| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Temat dnia > Obieg dokumentacji w urzędzie

Obieg dokumentacji w urzędzie

Przez urzędy gmin, powiatów i województw przepływa duża liczba zarówno informacji dotyczących organu administracji, jak i petentów załatwiających w urzędach różnego rodzaju sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, a szczególnie od właściwego obiegu dokumentów.

Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest ważna dla zapewnienia właściwego i szybkiego załatwienia sprawy, co świadczy o sprawnym funkcjonowaniu urzędu. Aby proces ten mógł przebiegać szybko i sprawnie, konieczne jest ustalenie zasad obiegu dokumentów w urzędzie.

Systemy kancelaryjne

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych – określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Typowe systemy kancelaryjne:

• system dziennikowy,

• system bezdziennikowy,

System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji w danym roku kalendarzowym:

• sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),

• po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

• pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),

• komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,

• sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo korespondencję wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).

System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwiane sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

• sekretariat przyjmuje wpływy, nie rejestrując ich. W polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje pismo do komórki organizacyjnej,

kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonym do teczki.

Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego sprawę, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.

Czytaj także

Autor:

Źródło:

Sekretariat
Prawo pracy i ZUS 2020 - pakiet STANDARD49.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Compliance 2020

Eksperci portalu infor.pl

Sławomir Janiak

Ekspert podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »