionych na stanowisku ................................ - ..........% najniższego wynagrodzenia zasadniczego.

Pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy, wysokość dodatku funkcyjnego ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia.

Dariusz Dwojewski

Sektor Publiczny