| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Temat dnia > Dwanaście standardów wymaganych od e-urzędu

Dwanaście standardów wymaganych od e-urzędu

Tworzenie przez jednostkę samorządu elektronicznego urzędu (e-urzędu) wymaga dostosowania się do szeregu standardów. Spełnienie określonych w prawie wymagań powoduje, że urząd nie tylko będzie otwarty na kontakt z mieszkańcem, ale także zapewni bezpieczeństwo realizowanych transakcji. Przedstawiamy 12 wymagań (albo wymaganych cech systemów) dla systemów informatycznych tworzących elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie.


Obowiązujące od 1 maja br. przepisy rozporządzenia z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym, dalej: rozporządzenie w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. nr 200, poz. 1651) umożliwiają osobom fizycznym i prawnym składanie wniosków w postaci elektronicznej.

Takim urzędowym „elektronicznym okienkiem” dla interesantów stała się elektroniczna skrzynka podawcza - ESP (wymóg 1 - patrz ramka Dwanaście cech dobrego e-urzędu). Zawarte tam gotowe formularze ułatwiają składanie wniosków.

Obecnie klient może wszczynać swoją sprawę (o ile jest zdefiniowana) i urząd przygotował do niej elektroniczny formularz) bezpośrednio sprzed ekranu monitora w domu.

Zainstalowany w urzędzie system obiegu dokumentów musi być zgodny ze standardami opisanymi w ustawach i rozporządzeniach wykonawczych.

Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej

System informatyczny e-urzędu może sam pełnić funkcję elektronicznej skrzyni podawczej. W przypadku gdy nie jest to możliwe, urząd może pozyskać rozwiązanie ESP z rynku - czy to komercyjne (oferowane przez firmy IT), czy to darmowe (w ramach Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP). Popularnym i bardzo korzystnym cenowo rozwiązaniem jest dzierżawa (outsourcing) e-skrzynki podawczej w firmie ICT (technologii informacyjno-komunikacyjnych) za określoną opłatę roczną.

Dla niedużego urzędu usługa ta kosztuje ok. 150 zł miesięcznie. (Więcej o ESP pisaliśmy w nr. 7 „GSiA” w artykule „Jak wybrać elektroniczną skrzynkę podawczą”).

Wytyczne odnośnie do ESP określone zostały w rozporządzeniu w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym.

Zadaniem elektronicznej skrzynki podawczej jest przyjmowanie wniosków od interesantów (podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym) oraz wygenerowanie i udostępnienie klientowi urzędowego poświadczenia odbioru - UPO. Poświadczenie to jest dla wnioskodawcy dowodem przyjęcia jego pisma przez urząd.

Po wydaniu decyzji przez burmistrza (wójta, prezydenta) powinna ona trafić do mieszkańca (przedsiębiorcy) również w formie elektronicznej (jeżeli sobie tego życzy). Do tego celu służy usługa elektronicznego doręczania pism.

Usługa outsourcingu elelektronicznej skrzynki podawczej kosztuje dla średniej wielkości urzędu ok. 150 zł miesięcznie.

Warunkiem zgodności z wymogami prawa jest, aby UPO było podpisane przez urządzenie HSM (sprzętowy moduł kryptograficzny) spełniające normy FIPS 140-2 level 3. Dodatkowo HSM powinien znajdować się w bezpiecznym pomieszczeniu (serwerowni) z systemem kontroli dostępu klasy SA 3 lub wyższym. Urządzenie HSM może być zakupione przez urząd lub wynajęte jako usługa zewnętrzna (w ramach ESP).

Doręczenie pisma z wcześniejszym awizo

Szczegóły procesu doręczania pisma w formie elektronicznej do interesanta określa rozporządzenie z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, dalej: rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 227, poz. 1664). Występuje tutaj mechanizm odwrotny niż przy składaniu dokumentów.

Najpierw system informatyczny urzędu powinien poinformować interesanta o oczekującym na niego dokumencie elektronicznym (wysłać awizo). Następnie klient poświadcza jego odbiór swoim podpisem elektronicznym (przed otrzymaniem samego dokumentu), po czym w ciągu 10 sekund system udostępnia mieszkańcowi (przedsiębiorcy) dokument do pobrania (wymóg 2).

Taka konstrukcja procesu wymiany dokumentów gwarantuje urzędom administracji, że:

1) dokument otrzyma uprawniona osoba (zaświadcza o tym podpis elektroniczny klienta),

2) pismo zostało doręczone.

W przypadku gdyby system żądał potwierdzenia już po otrzymaniu dokumentu przez mieszkańca, mogłoby się okazać, że z powodu braku potwierdzenia przez klienta wiele doręczeń byłoby „nieskutecznych”.

Jedyny format XML

System informatyczny urzędu powinien (wymóg 3) przetwarzać dokumenty elektroniczne w formacie XML. Wynika to z załącznika nr 2 część B rozporządzenia z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w tekście: rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766). W świetle obowiązujących przepisów jest to jedyny dopuszczalny format do edycji i przetwarzania dokumentów elektronicznych w administracji. Pozostałe formaty, takie jak doc, pdf, służyć mogą jedynie do wizualizacji dokumentów XML.

Skoro obowiązujący w urzędach jest format XML, czy klient będzie miał też możliwości wysłania do urzędu pocztą e-mail standardowego dokumentu w formacie WORD (.doc) i uwiarygodnienia go podpisem elektronicznym? - Jest to problem interpretacyjny, na który będzie musiał odpowiedzieć NSA. Ustawa o informatyzacji przewiduje, że dokument wordowski służy tylko do wizualizacji i można go używać do wyświetlenia zawartości, ale nie można go edytować. Odpowiedź byłaby więc taka - jeżeli urząd chce, to może takie wnioski przyjmować, ale nie wiem, czy musi to czynić - powiedział Mirosław Januszewski, doradca w stowarzyszeniu PEMI, na konferencji „RPO 2007-2013 ostatnią szansą wsi na wyrównanie szans w dążeniu do e-społeczeństwa” zorganizowanej 23 kwietnia br. w Lublinie, przez Centrum Wspierania Administracji Pro Publico.

Czytaj także

Autor:

Źródło:

Samorzad.infor.pl

Zdjęcia


RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja79.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Compliance 2020

Eksperci portalu infor.pl

ExpaTax

Doradztwo podatkowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »