Kategorie

Organizacja pracy i obiegu dokumentów w urzędzie

Łukasz Sobiech
inforCMS
Do głównych zadań organów administracji publicznej należy załatwianie indywidualnych spraw obywateli. Aby proces ten mógł przebiegać szybko i sprawnie, konieczne jest właściwe ustalenie zasad sporządzania i obiegu dokumentów w urzędzie.

Reklama

Wysyłając pismo do urzędu wszczynające sprawę, obywatel nie zastanawiamy się zwykle nad tym, kto będzie ją prowadził i wydawał merytoryczną decyzję. Petenta interesuje przede wszystkim odpowiednie załatwienie jego sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, w tym właściwego obiegu dokumentów.

Jednolita instrukcja kancelaryjna ustalona dla organów gmin i związków międzygminnych oraz organów powiatów i organów samorządu województwa określa sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów, a także ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Przepisy określają m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji, przekazywania jej wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) i jego zastępcom oraz zakres czynności kancelaryjnych sekretariatów. Bardzo ważne regulacje dotyczą także korespondencji napływającej do urzędu oraz załatwiania spraw. Instrukcja może być stosowana również w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Właściwy podział zadań

Reklama

Sprawne rozpoznanie sprawy warunkuje jej odpowiednie i szybkie przekazanie. Aby mogła być ona załatwiona, pismo musi trafić do odpowiedniej osoby. Przepisy określają, jaka osoba właściwa jest do podjęcia decyzji w danej sprawie. Aby usprawnić procesy decyzyjne, instrukcja kancelaryjna określa właściwy obieg dokumentów w urzędzie. Zgodnie z nią do kierownika urzędu (wójta, burmistrza, prezydenta miast) za pośrednictwem sekretariatu (kancelarii) trafia m.in. następująca korespondencja: adresowana do kierownika urzędu, dotycząca spraw o charakterze reprezentacyjnym, zastrzeżona dla kierownika urzędu, związana z organizacją, działaniem i funkcjonowaniem urzędu, jak również dotycząca skarg i wniosków w sprawie urzędu lub jego pracowników.

Część korespondencji przekazywana jest również zastępcom kierownika urzędu. Za pośrednictwem ich sekretariatów kancelaria przekazuje zastępcom korespondencję imiennie do nich adresowaną, a także dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności oraz zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu. O tym, przez kogo będzie załatwiona dana sprawa, decyduje kierownik urzędu lub jego zastępca. To te właśnie osoby przeglądając korespondencję decydują, którą sprawę załatwią same. Pozostała korespondencja zostaje przydzielona do załatwienia przez właściwe wydziały bądź pracowników.

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub ich zastępców pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu oraz podlegającą załatwieniu przez wydziały. Korespondencje należące do kompetencji wydziałów są przekazywane im przez pracownika sekretariatu.

Sekretariat (lub referent) po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim natomiast przed przystąpieniem do jej załatwienia rejestruje jako nową sprawę.

Obowiązki referenta

Właściwi referenci odpowiadają za merytoryczne rozpatrzenie sprawy. Przyjmują podania składane do protokołu i przekazują kierownikowi wydziału. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności oraz opracowują projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkładają osobie jej aprobującej (najczęściej kierownik wydziału). Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i następnie zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje do kancelarii. Następnie pismo jest wysyłane do adresata.

Czynności kancelaryjne

Podstawowe zadania, jakie wypełnia kancelaria w urzędzie, to m.in.:

• ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

• prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

• wysyłanie korespondencji i przesyłek,

• udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.

ŁUKASZ SOBIECH

lukasz.sobiech@infor.pl

PODSTAWY PRAWNE

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074 ze zm.).

• Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz.U. nr 160, poz. 1073).

 

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    22 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?