| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Temat dnia > Obieg dokumentacji w urzędzie

Obieg dokumentacji w urzędzie

Przez urzędy gmin, powiatów i województw przepływa duża liczba zarówno informacji dotyczących organu administracji, jak i petentów załatwiających w urzędach różnego rodzaju sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, a szczególnie od właściwego obiegu dokumentów.

Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest ważna dla zapewnienia właściwego i szybkiego załatwienia sprawy, co świadczy o sprawnym funkcjonowaniu urzędu. Aby proces ten mógł przebiegać szybko i sprawnie, konieczne jest ustalenie zasad obiegu dokumentów w urzędzie.

Systemy kancelaryjne

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych – określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Typowe systemy kancelaryjne:

• system dziennikowy,

• system bezdziennikowy,

System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji w danym roku kalendarzowym:

• sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),

• po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

• pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),

• komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,

• sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo korespondencję wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).

System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwiane sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

• sekretariat przyjmuje wpływy, nie rejestrując ich. W polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje pismo do komórki organizacyjnej,

kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonym do teczki.

Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego sprawę, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.

Czytaj także

Autor:

Źródło:

Sekretariat
Alimenty. Jak szybko dostać pieniądze na dziecko14.90 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Grupa Deweloperska GEO

Grupa Deweloperska GEO to holding kilkunastu spółek, prowadzących aktywną działalność na terenie trzech polskich aglomeracji: Krakowa, Wrocławia i Katowic.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »