Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Którędy do e-urzędu

Anna Rubinkowska
inforCMS
Zbyt drogi podpis elektroniczny jest barierą w wykorzystaniu możliwości e-urzędów. Ich wdrożenie wymaga też zmiany podejścia do obsługi klienta.

E-urząd to narzędzie, zbiór usług, wymagające ciągłego rozwoju, dostosowywania do nowych wymagań prawnych, oczekiwań klientów, integracji z innymi systemami, bazami danych. To proces ciągły, w którym bardzo istotna jest analiza uwag mieszkańców. Ci z kolei często wskazują na zbyt drogi podpis elektroniczny i to ten zdaje się być największą przeszkodą w elektronicznej komunikacji z urzędem. Ale nie tylko – wielu klientów wciąż preferuje tradycyjną formę załatwiania spraw – to jednak nie powinno hamować rozwoju e-urzędów.

 

Odrębna komórka dla projektu e-Łódź


Jednym z prekursorów elektronicznego urzędu jest Łódź, gdzie jeszcze w 2005 r. – przed wejściem w życie wielu aktów prawnych regulujących postępowanie z dokumentami elektronicznymi -  uruchomiono projekt e-Łódź. Okres wdrożenia przypadł na lata 2007-2009 - czas zintensyfikowanych prac legislacyjnych dotyczących informatyzacji administracji.


"Początkowo głównym problem było niejasne otoczenie prawne usług elektronicznych, brak było zasad postępowania administracyjnego z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych, instrukcja kancelaryjna nie przystawała do elektronicznego funkcjonowania urzędu"  – wspomina Artur Prasal, kierownik Biura ds. elektronicznego urzędu łódzkiego magistratu.


Jego zdaniem, przede wszystkim zbyt rygorystyczne przepisy dotyczące podpisu elektronicznego w fazie wdrożeniowej wymusiły przeprowadzenie analizy warunków prawnych i organizacyjnych funkcjonowania e-urzędu oraz podjęcie próby znalezienia „złotego środka”, który pogodziłby potrzeby mieszkańców, przedsiębiorców i możliwości prawne e-urzędu.
- "Najistotniejsze jest jednak zrozumienie i akceptacja nowego sposobu realizacji zadań przez samych pracowników. Odejście od dokumentu w postaci papierowej i zastosowanie podpisu elektronicznego, wykorzystanie komputera do czegoś więcej niż tylko jako maszyny do pisania, jest zmianą mentalną, której nie można przeprowadzić w kilka miesięcy. Czynnik ludzki i opór przed zmianami jest najtrudniejszym elementem wdrożenia elektronicznego urzędu" – mówi Artur Prasal.


Efekty uruchomienia dodatkowego środka komunikacji są już w Łodzi wyraźnie widoczne. Do magistratu w okresie 1 stycznia 2009 r. -  31 sierpnia 2009 r. wpłynęły 872 wnioski elektroniczne. Jednak ani jeden z nich nie był opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym - urząd udostępnił mieszkańcom możliwość złożenia wniosków bez podpisu kwalifikowanego ze względu na wysoki koszt tego narzędzia.


Artur Prasal podkreśla, że projektowane zmiany prawne – m.in. dotyczące podpisów elektronicznych, profilu zaufanego ePUAP, powinny upowszechnić korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej w kontakcie z urzędem. "Barierą w rozwoju e-urzędów są przepisy prawne lub ich brak, ale także brak możliwości integracji rejestrów" – podkreśla.
Obecnie Urząd Miasta Łodzi przystępuje do realizacji projektu Centrum Kontaktu z Mieszkańcem, stanowiącego rozszerzenie funkcjonalności dotychczasowego e-urzędu w zakresie dotyczącym wykorzystania i integracji wszystkich kanałów komunikacji. W ramach projektu przewiduje się przeprowadzenie badań poziomu zadowolenia mieszkańców, w tym analizy kierunków oczekiwanych zmian.


Dotychczasowy projekt e-Łódź to m.in. elektroniczny system obiegu dokumentów obejmujący wszystkie stanowiska w urzędzie, kilkadziesiąt dostępnych formularzy elektronicznych. W urzędzie stworzono też specjalną samodzielną komórkę organizacyjną koordynującą realizację zadań związanych z organizacją e-urzędu - Biuro ds. Elektronicznego Urzędu. Do zadań biura przekazano m.in. koordynację udostępniania informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, wdrożenie podpisu elektronicznego, udostępnianie usług elektronicznych.


Pracownicy biura przeprowadzają również analizy wymagań prawnych i organizacyjnych dotyczących informatyzacji administracji, współpracują z podmiotami zewnętrznymi (MSWiA, Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych). Jednocześnie w każdej komórce organizacyjnej wyznaczono osoby przyjmujące i załatwiające sprawy z wykorzystaniem formularzy elektronicznych.

Elektroniczna konsultantka pomaga w kontakcie z urzędem>>

Nie masz podpisu elektronicznego – przyjdziesz osobiście


W Urzędzie Miasta Grudziądz pierwszym elementem systemu e-urząd jest skrzynka podawcza zainstalowana na platformie ePUAP. Mieszkańcy za jej pomocą mogą wysyłać podania ogólne w formie elektronicznej, a także wypełnić formularz dotyczący rejestracji działalności gospodarczej EDG-1. Mogą też wysłać pytanie dotyczące rejestru wyborców. Do wszystkich tych czynności wymagany jest jednak podpis elektroniczny – jeśli mieszkaniec się nim nie posłuży, zostanie wezwany do urzędu, by dokument podpisać osobiście. Tomasz Szymański, sekretarz miasta Grudziądz informuje, że skrzynkę podawczą obsługuje obecnie jeden pracownik"Planowane jest założenie dostępu kilku innych pracownikom w ramach zadań dodatkowych".


Na stronie BIP mieszkańcy mogą się zapoznać z kartami informacyjnymi opisującymi sposób załatwienia typowych spraw w urzędzie. Do większości kart dołączone są formularze w formatach rtf lub PDF. Mieszkańcy mogą je wydrukować, wypełnić i złożyć tradycyjną drogą w urzędzie. Mogą je też wysłać elektronicznie.  "Karty informacyjne i wnioski są przygotowywane przez pracowników komórek merytorycznych, natomiast do BIP wprowadza je pracownik wydziału organizacyjnego" – mówi Tomasz Szymański. - "Urząd kupił system do wydawania podpisów niekwalifikowanych dla mieszkańców miasta, dzięki czemu mogą oni złożyć podanie w formie elektronicznej, jednak tylko w grudziądzkim magistracie".


Każdy interesant po złożeniu odpowiedniego dokumentu w urzędzie może otrzymać numer z rejestru kancelaryjnego, dzięki któremu w domu będzie mógł sprawdzić stan swojej sprawy. Nie wszystko jednak można załatwić przez internet. Jak podkreśla Tomasz Szymański, niektóre sprawy wciąż wymagają osobistego stawiennictwa w urzędzie. Problemem jest też znikoma liczba osób posiadających skrytkę ePUAP i certyfikaty niekwalifikowane. "Mieszkańcy Grudziądza wskazują na wysoki koszt podpisu kwalifikowanego oraz ograniczone akceptowanie podpisu niekwalifikowanego, dlatego ich zainteresowanie korzystaniem z tej formy e-urzędu jest znikome" – mówi sekretarz Grudziądza. - "Być może tani podpis elektroniczny w dowodzie osobistym lub tzw. profil zaufany na ePUAP bez konieczności podpisu kwalifikowanego zwiększą liczbę spraw załatwianych elektronicznie" – rozważa.


Możliwość załatwiania spraw drogą elektroniczną nie wzbudziła dużego zainteresowania w Brodnicy. Tam system e-urząd jest wdrożony od ponad roku. "Prawdopodobnie wynika to z braku posiadania podpisu kwalifikowanego, który jest zbyt drogi dla osób prywatnych" – przypuszcza Dariusz Wiśniewski z Urzędu Miejskiego w Brodnicy. Urzędnicy opinie klientów  na temat e-urzędu zbierają za pomocą Internetu, a system jest obsługiwany praktycznie przez wszystkie komórki organizacyjne – sprawy przyjmowane są w kancelarii głównej, i dalej rozdzielane na poszczególne wydziały.

 
E-learning dla urzędnika>>


Konieczny dalszy rozwój mimo tradycyjnych przyzwyczajeń


Z kolei Urząd Miasta i Gminy w Krapkowicach rozpoczął wdrażanie systemu e-urząd w czerwcu 2007 r. W pierwszej fazie była to aplikacja dotycząca elektronicznego obiegu dokumentów i spraw, a następnie - po około roku - uruchomiony został Internetowy Portal Urzędu (IPU), który umożliwia kontakt klienta z urzędem. "Nasze doświadczenia w dotychczasowej elektronicznej współpracy z klientem nie są zbyt imponujące. Liczba osób kontaktujących się za pomocą IPU to 2-3 osoby miesięcznie" – ubolewa Mieczysław Kożuch, sekretarz miasta Krapkowice. "Przyczyn takiego stanu rzeczy doszukujemy się w dalszym ciągu w braku  powszechnego dostępu do Internetu, braku kompletnej wiedzy na temat możliwości załatwienia spraw online mimo kilkukrotnej akcji informacyjnej w prasie lokalnej i na stronie WWW, konieczności przyjścia do urzędu w celu potwierdzenia autentyczności danych osobowych klienta".


Problemem jest również zbyt mała liczba podpisów elektronicznych u klientów, które wyeliminowałyby potrzebę wizyty w urzędzie. Taki podpis posiadają naczelnicy wydziałów merytorycznych i kierownictwo urzędu. Część z nich systematycznie go wykorzystuje w bieżącej pracy urzędu. Z kolei klienci urzędu w Krapkowicach swobodniej korzystają z skrzynek mailowych urzędu z ominięciem IPU. Takich kontaktów, jak wylicza Mieczysław Kożuch,  jest od kilku do kilkudziesięciu w tygodniu. "Klient otrzymuje konieczną informację lub jego sprawa  jest załatwiana online. Jeżeli musi zapłacić, wystarczy, gdy załączy dowód wpłaty w PDF i jego dokument, np. akt urodzenia czy ślubu, jest wysyłany pocztą tradycyjną. W ten sposób omijana jest cała procedura rejestracji i konieczność wizyty w urzędzie. Z tej formy chętnie korzystają krapkowiczanie mieszkający i pracujący poza granicami kraju".


Urzędnicy starają się wszystkie sprawy załatwiać bez zbędnej zwłoki, ale na koniec każdego kwartału sporządzane są wydruki z obiegu dokumentów i spraw załatwionych po terminie. Wtedy każdy z naczelników wydziałów, u którego one wystąpiły, musi przyczyny takich opóźnień wyjaśnić na piśmie. "Obecnie przeterminowania występują sporadycznie i w niewielu przypadkach" – cieszy się Mieczysław Kożuch.


W Krapkowicach praktycznie większość spraw można załatwić online – wyjątkiem są podatki i opłaty lokalne, których nie można dokonać bez wizyty w banku, na poczcie lub w kasie urzędu. "Pracujemy nad tym, aby taka procedura była możliwa. Konieczne jest tutaj specjalne oprogramowanie kompatybilne z programem finansowo-podatkowym. Chcemy, aby najpóźniej w 2011 r. nasi podatnicy mogli płacić podatki ze swojego konta online" – zapowiada sekretarz Krapkowic.


Wprowadzenie e-urzędu nie spowodowało konieczności zatrudniania nowych pracowników. Zmodyfikowano jedynie przydziały czynności pracowników w wydziałach, uaktualniono także strukturę organizacyjną urzędu tak, by stała się ona bardziej czytelna dla aplikacji i użytkowników. Wyznaczono administratora systemu, który czuwa nad strukturą programu, nadaje uprawnienia, sprawdza funkcjonalność, rejestruje klientów IPU, itp.


Zdaniem Mieczysława Kożucha, zmieniły się nawyki wszystkich pracowników urzędu. Sprawy przekazywane dotychczas tylko w formie papierowej przyjęły także formę elektroniczną. Całkowita rezygnacja z formy papierowej w chwili obecnej jest jeszcze niemożliwa. Poza tym znaczna część naszych klientów w dalszym ciągu oczekuje od nas załatwienia sprawy w sposób tradycyjny, co wcale nie znaczy że  urząd nie rozwijał w dalszym ciągu swoich usług online - podsumowuje.

Anna Rubinkowska

samorzad.infor.pl

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Regulaminy pracy w wybranych jednostkach samorządu terytorialnego (PDF)
Regulaminy pracy w wybranych jednostkach samorządu terytorialnego (PDF)
Tylko teraz
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wzór wniosku o dodatek elektryczny obowiązuje od 29 listopada 2022 r. [Dz.U. poz. 2443]
    Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 24 listopada 2022 r. w sprawie wzoru wniosku o wypłatę dodatku elektrycznego Dziennik Ustaw 2022 r. poz. 2443
    Wzór: Dodatek elektryczny 1000 i 1500 złotych od 1 grudnia 2022 r.
    Dodatek do prądu to 1000 zł. Otrzymają go osoby ogrzewające mieszkanie prądem. Urządzenie grzewcze na prąd musi być zgłoszone jako główne w CEEB. Podwyższona wartość dodatku to 1500 zł. Otrzymasz go, jeżeli w 2021 r. zużyłeś 5000 kWh i więcej. Jest tu domniemanie, że tak wysokie zużycie prądu powtórzy się zimą 2022/2023 r. I to uzasadnia 1500 zł dodatku.
    Rak prostaty, jądra i prącia to typowe męskie nowotwory
    Rak prostaty, jądra, prącia. Najistotniejszymi z punktu widzenia epidemiologicznego nowotworami typowo męskimi są rak prostaty, jądra i prącia – wyjaśnił ekspert dr Maciej Kaczorowski. W każdym z narządów urologicznych może wystąpić co najmniej kilkanaście nowotworów, więc globalnie jest ich ponad sto.
    DGP: Dodatek elektryczny nie na bojler podgrzewający wodę [Wyjaśnienia Ministerstwa Klimatu]
    Od 1 grudnia 2022 r. odbiorcy ogrzewający dom przy pomocy energii elektrycznej będą mogli składać wnioski o dodatek do prądu. Jego wysokość wynosi 1000 zł może sięgnąć nawet 1500 złotych. Czy skorzystają z niego także użytkownicy bojlerów elektrycznych, czyli popularnych term?
    Ilu Polaków otrzyma zwrot VAT zapłaconego w cenie gazu w 2023 r.? [Projekt ustawy]
    300 000 osób i rodzin otrzyma zwrot podatku VAT od ceny gazu w 2023 r. Koszt tej refundacji szacowany jest na ok. 1 mld zł i określono go na podstawie maksymalnej ceny za paliwo gazowe wynoszącej 200,17 zł/MWh.
    Polacy opracowali metodę wykrywania kobiet zagrożonych genetycznie rakiem piersi [badania, patent]
    Prof. Andrzej Pławski oraz inż. Emilia Lis-Tanaś z Innowacyjnego Centrum Medycznego Instytutu Genetyki Człowieka PAN w Poznaniu uzyskali patent na wykrywanie genetycznej predyspozycji do agresywnego nowotworu piersi.
    Neonatolog: W tej chwili mamy dziewczynkę, która waży 440 gramów, mieści się w dłoni pielęgniarki [Wcześniaki, Wywiad]
    Obecnie nie przerażają nas wcześniaki, które ważą 1000 gramów, tylko takie, które ważą 500 gramów. Ale i takie dzieci mają szansę na to, żeby nie tylko żyć, ale także dobrze żyć - mówi w rozmowie z PAP pediatra i neonatolog, prof. Bożena Kociszewska-Najman.
    Niewidzialna maska antywirusowa
    Naukowcy z Technion-Israel Institute of Technology w Hajfie opracowali niewidzialną maskę, która chroni użytkowników przed przenoszeniem Covid, MERS, grypy i innych wirusów, poinformował w niedzielę 27 listopada 2022 r. The JerusalemPost.
    Nadciśnienie może nasilać neurotyzm
    Wysokie ciśnienie tętnicze, szczególnie rozkurczowe, z dużym prawdopodobieństwem przyczynia się do rozwoju neurotyzmu. Ta cecha osobowości wiąże się z podatnością na negatywne emocje i sprzyja zaburzeniom nastroju.
    20 pytań o „tani prąd” [Kompendium, oświadczenie, 79 groszy/kWh]
    W artykule zebraliśmy pytania czytelników o „tani prąd” wraz z odpowiedziami. 30 listopada 2022 r. mija termin na złożenie oświadczenia o tanim prądzie.
    Wzór: Luka w przepisach o tanim prądzie. Przedsiębiorcy boją się kar za błędy w oświadczeniu dla sprzedawcy prądu
    Definicja „podstawowej działalności”, to mina w ustawie o tanim prądzie. Do 30 listopada 2022 r. przedsiębiorcy mają oszacować, ile zużyją prądu na „działalność podstawą” w roku 2022/2023, a ile na "nie-podstawową". Tylko ta pierwsza może korzystać z prądu z ceną netto 79 groszy/kWh.
    Zwrot VAT od gazu – dochody do 2100 zł dla osób samotnych, 1500 zł na osobę w rodzinach [nie będzie dodatku gazowego w 2023 r.]
    W 2023 r. osoby, które uzyskują dochód nie większy niż 2,1 tys. zł w przypadku jednoosobowego gospodarstwa domowego oraz 1,5 tys. zł na osobę w przypadku gospodarstwa wieloosobowego, mogą liczyć na zwrot VAT zapłaconego przy zakupie gazu.
    Tani prąd: Zawiesiłem firmę. Czy składam oświadczenie o tanim prądzie do 30 listopada 2022 r.? [prąd 79 groszy/kWh]
    Przedsiębiorca, który zawiesił działalność gospodarczą może złożyć "oświadczenie odbiorcy uprawnionego". Na tej podstawie skorzysta z taniego prądu w w cenie do 79 groszy/kWh (785 zł/MWh).
    Zaostrzenie zasad odpowiedzialności podmiotów zbiorowych [projekt ustawy]
    W dniu 18 listopada 2022 r. pojawiła się na stronie Rządowego Centrum Legislacji kolejna wersja projektu nowelizacji UOPZ (datowana na dzień 3 listopada 2022 r.). Widać więc, że w Ministerstwie trwają pracę nad projektem nowelizacji.
    Najemcy wyrzuceni z systemu "taniego prądu". Wraz z wynajętymi mieszkaniami, biurami i sklepami
    Najemca bez umowy na dostawę prądu nie skorzysta z "taniego prądu". Bo obowiązuje zasada „tani prąd dla właściciela licznika”. Inaczej jest przy dodatku węglowym i osłonowym. Tam to najemca, a nie właściciel otrzymywał dodatek. Decydowało faktyczne miejsce zamieszkania.
    Masz kilka mieszkań. Jedno wynajmujesz. Co z zamrożeniem cen prądu? [2600 kWh 3000 kWh]
    Jestem osobą niepełnosprawną z prawem do limitu 2600 kWh taniego prądu. Mam dwa mieszkania. Czy limit 2600 kWh jest dla każdego mieszkania? Czyli mam 2600 kWh x 2 = 5200 kWh?
    Poradnik Ministerstwa Klimatu o obowiązku oszczędzania prądu. Kalkulator
    Gminy nie muszą wyłączać oświetlenia ulicznego. Obowiązkiem nie zostały objęte jednostki budżetowe i samorządowe jednostki budżetowe, do których należą m.in. budynki szkół, hale sportowe (z wyjątkiem ww. urzędów zapewniających obsługę JST). Ministerstwo udostępniło na swojej stronie www kalkulator oszczędzania energii.
    Czy oświadczenie odbiorcy uprawnionego można złożyć przez email?
    Czy oświadczenie o tanim prądzie składam emailem czy przez ePUAP?
    Czy oświadczenie odbiorcy uprawnionego wysyłam przez ePuap?
    Dodatek węglowy: Niektórym gminom wystarcza oświadczenie o odrębności lokalu. I przeprowadzają wywiady środowiskowe
    Rodziny, które mają ten sam adres miejsca zamieszkania, mogą otrzymać dodatki węglowe, jeśli do 30 listopada nie da się ustanowić dla nich odrębnych adresów. Wątpliwości budzi to, czy i w jaki sposób mają potwierdzać, że podjęły jakieś kroki w tym celu.
    Lekarka w Białymstoku pozbawiona prawa wykonywania zawodu na rok za wypowiedź przeciwko szczepionkom na COVID-19
    Karę roku pozbawienia prawa wykonywania zawodu wymierzył Okręgowy Sąd Lekarski w Białymstoku lekarce dr Dorocie Marzenie Sienkiewicz za opublikowany w internecie filmik, w którym krytykowała szczepionki przeciwko COVID-19 dla dzieci i młodzieży. W uzasadnieniu Sąd podkreślił, że lekarka "nie może korzystać z ochrony wynikającej z wolności słowa", bo zaniechanie takich zabiegów, które zapobiegają rozprzestrzenianiu się – zwłaszcza chorób zakaźnych – powoduje negatywne konsekwencje społeczne.
    Rynek terminowy, czyli jak ustala się cenę prądu na kolejny rok
    O wysokości cen energii decydują mechanizmy precyzyjnie zapisane w polskim i europejskim prawie. Obejmują one głównych uczestników rynku: producentów energii, jej sprzedawców oraz odbiorców końcowych, czyli konsumentów. Transakcje między producentami i sprzedawcami odbywają się m.in. na Towarowej Giełdzie Energii po określonych stawkach. I to one mają największy wpływ na wysokość cen energii sprzedawanej dalej do odbiorców końcowych
    Leczenie SMA. Sukcesy polskiej medycyny wobec rdzeniowego zaniku mięśni
    Refundacja pierwszej przełomowej terapii w leczeniu SMA. Od stycznia 2019 roku w ramach programu lekowego „Leczenie rdzeniowego zaniku mięśni”, którą obecnie otrzymuje ponad 830 pacjentów, a następnie wprowadzenie badań przesiewowych, którymi od marca br. są objęte wszystkie noworodki, sprawiają, że Polska stała się jednym z liderów leczenia SMA w Europie.
    Tani prąd. Czy jesteś mikroprzedsiębiorcą, małym albo średnim przedsiębiorcą? Sprawdź [Przykłady]
    Z maksymalnej ceny prądu do 785 zł/MHW korzystają mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. W oświadczeniu odbiorcy uprawnionego, nie musisz precyzować: "Moja firma, to mikroprzedsiębiorca".
    Drogi prąd: Gminy wyłączają oświetlenie na ulicach. Bo przepisy nakazują im zaoszczędzić nie 10%, a 37% prądu w grudniu 2022 r. [błąd w przepisach]
    W grudniu ograniczenie zużycia prądu o 10 proc. graniczy z cudem – uważa wójt Marek Śmiech. Jeśli do końca listopada nie zostaną zmienione przepisy, to w gminie Walce zrobi się ciemno – ostrzega.