REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady obrotu dokumentami elektronicznymi

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krzysztof Polak

REKLAMA

REKLAMA

O elektronicznym urzędzie można mówić wtedy, gdy urzędowy system teleinformatyczny obsługujący e-dokumenty spełnia wymagania wynikające z aktów prawnych. Przeprowadzenie takiego procesu nie jest ani łatwe, ani szybkie.

System informatyczny urzędu sam może pełnić funkcję elektronicznej skrzynki podawczej (ESP). Dla realizacji tej funkcji może korzystać z usług udostępnianych przez zewnętrznego dostawcę. W każdym z tych przypadków powinien spełniać opisane poniżej wymagania, jakie wynikają z obowiązujących przepisów.

REKLAMA

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651) urząd jest zobowiązany do poinformowania w BIP o adresie skrzynki podawczej oraz akceptowanych strukturach oraz zakresie użytkowym dokumentów. Adresem skrzynki podawczej może być strona www urzędu umożliwiająca złożenie i podpisanie elektronicznego wniosku np: www.nazwa_urzedu.pl/SP/. Skrzynka podawcza, przyjmując wniosek drogą elektroniczną, ma obowiązek wygenerować i udostępnić interesantowi urzędowe poświadczenie odbioru (definicję zawiera par. 2 pkt 4 wspomnianego rozporządzenia), co ma potwierdzać fakt przyjęcia dokumentu przez urząd.

Elektroniczne doręczanie pism

REKLAMA

Zasady dostarczania przez urząd pisma w formie elektronicznej do interesanta określa rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664). W tym procesie konieczne jest również urzędowe poświadczanie odbioru. Poświadczenie to powinno być wystawiane przez osobę odbierającą pismo przed odebraniem dokumentu elektronicznego. Podstawowym założeniem jest udostępnienie dokumentu interesantowi, dopiero po poświadczeniu jego odbioru z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. System informatyczny powinien przekazywać interesantowi informacje o oczekującym na odebranie piśmie. Interesant na stronie urzędu powinien mieć możliwość podpisania poświadczenia odbioru. W tym celu urzędowy system IT powinien udostępnić w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata dokument do pobrania.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2005 r. nr 212, poz. 1766) system IT w urzędzie powinien przetwarzać dokumenty elektroniczne w formacie XML. Przepisy przewidują, że w przypadku formatów DOC i PDF mogą one służyć jedynie jako format prezentacyjny. Oznacza to, że do zapisu danych powinno się używać XML'a. Dane XML mogą wprawdzie wygenerować PDF'a lub DOC'a, ale nie powinno się później pracować na tych plikach jak na dokumentach elektronicznych.

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664) określa zarówno tryb wysyłania dokumentów podpisywanych przez urzędników, jak i weryfikacji podpisów złożonych przez interesantów. System informatyczny urzędu powinien umożliwiać obsługę podpisu elektronicznego niezależnie od tego, w jakim centrum został wydany certyfikat kwalifikowany.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Udostępnianie danych z rejestrów

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. z 2005 r. nr 205, poz. 1692) stanowi, że dane zgromadzone w rejestrze udostępnia się na wniosek złożony pisemnie lub elektronicznie. Podmiot prowadzący rejestr zobowiązany jest poinformować w BIP o warunkach, sposobie, zakresie, terminie i formacie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze. Podmiot umieszcza również w BIP format, w jakim są udostępniane dane elektroniczne.

 

Prezentacja i weryfikacja dokumentu

Zgodnie z rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664) urząd powinien udostępnić bezpłatne oprogramowanie dla interesantów, które umożliwi im:

• przeglądanie przesłanego przez urząd pisma wraz z weryfikacją kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby, która podpisywała to pismo,

• weryfikację autentyczności urzędowego poświadczenia odbioru i prezentację czasu podpisania potwierdzenia,

• weryfikację podpisu osoby odbierającej pismo.

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565) urząd powinien zgłosić swój system teleinformatyczny do Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych, wskazując jednocześnie rodzaj przekazywanych informacji:

• datę rozpoczęcia realizacji zadań publicznych za pomocą systemu teleinformatycznego,

• zadania publiczne, do których realizacji jest używany system, ze wskazaniem podstawy prawnej ich realizacji,

• jednostkę organizacyjną używającą systemu teleinformatycznego,

• opis techniczny systemu teleinformatycznego,

• wskazanie, które z podanych w zgłoszeniu danych podlegają ochronie jako informacje niejawne lub inne tajemnice ustawowo chronione, w jakim zakresie i na jakiej podstawie.

Minimalne wymagania dla systemów

Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565) wskazuje, że dla realizacji zadań publicznych używany system teleinformatyczny powinien spełniać minimalne wymagania dla takich systemów. Podstawowym założeniem jest zapewnienie wzajemnej spójności oraz sprawnej i bezpiecznej wymiany informacji w formie elektronicznej. Ponadto podmiot publiczny wykorzystujący do swoich działań system teleinformatyczny jest zobligowany do umieszczenia w BIP następujących informacji o systemie:

• zestawienia struktur dokumentów elektronicznych,

• formaty danych,

• protokoły komunikacyjne i szyfrujące,

• testy akceptacyjne systemu teleinformatycznego.

DEFINICJE

Dokument elektroniczny - zbiór danych uporządkowany w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Elektroniczny formularz - program umożliwiający przygotowanie dokumentu, najczęściej na stronie internetowej urzędu.

Informatyczny nośnik danych - materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej, np. płyta CD, pendrive itp.

Urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektroniczne dołączone do odbieranego pisma, potwierdzające fakt złożenia w urzędzie dokumentu (poświadczenie przedłożenia podpisywane HSM przez system IT w urzędzie podczas składania wniosku).

HSM (ang. hardware security modul) - sprzętowy moduł bezpieczeństwa, generujący i przechowujący materiał kryptograficzny służący do podpisywania urzędowego poświadczenia odbioru.

Krzysztof Polak

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność trenera personalnego za kontuzje

Branża fitness dynamicznie się rozwija. Coraz więcej osób uzyskuje kwalifikacje trenera personalnego lub instruktora fitness i podejmuje się trenowania podopiecznych w ramach współpracy z siłownią, czy klubem fitness, albo działając na własną rękę. W toku takich treningów zdarzają się jednak kontuzje.

Strefa czystego transportu (STC) w Krakowie od 1 stycznia 2026 r.

W głosowaniu przeprowadzonym w nocy ze środy (11.06.) na czwartek (12.06.), Rada Miasta Krakowa większością głosów zdecydowała, że SCT zacznie obowiązywać od stycznia 2026 r. i obejmie obszar do granic IV obwodnicy. Oznacza to, że nowymi przepisami objęta zostanie niemal cała powierzchnia miasta – z wyłączeniem jego obrzeży, w tym m.in. Wzgórz Krzesławickich i Swoszowic.

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Patologie publicznej służby zdrowia. OZPSP: Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych firm; lekarz na kontrakcie to prywatna działalność prowadzona na szpitalnym sprzęcie

W ochronie zdrowia państwo nie istnieje; publiczny system to maszynka do zarabiania pieniędzy - powiedział w wywiadzie dla PAP Mariusz Trojanowski z Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Szpitali Powiatowych (OZPSP). Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych podmiotów - podkreślił.

REKLAMA

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

Tańsze leki dzięki importowi równoległemu? Konieczne są zmiany legislacyjne w obszarze importu równoległego. Apel do resortu zdrowia

Trwają prace nad nowelizacją ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw. Stowarzyszenie reprezentujące importerów równoległych leków apeluje o uproszczenie procedur i likwidację barier administracyjnych, które dziś blokują ten segment rynku.

Ponad 500 pociągów PKP Intercity na dobę w nowym rozkładzie jazdy na lato

15 czerwca wchodzi w życie letni rozkład jazdy PKP Intercity. Wiceminister infrastruktury Piotr Malepszak zapowiedział, że planowanych jest ponad 500 pociągów na dobę.

Prof. Jerzy Stępień: Potrzebujemy holistycznego spojrzenia na samorząd

Po raz pierwszy w historii niepubliczna uczelnia została współorganizatorem Zjazdu Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego. Wydarzenie, które na stałe wpisało się w kalendarz akademicki, w tym roku odbywa się na Uczelni Łazarskiego. O znaczeniu tej zmiany, stanie polskiego samorządu terytorialnego oraz wyzwaniach dla prawa konstytucyjnego rozmawiamy z prof. Jerzym Stępniem – byłym prezesem Trybunału Konstytucyjnego, współtwórcą reformy samorządowej i wykładowcą Uczelni Łazarskiego.

REKLAMA

Pożar w lesie. Co robić?

Od stycznia do 28 maja w Polsce odnotowano 2491 pożarów lasów. Brak śniegu zimą i sucha wiosna zwiększyły zagrożenie pożarowe. W lasach panuje susza, dlatego strażacy i leśnicy apelują o ostrożność.

Minimum 8000 zł brutto dla pracowników sądów? Związki zawodowe apelują o reformy

Brak rąk do pracy, niskie wynagrodzenia i narastający problem rotacji – pracownicy sądów alarmują, że bez systemowych reform i podwyżek polski wymiar sprawiedliwości może się załamać. Związek Zawodowy Ad Rem wskazuje, że choć podpisano porozumienie z rządem, jest to dopiero pierwszy krok do normalizacji.

REKLAMA