REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady obrotu dokumentami elektronicznymi

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krzysztof Polak

REKLAMA

REKLAMA

O elektronicznym urzędzie można mówić wtedy, gdy urzędowy system teleinformatyczny obsługujący e-dokumenty spełnia wymagania wynikające z aktów prawnych. Przeprowadzenie takiego procesu nie jest ani łatwe, ani szybkie.

System informatyczny urzędu sam może pełnić funkcję elektronicznej skrzynki podawczej (ESP). Dla realizacji tej funkcji może korzystać z usług udostępnianych przez zewnętrznego dostawcę. W każdym z tych przypadków powinien spełniać opisane poniżej wymagania, jakie wynikają z obowiązujących przepisów.

REKLAMA

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651) urząd jest zobowiązany do poinformowania w BIP o adresie skrzynki podawczej oraz akceptowanych strukturach oraz zakresie użytkowym dokumentów. Adresem skrzynki podawczej może być strona www urzędu umożliwiająca złożenie i podpisanie elektronicznego wniosku np: www.nazwa_urzedu.pl/SP/. Skrzynka podawcza, przyjmując wniosek drogą elektroniczną, ma obowiązek wygenerować i udostępnić interesantowi urzędowe poświadczenie odbioru (definicję zawiera par. 2 pkt 4 wspomnianego rozporządzenia), co ma potwierdzać fakt przyjęcia dokumentu przez urząd.

Elektroniczne doręczanie pism

REKLAMA

Zasady dostarczania przez urząd pisma w formie elektronicznej do interesanta określa rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664). W tym procesie konieczne jest również urzędowe poświadczanie odbioru. Poświadczenie to powinno być wystawiane przez osobę odbierającą pismo przed odebraniem dokumentu elektronicznego. Podstawowym założeniem jest udostępnienie dokumentu interesantowi, dopiero po poświadczeniu jego odbioru z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. System informatyczny powinien przekazywać interesantowi informacje o oczekującym na odebranie piśmie. Interesant na stronie urzędu powinien mieć możliwość podpisania poświadczenia odbioru. W tym celu urzędowy system IT powinien udostępnić w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata dokument do pobrania.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2005 r. nr 212, poz. 1766) system IT w urzędzie powinien przetwarzać dokumenty elektroniczne w formacie XML. Przepisy przewidują, że w przypadku formatów DOC i PDF mogą one służyć jedynie jako format prezentacyjny. Oznacza to, że do zapisu danych powinno się używać XML'a. Dane XML mogą wprawdzie wygenerować PDF'a lub DOC'a, ale nie powinno się później pracować na tych plikach jak na dokumentach elektronicznych.

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664) określa zarówno tryb wysyłania dokumentów podpisywanych przez urzędników, jak i weryfikacji podpisów złożonych przez interesantów. System informatyczny urzędu powinien umożliwiać obsługę podpisu elektronicznego niezależnie od tego, w jakim centrum został wydany certyfikat kwalifikowany.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Udostępnianie danych z rejestrów

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. z 2005 r. nr 205, poz. 1692) stanowi, że dane zgromadzone w rejestrze udostępnia się na wniosek złożony pisemnie lub elektronicznie. Podmiot prowadzący rejestr zobowiązany jest poinformować w BIP o warunkach, sposobie, zakresie, terminie i formacie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze. Podmiot umieszcza również w BIP format, w jakim są udostępniane dane elektroniczne.

 

Prezentacja i weryfikacja dokumentu

Zgodnie z rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664) urząd powinien udostępnić bezpłatne oprogramowanie dla interesantów, które umożliwi im:

• przeglądanie przesłanego przez urząd pisma wraz z weryfikacją kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby, która podpisywała to pismo,

• weryfikację autentyczności urzędowego poświadczenia odbioru i prezentację czasu podpisania potwierdzenia,

• weryfikację podpisu osoby odbierającej pismo.

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565) urząd powinien zgłosić swój system teleinformatyczny do Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych, wskazując jednocześnie rodzaj przekazywanych informacji:

• datę rozpoczęcia realizacji zadań publicznych za pomocą systemu teleinformatycznego,

• zadania publiczne, do których realizacji jest używany system, ze wskazaniem podstawy prawnej ich realizacji,

• jednostkę organizacyjną używającą systemu teleinformatycznego,

• opis techniczny systemu teleinformatycznego,

• wskazanie, które z podanych w zgłoszeniu danych podlegają ochronie jako informacje niejawne lub inne tajemnice ustawowo chronione, w jakim zakresie i na jakiej podstawie.

Minimalne wymagania dla systemów

Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565) wskazuje, że dla realizacji zadań publicznych używany system teleinformatyczny powinien spełniać minimalne wymagania dla takich systemów. Podstawowym założeniem jest zapewnienie wzajemnej spójności oraz sprawnej i bezpiecznej wymiany informacji w formie elektronicznej. Ponadto podmiot publiczny wykorzystujący do swoich działań system teleinformatyczny jest zobligowany do umieszczenia w BIP następujących informacji o systemie:

• zestawienia struktur dokumentów elektronicznych,

• formaty danych,

• protokoły komunikacyjne i szyfrujące,

• testy akceptacyjne systemu teleinformatycznego.

DEFINICJE

Dokument elektroniczny - zbiór danych uporządkowany w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Elektroniczny formularz - program umożliwiający przygotowanie dokumentu, najczęściej na stronie internetowej urzędu.

Informatyczny nośnik danych - materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej, np. płyta CD, pendrive itp.

Urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektroniczne dołączone do odbieranego pisma, potwierdzające fakt złożenia w urzędzie dokumentu (poświadczenie przedłożenia podpisywane HSM przez system IT w urzędzie podczas składania wniosku).

HSM (ang. hardware security modul) - sprzętowy moduł bezpieczeństwa, generujący i przechowujący materiał kryptograficzny służący do podpisywania urzędowego poświadczenia odbioru.

Krzysztof Polak

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odwołanie od decyzji administracyjnej. Najważniejsze informacje

Wiele życiowych spraw załatwianych jest decyzją administracyjną. Może to być np. zameldowanie na pobyt stały lub czasowy, przyznanie lub odmowa zasiłku rodzinnego, cofnięcie świadczeń z MOPS, przyjęcie lub nieprzyjęcie dziecka do przedszkola albo szkoły, określenie wysokości podatku od nieruchomości, pozwolenie na budowę, zajęcie pasa drogowego, zasiłków z tytułu choroby i macierzyństwa, świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Coraz więcej Polaków regularnie podróżuje koleją. Dokąd i jak często jeździmy pociągiem?

Kolej w Polsce przeżywa rozkwit – w ubiegłym roku odnotowano rekordową liczbę przejazdów. Aż 45% Polaków deklaruje sympatię do tego środka transportu, szczególnie młodzi (16–24 lata) i mieszkańcy Pomorza, którzy podróżują średnio 33 razy rocznie. Jaka jest najczęściej uczęszczana trasa? W jakie dni Polacy najczęściej kupują bilety? Jaki rodzaj pociągu preferują?

Renta wdowia. 320 tys. osób już otrzymało świadczenia. Sprawdź, czy też możesz dostać

Już 320 tys. osób otrzymało świadczenia w ramach renty wdowiej z ZUS. Wnioski nadal można składać. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że dzięki rencie wdowiej świadczeniobiorcy zyskają średnio 358,27 zł.

Próg zaostrzony z 50 proc. do 25 proc. Nowe przepisy MEN zmieniają wszystko w szkołach

Istotne zmiany przepisów dla uczniów zakłada nowy projekt Ministerstwa Edukacji Narodowej, który został już skierowany do konsultacji. Będą surowsze zasady w szkołach. Projekt zakłada m.in., że uczeń nie będzie klasyfikowany z jednego, kilku albo wszystkich przedmiotów, gdy przekroczy próg 25 proc. nieobecności nieusprawiedliwionej.

REKLAMA

Od marzeń do nauki – po co naprawdę Sławosz Uznański – Wiśniewski poleciał w kosmos?

Śledzimy media społecznościowe, zdjęcia Ziemi z orbity i codzienne relacje Sławosza Uznańskiego-Wiśniewskiego z Międzynarodowej Stacji Kosmicznej. Ale za tą medialną euforią kryje się znacznie więcej niż symboliczny gest. Co z tego lotu wynika dla Polski? Jakie są realne, wymierne korzyści dla gospodarki, nauki i przemysłu?

Pensje w samorządach z wyrównaniem. Czy również dla byłych pracowników?

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych zaczęła obowiązywać od 14 czerwca 2025 r. Nowe stawki wynagrodzeń będą należne pracownikom z wyrównaniem od 1 marca 2025 r.

Stacje hydrologiczne odnotowują rekordy dobowego opadu deszczu. Ulewy w całym kraju

Aż jedenaście stacji hydrologicznych zanotowało opad dobowy wyższy niż dotychczasowa maksymalna suma dobowa - wynika z danych Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej. Dwukrotnie wyższy poziom odnotowano na trzech stacjach, na jednej - trzykrotnie wyższy.

„Jak mogliśmy do tego dopuścić?” – dramatyczny stan zdrowia dzieci w jednym z najbogatszych krajów

W ostatnich latach znacznie pogorszył się stan zdrowia dzieci w jednym z najbogatszych krajów świata. Z najnowszego raportu wynika, że najmłodsi chorują i umierają tam częściej niż ich rówieśnicy w innych wysoko rozwiniętych państwach. Główne przyczyny to wypadki, przemoc i choroby cywilizacyjne, ale nie tylko.

REKLAMA

Patrz na skład! Ogólnopolska kampania o świadomej suplementacji

Jak często poświęcamy chwilę, by sprawdzić skład na etykiecie? Kampania „Patrz na skład” zachęca do zastanowienia się nad naszymi codziennymi decyzjami i promuje świadome podejście do suplementacji.

Segregacja odpadów to za mało. Ekspert: "Najlepsze śmieci to te, które nigdy nie powstały"

Dlaczego recykling nie wystarczy? Jakie błędy popełniamy w gospodarowaniu bioodpadami? I co musi się zmienić, by Polska była gotowa na gospodarkę obiegu zamkniętego? O tym wszystkim opowiada Michał Paca – ekspert ds. gospodarki odpadami i zrównoważonego rozwoju.

REKLAMA