Whistleblowing – potencjalne korzyści

Coraz więcej podmiotów rozpoczyna jednak wdrażanie systemów Whistleblowingu (czyli przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych).

Jakie są potencjalne korzyści dla podmiotów wdrażających systemy dla sygnalistów?

W mojej ocenie, ale i według innych ekspertów, potencjalne korzyści dla podmiotów wdrażających systemy dla sygnalistów to m.in.:

1. powstanie lub zwiększenie przez podmioty możliwości identyfikacji i szybszego przeciwdziałania nieprawidłowościom i naruszeniom,
2. minimalizacja ryzyka braku zgodności z obowiązującymi przepisami, procedurami, zobowiązaniami itd.,
3. zapobieganie lub minimalizacja szkodom powstałym w wyniku nieprawidłowości lub naruszeń oraz zwiększenie szans na odzyskanie utraconych środków,
4. poprawa kultury organizacyjnej i zarządzania,
5. przyciąganie i zatrzymanie personelu dla którego ważne są wartości i Kulturę organizacyjną,
6. poprawa reputacji podmiotu i zwiększenie zaufania do podmiotu, poprzez prezentowanie interesariuszom (właścicielom, klientom, kontrahentom, pracownikom, rynkom, Społeczeństwu itd.), że podmiot działa rzetelnie i etycznie.

Oczywiście te korzyści będą możliwe jeżeli dany podmiot będzie posiadał skuteczny i efektywny system dla sygnalistów.

W jaki sposób skuteczny system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych zwiększa zaufanie interesariuszy do podmiotu?

Skuteczny system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych zwiększa zaufanie interesariuszy do podmiotu poprzez:

1. zaangażowanie najwyższego kierownictwa we wdrożenie, utrzymanie, funkcjonowanie i doskonalenie systemu przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych,
2. zachęcanie ludzi do wczesnego zgłaszania naruszeń lub nieprawidłowości,
3. rzetelne i sprawne przeprowadzanie  działań następczych, w  tym postępowania wyjaśniającego, stosowanie zasady zero tolerancji oraz przekazywanie informacji zwrotnych sygnalistom,
4. skuteczną ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi,
5. promowaniu w podmiocie kultury otwartości, przejrzystości, uczciwości i odpowiedzialności.  

O czym należy pamiętać przy wdrożeniu, a potem przy  utrzymaniu systemu przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych?

Cały system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych powinien funkcjonować w cyklu Deminga (Zaplanuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj). To jest ciągły proces w trakcie którego m.in.:

1. musimy zapewnić odpowiednie  Przywództwo i zaangażowanie najwyższego kierownictwa,
2. musimy zapewnić odpowiednie wsparcie dla systemu (zasoby, kompetencje, świadomość w organizacji, komunikację),
3. zrozumieć organizację i jej otoczenie,
4. zrozumieć potrzeby i oczekiwania interesariuszy,
5. zdobyć i utrzymać zaufanie interesariuszy, a szczególnie sygnalistów,
6. bezstronnie i rzetelnie prowadzić działania następcze,
7. zapewnić ochronę sygnalistom,
8. itd.,

- po to by osiągnąć zamierzone rezultaty, o których pisałem powyżej w niniejszym artykule.

Dlatego należy pamiętać, że regulamin przyjmowania zgłoszeń, a szerzej dokumentacja, to nie jest ani pierwszym ani ostatni krok we wdrożeniu i utrzymaniu systemu. To tylko jeden z elementów i to ten najprostszy.