REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Organizacja pracy i obiegu dokumentów w urzędzie

Łukasz Sobiech
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Do głównych zadań organów administracji publicznej należy załatwianie indywidualnych spraw obywateli. Aby proces ten mógł przebiegać szybko i sprawnie, konieczne jest właściwe ustalenie zasad sporządzania i obiegu dokumentów w urzędzie.

REKLAMA

Wysyłając pismo do urzędu wszczynające sprawę, obywatel nie zastanawiamy się zwykle nad tym, kto będzie ją prowadził i wydawał merytoryczną decyzję. Petenta interesuje przede wszystkim odpowiednie załatwienie jego sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, w tym właściwego obiegu dokumentów.

REKLAMA

Jednolita instrukcja kancelaryjna ustalona dla organów gmin i związków międzygminnych oraz organów powiatów i organów samorządu województwa określa sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów, a także ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Przepisy określają m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji, przekazywania jej wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) i jego zastępcom oraz zakres czynności kancelaryjnych sekretariatów. Bardzo ważne regulacje dotyczą także korespondencji napływającej do urzędu oraz załatwiania spraw. Instrukcja może być stosowana również w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Właściwy podział zadań

REKLAMA

Sprawne rozpoznanie sprawy warunkuje jej odpowiednie i szybkie przekazanie. Aby mogła być ona załatwiona, pismo musi trafić do odpowiedniej osoby. Przepisy określają, jaka osoba właściwa jest do podjęcia decyzji w danej sprawie. Aby usprawnić procesy decyzyjne, instrukcja kancelaryjna określa właściwy obieg dokumentów w urzędzie. Zgodnie z nią do kierownika urzędu (wójta, burmistrza, prezydenta miast) za pośrednictwem sekretariatu (kancelarii) trafia m.in. następująca korespondencja: adresowana do kierownika urzędu, dotycząca spraw o charakterze reprezentacyjnym, zastrzeżona dla kierownika urzędu, związana z organizacją, działaniem i funkcjonowaniem urzędu, jak również dotycząca skarg i wniosków w sprawie urzędu lub jego pracowników.

Część korespondencji przekazywana jest również zastępcom kierownika urzędu. Za pośrednictwem ich sekretariatów kancelaria przekazuje zastępcom korespondencję imiennie do nich adresowaną, a także dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności oraz zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu. O tym, przez kogo będzie załatwiona dana sprawa, decyduje kierownik urzędu lub jego zastępca. To te właśnie osoby przeglądając korespondencję decydują, którą sprawę załatwią same. Pozostała korespondencja zostaje przydzielona do załatwienia przez właściwe wydziały bądź pracowników.

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub ich zastępców pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu oraz podlegającą załatwieniu przez wydziały. Korespondencje należące do kompetencji wydziałów są przekazywane im przez pracownika sekretariatu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Sekretariat (lub referent) po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim natomiast przed przystąpieniem do jej załatwienia rejestruje jako nową sprawę.

Obowiązki referenta

Właściwi referenci odpowiadają za merytoryczne rozpatrzenie sprawy. Przyjmują podania składane do protokołu i przekazują kierownikowi wydziału. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności oraz opracowują projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkładają osobie jej aprobującej (najczęściej kierownik wydziału). Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i następnie zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje do kancelarii. Następnie pismo jest wysyłane do adresata.

Czynności kancelaryjne

Podstawowe zadania, jakie wypełnia kancelaria w urzędzie, to m.in.:

• ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

• prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

• wysyłanie korespondencji i przesyłek,

• udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.

ŁUKASZ SOBIECH

lukasz.sobiech@infor.pl

PODSTAWY PRAWNE

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074 ze zm.).

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz.U. nr 160, poz. 1073).

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Amerykanie, Niemcy i Francuzi będą produkować amunicję na Ukrainie. Podpisano już umowy z ukraińskim rządem

Koncern zbrojeniowy ze Stanów Zjednoczonych Northrop Grumman zacznie produkcję amunicji na Ukrainie. Taką informacje przekazał ukraiński portal Militarnyj. To pierwsza taka umowa między ukraińskim rządem a amerykańską firmą produkującą broń.

Za małe podwyżki dla policjantów? Będzie jednak więcej na kontach niż 4,1%? Przecież w policji już dziś jest 15 000 wakatów

Już dziś jest w Policji 15 000 wakatów. Co się stanie z zainteresowaniem pracą policjanta w przypadku podniesienia mundurowym pensji w 2025 r. tylko o 4,1%. Tyle deklaruje rząd premiera D. Tuska dla całej budżetówki w 2025 r.

Czy nauczycielka teraz może przejść na emeryturę z ZUS już po ukończeniu 55. roku życia, na czym polega wcześniejsza emerytura dla nauczycieli

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne choć formalnie emeryturą nie jest, w rzeczywistości pełni rolę wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Czy jednak wszyscy zatrudnieni w tym zawodzie mogą z takiego świadczenia z ZUS skorzystać, zy tylko gdy stracą pracę?

Od 1 września 2025 r. zmiany w szkołach. Jedna godzina tygodniowo religii. Czy coś jeszcze się zmieni?

Ministra edukacji Barbara Nowacka ogłosiła, że od 1 września 2025 roku w polskich szkołach zostanie wprowadzona jedna godzina lekcji religii. To oznacza, że uczniowie będą mieli możliwość uczestniczenia w zajęciach religijnych raz w tygodniu.

REKLAMA

Podwyżki wynagrodzeń nawet o 1000 zł dla pracowników samorządowych. Padł apel ZMP

 Związek Miast Polskich wyraził negatywną opinię o projekcie nowelizacji rozporządzenia dotyczącego wynagradzania pracowników samorządowych. 

Nauczyciele wciąż bez wynagrodzenia za opiekę nad uczniami. Od dziś wnioski. Wzór wniosku [Podróże z klasą]

Pomimo apeli ZNP nauczyciele wciąż bez wynagrodzenia za opiekę nad uczniami w czasie wycieczek szkolnych. Dziś rusza przyjmowanie wniosków do najnowszego programu dofinansowania wycieczek szkolnych (2-5 dni) [Podróże z klasą].

Zmiany w podstawie programowej. Nowa lista lektur bez Rymkiewicza i Dukaja

Minister Edukacji, Barbara Nowacka, ogłosiła, że do końca czerwca zostanie opublikowana podstawa programowa z listą lektur.

W szkołach będzie jedna godzina lekcji religii. Będzie nowe rozporządzenie MEN

Barbara Nowacka, minister edukacji, poinformowała, że od 1 września 2025 r. w szkołach będzie jedna godzina lekcji religii. Lekcje będą mogły być prowadzone w grupach międzyklasowych.

REKLAMA

Wojsko wypłaci 6000 zł mężczyznom i kobietom 18-35 lat. Ochotnicy zasilą rezerwę [Wakacje z wojskiem]

W pierwszym turnusie programu „Wakacje z wojskiem”, który rozpoczął się w ubiegłym tygodniu, udział bierze 3,5 tys. młodych Polaków w ponad 30 jednostkach wojskowych na terenie całego kraju. W sumie w okresie wakacyjnym odbędą się trzy tury szkolenia, a wniosek o udział złożyło już ponad 11 tys. osób.

Rada Języka Polskiego opublikowała PDF-a z nowymi zasadami ortografii. Zmiany w dużych literach. Prościej z imiesłowami

Rada Języka Polskiego opublikowała 11 nowych zasad polskiej ortografii. Nowe reguły pisowni w PDF-ie w artykule. Zmiany w dużych literach. Prościej z imiesłowami. 

REKLAMA