REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Poradnik Samorządowca - Informatyzacja administracji

REKLAMA

Działalność administracji publicznej od kilku lat przestaje ograniczać się do załatwiania spraw wyłącznie poprzez bezpośredni kontakt urzędnika i obywatela. Pojawiają się nowe możliwości technologiczne, prawne, organizacyjne czy finansowe wpływające na funkcjonowanie każdego urzędu w rzeczywistości „wirtualnej”.

REKLAMA

Wykorzystanie komputerów, a później systemów teleinformatycznych w bieżącej działalności urzędu stało się czymś naturalnym. Podobnie realizacja innych działań administracji będzie podlegać przekształceniom, jakich żaden urząd nie uniknie, a im prędzej podejmie wyzwania, tym szybciej i lepiej będzie przygotowany w sytuacji bezpośredniego wymuszenia zmian potrzebami mieszkańców lub wręcz przepisami prawa. Co rzeczywiście trzeba zrobić, aby mieszkaniec mógł skorzystać z e-usług, jakie czynności i prace wykonać wewnątrz urzędu, jakie systemy teleinformatyczne wdrożyć, aby urzędnik rzeczywiście miał mniej pracy? Jakie możliwości i jakie ograniczenia przewidują przepisy prawa? W jaki sposób można przyjąć podanie elektroniczne i kiedy można odmówić przyjęcia tak wniesionego dokumentu, jakie musi on spełniać wymagania, jak sprawdzić, czy zostały one spełnione, kto podanie wniósł i podpisał? Na te i inne pytanie odpowiemy w Poradniku Samorządowca.

REKLAMA

Przepisy prawa wprowadzają nowości w procedurze administracyjnej, w szczególności przy wydawaniu elektronicznych decyzji, postanowień, zaświadczeń, zawiadomień o sposobie załatwienia skargi czy wezwań. Dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę na wymagania stawiane tym dokumentom, terminom i sposobom ich doręczeń. Istotne są również zagrożenia, jakie mogą wystąpić przy realizacji spraw drogą elektroniczną, a którym możemy przeciwdziałać, jeśli będziemy potrafili je zidentyfikować.

REKLAMA

Przepisy dotyczące postępowania administracyjnego normują ponadto postępowanie w sprawie skarg i wniosków, na którym informatyzacja również odcisnęła swoje piętno. Skargę można bowiem nie tylko wnieść drogą elektroniczną, lecz także otrzymać tą samą drogą zawiadomienie o sposobie jej załatwienia.

Obok skarg i wniosków istotnym elementem funkcjonowania administracji publicznej – każdego urzędu obsługującego organy administracji – jest kwestia dostępu do informacji publicznej. Wymaga ona szczególnego omówienia, jeśli weźmie się pod uwagę dość mocno niesformalizowany tryb postępowania w tym zakresie, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Bardzo często powstają wątpliwości, w jaki sposób można bronić się przed udzielaniem odpowiedzi na wnioski, które wymagają znacznych nakładów pracy ze strony urzędnika,  np. przetworzenia dużej liczby danych. Często również dochodzi do sytuacji, w której z treści samego wniosku wynika, że jego celem jest uzyskanie informacji służących prywatnym interesom wnioskodawcy. Informacja publiczna jest ważnym elementem funkcjonowania administracji, ale nie można popadać w skrajność – przed niektórymi działaniami należy się bronić.

Z dostępem do informacji publicznej ściśle związana jest problematyka publikacji aktów prawa. Również w tym przypadku przepisy zobowiązują do zmiany dotychczasowego sposobu pracy. Projekty uchwał muszą być bowiem przygotowywane– poza postacią papierową – również w postaci elektronicznej i tak przekazywane do publikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jednym z pytań, które budzą wiele wątpliwości, jest kwestia przechowywania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, a tym bardziej spraw, w których pojawią się zarówno dokumenty elektroniczne, jak i papierowe.

Do tej pory czynności związane z archiwizacją były nieco pomijane. Pojawiały się w urzędzie dokumenty papierowe, pisma był łączone w sprawy i przechowywane w segregatorach. Po zakończeniu roku i zamknięciu teczek były przekazywane do archiwum zakładowego, później państwowego. Od momentu pojawienia się w urzędzie dokumentów elektronicznych coraz większe znaczenie będzie miał prawidłowo zbudowany system teleinformatyczny oraz automatyzacja niektórych czynności. Bez systemu trudno bowiem przyjmować e-podania, rozpatrywać sprawy, zakończyć postępowanie i przekazać dokumenty do archiwum. Co więcej – bez odpowiedniego oprogramowania nie będzie się w stanie opatrzyć dokumentów i spraw tzw. metadanymi.

Należy zwrócić uwagę, że dokumentem elektronicznym jest również e-mail, o którym często się zapomina, a po jego rozpatrzeniu często usuwa – czego należy się wystrzegać. W tym zakresie w Poradniku Samorządowca wskazano propozycje postępowania z takimi dokumentami w bieżącej pracy urzędnika.

Często zadawane jest pytanie o sens informatyzacji – podnoszony jest argument, że „z papieru nie da się zrezygnować”. Rzeczywiście – jeszcze przez wiele lat papier nie zniknie z urzędów i co do tego nie należy mieć żadnych wątpliwości. Z punktu widzenia urzędnika bardzo często proces informatyzacji jest niezrozumiały, sprawiający wrażenie uszczęśliwiania na siłę, utrudniający realizację zadań wykonywanych od dziesiątek lat w ten sam sposób, przy wykorzystaniu „sprawdzonych” metod pracy, przekazywaniu z biurka na biurko dokumentów papierowych i wyszukiwaniu informacji w stertach dokumentów odłożonych do segregatorów. Pytań i wątpliwości pojawia się bardzo wiele. Na większość z nich odpowiedź znajdą Państwo w Poradniku Samorządowca, zawierającym również praktyczne wskazówki dotyczące realizacji wymagań prawnych. Z drugiej jednak strony, zostaną wskazane zawiłości prawne i trudności stojące przed administracją samorządową.

Mamy nadzieję, że Poradnik okaże się pomocny dla wszystkich pracowników administracji, nie tylko w zrozumieniu idei informatyzacji, ale przede wszystkim w aspekcie praktycznym – jako swego rodzaju komentarz do nowych wymagań prawnych. Biorąc pod uwagę przewidywane w najbliższych latach zmiany w administracji, nie możemy pominąć omówienia kluczowych projektów, w szczególności pl.Id, którego realizacja może zmienić podejście obywatela do administracji.


Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Samorządowca
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Podwyżki od 1 stycznia 2024 r. dzięki likwidacji funduszy premiowych dla pracowników policji, straży granicznej i straży pożarnej

    Rząd daje podstawę prawną do likwidacji funduszy premiowych dla pracowników policji, straży granicznej i straży pożarnej. 

    "TAK dla zdrowia rodziny" - Polacy będą edukowani w kierunku profilaktyki nowotworów

    Edukacja na temat znaczenia testów i badań przesiewowych, szczepień przeciwko wirusom onkogennym i przeciwdziałania otyłości jest celem kampanii społeczno-edukacyjnej "TAK dla zdrowia rodziny", która właśnie wystartowała. 

    Kontrole policji na granicach między Niemcami a Polską i Czechami. Jak to może wyglądać? Od kiedy?

    Nancy Faeser, federalna minister spraw wewnętrznych Niemiec, dopuszcza wprowadzenie stacjonarnych kontroli granicznych. Podkreśla przy tym, że postrzega to jedynie jako dodatkowe narzędzie walki z nielegalną imigracją, ponieważ bardziej skuteczne są kontrole wyrywkowe. Jednocześnie nie chce obecnie występować do Komisji Europejskiej o wprowadzenie stacjonarnych kontroli granicznych poza tymi, które istnieją już na granicy z Austrią. Kontrole policyjne przy granicach wprowadzane przez Niemcy muszą spełniać kilka warunków; powinny one m.in. opierać się na informacjach o potencjalnych zagrożeniach dla bezpieczeństwa publicznego - powiedziała 27 września 2023 r. na konferencji prasowej w Brukseli rzeczniczka Komisji Europejskiej ds. migracji i bezpieczeństwa wewnętrznego Anitta Hipper.

    Bon 2500 zł: Nauczyciel zwolnił się z pracy albo poszedł na emeryturę, świadczenie kompensacyjne. Zwraca komputer?

    Nauczyciel po zakupie laptopa za bon 2500 zł przestał pracować w zawodzie. Czy musi zwrócić komputer? 

    REKLAMA

    1 000 000 plus?: Po milionie zł dla gmin z najwyższą frekwencją [Wybory 2023]

    Chcemy zachęcić do aktywnego udziału w wyborach. Dlatego ogłaszamy i zachęcamy do udziału w projekcie "Bitwa o remizy". W każdym powiecie ta gmina, która będzie miała najwyższą frekwencję wyborczą otrzyma milion złotych - powiedziała minister klimatu i środowiska Anna Moskwa.

    Niemiec zmarł po kąpieli w Bałtyku i zakażeniu bakterią Vibrio vulnificus. Przypadki zakażeń także w Polsce. 20% śmiertelność w USA

    Zakażenia bakterią Vibrio vulnificus nie są częste, ale są niebezpieczne. Leczenie zakażenia jest trudne, a choroba może zakończyć się śmiercią - powiedziała PAP dr Monika Kurpas, specjalistka z Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego zajmująca się tą bakterią.

    Dlaczego chcemy głosować na PiS, PO, Konfederację, Lewicę, Trzecią Drogę?

    Centrum Badania Opinii Społecznej (CBOS) zbadało powody dla których wyborcy głosują na tę a nie inną partię lub koalicję wyborczą.

     

    Letnie Igrzyska Olimpijskie w 2036 r. w Polsce? Prezydent Duda: w najbliższych dniach przygotuję list do szefa MKOl

    W najbliższych dniach przygotuję list do szefa Międzynarodowego Komitetu Olimpijskiego Thomasa Bacha w sprawie Letnich Igrzysk Olimpijskich w 2036 r. w Polsce. Wierzę, że to skutecznie uruchomi nasze starania i w efekcie możliwość przeprowadzenia igrzysk - powiedział w środę prezydent Andrzej Duda.

    REKLAMA

    Chcesz pomóc i dorobić? Są wynagrodzenia za pomoc sąsiadowi w potrzebie. Trzeba przejść szkolenie. Na początek 30 mln zł

    Wprowadzamy nową formę usług opiekuńczych. To usługi sąsiedzkie - poinformowała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.

    Darmowy laptop: Wzór protokołu przekazania komputera rodzicowi. Dwa warianty: własność i użyczenie [PRB]

    Protokół przekazania na własność lub w użyczenie laptopa dla rodzica ucznia klasy IV – wzór

    REKLAMA