Osoba nieobecna jako strona w postępowaniu

Organy administracji publicznej, na które ustawa nakłada obowiązek wszczynania w określonych sytuacjach postępowań administracyjnych z urzędu, obowiązane są  zawiadomić stronę o wszczęciu takiego  postępowania (art. 61 ust. 4 kpa). Z określeniem momentu wszczęcia postępowania administracyjnego wiążą się dla strony istotne konsekwencje o charakterze procesowym, np. możliwość dyscyplinowania organu zwlekającego z wydaniem rozstrzygnięcia (art. 27 kpa), możliwość czynnego udziału i składania wniosków dowodowych w postępowaniu (art. 10 kpa) czy prawo do złożenia środka odwoławczego lub wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.(art. 127 kpa).

Wszczęcie postępowania

Z uwagi na fakt, iż kodeks postępowania administracyjnego nie przewiduje szczególnej formy wszczęcia postępowania (np. wszczęcie postępowania może w przypadku organów kolegialnych następować na mocy uchwały o wszczęciu postępowania) w doktrynie oraz orzecznictwie przyjmuje się, iż datą wszczęcia postępowania jest moment podjęcia pierwszej czynności w sprawie. Istnieje również pogląd przeciwny zgodnie, z którym datą wszczęcia postępowania jest dzień zawiadomienia strony o jego wszczęciu.  W kontekście art. 34, który nakłada na organ obowiązek wystąpienia do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej lub niezdolnej do czynności prawnych (o ile przedstawiciel nie został już wyznaczony), należy uznać, iż pierwszy z przytoczonych poglądów zasługuje na uwzględnienie. Wszczęciem postępowania jest więc pierwsza czynność dokonana przez organ w sprawie, a taką czynnością może być właśnie złożenie wniosku do sądu o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej.

Zawiadomienie osoby nieobecnej

Zgodnie z poglądami doktryny oraz orzecznictwa, osobą nieobecną jest osoba nieznana z miejsca pobytu, co do której istnieje prawdopodobieństwo, iż przebywa ona poza granicami kraju. Za osobę nieobecną uznać należy osobę, która przebywa za granicą, nawet jeżeli organ posiada wiedzę o jej miejscu pobytu. Nie ma bowiem w kodeksie postępowania administracyjnego przepisu uprawniającego organ do doręczania pism takiej stronie w toku postępowania poza granicę kraju. Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje oczywiście rozwiązania pozwalające na uznanie, iż, mimo że zawiadomienie nie zostało doręczone stronie w miejscu zamieszkania (np. odmowa przyjęcia przesyłki, bądź czasowa nieobecność adresata) została ona skutecznie zawiadomiona o wszczętym postępowaniu (Kodeks postępowania administracyjnego reguluje ww. sytuacje w rozdz. 8 Pt: „Doręczenia”). W kontekście art. 34 kpa kluczowe znaczenie mają przepisy wprowadzające domniemanie doręczenia decyzji, tzw. doręczenie zastępcze.