REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Poradnik Samorządowca - Informatyzacja administracji

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Działalność administracji publicznej od kilku lat przestaje ograniczać się do załatwiania spraw wyłącznie poprzez bezpośredni kontakt urzędnika i obywatela. Pojawiają się nowe możliwości technologiczne, prawne, organizacyjne czy finansowe wpływające na funkcjonowanie każdego urzędu w rzeczywistości „wirtualnej”.

REKLAMA

Wykorzystanie komputerów, a później systemów teleinformatycznych w bieżącej działalności urzędu stało się czymś naturalnym. Podobnie realizacja innych działań administracji będzie podlegać przekształceniom, jakich żaden urząd nie uniknie, a im prędzej podejmie wyzwania, tym szybciej i lepiej będzie przygotowany w sytuacji bezpośredniego wymuszenia zmian potrzebami mieszkańców lub wręcz przepisami prawa. Co rzeczywiście trzeba zrobić, aby mieszkaniec mógł skorzystać z e-usług, jakie czynności i prace wykonać wewnątrz urzędu, jakie systemy teleinformatyczne wdrożyć, aby urzędnik rzeczywiście miał mniej pracy? Jakie możliwości i jakie ograniczenia przewidują przepisy prawa? W jaki sposób można przyjąć podanie elektroniczne i kiedy można odmówić przyjęcia tak wniesionego dokumentu, jakie musi on spełniać wymagania, jak sprawdzić, czy zostały one spełnione, kto podanie wniósł i podpisał? Na te i inne pytanie odpowiemy w Poradniku Samorządowca.

REKLAMA

Przepisy prawa wprowadzają nowości w procedurze administracyjnej, w szczególności przy wydawaniu elektronicznych decyzji, postanowień, zaświadczeń, zawiadomień o sposobie załatwienia skargi czy wezwań. Dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę na wymagania stawiane tym dokumentom, terminom i sposobom ich doręczeń. Istotne są również zagrożenia, jakie mogą wystąpić przy realizacji spraw drogą elektroniczną, a którym możemy przeciwdziałać, jeśli będziemy potrafili je zidentyfikować.

REKLAMA

Przepisy dotyczące postępowania administracyjnego normują ponadto postępowanie w sprawie skarg i wniosków, na którym informatyzacja również odcisnęła swoje piętno. Skargę można bowiem nie tylko wnieść drogą elektroniczną, lecz także otrzymać tą samą drogą zawiadomienie o sposobie jej załatwienia.

Obok skarg i wniosków istotnym elementem funkcjonowania administracji publicznej – każdego urzędu obsługującego organy administracji – jest kwestia dostępu do informacji publicznej. Wymaga ona szczególnego omówienia, jeśli weźmie się pod uwagę dość mocno niesformalizowany tryb postępowania w tym zakresie, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Bardzo często powstają wątpliwości, w jaki sposób można bronić się przed udzielaniem odpowiedzi na wnioski, które wymagają znacznych nakładów pracy ze strony urzędnika,  np. przetworzenia dużej liczby danych. Często również dochodzi do sytuacji, w której z treści samego wniosku wynika, że jego celem jest uzyskanie informacji służących prywatnym interesom wnioskodawcy. Informacja publiczna jest ważnym elementem funkcjonowania administracji, ale nie można popadać w skrajność – przed niektórymi działaniami należy się bronić.

Z dostępem do informacji publicznej ściśle związana jest problematyka publikacji aktów prawa. Również w tym przypadku przepisy zobowiązują do zmiany dotychczasowego sposobu pracy. Projekty uchwał muszą być bowiem przygotowywane– poza postacią papierową – również w postaci elektronicznej i tak przekazywane do publikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jednym z pytań, które budzą wiele wątpliwości, jest kwestia przechowywania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, a tym bardziej spraw, w których pojawią się zarówno dokumenty elektroniczne, jak i papierowe.

Do tej pory czynności związane z archiwizacją były nieco pomijane. Pojawiały się w urzędzie dokumenty papierowe, pisma był łączone w sprawy i przechowywane w segregatorach. Po zakończeniu roku i zamknięciu teczek były przekazywane do archiwum zakładowego, później państwowego. Od momentu pojawienia się w urzędzie dokumentów elektronicznych coraz większe znaczenie będzie miał prawidłowo zbudowany system teleinformatyczny oraz automatyzacja niektórych czynności. Bez systemu trudno bowiem przyjmować e-podania, rozpatrywać sprawy, zakończyć postępowanie i przekazać dokumenty do archiwum. Co więcej – bez odpowiedniego oprogramowania nie będzie się w stanie opatrzyć dokumentów i spraw tzw. metadanymi.

Należy zwrócić uwagę, że dokumentem elektronicznym jest również e-mail, o którym często się zapomina, a po jego rozpatrzeniu często usuwa – czego należy się wystrzegać. W tym zakresie w Poradniku Samorządowca wskazano propozycje postępowania z takimi dokumentami w bieżącej pracy urzędnika.

Często zadawane jest pytanie o sens informatyzacji – podnoszony jest argument, że „z papieru nie da się zrezygnować”. Rzeczywiście – jeszcze przez wiele lat papier nie zniknie z urzędów i co do tego nie należy mieć żadnych wątpliwości. Z punktu widzenia urzędnika bardzo często proces informatyzacji jest niezrozumiały, sprawiający wrażenie uszczęśliwiania na siłę, utrudniający realizację zadań wykonywanych od dziesiątek lat w ten sam sposób, przy wykorzystaniu „sprawdzonych” metod pracy, przekazywaniu z biurka na biurko dokumentów papierowych i wyszukiwaniu informacji w stertach dokumentów odłożonych do segregatorów. Pytań i wątpliwości pojawia się bardzo wiele. Na większość z nich odpowiedź znajdą Państwo w Poradniku Samorządowca, zawierającym również praktyczne wskazówki dotyczące realizacji wymagań prawnych. Z drugiej jednak strony, zostaną wskazane zawiłości prawne i trudności stojące przed administracją samorządową.

Mamy nadzieję, że Poradnik okaże się pomocny dla wszystkich pracowników administracji, nie tylko w zrozumieniu idei informatyzacji, ale przede wszystkim w aspekcie praktycznym – jako swego rodzaju komentarz do nowych wymagań prawnych. Biorąc pod uwagę przewidywane w najbliższych latach zmiany w administracji, nie możemy pominąć omówienia kluczowych projektów, w szczególności pl.Id, którego realizacja może zmienić podejście obywatela do administracji.


Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Samorządowca

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
420 tys. osób otrzymało świadczenia w ramach renty wdowiej, wydano 51,3 tys. decyzji odmownych

Już blisko 420 tys., osób otrzymało rentę wdowią. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłacił na ten cel ponad 1,4 mld zł brutto, z czego prawie 150 mln zł to kwota, o którą wzrosły wypłaty w związku ze zbiegiem świadczeń.

Kiedy modernizacja linii średnicowej w Warszawie? Minister infrastruktury podał kluczowe terminy i zakres prac. Stację Warszawa Powiśle zastąpią dwa nowe przystanki osobowe

W dniu 9 lipca 2025 r. minister infrastruktury – w odpowiedzi na interpelację poselską – udzielił obszernych informacji odnośnie terminów i zakresu modernizacji kolejowej linii średnicowej w Warszawie. Okazuje się, że jako pierwsza (w latach 2026-2029) będzie realizowana część wschodnia linii średnicowej (na praskim brzegu Wisły). Natomiast w drugim etapie (po 2030 r.) zmodernizowana będzie część zachodnia: od stacji Warszawa Zachodnia (bez samej stacji), przez stacje Warszawa Ochota, Warszawa śródmieście do ul. Wybrzeże Szczecińskie. Co ważne, w tym drugim etapie powstaną dwie nowe stacje w rejonie ronda de Gaulle’a oraz pomiędzy ul. Solec i Wybrzeże Kościuszkowskie a obecny przystanek Warszawa Powiśle zostanie na stałe wyłączony z użytkowania. Także w drugim etapie modernizacji zostanie przebudowany tunel średnicowy i most średnicowy na Wiśle.

Rolnicy dostaną własnego rzecznika? PSL składa projekt ustawy

Klub Polskiego Stronnictwa Ludowego złożył w Sejmie projekt ustawy, której głównym celem jest powołanie nowej instytucji – Rzecznika Praw Rolników. Funkcję tę miałby każdorazowo pełnić Prezes Krajowej Rady Izb Rolniczych, co – według autorów projektu – ma zagwarantować niezależność i bliskość tej roli wobec środowisk rolniczych.

Odwołanie od decyzji administracyjnej. Najważniejsze informacje

Wiele życiowych spraw załatwianych jest decyzją administracyjną. Może to być np. zameldowanie na pobyt stały lub czasowy, przyznanie lub odmowa zasiłku rodzinnego, cofnięcie świadczeń z MOPS, przyjęcie lub nieprzyjęcie dziecka do przedszkola albo szkoły, określenie wysokości podatku od nieruchomości, pozwolenie na budowę, zajęcie pasa drogowego, zasiłków z tytułu choroby i macierzyństwa, świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

REKLAMA

Coraz więcej Polaków regularnie podróżuje koleją. Dokąd i jak często jeździmy pociągiem?

Kolej w Polsce przeżywa rozkwit – w ubiegłym roku odnotowano rekordową liczbę przejazdów. Aż 45% Polaków deklaruje sympatię do tego środka transportu, szczególnie młodzi (16–24 lata) i mieszkańcy Pomorza, którzy podróżują średnio 33 razy rocznie. Jaka jest najczęściej uczęszczana trasa? W jakie dni Polacy najczęściej kupują bilety? Jaki rodzaj pociągu preferują?

Renta wdowia. 320 tys. osób już otrzymało świadczenia. Sprawdź, czy też możesz dostać

Już 320 tys. osób otrzymało świadczenia w ramach renty wdowiej z ZUS. Wnioski nadal można składać. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że dzięki rencie wdowiej świadczeniobiorcy zyskają średnio 358,27 zł.

Próg zaostrzony z 50 proc. do 25 proc. Nowe przepisy MEN zmieniają wszystko w szkołach

Istotne zmiany przepisów dla uczniów zakłada nowy projekt Ministerstwa Edukacji Narodowej, który został już skierowany do konsultacji. Będą surowsze zasady w szkołach. Projekt zakłada m.in., że uczeń nie będzie klasyfikowany z jednego, kilku albo wszystkich przedmiotów, gdy przekroczy próg 25 proc. nieobecności nieusprawiedliwionej.

Od marzeń do nauki – po co naprawdę Sławosz Uznański – Wiśniewski poleciał w kosmos?

Śledzimy media społecznościowe, zdjęcia Ziemi z orbity i codzienne relacje Sławosza Uznańskiego-Wiśniewskiego z Międzynarodowej Stacji Kosmicznej. Ale za tą medialną euforią kryje się znacznie więcej niż symboliczny gest. Co z tego lotu wynika dla Polski? Jakie są realne, wymierne korzyści dla gospodarki, nauki i przemysłu?

REKLAMA

Pensje w samorządach z wyrównaniem. Czy również dla byłych pracowników?

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych zaczęła obowiązywać od 14 czerwca 2025 r. Nowe stawki wynagrodzeń będą należne pracownikom z wyrównaniem od 1 marca 2025 r.

Stacje hydrologiczne odnotowują rekordy dobowego opadu deszczu. Ulewy w całym kraju

Aż jedenaście stacji hydrologicznych zanotowało opad dobowy wyższy niż dotychczasowa maksymalna suma dobowa - wynika z danych Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej. Dwukrotnie wyższy poziom odnotowano na trzech stacjach, na jednej - trzykrotnie wyższy.

REKLAMA