Formy zastępowania pracowników sfery budżetowej

Pracodawcy radzą sobie w różny sposób. Najczęściej korzystają z możliwości zastąpienia nieobecnych pracowników innymi. Zawieranie umów na czas określony, umów na zastępstwo czy chociażby powierzanie dodatkowych obowiązków - to jedne z dopuszczalnych form zastępowania pracowników przebywających na urlopach wypoczynkowych.

Umowa zawarta na czas określony

Cechą charakterystyczną umów zawartych na czas określony jest dokładne określenie czasu trwania takich umów. Istotne jest bowiem, aby umowa taka miała określony termin jej zakończenia.

Taka forma zatrudniania pracowników daje spore możliwości pracodawcom. Obowiązujące przepisy nie przewidują bowiem ściśle określonych granic czasowych trwania takich umów. Oznacza to, że umowy na czas określony mogą być zawierane w zależności od potrzeb pracodawcy.

Zapamiętaj!

Umowa zawarta na czas określony, krótszy niż 6 miesięcy, ulega rozwiązaniu z upływem tego terminu, chyba że strony przewidzą możliwość wcześniejszego rozwiązania takiej umowy.

Przy zawieraniu umów na czas określony należy przede wszystkim zwrócić uwagę na cel zawierania takich umów. Zawierając umowę na czas określony w celu zastępstwa innego pracownika, pracodawca zawrze de facto umowę na zastępstwo, a taka umowa podlega już nieco innym regulacjom.

Przykład

Pracownik samorządowy był zatrudniony już dwa razy w naszej jednostce na podstawie umów o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracowników na urlopach. Pomiędzy umowami miał dwa miesiące przerwy w pracy. Czy mamy obowiązek zawarcia kolejnej umowy już na czas nieokreślony?

Nie, w związku z tym, iż umowa na czas określony była zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, nie ma obowiązku zawarcia z tym pracownikiem umowy na czas nieokreślony.

Faktem jest, że umowa na czas określony może być z jednym pracownikiem zawarta tylko dwa razy. Zawarcie kolejnej (trzeciej) takiej umowy jest równoznaczne z zawarciem umowy na czas nieokreślony. Sytuacja taka ma jednak miejsce w przypadku, gdy strony poprzednio już dwukrotnie zawierały umowę na czas określony na następujące po sobie okresy (art. 251 k.p.). Warunkiem takiego obowiązku zawarcia umowy na czas nieokreślony jest, aby przerwa pomiędzy zawartymi umowami o pracę na czas określony nie była dłuższa niż miesiąc.

Warunki te nie dotyczą sytuacji, w których umowa o pracę zostaje zawarta na czas określony w celu:

l zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. urlop wypoczynkowy),

l w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym albo zadań realizowanych cyklicznie (art. 251 k.p.).

Umowa zawarta na czas określony, która zostanie uznana za umowę zawartą w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, będzie podlegała innym regulacjom dotyczącym dopuszczalnego okresu wypowiedzenia tej umowy. Dopuszczalny okres dokonania wypowiedzenia umowy zawartej na zastępstwo wynosi tylko 3 dni robocze.

Umowa na zastępstwo

Umowa zawarta na zastępstwo jest szczególnym rodzajem umowy zawartej na czas określony. W przypadku zastępstwa nie mają zastosowania przepisy dotyczące umów zawartych na czas określony.

Zapamiętaj!

Umowa na czas zastępstwa może być zawarta tylko w przypadkach usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika.

Przy zawieraniu umowy na zastępstwo z przyszłym pracownikiem należy przede wszystkim zwrócić uwagę na prawidłowe nazwanie tej umowy. W treści samej umowy należy wyraźnie zastrzec, że umowa dotyczy zastępstwa nieobecnego pracownika. Należy więc umieścić w umowie zapis „umowa o pracę na czas zastępstwa”.

Oczywiście umowa zawarta na czas zastępstwa może zostać w umowie nazwana umową zawartą na czas określony. Jednak z dalszych postanowień tej umowy powinien wynikać fakt, że została ona zawarta na czas zastępstwa nieobecnego pracownika. Rozwiązania takiej umowy można dokonać za 3-dniowym wypowiedzeniem.

Przykład

Chcemy zatrudnić pracownika na podstawie umowy na zastępstwo. Kilku pracowników pracuje już u nas na podstawie takich umów. Czy istnieją jakieś ograniczenia ilości zawieranych umów na zastępstwo z jednym pracownikiem?

Pracodawca może zawrzeć dowolną ilość umów na zastępstwo z jednym pracownikiem.

Brak ograniczeń prawnych co do liczby zawartych umów umożliwia pracodawcom zawieranie umów na czas zastępstwa z tym samym pracownikiem wielokrotnie. Umowy takie mogą być zatem zawierane ze względu na zaistniałe potrzeby pracodawcy do zastąpienia nieobecnego pracownika, niezależnie od ich terminu i częstotliwości.

Przyjmuje się, że końcowym terminem zawartej z pracownikiem umowy na zastępstwo jest moment powrotu do pracy zastępowanego pracownika. W ten sposób czas trwania umowy dostosowuje się do czasu trwania nieobecności zastępowanego pracownika, co powoduje, że w przypadku zmian w czasie trwania samej nieobecności automatycznie zmienia się również czas trwania umowy bez potrzeby dokonywania żadnych dodatkowych czynności.

Przykład

Nauczyciel naszej szkoły chce wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy. Czy na czas jego nieobecności możemy zatrudnić innego nauczyciela?

Nauczyciela można zatrudnić na czas określony jedynie wówczas, gdy zachodzi konieczność zastępstwa innego nauczyciela w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W tym celu można zatrudnić innego nauczyciela na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności.

Należy jednak pamiętać, że nauczyciel, aby mógł podjąć pracę w szkole, musi spełniać określone w przepisach Karty Nauczyciela warunki, czyli:

l mieć pełną zdolność do czynności prawnych i korzystać z praw publicznych,

l nie może toczyć się przeciwko niemu postępowanie karne lub dyscyplinarne, lub postępowanie o ubezwłasnowolnienie,

l nie może być karany za przestępstwo popełnione umyślnie,

l musi posiadać kwalifikacje wymagane do zajmowania danego stanowiska.

Wzajemne zastępowanie się pracowników

Pracodawca może również skorzystać z możliwości powierzenia dodatkowych prac innemu pracownikowi. W okresie wykorzystywania urlopu wypoczynkowego przez pracownika, jego obowiązki mogą zostać przydzielone w całości lub w części innym pracownikom - oczywiście jeżeli pozwala na to zakres ich obowiązków i nie są one sprzeczne z uregulowaniami umowy o pracę oraz przepisami prawa pracy.

Przykład

Czy powierzając pracownikowi naszej jednostki samorządowej dodatkowe obowiązki za innego pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym, ponosimy dodatkowe koszty?

Dodatkowe koszty po stronie pracodawcy mogą powstać np. w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych.

W przypadku zwiększania obowiązków pracowników poprzez powierzenie im dodatkowych zadań należących do pracowników przebywających na urlopach wypoczynkowych, pracodawcy powinni pamiętać o ograniczeniach związanych z obowiązującymi normami czasu pracy.

Zapamiętaj!

Praca w godzinach nadliczbowych dopuszczalna jest tylko i wyłącznie w ściśle określonych przypadkach.

Pracownik może świadczyć pracę w godzinach nadliczbowych tylko w razie:

l konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

l szczególnych potrzeb pracodawcy.

Ponadto praca taka jest wykonywana przez pracownika na polecenie pracodawcy.

Zapamiętaj!

Pracownik świadczący pracę w podstawowym systemie czasu pracy, w ciągu pięciodniowego tygodnia pracy nie może pracować dłużej niż 48 godzin wraz z godzinami nadliczbowymi (art. 131 k.p.).

Nie ma tutaj znaczenia, czy pracownik ten w danym dniu będzie pracował przykładowo przewidziane 8 godzin, czy też dodatkowo przez 2 godziny będzie świadczył pracę w godzinach nadliczbowych w ramach dodatkowych obowiązków. Istotne jest, aby w jego pięciodniowym tygodniu pracy było maksymalnie 48 godzin pracy wraz z godzinami nadliczbowymi, czyli de facto tygodniowo pracownik ten może maksymalnie przepracować 8 godzin nadliczbowo.

Zapamiętaj!

Liczba godzin nadliczbowych, które pracownik przepracował, nie może przekroczyć w danym roku kalendarzowym 150 godzin (art. 151 k.p.).

Przykład

Nauczycielowi przedszkola powierzono dodatkowo obowiązki innego nauczyciela, który przebywa na urlopie wypoczynkowym. Mamy wątpliwości, ile godzin ponadwymiarowych taki nauczyciel może pracować w zastępstwie bez dodatkowej umowy?

Praca nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych dopuszczalna jest tylko w określonych przypadkach wynikających z konieczności realizowania programu nauczania lub zapewnienia opieki w placówkach opiekuńczo-wychowawczych. Dyrektor w takich sytuacjach może przydzielić nauczycielowi bez jego zgody maksymalnie tyle godzin ponadwymiarowych, aby nie przekraczały one jednej czwartej tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć nauczyciela.

Tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć dla nauczyciela przedszkola to 25 godzin. Przydzielone godziny ponadwymiarowe za innego nauczyciela nie mogą zatem przekroczyć 1/4 z 25 godzin.

W wyjątkowych przypadkach liczba godzin ponadwymiarowych przydzielonych nauczycielowi może zostać podwyższona.

Dyrektor może bowiem zobowiązać nauczyciela do realizacji godzin ponadwymiarowych w wyższym wymiarze niż określony powyżej. Wymiar tak udzielonych godzin ponadwymiarowych nie może być jednak wyższy niż połowa tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć nauczyciela (czyli nie więcej niż 1/2 × 25). Warunkiem koniecznym do zlecenia nauczycielowi pracy w godzinach ponadwymiarowych w takim wymiarze jest uprzednie wyrażenie przez niego zgody na taką pracę.

Magdalena Kasprzak

Podstawy prawne

l Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 89, poz. 589)

l Ustawa z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 80, poz. 542)

l Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 217, poz. 1591)