Obieg dokumentacji w urzędzie

Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest ważna dla zapewnienia właściwego i szybkiego załatwienia sprawy, co świadczy o sprawnym funkcjonowaniu urzędu. Aby proces ten mógł przebiegać szybko i sprawnie, konieczne jest ustalenie zasad obiegu dokumentów w urzędzie.

Systemy kancelaryjne

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych – określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Typowe systemy kancelaryjne:

• system dziennikowy,

• system bezdziennikowy,

System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji w danym roku kalendarzowym:

• sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),

• po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

• pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),

• komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,

• sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo korespondencję wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).

System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwiane sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

• sekretariat przyjmuje wpływy, nie rejestrując ich. W polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje pismo do komórki organizacyjnej,

kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonym do teczki.

Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego sprawę, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.

Zasady ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym:

• pocztę zwykłą – ewidencjonuje się w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje się ją w pieczątkę wpływu,

• telegramy, faksy i telefonogramy – ewidencjonuje się w odrębnym dzienniku i także zaopatruje w pieczątkę wpływu,

• faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty oraz inne rozliczenia ewidencjonuje się w oddzielnym rejestrze,

• przesyłki wartościowe i kurierskie ewidencjonuje się także w oddzielnych rejestrach.

Zasady ewidencji korespondencji w systemie bezdziennikowym: rejestracja może odbywać się częściowo w kancelarii – sekretariacie i merytorycznej komórce organizacyjnej, czyli tam, gdzie pismo jest załatwiane. Zależy to od rodzaju przyjętego systemu bezdziennikowego. Zasadnicza czynność polega na wpisaniu do pieczątki wpływu daty wpływu i zaewidencjonowaniu pisma w spisie spraw oraz nadaniu mu znaku sprawy. Wówczas każdą sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma rozpoczynającego daną sprawę, dalsze wpływy dotyczące danej sprawy łączy się z poprzednimi, oznaczając je znakiem sprawy.

Nie podlegają rejestracji:

• publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.),

• potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

• zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

System kancelaryjny dziennikowy może być prowadzony komputerowo. Wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, na przykład pokwitowanie odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.

Przykład pieczęci wpływu

Nazwa Urzędu

Data wpływu ...............

Nr dziennika ...............

Symbol komórki organizacyjnej ...............

Wzór dziennika korespondencji

Nr kolejny w dzienniku korespondencji	Data wpływu korespondencji	Od kogo wpłynęła nr i symbol pisma	Krótka treść otrzymanej korespondencji	Podpis osoby odbierającej korespondencję
 	 	 	 	 
 	 	 	 	 

Rzeczowy wykaz akt

Jest to klasyfikacja akt prowadzona w jednostce organizacyjnej. Podzielony jest na klasy według rodzaju załatwionych spraw. Spełnia on podobną rolę jak katalog biblioteczny. Zagadnienia występujące w danej jednostce organizacyjnej dotyczące jej działalności są określone za pomocą haseł. Poszczególne hasła są oznaczone cyfrowymi symbolami klasyfikacyjnymi.

W ramach haseł każda grupa zagadnień dzieli się na grupy niższego rzędu i podgrupy zagadnień (stosuje się dziesiętny system klasyfikacji).Wykaz haseł rzeczowych jest oznaczony symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną. Na wykazie akt oparte jest znakowanie spraw, czyli nadawanie im takich oznaczeń, za pomocą których będzie można je zidentyfikować.

Znak sprawy składa się z pięciu członów: pierwszym członem będzie symbol jednostki organizacyjnej, w której dane akta są przechowywane i opracowywane, drugim – stanowiska w obrębie działu (wydziału), trzecim – symbol właściwego hasła wykazu akt, czwartym – numer kolejny sprawy załatwianej w ramach danego zagadnienia, piątym – dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym daną sprawę załatwiano.

Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą i składa się z części:

• symbolu literowego jednostki organizacyjnej,

• symbolu komórki organizacyjnej,

• liczbowego symbolu hasła według wykazu akt,

• kolejnego numeru w spisie spraw,

• dwóch ostatnich cyfr w roku.

Wzór znaku sprawy

UM–DO–123–5/11

co oznacza:

UM – nazwa jednostki (Urząd Miasta)

DO – nazwa komórki (Dział Organizacyjny)

123 – symbol hasła (Akty normatywne wewnętrzne)

5 – numer kolejny w spisie spraw (nr 5)

11 – dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego (2011).

Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (np. inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę.

Wzór formularza spisu spraw

Rok	Referent	Symbol komórki org.	Oznaczenie teczki – sygn. kanc. (wg wykazu akt)		Tytuł teczki wg wykazu akt
 	 	 	 		 
L.p.	Sprawa		Od kogo wpłynęła		DATA		U W A G I
			Znak pisma	Z dnia	wszczęcia sprawy	zakończenia sprawy	 
1.	 	 	 		 		 
 			 	 	 		 
2.	 	 	 		 		 
 			 	 	 		 
 	 	 	 	 	 	 	 

Zasady obiegu dokumentów

Pisma należy przekazywać do załatwienia w teczkach o wzorze ogólnie stosowanym zaopatrzonych w napisy „do podpisu” – „terminowe” itp.

W kancelarii – sekretariacie powinno być kilka lub kilkanaście takich teczek, zależnie od struktury organizacyjnej (np. od liczby działów). Z reguły na każdy dział powinna przypadać oddzielna teczka.

• Należy przestrzegać zasady, że szybki obieg pisma i terminowe załatwienie sprawy jest równoważne z właściwym jej załatwieniem pod względem merytorycznym.

• Pisma pilne i terminowe, telegramy, faksy i telefonogramy doręcza się adresatowi bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością.

• W dobrze zorganizowanej instytucji jej kierownik (dyrektor) nie musi czytać wszystkich pism. Rodzaj i problematykę tych pism, które należy kierować bezpośrednio do kierownika instytucji powinna określać odpowiednia instrukcja wewnętrzna.

• Pisma przeznaczone do wglądu kierownika są kierowane przez sekretariat.

Po ewentualnym naniesieniu swoich uwag i poleceń kierownik instytucji odsyła je przez sekretariat kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej lub kompetentnemu pracownikowi.

Przykład obiegu dokumentów

Kancelaria	– przyjmuje wszystkie wpływy, – dokonuje ich rozdziału
Sekretariaty	– odbierają wpływy z kancelarii, – przedkładają je do wglądu osobom upoważnionym, – rozdzielają na stanowiska pracy
Kierownicy	– przeglądają wpływy, – wydają dyspozycje, – przydzielają pisma referentom, – kontrolują przebieg załatwienia sprawy, – akceptują ostateczne jej załatwienie
Referenci	– rejestrują i załatwiają sprawę, – przekazują do wysyłki
Sekretariaty	– sprawdzają pisma, – ewentualnie kopertują, – adresują, ewidencjonują, – przekazują do kancelarii
Kancelaria	– wysyła podpisane pisma, – rejestruje w książkach pocztowych

Procedury obiegu pism – w systemie tradycyjnym (papierowym)

Mówiąc o obiegu pism, należy wziąć pod uwagę trzy etapy tego obiegu:

• przyjmowanie korespondencji,

• załatwianie spraw,

• wysyłanie.

Załatwianie pism

Wybór formy załatwienia pism zależy od rodzaju sprawy. Istnieją dwie zasadnicze formy załatwiania pism: ustne i pisemne.

Załatwienie ustne stosuje się wówczas, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy i gdy istnieje łatwość ustnego porozumienia się.

Fakt załatwienia ustnego odnotowuje się na piśmie.

Załatwienie pisemne może polegać na:

• załatwieniu odręcznym, np. wyrażenie zgody bezpośrednio na podaniu petenta przez złożenie podpisu, odesłanie pisma niewłaściwie skierowanego z dopiskiem „przesyłamy wg kompetencji”, przesyłanie pisma do radcy prawnego, który swą opinię pisze bezpośrednio na oryginale itp.;

• od załatwiania odręcznego należy odróżnić załatwienie „od ręki”, co w języku potocznym znaczy: „natychmiast”, „zaraz”,

• załatwieniu brulionowym, tzn. ręcznym napisaniu odpowiedzi przez referenta i następnie sporządzeniu czystopisu,

• podyktowaniu pisma bezpośrednio sekretarce,

• podyktowaniu pisma do dyktafonu.

Wzory dyspozycji (dekretacji) załatwienia sprawy:

Sposób załatwienia	Termin załatwienia	Informacja
proszę o: rozmowę, zreferowanie stanu sprawy, wykonanie prośby, udzielenie odpowiedzi w moim imieniu, przygotowanie pisma na mój podpis, powielić w liczbie ....... egz. i przekazać do .....	natychmiast   dziś do godziny ......   do dnia ....... godz. .....   pilne   bez terminu	akceptuję   nie mam uwag   do wykorzystania   do wiadomości   zachować w aktach

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Przeglądając korespondencję, kierownik (dyrektor) decyduje, jaką jej część załatwia sam, a jaką przydziela do załatwienia właściwym wydziałom bądź stanowiskom pracy. Po przejrzeniu korespondencji przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy umieszcza na niej dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia bądź ustala, kto podpisuje czystopis.

Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:

• „m.a.” – „moja aprobata” – oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczny sposób załatwienia

• „p.m.” – „proszę mówić” – oznacza, że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie omówić z wydającym dyspozycję sposób załatwienia przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,

• „p.r.” – „proszę referować” – oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję,

• „m.p.” – „mój podpis” – oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia,

• „a/a.” – „ad acta” – oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.

Urząd papierowy czy elektroniczny

Rozwój technologiczny zmusza urzędy do sukcesywnego przechodzenia z dokumentów papierowych na formę elektroniczną. Ułatwia to sprawny dostęp do dokumentów i informacji, sprawną kontrolę drogi ich obiegu, stanu realizacji i usprawnia obsługę interesantów.

Postępowanie z dokumentacją elektroniczną (wnioski elektroniczne, e-maile) i wymagania organizacyjno-techniczne systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją, konieczność uporządkowania postępowania z dokumentacją papierową oraz nowy sposób znakowania spraw – to tylko niektóre z zagadnień nowego aktu prawnego, którego przepisy stosuje się od 1 stycznia 2011 r. dla dokumentacji powstającej i napływającej do urzędów.

Od 1 stycznia 2011 r. utraciły moc przepisy dotyczące instrukcji kancelaryjnych wydanych na podstawie ustaw o samorządzie gminnym, powiatowym, wojewódzkim. W ich miejsce pojawiło się nowe – wspólne dla wszystkich wymienionych podmiotów – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67). Rozporządzenie określa zasady postępowania z dokumentacją od momentu jej wytworzenia, wpływu, poprzez przedłożenie do dekretacji, aż do wysłania pisma i archiwizacji sprawy. Narzucone reguły obiegu dokumentów mają zapewnić jednolity w skali całego kraju sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Wymienione przepisy określają między innymi zasady przyjmowania i obiegu korespondencji, przekazywania jej wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta i ich zastępcom.

Celem wprowadzonych zmian jest także ujednolicenie sposobu „budowania” znaku sprawy przez wszystkie urzędy, co ułatwi automatyzację przetwarzania dokumentacji w różnych podmiotach, wykorzystując jednolicie określony znak sprawy. Znak sprawy jest kluczowym identyfikatorem każdego pisma, sprawy.

Błędy w rejestrowaniu spraw wynikają z braku umiejętności „rozszyfrowania” poszczególnych jego elementów.

Zasadniczym celem rozporządzenia jest umożliwienie tworzenia akt spraw w postaci elektronicznej i zastąpienie nimi tradycyjnych teczek aktowych, nawet w przypadku gdy korespondencja wpływająca i wychodząca jest w postaci papierowej.

Decydując się na informatyzację urzędu, trzeba mieć nie tylko odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, a także odpowiednio wyszkolonych pracowników oraz interesantów chętnych do elektronicznego kontaktowania się.

Terminy załatwienia spraw

Wszelkie sprawy	bez zbędnej zwłoki
Sprawy, które można rozpatrzyć w oparciu o wniosek i znane fakty	niezwłocznie
Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego	1 miesiąc
Sprawy szczególnie skomplikowane	2 miesiące
Zajęcie stanowiska przez podmiot opiniujący	niezwłocznie, max. 14 dni
Sprawy w postępowaniu odwoławczym	1 miesiąc