REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Organizacja pracy i obiegu dokumentów w urzędzie

Łukasz Sobiech
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Do głównych zadań organów administracji publicznej należy załatwianie indywidualnych spraw obywateli. Aby proces ten mógł przebiegać szybko i sprawnie, konieczne jest właściwe ustalenie zasad sporządzania i obiegu dokumentów w urzędzie.

REKLAMA

Wysyłając pismo do urzędu wszczynające sprawę, obywatel nie zastanawiamy się zwykle nad tym, kto będzie ją prowadził i wydawał merytoryczną decyzję. Petenta interesuje przede wszystkim odpowiednie załatwienie jego sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, w tym właściwego obiegu dokumentów.

REKLAMA

Jednolita instrukcja kancelaryjna ustalona dla organów gmin i związków międzygminnych oraz organów powiatów i organów samorządu województwa określa sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów, a także ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Przepisy określają m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji, przekazywania jej wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) i jego zastępcom oraz zakres czynności kancelaryjnych sekretariatów. Bardzo ważne regulacje dotyczą także korespondencji napływającej do urzędu oraz załatwiania spraw. Instrukcja może być stosowana również w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Właściwy podział zadań

REKLAMA

Sprawne rozpoznanie sprawy warunkuje jej odpowiednie i szybkie przekazanie. Aby mogła być ona załatwiona, pismo musi trafić do odpowiedniej osoby. Przepisy określają, jaka osoba właściwa jest do podjęcia decyzji w danej sprawie. Aby usprawnić procesy decyzyjne, instrukcja kancelaryjna określa właściwy obieg dokumentów w urzędzie. Zgodnie z nią do kierownika urzędu (wójta, burmistrza, prezydenta miast) za pośrednictwem sekretariatu (kancelarii) trafia m.in. następująca korespondencja: adresowana do kierownika urzędu, dotycząca spraw o charakterze reprezentacyjnym, zastrzeżona dla kierownika urzędu, związana z organizacją, działaniem i funkcjonowaniem urzędu, jak również dotycząca skarg i wniosków w sprawie urzędu lub jego pracowników.

Część korespondencji przekazywana jest również zastępcom kierownika urzędu. Za pośrednictwem ich sekretariatów kancelaria przekazuje zastępcom korespondencję imiennie do nich adresowaną, a także dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności oraz zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu. O tym, przez kogo będzie załatwiona dana sprawa, decyduje kierownik urzędu lub jego zastępca. To te właśnie osoby przeglądając korespondencję decydują, którą sprawę załatwią same. Pozostała korespondencja zostaje przydzielona do załatwienia przez właściwe wydziały bądź pracowników.

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub ich zastępców pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu oraz podlegającą załatwieniu przez wydziały. Korespondencje należące do kompetencji wydziałów są przekazywane im przez pracownika sekretariatu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Sekretariat (lub referent) po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim natomiast przed przystąpieniem do jej załatwienia rejestruje jako nową sprawę.

Obowiązki referenta

Właściwi referenci odpowiadają za merytoryczne rozpatrzenie sprawy. Przyjmują podania składane do protokołu i przekazują kierownikowi wydziału. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności oraz opracowują projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkładają osobie jej aprobującej (najczęściej kierownik wydziału). Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i następnie zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje do kancelarii. Następnie pismo jest wysyłane do adresata.

Czynności kancelaryjne

Podstawowe zadania, jakie wypełnia kancelaria w urzędzie, to m.in.:

• ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

• prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

• wysyłanie korespondencji i przesyłek,

• udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.

ŁUKASZ SOBIECH

lukasz.sobiech@infor.pl

PODSTAWY PRAWNE

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074 ze zm.).

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz.U. nr 160, poz. 1073).

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Są już wypłaty podwyżek 30-33% dla nauczycieli - informuje Lublin, Kalisz, Rzeszów, Biała Podlaska, Brwinów, Hrubieszów. Samorządy nie czekały do końca kwietnia

    Rozpoczęła się długo wyczekiwana wypłata podwyżek dla nauczycieli. 1 marca wyższe wynagrodzenie otrzymali nauczyciele z Lublina i Koszalina. Również mniejsze gminy uruchamiają wyższe przelewy.

    Stopnie alarmowe na terenie całego kraju. Premier Donald Tusk podpisał zarządzenia

    Premier Donald Tusk podpisał zarządzenia wprowadzające stopnie alarmowe - 2. stopnia BRAVO i 2. stopnia BRAVO-CRP na terenie całego kraju oraz 2. stopnia BRAVO wobec polskiej infrastruktury energetycznej, mieszczącej się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

    Pobyt w szpitalu - jak się przygotować?

    Pobyt w szpitalu często wiąże się ze stresem. Czasem zmniejszyć go może odpowiednie przygotowanie i wiedza o tym, co jest potrzebne do przyjęcia do szpitala. Podpowiadamy w artykule. 

    Od 1 marca 2024 r. zmiana wysokości opłaty za wydanie duplikatu Karty Dużej Rodziny

    Jaka jest aktualna wysokość opłaty za wydanie duplikatu Karty Dużej Rodziny? Kiedy pobierana jest taka opłata?

    REKLAMA

    Infolinia dla żołnierzy i ich rodzin uruchomiona - wsparcie psychologiczne

    29 lutego 2024 roku została uruchomiona bezpłatna i ogólnodostępna infolinia dla żołnierzy WP, pracowników resortu obrony narodowej oraz ich rodzin.

    29 lutego - Światowy Dzień Chorób Rzadkich. Ile ich jest na świecie?

    Dzień Chorób Rzadkich przypada na ostatni dzień lutego, data jest nieprzypadkowa. Na całym świecie 300 mln ludzi żyje z rzadkimi chorobami. 

    Jak pozbyć się mikroplastiku z wody? Prosty sposób

    Mikroplastik jest wszechobecny, niestety trafia także do pożywienia i wody. Chociaż na ten moment nie wiadomo dokładnie, jak wpływa na ludzki organizm, to wpływ ten z pewnością nie jest pozytywny. Naukowcy znaleźli sposób na pozbycie się mikroplastiku go z wody. 

    "Szczyt rolniczy" w Warszawie. Dziś premier spotkał się z protestującymi rolnikami

    Dziś w Warszawie miał miejsce "szczyt rolniczy". Premier Donald Tusk spotkał się z przedstawicielami protestujących rolników. Tematem rozmów jest m.in. kwestia napływu produktów rolno-spożywczych z Ukrainy. Rolnicy sprzeciwiają się również unijnej polityce Zielonego Ładu.

    REKLAMA

    Ustawa o dostępności w produktach i usługach od 28 czerwca 2025 roku

    Ustawa o zapewnieniu dostępności w produktach i usługach dla osób z niepełnosprawnościami i ze szczególnymi potrzebami ma wejść w życie dnia 28 czerwca 2025 roku. O jakie produkty i usługi chodzi ustawodawcy wdrażającemu unijną dyrektywę zwaną "Europejskim Aktem o Dostępności” (EAA)?

    Ekoschematy 2024 - rozporządzenie wprowadza zmiany od 15 marca

    Ekoschematy 2024 - oświadczenie zastąpi zdjęcia geotagowane. Jest projekt rozporządzenia dotyczącego zmian w dopłatach dla rolników w ramach ekoschematów. Zmiany wejdą w życie 15 marca 2024 roku.

    REKLAMA