REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola dokumentów oraz instrukcja kasowa

Barbara Kołodziej
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Nieobligatoryjna część polityki rachunkowości w jednostce budżetowej to m.in. instrukcja obiegu i kontroli dokumentów oraz instrukcja kasowa. Ta część polityki rachunkowości wynika z tzw. praktyki rachunkowości i z faktu, że mimo iż konkretne przepisy nie określają wprost obowiązku opracowania takich dokumentów, to jednak pewne rozwiązania muszą zostać uregulowane pisemnie.

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

l określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjny,

l określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

l opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

l datę dokonania operacji, a gdy dowód sporządzony jest pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

l podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

l stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Instrukcja obiegu dokumentów określa zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych oraz ich archiwizowanie, wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych. Nie jest ona sformalizowanym dokumentem sporządzanym według jakiegoś wzoru.

Kierownik jednostki budżetowej powinien opracować własną instrukcję, odpowiednią do potrzeb swojej jednostki. Instrukcja powinna dokładnie wyjaśniać: kto ma przyjąć dany dokument, jak go oznaczyć, gdzie i w jakim terminie przekazać ten dokument. W instrukcji należy wskazać osoby uprawnione do przyjmowania, sprowadzania oraz podpisywania poszczególnych dowodów księgowych, do ich kontrolowania oraz wydawania druków ścisłego zarachowania. W instrukcji mogą się znaleźć zapisy dotyczące zawartości poszczególnych dokumentów. Poza tym powinny być tam zapisy dotyczące kompletności, rzetelności i jasności dokumentów.

W większych jednostkach instrukcja powinna określać metody dokumentowania operacji w różnych komórkach organizacyjnych, drogi ich obiegu, jak również stosowne narzędzia organizacyjne, np. terminarze.

Zasady opisane w instrukcji powinny zostać napisane językiem zrozumiałym i przystępnym dla wszystkich pracowników.

Przykładowy zapis może wyglądać następująco: kancelaria ogólna przyjmuje wszystkie dokumenty zewnętrzne dostarczane do siedziby jednostki przez pocztę lub pracowników jednostki. Każdy dowód należy ostemplować pieczątką wpływu oraz wpisać do książki korespondencyjnej, nadając mu kolejny numer. Tak oznaczona korespondencja jest przekazywana właściwym komórkom organizacyjnym jednostki, za potwierdzeniem odbioru.

Rejestracja dokumentów

Przed rejestracją w księgach rachunkowych dokumenty księgowe powinny zostać poddane segregacji oraz kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Segregacja ma bowiem na celu wyodrębnienie dokumentów podlegających ewidencji, a następnie ich łączenie w jednorodne grupy, np. dowody bankowe. W ramach jednej grupy dowody te są zestawiane według dat operacji, banków, rodzajów rachunków bankowych, np. rachunek bieżący, pomocniczy, lokat terminowych. Tak posegregowane dowody księgowe są następnie oznaczane symbolami i numerami, które pozwalają badać kompletność danego ich zbioru ujętego w księgach rachunkowych.

Szczególnie ważne są wymogi dotyczące kontroli formalnoprawnej, związanej z zawartością dokumentów księgowych, kontroli dotyczącej poprawnego sporządzania dowodów, kontroli pod względem merytorycznym, czyli zasadności dokonania operacji, oraz kontroli, która odnosi się do właściwego dokonywania poprawek w razie wystąpienia błędu.

Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem merytorycznym polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, jak również stwierdzenia, że owe dowody zostały wystawione przez właściwe podmioty gospodarcze.

Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawierający wszystkie elementy, oraz że dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

Działalność kasy

W jednostce budżetowej prowadzona jest kasa w celu dokonywania operacji pieniężnych. Czynności związane z prowadzeniem obsługi kasowej wykonuje pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.

Kierownik jednostki powinien zwrócić się do właściwej instytucji z zapytaniem o karalność osoby, której ma powierzyć funkcję kasjera. Fakt ten powinien zostać odnotowany w aktach osobowych kasjera.

W instrukcji kasowej kierownik jednostki ustala tzw. pogotowie kasowe, czyli kwotę gotówki przeznaczoną na bieżące wydatki, która zawsze powinna być do dyspozycji.

Do kasy mogą być przyjmowane wpłaty gotówkowe, które powinny być udokumentowane kwitami kasowymi. Gotówkę z banku kasjer podejmuje na podstawie czeku gotówkowego z wzorami podpisów złożonymi w banku. Wszystkie wpływy i wypłaty z kasy rejestrowane są w raporcie kasowym.

Należy pamiętać, że organizując gospodarkę kasową w jednostce, trzeba wziąć pod uwagę zasady określone w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne Dz. U. nr 129, poz.858 ze zm.).

OBIEG I KONTROLA DOKUMENTÓW

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powinna zawierać w szczególności:

l opis cech, jakie powinien spełniać dowód księgowy,

l rodzaje dowodów księgowych stosowanych w jednostce,

l zasady obiegu i dekretacji dokumentów,

l wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych np. dotyczących poszczególnych kontroli czy zatwierdzania przez kierownika jednostki,

l wzory podpisów osób upoważnionych do poszczególnych rodzajów kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

Funkcjonowanie kasy

Instrukcja kasowa powinna zawierać przede wszystkim:

l zasady zabezpieczenia kasy w danej jednostce,

l zasady powierzania obowiązków kasjera,

l zasady ochrony, transportu i przenoszenia środków pieniężnych,

l zasady gospodarki kasowej (pogotowie kasowe),

l zasady pobierania gotówki do kasy (wzory podpisów na czekach gotówkowych, zasady gospodarki czekami),

l zasady wystawiania wtórnych dowodów kasowych, KP i KW oraz zasady i terminy sporządzania raportów kasowych,

l zapisy dotyczące inwentaryzacji gotówki w kasie, o ile nie zostały ujęte w instrukcji inwentaryzacyjnej.

BARBARA KOŁODZIEJ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Ustawa z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

l Rozporządzenie ministra finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ekoschematy 2024 - rozporządzenie wprowadza zmiany od 15 marca

    Ekoschematy 2024 - oświadczenie zastąpi zdjęcia geotagowane. Jest projekt rozporządzenia dotyczącego zmian w dopłatach dla rolników w ramach ekoschematów. Zmiany wejdą w życie 15 marca 2024 roku.

    Co to jest transport sanitarny? Dla kogo jest bezpłatny?

    Pacjent, który nie może się samodzielnie poruszać, a chce udać się do przychodni lub szpitala, może skorzystać z transportu sanitarnego. Jak to się odbywa?

    Podwyżki o 30%-33% dla nauczycieli z kłopotem. Samorządy chcą pieniędzy na dodatki. MEN wyda interpretację?

    Samorządowcy pytają ministerstwo edukacji o zasady wypłaty wyrównań dla nauczycieli. Czy min. edukacji Barbara Nowacka wyjaśni zasady postępowania?

    Wywiad Ukrainy: Rosja nasila operację dezinformacyjną Majdan-3; punkt kulminacyjny w marcu-maju 2024 roku

    Rosja nasila operację informacyjną Majdan-3 w celu wywołania konfliktów wewnętrznych w Ukrainie oraz krajach ją popierających, by następnie uderzyć i pokonać wojska ukraińskie na wschodzie – ostrzegł prezydencki komitet ds. wywiadu w Kijowie.

    REKLAMA

    Znasz portal Diety NFZ? Korzysta z niego już prawie 870 tys. osób

    Portal diety.nfz.gov.pl to baza bezpłatnych przepisów na zdrowe i proste w przygotowaniu dania do samodzielnego przygotowania. Narodowy Fundusz Zdrowia podał, że z planów żywieniowych korzysta już blisko 870 tys. osób. 

    Min. rolnictwa Cz. Siekierski: Różne, nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu muszą zostać wycofane

    Minister rolnictwa i rozwoju wsi Czesław Siekierski w dniu 27 lutego 2024 r. w czasie posiedzenia unijnej Rady ds. Rolnictwa i Rybołówstwa (AGRIFISH), powiedział: – Różne, nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu muszą zostać wycofane. Komisja Europejska musi zrozumieć protestujących rolników. Rolnicy mówią: nic o nas, bez nas. List przewodniczącego Norberta Linsa pokazuje, że Parlament Europejski też oczekuje szybkich działań.

    Doradca Prezydenta RP: kontrolę nad polskim szkolnictwem obejmie bezpośrednio UE

    Profesor Andrzej Waśko, doradca prezydenta RP, przewodniczący Rady ds. Rodziny, Edukacji i Wychowania, odnosząc się do "Europejskiego obszaru edukacji" podkreślił, że polityka oświatowa, która dotąd była powierzona kompetencji rządów krajowych, stanie się częścią polityki unijnej. Zwrócił uwagę, że kontrole nad polskim szkolnictwem obejmie bezpośrednio UE.

    Min. Siekierski: KE narzuciła nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu; musimy zrozumieć protesty rolników. 27 lutego posiedzenie unijnej rady ministrów w Brukseli. 29 lutego rozmowy z rolnikami w Ministerstwie

    Komisja Europejska narzuciła zbyt duże, nieracjonalne, kosztowne wymogi Zielonego Ładu, które miały służyć środowisku, przeciwdziałać zmianom klimatu, a w rzeczywistości doprowadziły do bankructwa wielu gospodarstw - oświadczył w 26 lutego 2024 r. na konferencji prasowej w Brukseli minister rolnictwa RP Czesław Siekierski. Wcześniej tego samego dnia, jeszcze będąc w Polsce w czasie konferencji prasowej kierownictwa Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, minister Siekierski powiedział: Musimy zrozumieć protesty rolników i o to będę zabiegał na jutrzejszym posiedzeniu unijnej rady ministrów w Brukseli.

    REKLAMA

    KPO 2024. Polska nie dostanie wszystkich pieniędzy? Ekspert: 43 inwestycje i ich refinansowanie zagrożone. Konieczna rewizja polskiego KPO

    Zdaniem Łukasza Kościjańczuka, eksperta firmy doradczej CRIDO, ok. 43 inwestycji w ramach Krajowego Planu Odbudowy (z 56 zaplanowanych) może nie zostać zrealizowanych do 31 sierpnia 2026 r, co oznacza, że Polska nie otrzyma refinansowania z UE. Dlatego niezbędna jest rewizja KPO, która - jak oszacował ekspert - może objąć nawet połowę planowanych przedsięwzięć.

    D. Tusk odblokował unijne pieniądze na polskie KPO [137 mld euro, 600 mld zł]. W przyszłym tygodniu dwie ważne decyzje. von der Leyen: Razem będziemy bronić praworządności w całej Europie

    Przewodnicząca Komisji Europejskiej Ursula von der Leyen oraz premier Belgii Alexander De Croo w piątek 23 lutego 2023 r. rozmawiali w Warszawie z premierem Tuskiem. Przewodnicząca KE poinformowała po spotkaniu, że w przyszłym tygodniu zapadną dwie decyzje ws. funduszy europejskich dla Polski. Uwolnią one do 137 mld euro z funduszu spójności i Funduszu Odbudowy.

    REKLAMA