Zasady obrotu dokumentami elektronicznymi

System informatyczny urzędu sam może pełnić funkcję elektronicznej skrzynki podawczej (ESP). Dla realizacji tej funkcji może korzystać z usług udostępnianych przez zewnętrznego dostawcę. W każdym z tych przypadków powinien spełniać opisane poniżej wymagania, jakie wynikają z obowiązujących przepisów.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651) urząd jest zobowiązany do poinformowania w BIP o adresie skrzynki podawczej oraz akceptowanych strukturach oraz zakresie użytkowym dokumentów. Adresem skrzynki podawczej może być strona www urzędu umożliwiająca złożenie i podpisanie elektronicznego wniosku np: www.nazwa_urzedu.pl/SP/. Skrzynka podawcza, przyjmując wniosek drogą elektroniczną, ma obowiązek wygenerować i udostępnić interesantowi urzędowe poświadczenie odbioru (definicję zawiera par. 2 pkt 4 wspomnianego rozporządzenia), co ma potwierdzać fakt przyjęcia dokumentu przez urząd.

Elektroniczne doręczanie pism

Zasady dostarczania przez urząd pisma w formie elektronicznej do interesanta określa rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664). W tym procesie konieczne jest również urzędowe poświadczanie odbioru. Poświadczenie to powinno być wystawiane przez osobę odbierającą pismo przed odebraniem dokumentu elektronicznego. Podstawowym założeniem jest udostępnienie dokumentu interesantowi, dopiero po poświadczeniu jego odbioru z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. System informatyczny powinien przekazywać interesantowi informacje o oczekującym na odebranie piśmie. Interesant na stronie urzędu powinien mieć możliwość podpisania poświadczenia odbioru. W tym celu urzędowy system IT powinien udostępnić w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata dokument do pobrania.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2005 r. nr 212, poz. 1766) system IT w urzędzie powinien przetwarzać dokumenty elektroniczne w formacie XML. Przepisy przewidują, że w przypadku formatów DOC i PDF mogą one służyć jedynie jako format prezentacyjny. Oznacza to, że do zapisu danych powinno się używać XML'a. Dane XML mogą wprawdzie wygenerować PDF'a lub DOC'a, ale nie powinno się później pracować na tych plikach jak na dokumentach elektronicznych.

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664) określa zarówno tryb wysyłania dokumentów podpisywanych przez urzędników, jak i weryfikacji podpisów złożonych przez interesantów. System informatyczny urzędu powinien umożliwiać obsługę podpisu elektronicznego niezależnie od tego, w jakim centrum został wydany certyfikat kwalifikowany.

Udostępnianie danych z rejestrów

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. z 2005 r. nr 205, poz. 1692) stanowi, że dane zgromadzone w rejestrze udostępnia się na wniosek złożony pisemnie lub elektronicznie. Podmiot prowadzący rejestr zobowiązany jest poinformować w BIP o warunkach, sposobie, zakresie, terminie i formacie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze. Podmiot umieszcza również w BIP format, w jakim są udostępniane dane elektroniczne.

Prezentacja i weryfikacja dokumentu

Zgodnie z rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1664) urząd powinien udostępnić bezpłatne oprogramowanie dla interesantów, które umożliwi im:

• przeglądanie przesłanego przez urząd pisma wraz z weryfikacją kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby, która podpisywała to pismo,

• weryfikację autentyczności urzędowego poświadczenia odbioru i prezentację czasu podpisania potwierdzenia,

• weryfikację podpisu osoby odbierającej pismo.

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565) urząd powinien zgłosić swój system teleinformatyczny do Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych, wskazując jednocześnie rodzaj przekazywanych informacji:

• datę rozpoczęcia realizacji zadań publicznych za pomocą systemu teleinformatycznego,

• zadania publiczne, do których realizacji jest używany system, ze wskazaniem podstawy prawnej ich realizacji,

• jednostkę organizacyjną używającą systemu teleinformatycznego,

• opis techniczny systemu teleinformatycznego,

• wskazanie, które z podanych w zgłoszeniu danych podlegają ochronie jako informacje niejawne lub inne tajemnice ustawowo chronione, w jakim zakresie i na jakiej podstawie.

Minimalne wymagania dla systemów

Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565) wskazuje, że dla realizacji zadań publicznych używany system teleinformatyczny powinien spełniać minimalne wymagania dla takich systemów. Podstawowym założeniem jest zapewnienie wzajemnej spójności oraz sprawnej i bezpiecznej wymiany informacji w formie elektronicznej. Ponadto podmiot publiczny wykorzystujący do swoich działań system teleinformatyczny jest zobligowany do umieszczenia w BIP następujących informacji o systemie:

• zestawienia struktur dokumentów elektronicznych,

• formaty danych,

• protokoły komunikacyjne i szyfrujące,

• testy akceptacyjne systemu teleinformatycznego.

DEFINICJE

Dokument elektroniczny - zbiór danych uporządkowany w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Elektroniczny formularz - program umożliwiający przygotowanie dokumentu, najczęściej na stronie internetowej urzędu.

Informatyczny nośnik danych - materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej, np. płyta CD, pendrive itp.

Urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektroniczne dołączone do odbieranego pisma, potwierdzające fakt złożenia w urzędzie dokumentu (poświadczenie przedłożenia podpisywane HSM przez system IT w urzędzie podczas składania wniosku).

HSM (ang. hardware security modul) - sprzętowy moduł bezpieczeństwa, generujący i przechowujący materiał kryptograficzny służący do podpisywania urzędowego poświadczenia odbioru.

Krzysztof Polak

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 ze zm.).