Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym

Doręczanie pism przez organy administracji publicznej

Sprawa, która dla nas może wydawać się błaha, ma istotne znaczenie w prawnych czynnościach procesowych.

Na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego są regulowane przepisy dotyczące doręczania pism przez organy administracji publicznej.

Zobacz również: Wezwanie na rozprawę

Kodeks przewiduje takie sposoby dostarczania pism, jak:

- do rąk własnych, przedstawicielowi ustawowemu lub pełnomocnikowi ustanowionemu;
- za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi lub sąsiadowi, w przypadku nieobecności adresata i zobowiązania wymienionych osób do oddania pisma;
przez obwieszczenie, gdy przepis szczególny na to zezwala;
- tzw. fikcję doręczenia, czyli sytuację, gdy pomimo niedoręczenia pisma przyjmuje się, że adresat je otrzymał, a więc w przypadku, gdy:
  - pismo, w związku z tym, iż adresat nie mógł go odebrać, oczekiwało na odbiór przez 14 dni na poczcie lub urzędzie gminy bądź miasta, a adresat był dwukrotnie zawiadamiany,
  - podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej adres nie istnieje lub nie jest zgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności,
  - adresat odmawia przyjęcia pisma;
- za pomocą środków komunikacji elektronicznej – gdy strona (lub inny podmiot postępowania) wystąpiła o ten sposób doręczenia lub wyraziła na to zgodę.

Osobami uprawnionymi do odbioru pism są strony postępowania, przedstawiciele ustawowi, pełnomocnicy ustanowieni lub przedstawiciele osób nieznanych z miejsca pobytu. W przypadku, gdy stroną jest osoba małoletnia i działa za pośrednictwem przedstawiciela, dostarczenie pisma jej, jest bezprawne. Bezskutecznym jest również dostarczenie pisma stronie, która ma ustanowionego pełnomocnika, chyba że wcześniej zwróciła się ona z wnioskiem o doręczenie jej pisma osobiście.

Miejscem dokonania doręczenia dla osoby fizycznej może być miejsce jej zamieszkania lub pracy, lokal organu administracji państwowej, a w razie koniecznej potrzeby każde miejsce, w którym przebywa. W urzędzie pocztowym doręczenie pisma możliwe jest tylko w przypadku niemożliwości doręczenia w sposób wymieniony wcześniej.

Pismo uznaje się za dostarczone w dniu jego odbioru przez adresata, domownika lub sąsiada i złożeniu podpisu wraz z datą oraz w dniu odmowy przyjęcia pisma przez adresata, co stwierdza doręczający na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, podając datę i powód odmowy przyjęcia. Za dzień dostarczenia pisma przyjmuje się również ostatni dzień okresu 14 dni, w których pismo oczekiwało na odbiór na poczcie, co powinno być potwierdzone na zwrotnym potwierdzeniu odbioru datą złożenia pisma w urzędzie pocztowym i adnotacją „Nie podjęto w terminie”.

Doręczenia mogą być dokonywane przez pocztę, pracowników organu administracyjnego oraz inne upoważnione organy lub osoby.

Joanna Kuzub (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjno-Konsultacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego

Polecamy serwis: Prawo administracyjne