Whistleblowing – powinien być dopasowany do podmiotu

Coraz więcej podmiotów rozpoczyna jednak wdrażanie systemów Whistleblowingu (czyli przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych).

Czy można kupić gotowy system dla sygnalistów, czy też powinien być on dostosowany do podmiotu?

Wiem, że na rynku pojawiły się „systemy dla sygnalistów”, wzory dokumentacji itp. oferty.

W mojej ocenie, ale i według innych ekspertów każdy system oparty na analizie ryzyka (system Zarządzania Zgodnością – Compliance, system Ochrony Danych Osobowych, system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych), musi być jak garnitur szyty na miarę lub parasol na zamówienie. Pisałem o tym wielokrotnie, choćby 1,5 roku temu w artykule „Compliance w samorządzie terytorialnym - czy da się opracować jeden uniwersalny model systemu?”.

Dlaczego warunkiem skuteczności systemu przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych jest jego dostosowanie do podmiotu?

Skuteczny system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych musi uwzględniać czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, które wpływają lub mogą wpłynąć na ten system. Jako przykłady takich czynników można wymienić między innymi:

1. wielkość podmiotu,
2. strukturę organizacyjną podmiotu,
3. lokalizację podmiotu,
4. Kulturę organizacyjną podmiotu
5. sektor lub sektory w których prowadzi działalność,
6. charakter, skalę i złożoność działań operacyjnych podmiotu,
7. model biznesowy
8. charakter i potrzeby personelu,
9. podmioty nad którymi podmiot sprawuje kontrolę,
10. podmioty, które sprawują kontrolę nad podmiotem, w tym beneficjentów rzeczywistych,
11. współpracowników i kontrahentów podmiotu,
12. obowiązki publiczne ciążące na podmiocie,
13. obowiązki ustawowe,
14. obowiązki i zobowiązania umowne,
15. inne obowiązki i zobowiązania,
16. itd.

Każdy podmiot jest inny, działa w innym otoczeniu, ma inne potrzeby i wyzwania, innych interesariuszy. Systemy dla sygnalistów powinny to uwzględniać.

Co według Pana jest najważniejsze przy wdrożeniu, a potem przy  utrzymaniu systemu przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych?

To zależy od przyjętej perspektywy i kryteriów. Ale osobiście uważam, że bardzo ważne jest ZAUFANIE.

Najwyższe kierownictwo musi zaufać:

1. swoim pracownikom, że będą zgłaszać nieprawidłowości, a nie odwracać wzrok lub próbować wykorzystywać system w niecnych celach,
2. osobom odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń i osobom prowadzącym działania następcze, że będą wykonywać swe obowiązki rzetelnie, uczciwie, profesjonalnie, obiektywnie i bezstronnie.

Pracownicy muszą zaufać:

1. najwyższemu kierownictwu, że nie będzie podejmować działań odwetowych i będzie stosować zasadę zero tolerancji (każdy kto naruszy zasady zostanie ukarany niezależnie od tego kim jest),
2. osobom odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń i osobom prowadzącym działania następcze, że będą wykonywać swe obowiązki rzetelnie, uczciwie, profesjonalnie, obiektywnie i bezstronnie, a nie że np., zlekceważą zgłoszenie lub ujawnią dane sygnalisty.

Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i osoby prowadzącym działania następcze muszą zaufać:

1.  najwyższemu kierownictwu, że zapewni im wsparcie i zasoby oraz będzie stosować zasadę zero tolerancji,
2. Pracownikom, że będą zgłaszać nieprawidłowości, a nie odwracać wzrok lub próbować wykorzystywać system w niecnych celach.

Zaufanie pozwala na komunikację. A jak pisałem wielokrotnie Komunikacja jest niezbędna by system skutecznie działał.

Dlatego bardzo ważna jest wiarygodność osób przyjmujących zgłoszenia oraz prowadzących działania następcze oraz stałe wsparcie najwyższego kierownictwa.