Kategorie

Zasady obrotu dokumentami elektronicznymi

Krzysztof Polak
O elektronicznym urzędzie można mówić wtedy, gdy urzędowy system teleinformatyczny obsługujący e-dokumenty spełnia wymagania wynikające z aktów prawnych. Przeprowadzenie takiego procesu nie jest ani łatwe, ani szybkie.

System informatyczny urzędu sam może pełnić funkcję elektronicznej skrzynki podawczej (ESP). Dla realizacji tej funkcji może korzystać z usług udostępnianych przez zewnętrznego dostawcę. W każdym z tych przypadków powinien spełniać opisane poniżej wymagania, jakie wynikają z obowiązujących przepisów.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651) urząd jest zobowiązany do poinformowania w BIP o adresie skrzynki podawczej oraz akceptowanych strukturach oraz zakresie użytkowym dokumentów. Adresem skrzynki podawczej może być strona www urzędu umożliwiająca złożenie i podpisanie elektronicznego wniosku np: www.nazwa_urzedu.pl/SP/. Skrzynka podawcza, przyjmując wniosek drogą elektroniczną, ma obowiązek wygenerować i udostępnić interesantowi urzędowe poświadczenie odbioru (definicję zawiera par. 2 pkt 4 wspomnianego rozporządzenia), co ma potwierdzać fakt przyjęcia dokumentu przez urząd.

Elektroniczne doręczanie pism

Reklama

Zasady dostarczania przez urząd pisma w formie elektronicznej do interesanta określa rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664). W tym procesie konieczne jest również urzędowe poświadczanie odbioru. Poświadczenie to powinno być wystawiane przez osobę odbierającą pismo przed odebraniem dokumentu elektronicznego. Podstawowym założeniem jest udostępnienie dokumentu interesantowi, dopiero po poświadczeniu jego odbioru z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. System informatyczny powinien przekazywać interesantowi informacje o oczekującym na odebranie piśmie. Interesant na stronie urzędu powinien mieć możliwość podpisania poświadczenia odbioru. W tym celu urzędowy system IT powinien udostępnić w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata dokument do pobrania.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2005 r. nr 212, poz. 1766) system IT w urzędzie powinien przetwarzać dokumenty elektroniczne w formacie XML. Przepisy przewidują, że w przypadku formatów DOC i PDF mogą one służyć jedynie jako format prezentacyjny. Oznacza to, że do zapisu danych powinno się używać XML'a. Dane XML mogą wprawdzie wygenerować PDF'a lub DOC'a, ale nie powinno się później pracować na tych plikach jak na dokumentach elektronicznych.

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664) określa zarówno tryb wysyłania dokumentów podpisywanych przez urzędników, jak i weryfikacji podpisów złożonych przez interesantów. System informatyczny urzędu powinien umożliwiać obsługę podpisu elektronicznego niezależnie od tego, w jakim centrum został wydany certyfikat kwalifikowany.

Udostępnianie danych z rejestrów

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. z 2005 r. nr 205, poz. 1692) stanowi, że dane zgromadzone w rejestrze udostępnia się na wniosek złożony pisemnie lub elektronicznie. Podmiot prowadzący rejestr zobowiązany jest poinformować w BIP o warunkach, sposobie, zakresie, terminie i formacie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze. Podmiot umieszcza również w BIP format, w jakim są udostępniane dane elektroniczne.

 

Prezentacja i weryfikacja dokumentu

Zgodnie z rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664) urząd powinien udostępnić bezpłatne oprogramowanie dla interesantów, które umożliwi im:

• przeglądanie przesłanego przez urząd pisma wraz z weryfikacją kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby, która podpisywała to pismo,

• weryfikację autentyczności urzędowego poświadczenia odbioru i prezentację czasu podpisania potwierdzenia,

• weryfikację podpisu osoby odbierającej pismo.

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565) urząd powinien zgłosić swój system teleinformatyczny do Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych, wskazując jednocześnie rodzaj przekazywanych informacji:

• datę rozpoczęcia realizacji zadań publicznych za pomocą systemu teleinformatycznego,

• zadania publiczne, do których realizacji jest używany system, ze wskazaniem podstawy prawnej ich realizacji,

• jednostkę organizacyjną używającą systemu teleinformatycznego,

• opis techniczny systemu teleinformatycznego,

• wskazanie, które z podanych w zgłoszeniu danych podlegają ochronie jako informacje niejawne lub inne tajemnice ustawowo chronione, w jakim zakresie i na jakiej podstawie.

Minimalne wymagania dla systemów

Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565) wskazuje, że dla realizacji zadań publicznych używany system teleinformatyczny powinien spełniać minimalne wymagania dla takich systemów. Podstawowym założeniem jest zapewnienie wzajemnej spójności oraz sprawnej i bezpiecznej wymiany informacji w formie elektronicznej. Ponadto podmiot publiczny wykorzystujący do swoich działań system teleinformatyczny jest zobligowany do umieszczenia w BIP następujących informacji o systemie:

• zestawienia struktur dokumentów elektronicznych,

• formaty danych,

• protokoły komunikacyjne i szyfrujące,

• testy akceptacyjne systemu teleinformatycznego.

DEFINICJE

Dokument elektroniczny - zbiór danych uporządkowany w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Elektroniczny formularz - program umożliwiający przygotowanie dokumentu, najczęściej na stronie internetowej urzędu.

Informatyczny nośnik danych - materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej, np. płyta CD, pendrive itp.

Urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektroniczne dołączone do odbieranego pisma, potwierdzające fakt złożenia w urzędzie dokumentu (poświadczenie przedłożenia podpisywane HSM przez system IT w urzędzie podczas składania wniosku).

HSM (ang. hardware security modul) - sprzętowy moduł bezpieczeństwa, generujący i przechowujący materiał kryptograficzny służący do podpisywania urzędowego poświadczenia odbioru.

Krzysztof Polak

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    12 cze 2021
    Zakres dat:

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne?

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne? Rząd łagodzi obostrzenia covidowe, ale utrzymuje całkowity zakaz zgromadzeń spontanicznych. RPO przesłał swoje stanowisko do premiera Mateusza Morawieckiego.

    Rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów 

    Najwyższe kierownictwo - rola we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, zwaną potocznie dyrektywą o sygnalistach, pozostało 6 i pół miesiąca, aby sektor publiczny oraz duże przedsiębiorstwa wdrożyły systemy dla sygnalistów. Odpowiedzialność za to ponosi najwyższe kierownictwo.

    Program "Sportowe Wakacje+" w 2021 roku

    "Sportowe Wakacje+". Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu wraz z Fundacją Lotto im. Haliny Konopackiej przeznaczyły 30 milionów złotych na drugą edycję programu "Sportowe Wakacje+" - poinformował szef resortu, wicepremier Piotr Gliński.

    Polski Ład - utrata dochodów samorządów

    Polski Ład - w dużej mierze zapłacą za niego samorządy. Z szacunków Ministerstwa Finansów wynika, że ich dochody mają spaść o ok. 10–11 mld zł, ale rząd obiecuje, że ten ubytek pokryje specjalna subwencja inwestycyjna. Według ekspertów może ona jednak się okazać niewystarczająca.

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa - Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację przepisów dotyczących samorządów lokalnych. Dzięki nowym rozwiązaniom, młode osoby będą miały szersze możliwości do angażowania się w życie publiczne i obywatelskie.