reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Temat dnia > Dwanaście standardów wymaganych od e-urzędu

Dwanaście standardów wymaganych od e-urzędu

Tworzenie przez jednostkę samorządu elektronicznego urzędu (e-urzędu) wymaga dostosowania się do szeregu standardów. Spełnienie określonych w prawie wymagań powoduje, że urząd nie tylko będzie otwarty na kontakt z mieszkańcem, ale także zapewni bezpieczeństwo realizowanych transakcji. Przedstawiamy 12 wymagań (albo wymaganych cech systemów) dla systemów informatycznych tworzących elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie.


Obowiązujące od 1 maja br. przepisy rozporządzenia z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym, dalej: rozporządzenie w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651) umożliwiają osobom fizycznym i prawnym składanie wniosków w postaci elektronicznej.

Takim urzędowym „elektronicznym okienkiem” dla interesantów stała się elektroniczna skrzynka podawcza - ESP (wymóg 1 - patrz ramka Dwanaście cech dobrego e-urzędu). Zawarte tam gotowe formularze ułatwiają składanie wniosków.

Obecnie klient może wszczynać swoją sprawę (o ile jest zdefiniowana) i urząd przygotował do niej elektroniczny formularz) bezpośrednio sprzed ekranu monitora w domu.

Zainstalowany w urzędzie system obiegu dokumentów musi być zgodny ze standardami opisanymi w ustawach i rozporządzeniach wykonawczych.

Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej

System informatyczny e-urzędu może sam pełnić funkcję elektronicznej skrzyni podawczej. W przypadku gdy nie jest to możliwe, urząd może pozyskać rozwiązanie ESP z rynku - czy to komercyjne (oferowane przez firmy IT), czy to darmowe (w ramach Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP). Popularnym i bardzo korzystnym cenowo rozwiązaniem jest dzierżawa (outsourcing) e-skrzynki podawczej w firmie ICT (technologii informacyjno-komunikacyjnych) za określoną opłatę roczną.

Dla niedużego urzędu usługa ta kosztuje ok. 150 zł miesięcznie. (Więcej o ESP pisaliśmy w nr. 7 „GSiA” w artykule „Jak wybrać elektroniczną skrzynkę podawczą”).

Wytyczne odnośnie do ESP określone zostały w rozporządzeniu w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym.

Zadaniem elektronicznej skrzynki podawczej jest przyjmowanie wniosków od interesantów (podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym) oraz wygenerowanie i udostępnienie klientowi urzędowego poświadczenia odbioru - UPO. Poświadczenie to jest dla wnioskodawcy dowodem przyjęcia jego pisma przez urząd.

Po wydaniu decyzji przez burmistrza (wójta, prezydenta) powinna ona trafić do mieszkańca (przedsiębiorcy) również w formie elektronicznej (jeżeli sobie tego życzy). Do tego celu służy usługa elektronicznego doręczania pism.

Usługa outsourcingu elelektronicznej skrzynki podawczej kosztuje dla średniej wielkości urzędu ok. 150 zł miesięcznie.

Warunkiem zgodności z wymogami prawa jest, aby UPO było podpisane przez urządzenie HSM (sprzętowy moduł kryptograficzny) spełniające normy FIPS 140-2 level 3. Dodatkowo HSM powinien znajdować się w bezpiecznym pomieszczeniu (serwerowni) z systemem kontroli dostępu klasy SA 3 lub wyższym. Urządzenie HSM może być zakupione przez urząd lub wynajęte jako usługa zewnętrzna (w ramach ESP).

Doręczenie pisma z wcześniejszym awizo

Szczegóły procesu doręczania pisma w formie elektronicznej do interesanta określa rozporządzenie z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, dalej: rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664). Występuje tutaj mechanizm odwrotny niż przy składaniu dokumentów.

Najpierw system informatyczny urzędu powinien poinformować interesanta o oczekującym na niego dokumencie elektronicznym (wysłać awizo). Następnie klient poświadcza jego odbiór swoim podpisem elektronicznym (przed otrzymaniem samego dokumentu), po czym w ciągu 10 sekund system udostępnia mieszkańcowi (przedsiębiorcy) dokument do pobrania (wymóg 2).

Taka konstrukcja procesu wymiany dokumentów gwarantuje urzędom administracji, że:

1) dokument otrzyma uprawniona osoba (zaświadcza o tym podpis elektroniczny klienta),

2) pismo zostało doręczone.

W przypadku gdyby system żądał potwierdzenia już po otrzymaniu dokumentu przez mieszkańca, mogłoby się okazać, że z powodu braku potwierdzenia przez klienta wiele doręczeń byłoby „nieskutecznych”.

Jedyny format XML

System informatyczny urzędu powinien (wymóg 3) przetwarzać dokumenty elektroniczne w formacie XML. Wynika to z załącznika nr 2 część B rozporządzenia z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w tekście: rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766). W świetle obowiązujących przepisów jest to jedyny dopuszczalny format do edycji i przetwarzania dokumentów elektronicznych w administracji. Pozostałe formaty, takie jak doc, pdf, służyć mogą jedynie do wizualizacji dokumentów XML.

Skoro obowiązujący w urzędach jest format XML, czy klient będzie miał też możliwości wysłania do urzędu pocztą e-mail standardowego dokumentu w formacie WORD (.doc) i uwiarygodnienia go podpisem elektronicznym? - Jest to problem interpretacyjny, na który będzie musiał odpowiedzieć NSA. Ustawa o informatyzacji przewiduje, że dokument wordowski służy tylko do wizualizacji i można go używać do wyświetlenia zawartości, ale nie można go edytować. Odpowiedź byłaby więc taka - jeżeli urząd chce, to może takie wnioski przyjmować, ale nie wiem, czy musi to czynić - powiedział Mirosław Januszewski, doradca w stowarzyszeniu PEMI, na konferencji „RPO 2007-2013 ostatnią szansą wsi na wyrównanie szans w dążeniu do e-społeczeństwa” zorganizowanej 23 kwietnia br. w Lublinie, przez Centrum Wspierania Administracji Pro Publico.

reklama

Czytaj także

Autor:

Źródło:

Samorzad.infor.pl

Zdjęcia


INFORLEX Plan kont – program dla księgowych jednostek budżetowych199.00 zł
reklama

Narzędzia księgowego

reklama
reklama

POLECANE

reklama
reklama

Ostatnio na forum

reklama

Compliance 2021

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Maciej Jakubowski

Aplikant radcowski

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama