Compliance - procedury wewnętrznego zgłaszania i działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniami

W jednym z wcześniejszych artykułów pisałem kto będzie miał obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz wewnętrznych procedur przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami:

W niniejszym artykule chciałbym powiedzieć parę słów o powyższych procedurach.

Zgodnie z Dyrektywą procedury zgłaszania nieprawidłowości i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami powinny obejmować następujące elementy:

1. kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w sposób zapewniający poufność tożsamości osoby zgłaszającej oraz uniemożliwiający uzyskanie dostępu nieupoważnionym członkom personelu,
2. osoby lub jednostki organizacyjne, wyznaczone do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami,
3. działania następcze, podejmowane przez wyznaczoną osobę lub jednostkę organizacyjną z zachowaniem należytej staranności,
4. rozsądny termin – nieprzekraczający trzech miesięcy od daty zgłoszenia – na przekazanie osobie zgłaszającej informacji zwrotnych na temat działań następczych w związku ze zgłoszeniem,
5. jasne i łatwo dostępne informacje na temat procedur oraz informacje o tym, w jaki sposób i na jakich warunkach można dokonywać zewnętrznego zgłoszenia nieprawidłowości do właściwych organów, a w stosownych przypadkach, do organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

Kanały przyjmowania zgłoszeń powinny umożliwiać zgłaszanie za pośrednictwem wszystkich następujących metod:

1. na piśmie w formacie papierowym,
2. na piśmie w formacie elektronicznym,
3. ustne za pośrednictwem linii telefonicznych, przy czym tego rodzaju rozmowa może, lecz nie musi, być nagrywana.
4. osobiste spotkania z osobą lub przedstawicielem jednostki organizacyjnej wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń.

Kanały zgłaszania nieprawidłowości mogą być obsługiwane wewnętrznie przez osobę lub jednostkę organizacyjną wyznaczoną do tego celu lub zewnętrznie przez osobę trzecią, o ile przestrzegane są zabezpieczenia i wymogi, o których mowa w Dyrektywie (muszą zapewniać poufność tożsamości osoby zgłaszającej oraz uniemożliwiający uzyskanie dostępu nieupoważnionym członkom personelu).

Osoba lub jednostka organizacyjna, wyznaczona do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, może też być wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń.

Podmiot, może też wyznaczyć dodatkowe osoby jako „osoby zaufane”, do których osoby zgłaszające i osoby rozpatrujące zgłoszenie mogą zwrócić się o poufną poradę.