Podejście procesowe w nowoczesnej administracji publicznej

Niepewność dzisiejszych czasów sprawia, że trudno jest wyodrębnić i oszacować możliwe ryzyka. Dlatego istotne jest dostosowanie procesów biznesowych do zmieniających się warunków. Z pomocą przychodzi technologia oraz odpowiednie narzędzia, które wspierają organizacje w realizacji zmian i pozwalają mierzyć ich efektywność. 

Tym właśnie charakteryzuje się podejście procesowe, gdzie działalność organizacji automatyzowana jest za pomocą przepływu pracy i możliwe jest szybkie reagowanie na zmiany w jej otoczeniu. Szybkość wynika z faktu, że zmiany mogą być sprawnie implementowane już w ramach działających procesów, a nie struktur organizacyjnych – tak jak w podejściu tradycyjnym. 

Nie tylko otoczenie implikuje realizację zmian. Kluczowy wpływ mają rosnące potrzeby klientów, którzy oczekują wysokiej jakości usług i produktów dostarczanych w sposób szybki i efektywny. Aby było to możliwe konieczny jest odpowiedni podział, zarówno organizacyjny jak i funkcjonalny. Jednostka, dysponując strukturą organizacyjną i mapą procesów, może w metodyczny sposób systematyzować poszczególne etapy reorganizacji czy też niezbędnych usprawnień. 

Z użyciem odpowiedniej notacji możliwe jest przedstawianie kroków i działań koniecznych do wykonania określonych zadań w organizacji. To pozwala zrozumieć, jak wykonywana jest praca i zidentyfikować obszary do usprawnienia. 

Dzięki zarządzaniu procesami organizacje wiedzą, jak ich działania wpływają na wyniki i identyfikują obszary do optymalizacji. Szczegółowo zdefiniowane i udokumentowane procesy tworzą fundament dla systemów wspierających działalność organizacji, umożliwiając pomiar realizowanych działań (raportowanie), a przez to zapewniając możliwość optymalizacji.  

Wdrażanie podejścia procesowego w administracji publicznej

Wdrożenie podejścia procesowego jest zwykle wspierane przez implementację systemu informatycznego klasy EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentami). System zapewnia funkcjonalności, dzięki którym możliwe jest elektroniczne uruchomienie procesów, monitorowanie, kontrolowanie i zarządzanie ich realizacją. Wdrożenie systemu EZD automatyzuje szereg kwestii, w tym: 

• realizację i modyfikację procesów,
• monitorowanie procesów i bieżącą kontrolę realizacji prac,
• obsługę dokumentacji.

Wdrożenie zarządzania procesowego to korzyści dla organizacji, w tym:

• kontrola działań, 
• większa przejrzystość procesów, 
• redukcja kosztów, 
• poprawa jakości i szybkości realizacji zadań. 

Dzięki takiemu podejściu organizacje mogą dostosować się do zmieniających się potrzeb rynku oraz zwiększać satysfakcję klientów. 

Szczególnym przykładem jest administracja publiczna, która regularnie monitoruje i ocenia działanie swoich procesów, aby stale doskonalić działania i dostosowywać się do zmieniających się potrzeb społeczeństwa. W rezultacie podejście procesowe staje się integralną częścią kultury organizacyjnej w administracji publicznej, wspierając bardziej efektywną pracę zorientowaną na obywateli.

Podsumowując: podejście procesowe w zarządzaniu nowoczesną organizacją to metoda na optymalizację działań i strategia adaptacji do dynamicznego otoczenia biznesowego. Poprzez skoncentrowanie się na procesach, organizacje mogą lepiej zrozumieć swoje działania, zwiększyć efektywność, poprawiając wyniki finansowe i konkurencyjność na rynku.

Systemy do zarządzania procesami i dokumentacją 

Comarch dostarcza rozwiązania dla administracji publicznej, takie jak Comarch EZD Cloud wraz z dostępnym silnikiem procesów Comarch BPM czy Comarch e-Urząd, które zapewniają podejście procesowe, umożliwiają elektroniczną obsługę spraw i zarządzanie dokumentami. Dzięki tym systemom możliwe jest składanie wniosków, odbiór dokumentów, regulowanie płatności, a także cyfryzacja procesów obsługi spraw i rejestrów publicznych.

Interesuje Cię temat systemów do obiegu dokumentów? Zapraszamy na webinar z naszym ekspertem już 27 maja o godzinie 11:00. Dowiesz się jak wdrożyć system EZD w organizacji oraz poznasz dobre praktyki i kluczowe funkcjonalności Comarch EZD. Zapisz się .

Nasze rozwiązanie  zapewnia  przetwarzanie dokumentów  w  pełnej zgodności  z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami bezpieczeństwa. Comarch EZD zapewnia obsługę dokumentów elektronicznych przekazywanych do instytucji poprzez ePUAP, Elektroniczną Skrzynkę Podawczą i e-mail. Podnosi efektywność pracy z dokumentami, umożliwia obsługę kilku, a nawet kilkudziesięciu jednostek lub wydziałów, a modułowa budowa systemu to elastyczne dopasowanie funkcjonalności do specyficznych wymagań.