Załatwianie spraw osobistych w czasie pracy

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 Kodeksu pracy).

Oznacza to, że podstawowym elementem treści stosunku pracy jest wykonywanie określonej pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Z tego tytułu pracownik otrzymuje wynagrodzenie. Koreluje z tym zasada, że wynagrodzenie przysługuje pracownikowi jedynie za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 Kodeksu pracy).

Często jednak w praktyce zdarzają się sytuacje, w których pracownik w czasie pracy zmuszony jest wykonać inne czynności, które wynikają z sytuacji prywatnych. Przepisy prawa pracy określają, w jakich przypadkach pracodawca zobowiązany jest zwolnić pracownika od pracy i kiedy przysługuje mu z tego tytułu wynagrodzenie, a kiedy zwolnienie jest bez prawa do wynagrodzenia.

Większość takich przypadków określonych w jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.  

Przepisy wymienionego wyżej rozporządzenia określają sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika ze świadczenia pracy. Nie jest to więc decyzja uznaniowa pracodawcy. W razie zajścia okoliczności przewidzianych w tym rozporządzeniu, pracodawca musi więc postępować zgodnie z prawem i udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy.

Rozporządzenie przewiduje konkretne sytuacje dotyczące sfery osobistej, gdzie pracodawca obowiązany jest zwolnić pracownika od pracy. Taką sytuacją jest:

•    Ślub pracownika (2 dni zwolnienia) albo ślub dziecka pracownika (1 dzień zwolnienia),

•    Urodzenie się dziecka pracownika (2 dni),

•    Zgon i pogrzeb małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy (2 dni), siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka lub innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką (1 dzień).

W innych przypadkach związanych z koniecznością załatwienia spraw osobistych w czasie pracy, o ile przepisy prawa pracy tego nie regulują, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy jest najczęściej sprawą uznaniową pracodawcy. Problem ten powinien być unormowany w postanowieniach regulaminu pracy obowiązującego w danej placówce.

Regulamin pracy powinien ustalać m.in. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności (art. 1041 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy). Regulamin pracy obowiązani są jednak wprowadzić tylko pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Jeżeli zatrudnionych jest mniej osób i pracodawca nie decyduje się wprowadzić regulaminu pracy, to zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności powinny być pracownikom wskazane w informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Czytaj także: Czas pracy w 2011 roku>>

Bardzo często regulaminy pracy przewidują możliwość zwolnienia pracownika od pracy w celu załatwienia spraw osobistych w czasie pracy, pod warunkiem późniejszego odpracowania tej nieobecności. Wyjścia rejestrowane są w tzw. „księgach wyjść”, poprzez wpisanie godziny wyjścia i godziny powrotu z konieczną adnotacją przełożonego o wyrażeniu zgody. Należy jednak zaznaczyć, że takie uregulowanie jest wynikiem wyłącznie zapisu w regulaminie pracy i nie wynika z żadnych powszechnie obowiązujących przepisów. Wprowadzenie takich zasad jest więc możliwe, ale nie wymagane prawem.

---

Innym możliwym rozwiązaniem jest wprowadzenie 60 minutowej przerwy w pracy na podstawie art. 141 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy nie wliczaną do czasu pracy, w wymiarze nie przekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Przerwę tą wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Oznacza to więc, że każdy pracodawca (bez względu na liczbę pracowników) może wprowadzić godzinną przerwę, w czasie której pracownicy mogą załatwić swoje osobiste sprawy, ale za ten czas nie otrzymują wynagrodzenia. Zasady korzystania z tej przerwy określać powinien albo układ zbiorowy pracy, albo regulamin pracy, albo umowa o pracę. Przerwa taka może być obligatoryjna, tzw. każdy pracownik codziennie obowiązany jest w stałej lub ruchomej porze wykorzystać tą przerwę. Może też mieć charakter dowolny, gdzie pracownik sam decyduje, czy chce skorzystać z przerwy, czy nie.

Należy zaznaczyć, że bez względu na to, czy u pracodawcy prowadzona jest „księga wyjść”, czy obowiązuje godzinna przerwa, czas ten nie jest wliczany do czasu pracy. Oznacza to, że jeśli pracownik dozna w tym czasie wypadku, to nie będzie to wypadek przy pracy. Pracownikowi nie będą więc przysługiwały z tego tytułu żadne świadczenia przyznawane pracownikom w razie wypadku przy pracy.

Rodzajem sprawy osobistej, która często załatwiana jest w czasie pracy jest wzięcie udziału w rozprawie sądowej, niejednokrotnie we własnej sprawie. Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy jedynie wówczas, gdy otrzyma on wezwanie do stawienia się przed organem administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądem, prokuraturą, policją albo organem prowadzącym postępowanie w sprawach o wykroczenia (§ 6 rozporządzenia MPiPS w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

Obowiązek pracodawcy rodzi więc jedynie wezwanie pracownika do osobistego stawienia się. Jeżeli natomiast pracownik otrzymuje zawiadomienie o terminie rozprawy, przy czym jego obecność nie jest obowiązkowa, wówczas pracodawca nie ma obowiązku zwolnić go od pracy, aby umożliwić mu udział w tej rozprawie, nawet jeśli to sprawa wytoczona z powództwa pracownika. Jeżeli więc pracownik chce wziąć udział w takim posiedzeniu sądu, to jest to właśnie rodzaj sprawy osobistej, załatwienie której odbywa się w ramach niepłatnej godziny, albo zapisu w księdze wyjść. Należy więc zwracać szczególna uwagę na charakter pisma informującego o terminie stawienia się (wezwanie czy zawiadomienie).

Czytaj także: Różne normy czasu pracy pracowników samorządowych>>

Przepisy prawa pracy przewidują ponadto prawo zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni w roku kalendarzowym dla pracownika wychowującego przynajmniej jedno dziecko w wieku do lat 14 (art. 188 Kodeksu pracy). Jest to szczególny rodzaj uprawnienia, gdyż za czas takiego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Prawo do 2 dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia jest uzależnione jedynie od wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do lat 14. Wymiar zwolnienia nie zależy ani od wymiaru etatu ani od okresu zatrudnienia. Nawet jeżeli uprawniony pracownik zwróci się z wnioskiem o udzielenie 2 dni opieki w grudniu, należy mu udzielić tego zwolnienia od pracy w pełnym wymiarze.

Jedynym ograniczeniem w korzystaniu z tego uprawnienia jest ograniczenie w stosunku do drugiego rodzica lub opiekuna dziecka. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie są zatrudnieni (bez znaczenia, czy u tego samego, czy u innego pracodawcy) prawo do wykorzystania opieki przysługuje jednemu z rodziców, opiekunów.

W związku z powyższym rodzic (opiekun), który będzie korzystał z tego przywileju składa swojemu pracodawcy oświadczenie o posiadaniu dziecka w wieku do lat 14 wraz z deklaracją korzystania z tego uprawnienia. Do tego dołącza oświadczenie drugiego rodzica (opiekuna), że ten u swojego pracodawcy nie będzie korzystał z opieki nad dzieckiem. Oświadczenie takie wkłada się do akt osobowych – części B (§ 6 ust. 2 pkt 2c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenie akt osobowych).

Należy ponadto pamiętać, że informacja na temat wykorzystania przez pracownika dni opieki nad dzieckiem stanowi element świadectwa pracy, co pozwala ustalić nowemu pracodawcy zatrudniającemu pracownika w danym roku kalendarzowym, czy i ile dni opieki nad dzieckiem pracownik będzie mógł jeszcze wykorzystać w danym roku kalendarzowym (§ 1 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania).

Dariusz Dwojewski

samorzad.infor.pl