REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Poradnik Samorządowca - Informatyzacja administracji

REKLAMA

Działalność administracji publicznej od kilku lat przestaje ograniczać się do załatwiania spraw wyłącznie poprzez bezpośredni kontakt urzędnika i obywatela. Pojawiają się nowe możliwości technologiczne, prawne, organizacyjne czy finansowe wpływające na funkcjonowanie każdego urzędu w rzeczywistości „wirtualnej”.

REKLAMA

Wykorzystanie komputerów, a później systemów teleinformatycznych w bieżącej działalności urzędu stało się czymś naturalnym. Podobnie realizacja innych działań administracji będzie podlegać przekształceniom, jakich żaden urząd nie uniknie, a im prędzej podejmie wyzwania, tym szybciej i lepiej będzie przygotowany w sytuacji bezpośredniego wymuszenia zmian potrzebami mieszkańców lub wręcz przepisami prawa. Co rzeczywiście trzeba zrobić, aby mieszkaniec mógł skorzystać z e-usług, jakie czynności i prace wykonać wewnątrz urzędu, jakie systemy teleinformatyczne wdrożyć, aby urzędnik rzeczywiście miał mniej pracy? Jakie możliwości i jakie ograniczenia przewidują przepisy prawa? W jaki sposób można przyjąć podanie elektroniczne i kiedy można odmówić przyjęcia tak wniesionego dokumentu, jakie musi on spełniać wymagania, jak sprawdzić, czy zostały one spełnione, kto podanie wniósł i podpisał? Na te i inne pytanie odpowiemy w Poradniku Samorządowca.

REKLAMA

Przepisy prawa wprowadzają nowości w procedurze administracyjnej, w szczególności przy wydawaniu elektronicznych decyzji, postanowień, zaświadczeń, zawiadomień o sposobie załatwienia skargi czy wezwań. Dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę na wymagania stawiane tym dokumentom, terminom i sposobom ich doręczeń. Istotne są również zagrożenia, jakie mogą wystąpić przy realizacji spraw drogą elektroniczną, a którym możemy przeciwdziałać, jeśli będziemy potrafili je zidentyfikować.

REKLAMA

Przepisy dotyczące postępowania administracyjnego normują ponadto postępowanie w sprawie skarg i wniosków, na którym informatyzacja również odcisnęła swoje piętno. Skargę można bowiem nie tylko wnieść drogą elektroniczną, lecz także otrzymać tą samą drogą zawiadomienie o sposobie jej załatwienia.

Obok skarg i wniosków istotnym elementem funkcjonowania administracji publicznej – każdego urzędu obsługującego organy administracji – jest kwestia dostępu do informacji publicznej. Wymaga ona szczególnego omówienia, jeśli weźmie się pod uwagę dość mocno niesformalizowany tryb postępowania w tym zakresie, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Bardzo często powstają wątpliwości, w jaki sposób można bronić się przed udzielaniem odpowiedzi na wnioski, które wymagają znacznych nakładów pracy ze strony urzędnika,  np. przetworzenia dużej liczby danych. Często również dochodzi do sytuacji, w której z treści samego wniosku wynika, że jego celem jest uzyskanie informacji służących prywatnym interesom wnioskodawcy. Informacja publiczna jest ważnym elementem funkcjonowania administracji, ale nie można popadać w skrajność – przed niektórymi działaniami należy się bronić.

Z dostępem do informacji publicznej ściśle związana jest problematyka publikacji aktów prawa. Również w tym przypadku przepisy zobowiązują do zmiany dotychczasowego sposobu pracy. Projekty uchwał muszą być bowiem przygotowywane– poza postacią papierową – również w postaci elektronicznej i tak przekazywane do publikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jednym z pytań, które budzą wiele wątpliwości, jest kwestia przechowywania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, a tym bardziej spraw, w których pojawią się zarówno dokumenty elektroniczne, jak i papierowe.

Do tej pory czynności związane z archiwizacją były nieco pomijane. Pojawiały się w urzędzie dokumenty papierowe, pisma był łączone w sprawy i przechowywane w segregatorach. Po zakończeniu roku i zamknięciu teczek były przekazywane do archiwum zakładowego, później państwowego. Od momentu pojawienia się w urzędzie dokumentów elektronicznych coraz większe znaczenie będzie miał prawidłowo zbudowany system teleinformatyczny oraz automatyzacja niektórych czynności. Bez systemu trudno bowiem przyjmować e-podania, rozpatrywać sprawy, zakończyć postępowanie i przekazać dokumenty do archiwum. Co więcej – bez odpowiedniego oprogramowania nie będzie się w stanie opatrzyć dokumentów i spraw tzw. metadanymi.

Należy zwrócić uwagę, że dokumentem elektronicznym jest również e-mail, o którym często się zapomina, a po jego rozpatrzeniu często usuwa – czego należy się wystrzegać. W tym zakresie w Poradniku Samorządowca wskazano propozycje postępowania z takimi dokumentami w bieżącej pracy urzędnika.

Często zadawane jest pytanie o sens informatyzacji – podnoszony jest argument, że „z papieru nie da się zrezygnować”. Rzeczywiście – jeszcze przez wiele lat papier nie zniknie z urzędów i co do tego nie należy mieć żadnych wątpliwości. Z punktu widzenia urzędnika bardzo często proces informatyzacji jest niezrozumiały, sprawiający wrażenie uszczęśliwiania na siłę, utrudniający realizację zadań wykonywanych od dziesiątek lat w ten sam sposób, przy wykorzystaniu „sprawdzonych” metod pracy, przekazywaniu z biurka na biurko dokumentów papierowych i wyszukiwaniu informacji w stertach dokumentów odłożonych do segregatorów. Pytań i wątpliwości pojawia się bardzo wiele. Na większość z nich odpowiedź znajdą Państwo w Poradniku Samorządowca, zawierającym również praktyczne wskazówki dotyczące realizacji wymagań prawnych. Z drugiej jednak strony, zostaną wskazane zawiłości prawne i trudności stojące przed administracją samorządową.

Mamy nadzieję, że Poradnik okaże się pomocny dla wszystkich pracowników administracji, nie tylko w zrozumieniu idei informatyzacji, ale przede wszystkim w aspekcie praktycznym – jako swego rodzaju komentarz do nowych wymagań prawnych. Biorąc pod uwagę przewidywane w najbliższych latach zmiany w administracji, nie możemy pominąć omówienia kluczowych projektów, w szczególności pl.Id, którego realizacja może zmienić podejście obywatela do administracji.


Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Samorządowca

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
To było takie proste? Bloomberg: Polska zagroziła blokadą chińskiego eksportu do UE. Teraz spokojniej na granicy z Białorusią

Prezydent Andrzej Duda podczas niedawnej wizyty w Pekinie zagroził Chinom zablokowaniem kluczowego kolejowego szlaku transportowego do UE, by osłabić kryzys migracyjny na granicy polsko-białoruskiej – napisała 24 lipca 2024 r. agencja Bloomberga. To może być przyczyna spadku nielegalnych przekroczeń tej granicy w ostatnich tygodniach.

Barszcz Sosnowskiego groźny nie tylko po dotknięciu

Barszcz Sosnowskiego (Heracleum sosnowskyi) to jedna z roślin groźnych dla zdrowia. Warto wiedzieć, że nie tylko dotykanie jej jest ryzykowne. Niebezpieczne może być przebywanie w jej otoczeniu. Co zrobić, gdy już dojdzie do oparzenia?

Rządowi brakuje pieniędzy na służby: Policję, SG, PSP i SOP. Co z programem modernizacyjnym?

Cały czas mamy sytuację niepełnego pokrycia w budżecie wydatków na służby (chodzi o Policję, Straż Graniczną, Państwową Straż Pożarną i Służbę Ochrony Państwa) - poinformował 23 lipca 2024 r. podczas sejmowej Komisji Administracji i Spraw Wewnętrznych wiceszef MSWiA Czesław Mroczek. Dodał, że w najbliższym czasie przedstawione zostaną propozycje na kolejne lata.

Przeszło 854 mln zł na Sejm w 2025 r. Podwyżki dla posłów i wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu. Wzrosną też ryczałty na biura poselskie

Budżet Kancelarii Sejmu na 2025 r. ma wynieść 854 mln 258 tys. zł - to ponad 80 mln więcej niż w 2024 roku. W dniu 23 lipca 2024 r. sejmowa komisja regulaminowa, spraw poselskich i immunitetowych pozytywnie zaopiniowała projekt budżetu Kancelarii Sejmu na 2025 rok. Szef Kancelarii Sejmu Jacek Cichocki poinformował, że w 2025 roku nastąpi wzrost wynagrodzeń wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu a także posłów.

REKLAMA

Zmiany w finansowaniu ochotniczych straży pożarnych. Znamy plany ministerstwa

Wiceszef MSWiA Wiesław Leśniakiewicz przekazał, że w resorcie trwają prace nad nowelizacją rozporządzenia ws. przyznawania rekompensaty pieniężnej oraz wyrównania do wysokości rekompensaty wypłacanej strażakowi ratownikowi ochotniczej straży pożarnej.

Zmiany w wynagradzaniu pracowników samorządowych wchodzą w życie 1 sierpnia 2024 r. Pensje od 4000 zł do 6200 zł

1 sierpnia wejdzie w życie znowelizowane rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Ale na wyższe pensje można liczyć przy pensjach należnych od 1 lipca. 

Polaków ubywa, takie są fakty. Dane GUS pokazują co się dzieje, jest coraz gorzej

Polaków jest coraz mniej. W porównaniu z poprzednim rokiem liczba ludności w Polsce zmniejszyła się o prawie 130 tys. osób. Spadek liczby ludności zanotowano w 14 województwach i w 270 powiatach. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny (GUS).

Tragiczne dane z weekendu - wypadki i utonięcia

Statystyki z minionego weekendu są zatrważające. W niedzielę w pięciu wypadkach śmiertelnych zginęło 5 osób, łącznie w weekend zginęło 11 osób. 17 osób utonęło.

REKLAMA

Nie żartuj, że masz bombę w walizce, nie zostawiaj bagażu bez opieki. Mandaty są surowe

Pozostawienie na lotnisku bagaży bez opieki staje się plagą. Straż Graniczna od początku czerwca interweniowała już 125 razy. Nałożono mandaty na łączna kwotę 11 tys. zł.

Globalna awaria systemów Microsoft. Czy mamy się czym martwić w Polsce?

Wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski uspokaja, że obecnie w Polsce systemy infrastruktury informatycznej działają płynnie. 

REKLAMA