Jakie zasady obowiązują przy doręczaniu pism urzędowych

W postępowaniu administracyjnym ogólnym obowiązuje zasada, że decyzja administracyjna wywiera skutki prawne od daty jej doręczenia lub ogłoszenia. Zatem z faktem doręczenia pisma stronie (uczestnikowi postępowania) wiążą się istotne skutki prawne, bowiem to właśnie od daty doręczenia m.in. decyzja administracyjna staje się skuteczna czy rozpoczynają swój bieg terminy procesowe, np. do złożenia skargi do sądu. Zgodnie z orzecznictwem NSA (wyrok NSA z 15 lipca 1999 r., sygn. akt SA/Rz 1982/98, LEX nr 42498) decydujące znaczenie ma sam fakt doręczenia decyzji, natomiast nie jest istotne z punktu widzenia poprawności czynności procesowych i biegu postępowania, czy adresat zapoznał się z treścią pisma.

Przepis art. 39 k.p.a. określa, kto może doręczać pisma w postępowaniu administracyjnym. I tak, doręczać pisma można przez pocztę, pracowników organu administracji publicznej albo inne upoważnione osoby lub organy. Organ administracji publicznej co do zasady sam określa zasady wyboru metody doręczeń korespondencji, kierując się pewnością doręczeń, ale także - co można zaobserwować ostatnio - ceną usług - niektóry z prezydenci miast w ramach konkurencji do Poczty Polskiej zatrudniają gońców do doręczania mieszkańcom pism urzędowych. W związku z rozwojem usług elektronicznych niewątpliwie przyszłość należy do doręczeń dokonywanych na pośrednictwem środków poczty elektronicznych. Możliwość taka istnieje, jeśli strona wystąpi do organu o doręczanie pism taką drogą względnie wyrazi zgodę na taki sposób doręczania.

Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi.

W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany powyżej poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę, lub pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. Pozostawia się zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu na podjęcie pisma, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

W przypadku odmowy przyjęcia pisma przez adresata przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W takim przypadku uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

MAGDALENA ZABŁOCKA

kancelaria Baker & McKenzie

PODSTAWA PRAWNA

l Art. 14 i 39, 39¹ i 57 ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).