REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady obiegu korespondencji urzędowej

Dorota Strusiewicz-Kotela
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pisma adresowane na radę miejską trafiają do kancelarii ogólnej urzędu miejskiego. Tam koperty są otwierane, a pisma rejestrowane i dopiero po dyspozycji sekretarza urzędu lub burmistrza przekazywane do biura rady.  Datę wpływu i numer pisma można przecież napisać na kopercie. Jak rozstrzygnąć ten spór?  

Odpowiedź: Pisma, których adresatem jest rada miejska, a nie konkretny radny, powinny być otwierane w kancelarii urzędu miejskiego.

REKLAMA

Uzasadnienie: Takie rozstrzygnięcie wynika z przepisów wydanego na podstawie art. 39a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

REKLAMA

Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gminnych po to, aby we wszystkich tych urzędach istniał jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz w celu zapewnienia ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

W załączniku do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (dalej: załącznik) ustalono m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji w urzędach gmin i związków międzygminnych. Każde pismo wpływające do urzędu przyjmuje kancelaria, stanowiąca wewnętrzną komórkę organizacyjną powołaną do załatwiania spraw obsługi kancelaryjnej danego urzędu, a następnie rejestruje je w rejestrze kancelaryjnym (§ 6 ust. 1 załącznika).

Przy przyjmowaniu przesyłek przekazywanych drogą pocztową (zwłaszcza przesyłek poleconych i wartościowych) kancelaria ma obowiązek:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania,

• w razie nadejścia przesyłki uszkodzonej sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie (albo opakowaniu) oraz na potwierdzeniu odbioru i żądać od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej (§ 6 ust. 2 załącznika).

Procedura

Po otwarciu kopert sprawdza się, czy nie zawierają one pism mylnie skierowanych oraz czy dołączone są wymienione w tych pismach załączniki (§ 6 ust. 6 załącznika).

Na każdym wpływającym do urzędu piśmie umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu z datą otrzymania tego pisma i wchodzącym numerem ewidencyjnym z rejestru kancelaryjnego.

W przypadku koperty przekazywanej bez otwierania pieczątkę taką stawia się na przedniej stronie koperty (§ 6 ust. 11 załącznika).

Dopiero po wykonaniu wszystkich czynności, związanych przyjęciem korespondencji, kancelaria segreguje wpływające przesyłki według ich treści oraz przekazuje je poszczególnym sekretariatom i wydziałom (§ 6 ust. 12 załącznika).

Pisma do rady

Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej (w tym zasady dotyczące przyjmowania korespondencji przez kancelarię urzędu) mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta, burmistrza lub prezydenta miasta (§ 43 ust. 1 załącznika).

ZAPAMIĘTAJ!

Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem (§ 6 ust. 4 załącznika):

1) przesyłek adresowanych imiennie (te ma obowiązek przekazać adresatom wymienionym na kopercie z imienia i nazwiska),

2) przesyłek wartościowych (przekazuje je właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem),

3) przesyłek z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” (§ 6 ust. 4 załącznika do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

Dorota Strusiewicz-Kotela

Podstawy prawne:

• Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 223, poz. 1458)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 127, poz. 885)

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ponad 854 mln zł na Sejm w 2025 roku. Będą podwyżki wynagrodzeń dla posłów i wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu. Większe ryczałty na biura poselskie

Budżet Kancelarii Sejmu na 2025 r. ma wynieść 854 mln 258 tys. zł - to ponad 80 mln więcej niż w 2024 roku. W dniu 23 lipca 2024 r. sejmowa komisja regulaminowa, spraw poselskich i immunitetowych pozytywnie zaopiniowała projekt budżetu Kancelarii Sejmu na 2025 rok. Szef Kancelarii Sejmu Jacek Cichocki poinformował, że w 2025 roku nastąpi wzrost wynagrodzeń wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu a także posłów.

Zmiany w finansowaniu ochotniczych straży pożarnych. Znamy plany ministerstwa

Wiceszef MSWiA Wiesław Leśniakiewicz przekazał, że w resorcie trwają prace nad nowelizacją rozporządzenia ws. przyznawania rekompensaty pieniężnej oraz wyrównania do wysokości rekompensaty wypłacanej strażakowi ratownikowi ochotniczej straży pożarnej.

Zmiany w wynagradzaniu pracowników samorządowych wchodzą w życie 1 sierpnia 2024 r. Pensje od 4000 zł do 6200 zł

1 sierpnia wejdzie w życie znowelizowane rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Ale na wyższe pensje można liczyć przy pensjach należnych od 1 lipca. 

Polaków ubywa, takie są fakty. Dane GUS pokazują co się dzieje, jest coraz gorzej

Polaków jest coraz mniej. W porównaniu z poprzednim rokiem liczba ludności w Polsce zmniejszyła się o prawie 130 tys. osób. Spadek liczby ludności zanotowano w 14 województwach i w 270 powiatach. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny (GUS).

REKLAMA

Tragiczne dane z weekendu - wypadki i utonięcia

Statystyki z minionego weekendu są zatrważające. W niedzielę w pięciu wypadkach śmiertelnych zginęło 5 osób, łącznie w weekend zginęło 11 osób. 17 osób utonęło.

Nie żartuj, że masz bombę w walizce, nie zostawiaj bagażu bez opieki. Mandaty są surowe

Pozostawienie na lotnisku bagaży bez opieki staje się plagą. Straż Graniczna od początku czerwca interweniowała już 125 razy. Nałożono mandaty na łączna kwotę 11 tys. zł.

Globalna awaria systemów Microsoft. Czy mamy się czym martwić w Polsce?

Wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski uspokaja, że obecnie w Polsce systemy infrastruktury informatycznej działają płynnie. 

Jak uczniowie Szkoły w Chmurze poradzili sobie z maturą? "Wyniki są dramatyczne"

Kilkanaście procent polskich maturzystów nie zdało egzaminu maturalnego. Jak poszło uczniom Szkoły w Chmurze? 

REKLAMA

Coraz większa liczba dzieci ukraińskich w polskich szkołach

Od 1 września 2024 r. do polskich szkół może pójść między 20 tys. a 60 tys. ukraińskich dzieci - szacuje Paulina Chrostowska z Centrum Edukacji Obywatelskiej. Zdaniem nauczycieli największym wyzwaniem w edukacji uczniów z doświadczeniem migracji jest bariera językowa.

Ta substancja wydłużyła życie myszy ok. 25%, wyszczupliła i zmniejszyła podatność na nowotwory. Teraz testy na ludziach

Międzynarodowa grupa badaczy aktualnie testuje nowy lek hamujący interleukinę 11, który wydłuża życie myszy prawie o jedną czwartą. Nie wiadomo jeszcze jak działa on u ludzi, ale rozpoczęto pierwsze badania kliniczne - informuje tygodnik „Nature” - ukazujące się od 1869 r. jedno z najbardziej prestiżowych czasopism naukowych.

REKLAMA