Ewidencjonowanie majątku Skarbu Państwa

Ogólne zasady ewidencji majątku określone są w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Sektor finansów publicznych charakteryzuje się jednakże rozwiązaniami szczególnymi. Jednym z takich rozwiązań jest obowiązek ewidencjonowania majątku Skarbu Państwa na zasadach określonych w odrębnych przepisach, niezależnie od przepisów o rachunkowości. Podstawę prowadzenia ewidencji majątku Skarbu Państwa stanowi ustawa z 8 sierpnia 1996 r. o zasadach wykonywania uprawnień przysługujących Skarbowi Państwa oraz rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ewidencjonowania majątku Skarbu Państwa (dalej: rozporządzenie). Rozporządzenie to określa:

• szczegółowe zasady ewidencjonowania majątku Skarbu Państwa, w tym szczegółowe zasady prowadzenia zbiorczej ewidencji,

• obowiązki państwowych jednostek organizacyjnych związane z ewidencjonowaniem oraz prowadzeniem zbiorczej ewidencji majątku Skarbu Państwa.

Przepisy rozporządzenia stosuje się do państwowych jednostek organizacyjnych podległych organom władzy publicznej, a także innych państwowych jednostek organizacyjnych, którym powierzono mienie Skarbu Państwa. Rozporządzenie ma zastosowanie również do niepaństwowych jednostek organizacyjnych uprawnionych do wykonywania praw w odniesieniu do mienia Skarbu Państwa na podstawie ustaw oraz przepisów wydanych na ich podstawie – z zakresu zadań zleconych administracji rządowej.

W tabeli wskazano jednostki zobowiązane do prowadzenia ewidencji majątku Skarbu Państwa.

Tabela. Jednostki zobowiązane do prowadzenia ewidencji majątku Skarbu Państwa

Zasady, tryb oraz terminy przekazywania informacji

Jednostka ewidencji podstawowej sporządza sprawozdanie o stanie mienia Skarbu Państwa na dzień 31 grudnia każdego roku, w formie bilansu, zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Jednostka ewidencji podstawowej, będąca państwową osobą prawną, sporządza sprawozdanie o wkładzie majątkowym Skarbu Państwa. Wkład majątkowy Skarbu Państwa stanowi:

• fundusz założycielski w przedsiębiorstwach państwowych,

• udziały i akcje w kapitale zakładowym spółek prawa handlowego,

• fundusz statutowy w agencjach,

• fundusz zasadniczy w państwowych szkołach wyższych,

• fundusz jednostki badawczo-rozwojowej w jednostkach badawczo-rozwojowych,

• fundusz instytucji kultury,

• fundusz założycielski (statutowy) w fundacjach,

• fundusz założycielski w samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej,

• fundusz własny w rozumieniu przepisów o rachunkowości w funduszach celowych posiadających osobowość prawną.

Jednostka ewidencji przedmiotowej sporządza sprawozdanie o stanie mienia Skarbu Państwa na dzień 31 grudnia każdego roku w formie informacji, której przedmiot, zakres i stopień szczegółowości jest zgodny z przedmiotem, zakresem i stopniem szczegółowości prowadzonej ewidencji. Z obowiązku tego zwolniona jest jednostka ewidencji przedmiotowej, sporządzająca sprawozdanie o stanie mienia Skarbu Państwa w formie wymaganej przez odrębne przepisy.

Jednostki ewidencji podstawowej przekazują jednostce pomocniczej ewidencji zbiorczej kopie bilansu lub informację o stanie mienia Skarbu Państwa sporządzoną w formie wymaganej przez przepisy odrębne – w terminach i na zasadach określonych dla przekazywania sprawozdań finansowych, a jeżeli nie ma takiego obowiązku, w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia bilansu lub informacji o stanie mienia Skarbu Państwa. W odniesieniu do mienia Skarbu Państwa, znajdującego się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki ewidencji podstawowej przekazują kopię bilansu lub informacje za pośrednictwem ministra właściwego do spraw zagranicznych. Jednostki ewidencji przedmiotowej łącznie z kopią bilansu przekazują także sprawozdanie o stanie mienia Skarbu Państwa. W przypadku gdy do prowadzenia danej ewidencji przedmiotowej są obowiązane jednostki organizacyjne różnych szczebli, dane te przekazuje jednostka ewidencji przedmiotowej najwyższego szczebla ewidencjonującego.

Jednostka pomocnicza ewidencji zbiorczej jest obowiązana przekazać ministrowi właściwemu do spraw Skarbu Państwa:

1) kopię aktu o powołaniu, podziale, połączeniu lub likwidacji państwowej jednostki organizacyjnej albo jego uwierzytelniony odpis, chyba że czynności te wynikają z przepisów prawa,

2) kopię bilansu otwarcia w następstwie dokonanych zmian organizacyjnych,

3) kopie dokumentów albo ich uwierzytelnione odpisy, na podstawie których nastąpiły w danej jednostce organizacyjnej zmiany w dotychczasowym stanie majątku Skarbu Państwa, wynikające ze zmian organizacyjnych – w terminie 30 dni od dnia ich wydania lub sporządzenia,

4) bilanse łączne państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz informacje o stanie mienia Skarbu Państwa – w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

Na pisemne żądanie ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa jednostka ewidencji podstawowej lub jednostka ewidencji przedmiotowej jest zobowiązana do złożenia dodatkowej lub uzupełniającej informacji, w zakresie prowadzonej ewidencji mienia Skarbu Państwa. Każdy dokument sporządzony na potrzeby ewidencji majątku Skarbu Państwa powinien spełniać wymogi formalne umożliwiające identyfikację podmiotu sporządzającego, a na dokumencie powinny być zwłaszcza:

• odciśnięta pieczęć podmiotu sporządzającego,

• złożone podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie i zatwierdzenie dokumentu, wraz z podaniem stanowisk służbowych tych osób oraz daty złożenia podpisów,

• podany numer REGON podmiotu sporządzającego.

Każdy dokument o stanie mienia Skarbu Państwa jest przekazywany w formie pisemnej – oryginał albo kopia dokumentu oryginalnego i zapisu elektronicznego. W przypadku braku możliwości technicznych sporządzenia właściwego dokumentu na nośniku elektronicznym, podmiot, któremu podlega jednostka ewidencji podstawowej, udostępnia środki techniczne niezbędne do sporządzenia zapisu elektronicznego.

Ewidencja zbiorcza

Zbiorczą ewidencję majątku Skarbu Państwa prowadzi minister właściwy do spraw Skarbu Państwa. Źródło danych tej ewidencji stanowią dokumenty o stanie majątku Skarbu Państwa, sporządzone przez jednostki ewidencji podstawowej i jednostki ewidencji przedmiotowej, a zwłaszcza:

• dane księgowe urzędu ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa,

• kopie bilansów jednostek ewidencji podstawowej,

• sprawozdania jednostek ewidencji przedmiotowej,

• informacje jednostek ewidencji przedmiotowej,

• informacje dodatkowe lub uzupełniające jednostek pomocniczych ewidencji zbiorczej,

• obliczenia i szacunki dokonane na potrzeby ewidencji zbiorczej przez ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa.

Do zadań ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa w zakresie prowadzenia przedmiotowej ewidencji należy przede wszystkim:

• gromadzenie danych o stanie mienia Skarbu Państwa,

• gromadzenie danych dotyczących uprawnień wynikających z praw majątkowych Skarbu Państwa, przysługujących państwowym jednostkom organizacyjnym i innym podmiotom,

• ustalanie i weryfikacja okresowa stanu mienia Skarbu Państwa,

• kontrola ewidencjonowania mienia Skarbu Państwa przez jednostki ewidencji podstawowej i przedmiotowej,

• sporządzanie sprawozdań o stanie mienia Skarbu Państwa według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku.

Minister właściwy do spraw Skarbu Państwa jest obowiązany sprawdzić, pod względem formalnym i rachunkowym, otrzymane dokumenty stanowiące źródło danych ewidencji zbiorczej. W celu oceny merytorycznej prawidłowości otrzymanych dokumentów, minister może zobowiązać jednostkę ewidencji podstawowej lub jednostkę ewidencji przedmiotowej do przedstawienia dokumentów, na podstawie których jednostka sporządziła bilans, sprawozdanie lub informację o stanie mienia Skarbu Państwa. W uzasadnionych przypadkach, a w szczególności wobec braku pełnych lub wiarygodnych danych co do stanu mienia Skarbu Państwa, minister właściwy do spraw Skarbu Państwa może, w uzgodnieniu z właściwym dla danej jednostki ministrem, zobowiązać jednostkę ewidencji podstawowej lub jednostkę ewidencji przedmiotowej do przeprowadzenia inwentaryzacji części lub całości mienia Skarbu Państwa objętego prowadzoną ewidencją. W komisji inwentaryzacyjnej, powołanej w trybie odrębnych przepisów, uczestniczy dyrektor delegatury ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa.

Jeżeli przepisy odrębne, w zakresie przedmiotowo wyodrębnionej ewidencji składników mienia Skarbu Państwa, nie nakładają obowiązku prowadzenia ewidencji w ujęciu wartościowym – minister właściwy do spraw Skarbu Państwa na potrzeby ewidencji zbiorczej może:

• dokonać oszacowania wartości ewidencjonowanych składników mienia Skarbu Państwa,

• ustalić wartość ewidencjonowanych składników mienia na potrzeby ewidencji zbiorczej majątku Skarbu Państwa.

Wartość składników mienia objętych ewidencją, wyrażoną w walucie obcej, oblicza się według bieżących kursów walutowych.

Ewidencję zbiorczą majątku Skarbu Państwa należy prowadzić w ujęciu wartościowym, z podziałem rodzajowym składników uwzględniającym ich przeznaczenie, sposób zagospodarowania oraz ewidencjonowania, a także obejmuje dane dotyczące podmiotów wykonujących uprawnienia wynikające z praw majątkowych Skarbu Państwa. W ewidencji wyodrębnia się składniki wyróżnione rodzajowo w następujące grupy:

1) majątek trwały, z uwzględnieniem stanu umorzenia, a w szczególności:

• składniki majątku trwałego, w tym grunty i pozostałe nieruchomości, inwestycje rozpoczęte,

• wartości niematerialne i prawne,

2) finansowe składniki majątku trwałego, a w szczególności:

• akcje i udziały w spółkach prawa handlowego,

• obligacje,

• inne papiery wartościowe,

• należności długoterminowe,

3) składniki majątku obrotowego, a w szczególności:

• rzeczowe składniki majątku obrotowego, w tym zapasy,

• należności i roszczenia,

• środki pieniężne,

• krótkoterminowe papiery wartościowe przeznaczone do obrotu,

• inne aktywa, a w szczególności składniki mienia zlikwidowanych lub upadłych państwowych osób prawnych i spółek prawa handlowego z udziałem Skarbu Państwa.

Ewidencja zbiorcza majątku Skarbu Państwa obejmuje również inne składniki wskazane przez ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa, niemieszczące się w wymienionych grupach rodzajowych, a zwłaszcza stanowiące pasywa państwowych jednostek organizacyjnych.

W ewidencji zbiorczej majątku Skarbu Państwa wyodrębnia się składniki podlegające ewidencji na szczególnych zasadach i w zakresie określonym w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych na ich podstawie, a w szczególności: dobra kultury, zasoby archiwalne, zasoby biblioteczne, zasoby wodne, drogi, kopaliny, lasy, ustanowione ustawą monopole, rezerwy państwowe, zobowiązania Skarbu Państwa, obciążenia publicznoprawne Skarbu Państwa oraz inne zasoby, dla których ustawa lub przepisy wydane na jej podstawie nakazują prowadzić ewidencję praw majątkowych na zasadach szczególnych. W ewidencji zbiorczej wyodrębnia się także wydzielone ustawą lub przepisami wydanymi na jej podstawie, składniki majątku Skarbu Państwa, w formie majątków odrębnych, np. zasób majątkowy oddany w zarząd parkom narodowym, zasób majątku powierzonego agencjom, a także prawa majątkowe, które stanowią wkład założycielski lub udział Skarbu Państwa w państwowych osobach prawnych.

W ewidencji zbiorczej uwzględnia się sposób zagospodarowania lub przeznaczenia składników majątku w podziale na:

1) zasoby majątkowe służące bezpośrednio realizacji publicznych zadań ustawowych przez organy państwowe, a w szczególności:

• zasób ogólnonarodowego dziedzictwa kulturowego,

• grunty i zasoby naturalne,

2) zasób majątkowy państwowego sektora finansów publicznych w użytkowaniu:

• państwowych jednostek budżetowych,

• państwowych zakładów budżetowych,

3) zasoby majątkowe służące realizacji zadań publicznych państwa, wydzielone z majątku Skarbu Państwa w formie majątku odrębnego lub praw udziałowych w państwowych osobach prawnych,

4) zasób majątkowy wyłączony z realizacji publicznych zadań ustawowych państwa, a w szczególności:

• prawa udziałowe Skarbu Państwa w podmiotach o charakterze gospodarczym,

• mienie pozostałe po likwidacji albo upadłości państwowych osób prawnych lub podmiotów, w których Skarb Państwa posiadał swoje udziały,

5) prawa majątkowe, które na mocy obowiązujących przepisów zostały przypisane bezpośrednio państwu lub Skarbowi Państwa i nie zostały ujęte w wyżej określonych zasobach majątkowych.

W ewidencji zbiorczej majątku Skarbu Państwa wyodrębnia się ponadto zasoby przeznaczone na realizację zobowiązań publicznoprawnych, wynikające z ustaw lub przepisów wydanych na ich podstawie.

Na podstawie danych zawartych w ewidencji zbiorczej minister właściwy do spraw Skarbu Państwa sporządza, w terminie do 30 września, sprawozdanie o stanie mienia Skarbu Państwa, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego.

Prowadząc przedmiotową ewidencję i sporządzając stosowne sprawozdania, jednostki często nie przykładają należytej wagi do tego zagadnienia, gdyż nie zdają sobie sprawy z istoty i celu takiej pracy.Podawane dane nie zawsze są dokładne i kompletne. Należy pamiętać, że do państwa należą składniki majątku potrzebne do wykonywania jego funkcji (obrona, bezpieczeństwo obywateli, administracja itp.), wspierania działalności gospodarczej i niegospodarczej (dobra kultury, zasoby naturalne, drogi), a także pozostałe mienie, w tym mienie możliwe do innego wykorzystania. Znajomość stanu posiadania Skarbu Państwa jest niezbędnym warunkiem prowadzenia polityki jego gospodarowania i ochrony, wspomagając organy państwa w decyzjach dotyczących prywatyzacji oraz wykorzystania majątku państwowego. Tak więc również od właściwej ewidencji zależy optymalne wykorzystanie posiadanego majątku. n

Podstawy prawne

• Ustawa z 8 sierpnia 1996 r. o zasadach wykonywania uprawnień przysługujących Skarbowi Państwa (Dz.U. Nr 106, poz. 493; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 721)

• Rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ewidencjonowania majątku Skarbu Państwa (Dz.U. Nr 77, poz. 864; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 220, poz. 2171)

Andrzej Waryszak