REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo zorganizować biuro obsługi klienta w samorządzie

_ ŁS
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ja stworzyć biuro obsługi klienta? Na co zwrócić szczególną uwagę opracowując cele i zasady funkcjonowania biura obsługi klientów? Co trzeba wziąć pod uwagę przy lokalizacji BOK i jego wyposażeniu?

Wdrożenie standardów obsługi klienta jest elementem konkurencji w sektorze prywatnym, natomiast w sektorze publicznym staje się przejawem zrozumienia istoty administracji jako służby publicznej.

REKLAMA

Czas załatwiania wnoszonych spraw, sposób i warunki bezpośredniej obsługi, dostępność druków, pełna informacja to podstawowe kryteria mające wpływ na stopień zadowolenia klientów. Nowym trendem w naszym kraju, upodabniającym administrację do sektora biznesu, stały się biura obsługi klienta. W administracji samorządowej oznacza to wyraźne rozdzielenie funkcji przyjmowania wniosków od merytorycznego ich rozpatrywania, załatwiania i sporządzania decyzji.

Jeszcze na początku lat 90., tak jak to było m.in. w Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie, funkcjonowały biura informacji, które stały się doskonałą bazą do zorganizowania w późniejszym okresie BOK (biuro obsługi klienta).

REKLAMA

Opracowanie celu i zasad funkcjonowania BOK to pierwszy etap całego przedsięwzięcia. Trudno odnieść się do jakiegoś uniwersalnego wzorca, ale z pewnością duże znaczenie ma tu wielkość organizacji oraz charakter i zakres świadczonych usług. Kolejną istotną kwestią jest opracowanie standardów obsługi klienta i tu warto czerpać wzorce z instytucji sektora prywatnego, które mają już spore doświadczenie w tym zakresie, jak np. banki lub inne instytucje finansowe.

Jedną z kluczowych decyzji jest decyzja o lokalizacji i wielkości biura. Jako kryterium w określeniu liczby spraw załatwianych w bezpośrednim kontakcie powinna być powtarzalność spraw i ilość klientów. Biuro obsługi klienta powinno być pierwszym miejscem, do którego chce trafić interesant. Właściwe oznaczenie biura i stanowisk ma tu duże znaczenie. Idealnym rozwiązaniem jest lokalizacja na parterze budynku, pozbawionym całkowicie barier architektonicznych. Powierzchnia lokalu powinna umożliwiać jednoczesne przebywanie i załatwianie spraw dużej liczbie klientów. Obsługa powinna odbywać się w przyjaznych warunkach, dlatego należy pamiętać o pewnych elementarnych kwestiach, takich jak zapewnienie siedzących miejsc dla oczekujących na załatwienie sprawy, stoliki lub blaty na wypełnienie dokumentów, wieszaki na ubranie wierzchnie, bezpłatny dostęp do internetu, ksera, a także dostęp do toalety. Szczególną uwagę należy zwrócić na zapewnienie bezpośredniego kontaktu pracownika z klientem oraz zapewnienie poufności i dyskrecji przy załatwianiu spraw.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ze względu na specyfikę miejsca, która powoduje, że jednocześnie może przebywać w nim duża liczba osób oraz mając na uwadze bezpieczeństwo, wykorzystuje się najnowsze technologie do monitorowania tych miejsc, np. monitoring telewizyjny, przeciwpożarowy. Ważne, aby w biurze zapewniona była właściwa wentylacja i klimatyzacja.

REKLAMA

Biuro to także pracownicy świadczący bezpośrednią obsługę. Od ich osobowości i fachowości będzie zależało, czy biuro obsługi klienta spełni swoją funkcję. Miejsce pracy w biurze obsługi klienta determinuje pewne cechy charakteru, jakie powinien mieć pracownik.

W biurze eksponowane są materiały informacyjne i broszury, których lektura skraca ewentualny czas oczekiwania. Biuro obsługi klienta w urzędzie miasta Dzierżoniowo to centrum logistyczne, a do jego zakresu działania włączono także komórki urzędu zlokalizowane na parterze urzędu, które zajmują się bezpośrednią obsługą klienta, tj. urzędu stanu cywilnego i referat spraw obywatelskich, ze względu na szczególne przepisy postępowania z danymi osobowymi.

 


WANDA OSTROWSKA

sekretarz miasta, Urząd Miasta w Dzierżoniowie

 

ŁS

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rekordowa liczba pasażerów z lotniska Chopina

Ponad 2 mln odprawionych w ciągu miesiąca pasażerów. To rekord, który padł w czerwcu na lotnisku Chopina. Z szacunków wynika, ze w całym roku ta liczba będzie wynosić 20 mln. 

Darmowe potańcówki w Warszawie

Wracają potańcówki na Grochowskiej. Od 12 lipca mieszkańcy dzielnicy Praga-Południe i okolic będą mogli tańczyć do muzyki z różnych stron świata. 

Koncert życzeń związków nauczycielskich: 500 zł dodatku za wychowawstwo, 15% lub 20% podwyżki w 2025 roku, 4 dni urlopu na żądanie, zmiany w zastępstwach, odprawach, godzinach ponadwymiarowych i inne postulaty

Związek Nauczycielstwa Polskiego i  Prezydium Krajowej Sekcji Oświaty i Wychowania NSZZ "Solidarność" wystosowały 10 lipca 2024 r. odrębne pisma do Ministerstwa Edukacji Narodowej zawierające obszerne listy spraw wymagających pilnego uregulowania. Są to odpowiedzi na ustalenia grupy roboczej ds. wynagradzania nauczycieli z 26 czerwca br. działającej w ramach Zespołu ds. pragmatyki zawodowej nauczycieli. Czego domagają się związkowcy?

Mięsak. Poznaj objawy tego nowotworu

Mięsak to rzadki nowotwór. Stanowi około 1% wszystkich nowotworów u dorosłych i około 15% u dzieci. Lipiec to miesiąc poświęcony budowaniu świadomości na temat mięsaków. Warto wiedzieć, czym są te nowotwory, jakie dają objawy i jak ważna jest szybka diagnoza. 

REKLAMA

Czy warto iść na tradycyjne studia w 2024 roku? Gdzie zdobyć praktyczne umiejętności przydatne w pracy?

Dziś coraz więcej osób kwestionuje sens tradycyjnego modelu akademickiego, który koncentruje się głównie na zdobywaniu wiedzy teoretycznej, bez jednoczesnego zapewnienia praktycznych umiejętności przydatnych na rynku pracy. Także rosnące koszty edukacji oraz obawy o przyszłe zatrudnienie skłaniają młodych ludzi do poszukiwania alternatywnych ścieżek rozwoju zawodowego, takich jak kursy, szkolenia praktyczne czy praca zdalna. Czy warto zatem jeszcze iść na tradycyjne studia?

Dyrektor CKE: Będą zmiany w maturach i egzaminie ósmoklasisty w 2025 r. Rok szkolny 2024/2025: Odchudzona o 20% podstawa programowa

Dyrektor Centralnej Komisji Egzaminacyjnej Marcin Smolik w rozmowie z Polską Agencją Prasową udzielił informacji odnośnie zmian w maturach i egzaminie ósmoklasisty wynikających z uszczuplenia podstawy programowej od roku szkolnego 2024/2025. Najwięcej zmian ma być na egzaminie maturalnym z języka polskiego, tak pisemnym, jak i ustnym, np. znacznie skrócona zostanie lista pytań jawnych.

Min. Sikorski: kilka tysięcy osób w Polsce zgłosiło się do Legionu Ukraińskiego. Polska zapewnia sprzęt i szkolenie

Kilka tysięcy osób zarejestrowało się już w Polsce, aby dołączyć do Legionu Ukraińskiego, czyli nowej ukraińskiej ochotniczej jednostki wojskowej - poinformował minister spraw zagranicznych Radosław Sikorski podczas Forum Publicznego NATO, zorganizowanego przy okazji szczytu tej organizacji w Waszyngtonie.

Od piątku utrudnienia w Warszawie

W piątek kierowcy w stolicy napotkają utrudnienia na Wale Miedzeszyńskim i moście Poniatowskiego. 

REKLAMA

Poprawka matury w sierpniu 2024

Kiedy jest poprawka matury w sierpniu 2024 roku? Kiedy jest poprawkowa matura pisemna, a kiedy ustna? Co trzeba zrobić, aby przystąpić do terminu poprawkowego? Wyników można spodziewać się we wtorek 10 września 2024 r.

Siedem wsi w Polsce stanie się miastem od początku 2025 roku. Wiemy już które

Od 1 stycznia 2025 r. roku w Polsce przybędzie siedem miast. Tak wynika z założeń projektu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalenia granic niektórych gmin i miast, nadania niektórym miejscowościom statusu miasta oraz zmiany siedziby władz gminy, które zostały opublikowane 9 lipca 2024 r. w wykazie prac legislacyjnych rządu. Nastąpi też 7 zmian dotyczących ustalenia granic gmin i 11 zmian dotyczących ustalenia granic miast.

REKLAMA