REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady obiegu korespondencji urzędowej

Dorota Strusiewicz-Kotela
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pisma adresowane na radę miejską trafiają do kancelarii ogólnej urzędu miejskiego. Tam koperty są otwierane, a pisma rejestrowane i dopiero po dyspozycji sekretarza urzędu lub burmistrza przekazywane do biura rady.  Datę wpływu i numer pisma można przecież napisać na kopercie. Jak rozstrzygnąć ten spór?  

Odpowiedź: Pisma, których adresatem jest rada miejska, a nie konkretny radny, powinny być otwierane w kancelarii urzędu miejskiego.

REKLAMA

Uzasadnienie: Takie rozstrzygnięcie wynika z przepisów wydanego na podstawie art. 39a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

REKLAMA

Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gminnych po to, aby we wszystkich tych urzędach istniał jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz w celu zapewnienia ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

W załączniku do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (dalej: załącznik) ustalono m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji w urzędach gmin i związków międzygminnych. Każde pismo wpływające do urzędu przyjmuje kancelaria, stanowiąca wewnętrzną komórkę organizacyjną powołaną do załatwiania spraw obsługi kancelaryjnej danego urzędu, a następnie rejestruje je w rejestrze kancelaryjnym (§ 6 ust. 1 załącznika).

Przy przyjmowaniu przesyłek przekazywanych drogą pocztową (zwłaszcza przesyłek poleconych i wartościowych) kancelaria ma obowiązek:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania,

• w razie nadejścia przesyłki uszkodzonej sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie (albo opakowaniu) oraz na potwierdzeniu odbioru i żądać od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej (§ 6 ust. 2 załącznika).

Procedura

Po otwarciu kopert sprawdza się, czy nie zawierają one pism mylnie skierowanych oraz czy dołączone są wymienione w tych pismach załączniki (§ 6 ust. 6 załącznika).

Na każdym wpływającym do urzędu piśmie umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu z datą otrzymania tego pisma i wchodzącym numerem ewidencyjnym z rejestru kancelaryjnego.

W przypadku koperty przekazywanej bez otwierania pieczątkę taką stawia się na przedniej stronie koperty (§ 6 ust. 11 załącznika).

Dopiero po wykonaniu wszystkich czynności, związanych przyjęciem korespondencji, kancelaria segreguje wpływające przesyłki według ich treści oraz przekazuje je poszczególnym sekretariatom i wydziałom (§ 6 ust. 12 załącznika).

Pisma do rady

Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej (w tym zasady dotyczące przyjmowania korespondencji przez kancelarię urzędu) mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta, burmistrza lub prezydenta miasta (§ 43 ust. 1 załącznika).

ZAPAMIĘTAJ!

Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem (§ 6 ust. 4 załącznika):

1) przesyłek adresowanych imiennie (te ma obowiązek przekazać adresatom wymienionym na kopercie z imienia i nazwiska),

2) przesyłek wartościowych (przekazuje je właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem),

3) przesyłek z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” (§ 6 ust. 4 załącznika do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).

Dorota Strusiewicz-Kotela

Podstawy prawne:

• Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 223, poz. 1458)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 127, poz. 885)

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Znasz portal Diety NFZ? Korzysta z niego już prawie 870 tys. osób

    Portal diety.nfz.gov.pl to baza bezpłatnych przepisów na zdrowe i proste w przygotowaniu dania do samodzielnego przygotowania. Narodowy Fundusz Zdrowia podał, że z planów żywieniowych korzysta już blisko 870 tys. osób. 

    Min. rolnictwa Cz. Siekierski: Różne, nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu muszą zostać wycofane

    Minister rolnictwa i rozwoju wsi Czesław Siekierski w dniu 27 lutego 2024 r. w czasie posiedzenia unijnej Rady ds. Rolnictwa i Rybołówstwa (AGRIFISH), powiedział: – Różne, nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu muszą zostać wycofane. Komisja Europejska musi zrozumieć protestujących rolników. Rolnicy mówią: nic o nas, bez nas. List przewodniczącego Norberta Linsa pokazuje, że Parlament Europejski też oczekuje szybkich działań.

    Doradca Prezydenta RP: kontrolę nad polskim szkolnictwem obejmie bezpośrednio UE

    Profesor Andrzej Waśko, doradca prezydenta RP, przewodniczący Rady ds. Rodziny, Edukacji i Wychowania, odnosząc się do "Europejskiego obszaru edukacji" podkreślił, że polityka oświatowa, która dotąd była powierzona kompetencji rządów krajowych, stanie się częścią polityki unijnej. Zwrócił uwagę, że kontrole nad polskim szkolnictwem obejmie bezpośrednio UE.

    Min. Siekierski: KE narzuciła nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu; musimy zrozumieć protesty rolników. 27 lutego posiedzenie unijnej rady ministrów w Brukseli. 29 lutego rozmowy z rolnikami w Ministerstwie

    Komisja Europejska narzuciła zbyt duże, nieracjonalne, kosztowne wymogi Zielonego Ładu, które miały służyć środowisku, przeciwdziałać zmianom klimatu, a w rzeczywistości doprowadziły do bankructwa wielu gospodarstw - oświadczył w 26 lutego 2024 r. na konferencji prasowej w Brukseli minister rolnictwa RP Czesław Siekierski. Wcześniej tego samego dnia, jeszcze będąc w Polsce w czasie konferencji prasowej kierownictwa Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, minister Siekierski powiedział: Musimy zrozumieć protesty rolników i o to będę zabiegał na jutrzejszym posiedzeniu unijnej rady ministrów w Brukseli.

    REKLAMA

    KPO 2024. Polska nie dostanie wszystkich pieniędzy? Ekspert: 43 inwestycje i ich refinansowanie zagrożone. Konieczna rewizja polskiego KPO

    Zdaniem Łukasza Kościjańczuka, eksperta firmy doradczej CRIDO, ok. 43 inwestycji w ramach Krajowego Planu Odbudowy (z 56 zaplanowanych) może nie zostać zrealizowanych do 31 sierpnia 2026 r, co oznacza, że Polska nie otrzyma refinansowania z UE. Dlatego niezbędna jest rewizja KPO, która - jak oszacował ekspert - może objąć nawet połowę planowanych przedsięwzięć.

    D. Tusk odblokował unijne pieniądze na polskie KPO [137 mld euro, 600 mld zł]. W przyszłym tygodniu dwie ważne decyzje. von der Leyen: Razem będziemy bronić praworządności w całej Europie

    Przewodnicząca Komisji Europejskiej Ursula von der Leyen oraz premier Belgii Alexander De Croo w piątek 23 lutego 2023 r. rozmawiali w Warszawie z premierem Tuskiem. Przewodnicząca KE poinformowała po spotkaniu, że w przyszłym tygodniu zapadną dwie decyzje ws. funduszy europejskich dla Polski. Uwolnią one do 137 mld euro z funduszu spójności i Funduszu Odbudowy.

    PFRON: Od 1 marca wnioski o samochody dla osób niepełnosprawnych. Dopłata 80% od 150 000 zł albo 85% od 130 000 zł

    Maksymalna wartość samochodu objęta wsparciem wynosi 300 000 zł (osoba niepełnosprawna jest kierowcą) albo 230 000 zł (opiekun jest kierowcą). Muszą to być samochody dostosowane do potrzeb osób korzystających w poruszaniu się wózkiem inwalidzkim.

    Depresja nie wybiera. Ale na dobrostan psychiczny może wpłynąć dieta albo... pies

    23 lutego przypada Międzynarodowy Dzień Walki z Depresją. To dobra okazja do tego, aby przypomnieć sobie, że ta choroba może dotknąć każdego. Gdzie szukać pomocy? Jak poprawić swój dobrostan psychiczny? 

    REKLAMA

    Uposażenia żołnierzy zawodowych w 2024 roku [Tabela stawek]. Będzie też zmiana dot. dodatków za długoletnią służbę wojskową

    W rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej z 16 lutego 2024 r. w sprawie stawek uposażenia zasadniczego żołnierzy zawodowych zostały określone te stawki ze skutkiem od 1 stycznia 2024 r. Rozporządzenie weszło w życie 21 lutego 2024 r. Od 1 kwietnia 2024 r. będzie też zmiana dot. dodatków za długoletnią służbę wojskową żołnierzy zawodowych.

    Będzie zakaz sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. Już 64% młodzieży miało do czynienia z takimi papierosami

    Aż 64 proc. młodych ludzi miało kontakt z jednorazowymi papierosami elektronicznymi. Czy wkrótce to się skończy? Minister Zdrowia Izabela Leszczyna poinformowała w środę, że może rozpocząć pracę nad zakazem sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. 

    REKLAMA