Sygnaliści - standardy GPW

W Standardach rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. (dalej zwanych „Standardami”) zaleca się by Spółki rozwijały kulturę wewnątrzorganizacyjnego sygnalizowania nieprawidłowości przez pracowników, jako wyrazu troski o dobro Spółki. Kultura ta powinna być rozwijana poprzez:

1. promocję postawy sygnalizowania nieprawidłowości,
2. wdrażanie odpowiednich systemów zgłaszania nieprawidłowości. Systemy zgłaszania nieprawidłowości powinny umożliwiać pracownikom, współpracownikom, kontrahentom, partnerom, w tym biznesowym i wszystkim osobom wykonującym jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Spółki przekazywanie ww. informacji w sposób poufny i zapewniający całkowitą anonimowość w celu ochrony ich tożsamości,
3. wdrożenie wewnętrznej procedury regulującej zasady zgłaszania odpowiednim osobom/organom Spółki informacji o wszelkich propozycjach korupcyjnych, ale także o innych nieprawidłowościach i nadużyciach prawa lub naruszeniu wewnętrznych regulacji,
4. rozwijanie programów ochronnych dla osób chcących zgłosić nieprawidłowość wewnętrznie. Po dokonaniu weryfikacji zgłoszenia przez Compliance Oficera (zgodnie z opracowaną procedurą postępowania ze zgłoszeniami), osobie zgłaszającej nieprawidłowości powinien zostać nadany status Sygnalisty (Standardy mówią o Sygnaliście Korporacyjnym). Standardy zalecają nadawanie statusu Sygnalisty także, osobom, które w dobrej wierze udzielą wiarygodnych informacji o podejrzeniu popełnienia przestępstwa bądź ujawnią nieprawidłowości w Spółce,
5. nadawanie statusu Sygnalisty w wyniku rozpatrzenia zgłoszenia zgodnie z opracowaną przez Spółkę procedurą postępowania ze zgłoszeniami. Nadanie statusy Sygnalisty musi skutkować objęciem takiej osoby szczególnym reżimem ochronnym, polegającym m.in. na ochronie tożsamości Sygnalisty, ochronie przed represjami ze strony otoczenia, dyskryminacją lub innym niesprawiedliwym traktowaniem i (gdy dotyczy pracowników) na zakazie rozwiązania z nim umowy lub zmiany warunków tej umowy na mniej korzystne,
6. informowanie przez Spółki wszystkich swoich pracowników, współpracowników, kontrahentów, partnerów biznesowych i wszystkie osoby wykonujące jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Spółki o możliwości zgłaszania w sposób poufny i anonimowy wszelkich informacji o propozycjach korupcyjnych i innych nieprawidłowościach lub nadużyciach oraz o zasadach dokonywania zgłoszeń,
7. umieszczenie na stronie internetowej Spółki informacji o możliwości zgłaszania oraz informacji o możliwych kanałach informacyjnych (np. skrzynka mailowa umożliwiająca zgłaszanie nieprawidłowości, hotline, itp.). Powyższe informacje powinny być dostępne bez ograniczeń,
8. cykliczne szkolenia.

W Standardach zaleca się by Spółki opracowały i wdrożyły procedury określające zasady postępowania ze zgłoszeniami, tj.:

1. weryfikacji zgłoszeń,
2. prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających,
3. działań po ich zakończeniu postępowań wyjaśniających,
4. informowania organów państwowych o zidentyfikowanych przypadkach korupcyjnych oraz innych zidentyfikowanych nieprawidłowościach.

Standardy zalecają też by Spółki

1. wprowadziły systemy zarządzania sytuacjami kryzysowymi, aby maksymalnie ograniczyć straty reputacji i finansowe, jakie może ponieść w następstwie nieprawidłowości,
2. opracowały i systematycznie prowadziła rejestr wszystkich zgłoszeń o sytuacjach mogących mieć podłoże korupcyjne. Rejestr powinien być uzupełniany o informacje z zakresu postępowania ustalającego okoliczności zgłaszanego zdarzenia, jak również o informację potwierdzającą autentyczność zgłaszanej sytuacji.

Na zakończenie chciałbym tylko zwrócić uwagę, że chociaż powyższe Standardy stanowią tylko zalecenia są przykładem tzw. „dobrych praktyk” i warto się nimi chociażby inspirować wdrażając w swoich podmiotach systemy zarządzania zgodnością (Compliance).