Organizacja pracy i obiegu dokumentów w urzędzie

Wysyłając pismo do urzędu wszczynające sprawę, obywatel nie zastanawiamy się zwykle nad tym, kto będzie ją prowadził i wydawał merytoryczną decyzję. Petenta interesuje przede wszystkim odpowiednie załatwienie jego sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, w tym właściwego obiegu dokumentów.

Jednolita instrukcja kancelaryjna ustalona dla organów gmin i związków międzygminnych oraz organów powiatów i organów samorządu województwa określa sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów, a także ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Przepisy określają m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji, przekazywania jej wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) i jego zastępcom oraz zakres czynności kancelaryjnych sekretariatów. Bardzo ważne regulacje dotyczą także korespondencji napływającej do urzędu oraz załatwiania spraw. Instrukcja może być stosowana również w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Właściwy podział zadań

Sprawne rozpoznanie sprawy warunkuje jej odpowiednie i szybkie przekazanie. Aby mogła być ona załatwiona, pismo musi trafić do odpowiedniej osoby. Przepisy określają, jaka osoba właściwa jest do podjęcia decyzji w danej sprawie. Aby usprawnić procesy decyzyjne, instrukcja kancelaryjna określa właściwy obieg dokumentów w urzędzie. Zgodnie z nią do kierownika urzędu (wójta, burmistrza, prezydenta miast) za pośrednictwem sekretariatu (kancelarii) trafia m.in. następująca korespondencja: adresowana do kierownika urzędu, dotycząca spraw o charakterze reprezentacyjnym, zastrzeżona dla kierownika urzędu, związana z organizacją, działaniem i funkcjonowaniem urzędu, jak również dotycząca skarg i wniosków w sprawie urzędu lub jego pracowników.

Część korespondencji przekazywana jest również zastępcom kierownika urzędu. Za pośrednictwem ich sekretariatów kancelaria przekazuje zastępcom korespondencję imiennie do nich adresowaną, a także dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności oraz zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu. O tym, przez kogo będzie załatwiona dana sprawa, decyduje kierownik urzędu lub jego zastępca. To te właśnie osoby przeglądając korespondencję decydują, którą sprawę załatwią same. Pozostała korespondencja zostaje przydzielona do załatwienia przez właściwe wydziały bądź pracowników.