REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady obiegu korespondencji urzędowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dorota Strusiewicz-Kotela
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pisma adresowane na radę miejską trafiają do kancelarii ogólnej urzędu miejskiego. Tam koperty są otwierane, a pisma rejestrowane i dopiero po dyspozycji sekretarza urzędu lub burmistrza przekazywane do biura rady.  Datę wpływu i numer pisma można przecież napisać na kopercie. Jak rozstrzygnąć ten spór?  

Odpowiedź: Pisma, których adresatem jest rada miejska, a nie konkretny radny, powinny być otwierane w kancelarii urzędu miejskiego.

REKLAMA

Uzasadnienie: Takie rozstrzygnięcie wynika z przepisów wydanego na podstawie art. 39a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

REKLAMA

Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gminnych po to, aby we wszystkich tych urzędach istniał jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz w celu zapewnienia ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

W załączniku do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (dalej: załącznik) ustalono m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji w urzędach gmin i związków międzygminnych. Każde pismo wpływające do urzędu przyjmuje kancelaria, stanowiąca wewnętrzną komórkę organizacyjną powołaną do załatwiania spraw obsługi kancelaryjnej danego urzędu, a następnie rejestruje je w rejestrze kancelaryjnym (§ 6 ust. 1 załącznika).

Przy przyjmowaniu przesyłek przekazywanych drogą pocztową (zwłaszcza przesyłek poleconych i wartościowych) kancelaria ma obowiązek:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania,

• w razie nadejścia przesyłki uszkodzonej sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie (albo opakowaniu) oraz na potwierdzeniu odbioru i żądać od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej (§ 6 ust. 2 załącznika).

Procedura

Po otwarciu kopert sprawdza się, czy nie zawierają one pism mylnie skierowanych oraz czy dołączone są wymienione w tych pismach załączniki (§ 6 ust. 6 załącznika).

Na każdym wpływającym do urzędu piśmie umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu z datą otrzymania tego pisma i wchodzącym numerem ewidencyjnym z rejestru kancelaryjnego.

W przypadku koperty przekazywanej bez otwierania pieczątkę taką stawia się na przedniej stronie koperty (§ 6 ust. 11 załącznika).

Dopiero po wykonaniu wszystkich czynności, związanych przyjęciem korespondencji, kancelaria segreguje wpływające przesyłki według ich treści oraz przekazuje je poszczególnym sekretariatom i wydziałom (§ 6 ust. 12 załącznika).

Pisma do rady

Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej (w tym zasady dotyczące przyjmowania korespondencji przez kancelarię urzędu) mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta, burmistrza lub prezydenta miasta (§ 43 ust. 1 załącznika).

ZAPAMIĘTAJ!

Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem (§ 6 ust. 4 załącznika):

1) przesyłek adresowanych imiennie (te ma obowiązek przekazać adresatom wymienionym na kopercie z imienia i nazwiska),

2) przesyłek wartościowych (przekazuje je właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem),

3) przesyłek z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” (§ 6 ust. 4 załącznika do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

Dorota Strusiewicz-Kotela

Podstawy prawne:

• Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 223, poz. 1458)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 127, poz. 885)

 

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowy wariant Covid-19 o nazwie Nimbus. Jakie objawy?

Nowy wariant koronawirusa Covid-19, nazwany Nimbus, zaczyna się rozprzestrzeniać – podaje amerykańskie Centrum Prewencji i Kontroli Chorób (CDC). Zakażenia tym szczepem odnotowano już w Azji, Stanach Zjednoczonych oraz Europie. Nimbus objawia się przede wszystkim silnym bólem gardła, jednak nie jest groźniejszy niż wcześniejsze warianty Omikrona.

Zwolnienia lekarskie pod lupą. ZUS i pracodawcy skontrolowali tysiące pracowników

W pierwszym kwartale 2025 roku pracownicy ZUS z Pomorza przeprowadzili ponad 2,5 tysiąca kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Co dziesiąta kontrola zakończyła się odebraniem prawa do zasiłku. Okazuje się jednak, że nie tylko ZUS miał prawo do takich działań – również pracodawcy weryfikowali, czy zwolnienia były wykorzystywane zgodnie z przepisami.

Odpowiedzialność trenera personalnego za kontuzje

Branża fitness dynamicznie się rozwija. Coraz więcej osób uzyskuje kwalifikacje trenera personalnego lub instruktora fitness i podejmuje się trenowania podopiecznych w ramach współpracy z siłownią, czy klubem fitness, albo działając na własną rękę. W toku takich treningów zdarzają się jednak kontuzje.

Strefa czystego transportu (STC) w Krakowie od 1 stycznia 2026 r.

W głosowaniu przeprowadzonym w nocy ze środy (11.06.) na czwartek (12.06.), Rada Miasta Krakowa większością głosów zdecydowała, że SCT zacznie obowiązywać od stycznia 2026 r. i obejmie obszar do granic IV obwodnicy. Oznacza to, że nowymi przepisami objęta zostanie niemal cała powierzchnia miasta – z wyłączeniem jego obrzeży, w tym m.in. Wzgórz Krzesławickich i Swoszowic.

REKLAMA

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Patologie publicznej służby zdrowia. OZPSP: Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych firm; lekarz na kontrakcie to prywatna działalność prowadzona na szpitalnym sprzęcie

W ochronie zdrowia państwo nie istnieje; publiczny system to maszynka do zarabiania pieniędzy - powiedział w wywiadzie dla PAP Mariusz Trojanowski z Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Szpitali Powiatowych (OZPSP). Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych podmiotów - podkreślił.

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

Tańsze leki dzięki importowi równoległemu? Konieczne są zmiany legislacyjne w obszarze importu równoległego. Apel do resortu zdrowia

Trwają prace nad nowelizacją ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw. Stowarzyszenie reprezentujące importerów równoległych leków apeluje o uproszczenie procedur i likwidację barier administracyjnych, które dziś blokują ten segment rynku.

REKLAMA

Ponad 500 pociągów PKP Intercity na dobę w nowym rozkładzie jazdy na lato

15 czerwca wchodzi w życie letni rozkład jazdy PKP Intercity. Wiceminister infrastruktury Piotr Malepszak zapowiedział, że planowanych jest ponad 500 pociągów na dobę.

Prof. Jerzy Stępień: Potrzebujemy holistycznego spojrzenia na samorząd

Po raz pierwszy w historii niepubliczna uczelnia została współorganizatorem Zjazdu Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego. Wydarzenie, które na stałe wpisało się w kalendarz akademicki, w tym roku odbywa się na Uczelni Łazarskiego. O znaczeniu tej zmiany, stanie polskiego samorządu terytorialnego oraz wyzwaniach dla prawa konstytucyjnego rozmawiamy z prof. Jerzym Stępniem – byłym prezesem Trybunału Konstytucyjnego, współtwórcą reformy samorządowej i wykładowcą Uczelni Łazarskiego.

REKLAMA