Zasady inwentaryzacji w jednostce budżetowej

Celem inwentaryzacji będącej jedną z form kontroli wewnętrznej jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie m.in.:

•   umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,

•   zapewnić rzetelność informacji ekonomicznych na podstawie uzyskanych danych,

•   umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Redakcja poleca: Zamknięcie roku oraz instrukcja sporządzania sprawozdania finansowego za 2015 r. w jednostkach sektora finansów publicznych (książka)

Terminy inwentaryzacji

Obligatoryjne terminy i częstotliwość inwentaryzacji określa ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Niezależnie od obligatoryjnych momentów inwentaryzacji, które wyznaczają przepisy, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić w przypadkach: zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie; zdarzeń losowych (kradzież, pożar itp.), które mogły spowodować zmiany w stanie składników majątkowych, oraz żądania innych organów (urząd skarbowy, sąd, policja itp.).

Rola kierownika

Odpowiedzialnym za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, także za wymaganą ustawą jej częstotliwość, jest kierownik jednostki. Ustawa o rachunkowości nie reguluje procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Do przeprowadzenia inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje zarządzeniem wewnętrznym komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego oraz powołuje zespoły spisowe. Właściwe przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wymaga w każdej jednostce sektora finansów publicznych opracowania określonych przepisów wewnętrznych - instrukcji inwentaryzacyjnej. Ma ona na celu dostarczenie informacji o organizacji i dokumentacji inwentaryzacji w danej jednostce, a przede wszystkim o podziale kompetencji w zakresie inwentaryzacji pomiędzy kierownika jednostki budżetowej a głównego księgowego.

W zakres obowiązków kierownika jednostki budżetowej wchodzą:

•   wydawanie wewnętrznych przepisów (instrukcji, zarządzeń, planów i harmonogramów) w zakresie inwentaryzacji,

•  powołanie komisji przeprowadzającej spis lub zespołów spisowych spośród pracowników jednostki,

•   zatwierdzanie zaopiniowanych przez głównego księgowego protokołów poinwentaryzacyjnych,

•   podejmowanie wszelkich decyzji związanych z organizacją prac inwentaryzacyjnych.