Narodowy Spis Powszechny - GUS odpowiada na pytania

• Czy logowanie przez PESEL i nazwisko panieńskie matki jest bezpieczne?
• Czy muszę wpisać wszystkich, z którymi mieszkam pod tym samym adresem?
• Co zrobić jeśli nie znam danych osób, które ze mną mieszkają? Aplikacja nie pozwala przejść dalej.
• Jeśli spisze swojego męża/małżonkę to jest on/ona zwolniony już z samospisu?
• Kto spisuje dzieci?
• Czy zbieranie danych osobowych przez GUS jest zgodne z RODO?
• Kto ma dostęp do danych osobowych pozyskanych w czasie spisu?
• Czy ktoś będzie miał wgląd do moich osobistych odpowiedzi?
• Jak długo będziecie przetwarzać moje dane osobowe?

Czy logowanie przez PESEL i nazwisko panieńskie matki jest bezpieczne?

Logowanie za pomocą numeru PESEL oraz nazwiska panieńskiego matki jest  bezpieczne. Wymóg podania nazwiska rodowego zwiększa poziom zaufania podczas weryfikacji tożsamości respondenta, jednocześnie chroni przed zaatakowaniem systemu z użyciem zewnętrznej bazy lub generatora numerów PESEL.

Dodatkowym zabezpieczeniem w tej formie logowania jest wprowadzenie kolejnego poziomu ochrony dostępu w postaci hasła, które użytkownik ustala samodzielnie podczas pierwszej operacji logowania. Służy to ochronie danych wprowadzonych przez użytkownika w sytuacji, gdy wypełnia formularz podczas kilku sesji logowania. Czyli dostęp do formularza podczas kolejnego logowania wymaga podania numeru PESEL oraz hasła znanego wyłącznie temu użytkownikowi.

Czy muszę wpisać wszystkich, z którymi mieszkam pod tym samym adresem?

Osoby dorosłe powinny samodzielnie udzielić odpowiedzi na pytania, natomiast osoby małoletnie, powinny zostać spisane przez rodziców lub opiekunów prawnych. Dane dotyczące osób nieobecnych przekazują osoby pełnoletnie wspólnie z nimi zamieszkałe, jeśli znają dane wymagane przez aplikację spisową. Dopuszcza się możliwość udzielenia odpowiedzi za osoby zamieszkałe w danym mieszkaniu – za ich zgodą – przez dorosłą osobę również zamieszkałą w tym mieszkaniu. Osoba ta podaje informacje o mieszkaniu i wszystkich osobach w nim zamieszkałych, ustala skład osobowy mieszkania, określa relacje rodzinne pomiędzy osobami oraz udziela odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszu mieszkaniowym i osobowym.

Istnieje możliwość samodzielnego spisania się przez dorosłe osoby, które na przykład tworzą osobne gospodarstwa domowe. 

Co zrobić jeśli nie znam danych osób, które ze mną mieszkają? Aplikacja nie pozwala przejść dalej.

Z założenia należy dopisać wszystkie osoby, które mieszkały pod podanym adresem. W wyjątkowych sytuacjach, gdy osoba spisująca się nie zna wszystkich danych dotyczących pozostałych osób mieszkających pod tym samym adresem, może wykazać wyłącznie siebie bez konieczności dopisywania pozostałych osób. Co ważne – osoby, które mieszkają pod tym samym adresem, a nie zostały dopisane w formularzu – są zobowiązane do samodzielnego dokonania spisu.

Jeśli spisze swojego męża/małżonkę to jest on/ona zwolniony już z samospisu?

Tak, można wypełnić formularz za współmałżonka (za jego zgodą). Taka osoba, w świetle przepisów ustawy o NSP, dopełniła obowiązku spisowego. Jeśli natomiast osoba spisana przez inną osobę chce samodzielnie uzupełnić formularz spisowy – może tego dokonać.

Kto spisuje dzieci?

Za osoby małoletnie (tj, w wieku 0 do 17 lat) zgodnie z przepisami ustawy o NSP  spisu dokonują rodzice lub opiekunowie prawni.

Czy zbieranie danych osobowych przez GUS jest zgodne z RODO?

Zbieranie w spisie powszechnym danych osobowych jest obowiązkowe i zgodne z RODO.

W związku z organizacją i przeprowadzeniem Narodowego Spisu Powszechnego Ludności i Mieszkań 2021, dane osobowe są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w odniesieniu do art. 28 ust. 1 w związku z art. 10 pkt. 1) i 2) i art. 11 pkt. 3) ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r. (zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1486- dalej, jako ustawa o NSP 2021)., art. 6 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, art. 9 ust. 2 lit. g RODO – przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym i art. 9 ust. 2 lit. j RODO – przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest niezbędne do celów statystycznych.

Ustawa o NSP 2021 jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie prawne i organizacyjne związane z prowadzeniem spisu powszechnego. Należy jednak wskazać, iż nie jest to jedyny akt prawny regulujący zasady prowadzenia spisów powszechnych, drugim aktem prawnym, który również zawiera uregulowania dotyczące spisów powszechnych jest ustawa o statystyce publicznej z dnia 29 czerwca 1995 r  (Dz.U. z 2020 r. poz. 443) . Zgodnie z art. 9 ustawy o NSP 2021 ,, W sprawach nieuregulowanych ustawą stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej.”

Przechodząc na grunt przepisów ustawy o statystyce, do której odsyła ww. art 9 ustawy o NSP należy w pierwszej kolejności wskazać na art. 35a ust 1 pkt 1 ustawy o statystyce. Przedmiotowy przepis ustawy o statystyce zawiera katalog celów statystycznych, które uzasadniają przetwarzanie danych osobowych. Jednym z celów statystycznych uzasadniających przetwarzanie danych osobowych na gruncie ww. 35a ust 1 pkt 1 ustawy o statystyce jestorganizacja i prowadzenie spisów powszechnych.  Katalog danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją celu statystycznego, jakim jest m.in organizacja i prowadzenie spisów powszechnych został określony w art. 35b ust 1 ustawy o statystyce.

• Zgodnie z art. 27 ustawy o NSP 2021 –  przekazywanie danych objętych spisem powszechnym jest obowiązkowe i nieodpłatne;
• Zgodnie z art. 57 ustawy o statystyce publicznej  Kto wbrew obowiązkowi odmawia wykonania obowiązku statystycznego albo udzielenia informacji w spisie powszechnym lub innym badaniu statystycznym, podlega grzywnie;
• Zgodnie z art. 10 ustawy o statystyce publicznej Dane jednostkowe identyfikowalne zebrane w badaniach statystycznych podlegają bezwzględnej ochronie. Dane te mogą być wykorzystywane wyłącznie do opracowań, zestawień i analiz statystycznych oraz do tworzenia przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego operatu do badań statystycznych; udostępnianie lub wykorzystywanie tych danych dla innych niż podane w ustawie celów jest zabronione (tajemnica statystyczna);
• Na podstawie art. 89 RODO oraz art. 31 ust. 1 ustawy o NSP 2021 i art. 17 RODO, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przeprowadzenia spisu powszechnego nie stosuje się następujących artykułów RODO:
• prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą, (art. 15 RODO)
• prawo do sprostowania danych, (art. 16 RODO)
• prawo do usunięcia danych, (art. 17 RODO) (nie ma zastosowania, w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa  lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do celów statystycznych)
• prawo do ograniczenia przetwarzania, (art.18 RODO)
• prawo do uzyskania informacji o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania, (art. 19 RODO)
• prawo do sprzeciwu. (art. 21 RODO)
• Zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy o NSP 2021 informacje dot. przetwarzania danych osobowych zebranych w narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań, udostępnione są w Biuletynie Informacji Publicznej GUS oraz  na stronie https://spis.gov.pl/.

Kto ma dostęp do danych osobowych pozyskanych w czasie spisu?

W procesie przetwarzania danych osobowych uczestniczą wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora Danych do przetwarzania danych osobowych z zachowaniem zasady wiedzy koniecznej. Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania danych oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, Administrator Danych, którym jest Prezes Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Wszystkie dane osobowe przetwarzane w ramach prac spisowych są poufne i podlegają szczególnej ochronie, na zasadach określonych w ustawie o statystyce publicznej oraz w ustawie o ochronie danych osobowych. Dane osobowe od momentu ich zebrania stają się danymi statystycznymi i objęte są tajemnicą statystyczną. Zasada tajemnicy statystycznej ma charakter absolutny, jest wieczysta, obejmuje wszystkie dane osobowe i nie przewiduje żadnych wyjątków dających możliwość jej uchylenia.

Osoby wykonujące prace spisowe są obowiązane do przestrzegania tajemnicy statystycznej. Przed przystąpieniem do pracy rachmistrzowie są pouczani o istocie tajemnicy statystycznej i sankcjach za jej niedotrzymanie. Następnie na ręce właściwego komisarza spisowego składają pisemne przyrzeczenie następującej treści: „Przyrzekam, że będę wykonywać swoje prace na rzecz statystyki publicznej z całą rzetelnością, zgodnie z etyką zawodową statystyka, a poznane w czasie ich wykonywania dane jednostkowe zachowam w tajemnicy wobec osób trzecich.”

Dane pozyskane podczas spisów mogą być wykorzystywane wyłącznie do opracowań, zestawień i analiz statystycznych oraz do aktualizacji operatów do badań statystycznych prowadzonych przez służby statystyki publicznej.

Udostępnianie lub wykorzystywanie danych uzyskanych w spisach dla innych niż podane celów jest zabronione, pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Spisy, tak jak wszystkie prowadzone przez GUS badania statystyczne, realizowane są z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa, w oparciu o nowoczesne techniki teleinformatyczne. Narzędzia oraz procedury w zakresie bezpieczeństwa stosowane przez statystykę publiczną spełniają najwyższe standardy i zapewniają pełną ochronę gromadzonych informacji.

Dane pozyskane w spisie są anonimizowane i przetwarzane w sposób uniemożliwiający połączenie konkretnej osoby z adresem i innymi danymi zebranymi w spisie. Dane spisowe nie są publikowane ani udostępniane innym instytucjom w formie pozwalającej na identyfikację osoby bądź gospodarstwa domowego.

Ponadto, zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o NSP 2021 przetwarzanie danych osobowych zebranych w ramach prac spisowych nie może być powierzone innemu podmiotowi.

Czy ktoś będzie miał wgląd do moich osobistych odpowiedzi?

W procesie przetwarzania danych osobowych uczestniczą wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora Danych do przetwarzania danych osobowych z zachowaniem zasady wiedzy koniecznej.

Zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o NSP 2021 przetwarzanie danych osobowych zebranych w ramach prac spisowych nie może być powierzone innemu podmiotowi.

GUS nie udostępnia danych osobowych przekazanych w spisie.

Jak długo będziecie przetwarzać moje dane osobowe?

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o Narodowym Spisie Powszechnym Ludności i Mieszkań dane osobowe zebrane w ramach prac spisowych, mogą być przetwarzane przez okres 100 lat od dnia zakończenia spisu powszechnego.