REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady obiegu korespondencji urzędowej

Dorota Strusiewicz-Kotela
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pisma adresowane na radę miejską trafiają do kancelarii ogólnej urzędu miejskiego. Tam koperty są otwierane, a pisma rejestrowane i dopiero po dyspozycji sekretarza urzędu lub burmistrza przekazywane do biura rady.  Datę wpływu i numer pisma można przecież napisać na kopercie. Jak rozstrzygnąć ten spór?  

Odpowiedź: Pisma, których adresatem jest rada miejska, a nie konkretny radny, powinny być otwierane w kancelarii urzędu miejskiego.

REKLAMA

Uzasadnienie: Takie rozstrzygnięcie wynika z przepisów wydanego na podstawie art. 39a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

REKLAMA

Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gminnych po to, aby we wszystkich tych urzędach istniał jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz w celu zapewnienia ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

W załączniku do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (dalej: załącznik) ustalono m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji w urzędach gmin i związków międzygminnych. Każde pismo wpływające do urzędu przyjmuje kancelaria, stanowiąca wewnętrzną komórkę organizacyjną powołaną do załatwiania spraw obsługi kancelaryjnej danego urzędu, a następnie rejestruje je w rejestrze kancelaryjnym (§ 6 ust. 1 załącznika).

Przy przyjmowaniu przesyłek przekazywanych drogą pocztową (zwłaszcza przesyłek poleconych i wartościowych) kancelaria ma obowiązek:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania,

• w razie nadejścia przesyłki uszkodzonej sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie (albo opakowaniu) oraz na potwierdzeniu odbioru i żądać od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej (§ 6 ust. 2 załącznika).

Procedura

Po otwarciu kopert sprawdza się, czy nie zawierają one pism mylnie skierowanych oraz czy dołączone są wymienione w tych pismach załączniki (§ 6 ust. 6 załącznika).

Na każdym wpływającym do urzędu piśmie umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu z datą otrzymania tego pisma i wchodzącym numerem ewidencyjnym z rejestru kancelaryjnego.

W przypadku koperty przekazywanej bez otwierania pieczątkę taką stawia się na przedniej stronie koperty (§ 6 ust. 11 załącznika).

Dopiero po wykonaniu wszystkich czynności, związanych przyjęciem korespondencji, kancelaria segreguje wpływające przesyłki według ich treści oraz przekazuje je poszczególnym sekretariatom i wydziałom (§ 6 ust. 12 załącznika).

Pisma do rady

Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej (w tym zasady dotyczące przyjmowania korespondencji przez kancelarię urzędu) mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta, burmistrza lub prezydenta miasta (§ 43 ust. 1 załącznika).

ZAPAMIĘTAJ!

Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem (§ 6 ust. 4 załącznika):

1) przesyłek adresowanych imiennie (te ma obowiązek przekazać adresatom wymienionym na kopercie z imienia i nazwiska),

2) przesyłek wartościowych (przekazuje je właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem),

3) przesyłek z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” (§ 6 ust. 4 załącznika do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

Dorota Strusiewicz-Kotela

Podstawy prawne:

• Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 223, poz. 1458)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 127, poz. 885)

 

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie pracowników służby medycznej: 1/3 pracowników ochrony zdrowia na kontraktach B2B

Zatrudnianie pracowników służby medycznej: 1/3 pracowników ochrony zdrowia na kontraktach B2B. Niepokojące dane Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji (AOTMiT). Resort zdrowia przygląda się sprawie.

Polska Agencja Kosmiczna: niekontrolowane wejście w atmosferę szczątków Falcon 9 nad Polską 19 lutego 2025 r. Niezidentyfikowany obiekt spadł pod Poznaniem

W dniu 19 lutego 2025 r. przed godziną 5 rano nad terytorium Polski doszło do niekontrolowanego wejścia w atmosferę szczątków członu rakiety nośnej Falcon 9 - potwierdziła Polska Agencja Kosmiczna (POLSA). Agencja zbada razem z firmą SpaceX, czy znaleziony w podpoznańskich Komornikach zbiornik jest częścią owej rakiety. Upadek fragmentu rakiety na teren zamieszkany to sytuacja wyjątkowa - podkreślił w rozmowie z PAP dr Jakub Ryzenko z CBK PAN. Dodał, że jeśli znaleziony pod Poznaniem obiekt okaże się fragmentem amerykańskiej rakiety – być może trzeba go będzie oddać USA.

Leczenie uzdrowiskowe i rehabilitacja uzdrowiskowa. Będzie rozszerzony katalog lekarzy specjalistów. Trwają prace nad rozporządzeniem

Leczenie uzdrowiskowe i rehabilitacja uzdrowiskowa. Będzie rozszerzony katalog specjalizacji lekarzy specjalistów, który będzie mógł dokonać aprobaty skierowań na leczenie uzdrowiskowe. Trwają prace nad rozporządzeniem w sprawie kierowania na leczenie uzdrowiskowe albo rehabilitację uzdrowiskową.

Objęcie nauką języka mniejszości lub języka regionalnego. Zmiany już w roku szkolnym 2025/2026 r.

Będą nowe terminy na składanie wniosków o objęcie nauką języka mniejszości lub języka regionalnego w przedszkolu lub oddziale przedszkolnym w szkole podstawowej oraz naukę języka mniejszości lub języka regionalnego i naukę własnej historii i kultury w szkole oraz na składanie oświadczeń o rezygnacji. Pojawił się projekt rozporządzenia

REKLAMA

Jaka powinna być skuteczna profilaktyka raka piersi? Możemy się uczyć od Słowenii

Wczesne wykrycie raka piersi zwiększa szanse na skuteczne leczenie i przeżycie. Kluczowa jest regularna obecność kobiet w badaniach przesiewowych. Doświadczenia Słowenii, w tym narodowy program profilaktyczny, mogą dostarczyć cennych wskazówek, które pomogą poprawić frekwencję w Polsce. Jakie działania warto podjąć, aby to osiągnąć?

Pensja minimalna robotnika i pracownika samorządowego zrównana. Samorządowcy nie są zadowoleni bo 16,65% dla najniżej wynagradzanych a 5% dla specjalistów

Dla pracowników samorządowych to jest rewolucja. Pensja minimalna w urzędach (otrzymują je osoby na najniższych stanowiskach - I grupa zaszeregowania) została zrównana z pensją minimalną dla całej Polski (4666 zł). W poprzednich latach pensja ta zawsze była niższa o 200-400 zł. Samorządy musiały dopłacić z innych źródeł do ustawowej pensji brakujące pieniądze. I grupa zaszeregowania otrzymała 16,65% podwyżki. Grupy najlepszych specjalistów tylko 5%. Stąd niezadowolenie w samorządach.

MEN: Wykaz dokumentów wymaganych do uzyskania dyplomu zawodowego

Od 11 lutego 2025 r. obowiązuje rozporządzenie w sprawie wykazu dokumentów potwierdzających kwalifikacje w zawodzie wymaganych do uzyskania dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe w zawodzie nauczanym na poziomie technika. Wykaz obejmuje 175 zawodów.

Bezpłatne leki dla seniorów i dzieci. Łatwiejszy dostęp do recept refundowanych i do szczepień. Przepisy już obowiązują

Bezpłatne leki dla seniorów i dzieci. Łatwiejszy dostęp do recept refundowanych i do szczepień. Przepisy weszły w życie w piątek, 14 lutego 2025 r. Nowela rozszerzyła m.in. katalog osób uprawnionych do wystawiania recept na bezpłatne leki dla osób 65 plus oraz poniżej 18 roku życia.

REKLAMA

1700 zł dla każdego obywatela w wieku produkcyjnym? Ekonomista: to możliwe [WYWIAD]

A gdyby tak zastąpić 800+, babciowe, zasiłki opiekuńcze, rentę socjalną i inne świadczenia jednym uniwersalnym świadczeniem, które otrzymywałby każdy obywatel w wieku produkcyjnym? O co chodzi o idei dochodu podstawowego i ile by taki program kosztował? Rozmówcą Piotra Nowaka w programie Gość Infor.pl był dr Maciej Szlinder, ekonomista, filiozof, prezes Polskiej Sieci Dochodu Podstawowego.

Jaka jest prawidłowa temperatura ludzkiego ciała? Już nie 36,6 st. C

Jaka jest prawidłowa temperatura ludzkiego ciała? Kalifornijscy lekarze i antropolodzy uznają starą normę, czyli 36,6 st. C za nieaktualną. Na przestrzeni wieków temperatura się obniżyła. Eksperci przeanalizowali przyczyny tej zmiany.

REKLAMA