Kontrola dokumentów oraz instrukcja kasowa

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

l określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjny,

l określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

l opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

l datę dokonania operacji, a gdy dowód sporządzony jest pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

l podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

l stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Instrukcja obiegu dokumentów określa zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych oraz ich archiwizowanie, wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych. Nie jest ona sformalizowanym dokumentem sporządzanym według jakiegoś wzoru.

Kierownik jednostki budżetowej powinien opracować własną instrukcję, odpowiednią do potrzeb swojej jednostki. Instrukcja powinna dokładnie wyjaśniać: kto ma przyjąć dany dokument, jak go oznaczyć, gdzie i w jakim terminie przekazać ten dokument. W instrukcji należy wskazać osoby uprawnione do przyjmowania, sprowadzania oraz podpisywania poszczególnych dowodów księgowych, do ich kontrolowania oraz wydawania druków ścisłego zarachowania. W instrukcji mogą się znaleźć zapisy dotyczące zawartości poszczególnych dokumentów. Poza tym powinny być tam zapisy dotyczące kompletności, rzetelności i jasności dokumentów.

W większych jednostkach instrukcja powinna określać metody dokumentowania operacji w różnych komórkach organizacyjnych, drogi ich obiegu, jak również stosowne narzędzia organizacyjne, np. terminarze.

Zasady opisane w instrukcji powinny zostać napisane językiem zrozumiałym i przystępnym dla wszystkich pracowników.

Przykładowy zapis może wyglądać następująco: kancelaria ogólna przyjmuje wszystkie dokumenty zewnętrzne dostarczane do siedziby jednostki przez pocztę lub pracowników jednostki. Każdy dowód należy ostemplować pieczątką wpływu oraz wpisać do książki korespondencyjnej, nadając mu kolejny numer. Tak oznaczona korespondencja jest przekazywana właściwym komórkom organizacyjnym jednostki, za potwierdzeniem odbioru.

Rejestracja dokumentów

Przed rejestracją w księgach rachunkowych dokumenty księgowe powinny zostać poddane segregacji oraz kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Segregacja ma bowiem na celu wyodrębnienie dokumentów podlegających ewidencji, a następnie ich łączenie w jednorodne grupy, np. dowody bankowe. W ramach jednej grupy dowody te są zestawiane według dat operacji, banków, rodzajów rachunków bankowych, np. rachunek bieżący, pomocniczy, lokat terminowych. Tak posegregowane dowody księgowe są następnie oznaczane symbolami i numerami, które pozwalają badać kompletność danego ich zbioru ujętego w księgach rachunkowych.

Szczególnie ważne są wymogi dotyczące kontroli formalnoprawnej, związanej z zawartością dokumentów księgowych, kontroli dotyczącej poprawnego sporządzania dowodów, kontroli pod względem merytorycznym, czyli zasadności dokonania operacji, oraz kontroli, która odnosi się do właściwego dokonywania poprawek w razie wystąpienia błędu.

Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem merytorycznym polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, jak również stwierdzenia, że owe dowody zostały wystawione przez właściwe podmioty gospodarcze.

Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawierający wszystkie elementy, oraz że dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

Działalność kasy

W jednostce budżetowej prowadzona jest kasa w celu dokonywania operacji pieniężnych. Czynności związane z prowadzeniem obsługi kasowej wykonuje pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.

Kierownik jednostki powinien zwrócić się do właściwej instytucji z zapytaniem o karalność osoby, której ma powierzyć funkcję kasjera. Fakt ten powinien zostać odnotowany w aktach osobowych kasjera.

W instrukcji kasowej kierownik jednostki ustala tzw. pogotowie kasowe, czyli kwotę gotówki przeznaczoną na bieżące wydatki, która zawsze powinna być do dyspozycji.

Do kasy mogą być przyjmowane wpłaty gotówkowe, które powinny być udokumentowane kwitami kasowymi. Gotówkę z banku kasjer podejmuje na podstawie czeku gotówkowego z wzorami podpisów złożonymi w banku. Wszystkie wpływy i wypłaty z kasy rejestrowane są w raporcie kasowym.

Należy pamiętać, że organizując gospodarkę kasową w jednostce, trzeba wziąć pod uwagę zasady określone w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne Dz. U. nr 129, poz.858 ze zm.).

OBIEG I KONTROLA DOKUMENTÓW

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powinna zawierać w szczególności:

l opis cech, jakie powinien spełniać dowód księgowy,

l rodzaje dowodów księgowych stosowanych w jednostce,

l zasady obiegu i dekretacji dokumentów,

l wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych np. dotyczących poszczególnych kontroli czy zatwierdzania przez kierownika jednostki,

l wzory podpisów osób upoważnionych do poszczególnych rodzajów kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

Funkcjonowanie kasy

Instrukcja kasowa powinna zawierać przede wszystkim:

l zasady zabezpieczenia kasy w danej jednostce,

l zasady powierzania obowiązków kasjera,

l zasady ochrony, transportu i przenoszenia środków pieniężnych,

l zasady gospodarki kasowej (pogotowie kasowe),

l zasady pobierania gotówki do kasy (wzory podpisów na czekach gotówkowych, zasady gospodarki czekami),

l zasady wystawiania wtórnych dowodów kasowych, KP i KW oraz zasady i terminy sporządzania raportów kasowych,

l zapisy dotyczące inwentaryzacji gotówki w kasie, o ile nie zostały ujęte w instrukcji inwentaryzacyjnej.

BARBARA KOŁODZIEJ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Ustawa z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

l Rozporządzenie ministra finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020).