REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-maile - jak pisać je prawidłowo?

Komputer, e-mail./ Fot. Fotolia
Komputer, e-mail./ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Na co zwrócić uwagę przy konstrukcji e-maila? Jak zacząć naszą wiadomość i w jaki sposób ją zakończyć? Na jakie aspekty techniczne warto zwrócić uwagę?

E-mailowy savoir-vivre

Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!

REKLAMA

Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?

Redakcja poleca: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 (książka)

Konstrukcja e-maila

REKLAMA

Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w  pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”?  Powitania w rodzaju „dzień dobry”  lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.

Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę.  A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.

Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.

Zobacz również: SMS-y sposobem komunikacji gmin z mieszkańcami

Błędy językowe

Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.

Aspekty techniczne

REKLAMA

Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.

W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w  formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!

Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.

Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Polecamy serwis: Pracownicy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Zielona Linia

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZNP: Od 1 września emerytury stażowe. Ale nauczyciele chcą stażówek z minimalnym limitem i prawem do pracy

Chcemy umożliwienia nauczycielom otrzymującym emerytury stażowe pracy w szkole na pełnym etacie i bez zgody kuratora.

Szwajcaria w Pigułce: czerwona kolejka, sery i szwajcarska precyzja

Szwajcaria, położona w sercu Europy, to kraj, który fascynuje swoją różnorodnością i pięknem. Znana z malowniczych krajobrazów, wysokiej jakości życia oraz stabilności politycznej i ekonomicznej, Szwajcaria przyciąga turystów z całego świata. W artykule przyjrzymy się bliżej temu niezwykłemu krajowi, jego charakterystycznym cechom, językom, walucie, najpiękniejszym miejscom oraz jednej z najbardziej spektakularnych tras kolejowych na świecie – Bernina Express.

4100 zł do 7700 zł (dotychczas 2400– 4200 zł), maksymalne w wysokości od 6100 zł do 10 300 zł (dotychczas 3900–8600 zł). Podwyżki dla tej grupy pracowników jednostek budżetowych

4100 zł do 7700 zł (dotychczas 2400– 4200 zł), maksymalne w wysokości od 6100 zł do 10 300 zł (dotychczas 3900–8600 zł). Chodzi o podwyżki wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach budżetowych działających w zakresie rolnictwa (Krajowej Stacji Chemiczno-Rolniczej w Warszawie i okręgowych stacjach chemiczno-rolniczych oraz Krajowym Centrum Hodowli Zwierząt).

To już pewne, bon energetyczny zostanie wprowadzony. Kto się załapie?

Jest już pewne, że bon energetyczny wejdzie w życie. Wysokość bonu będzie zależała od liczby osób w gospodarstwie domowym, jak również od kryterium dochodowego na osobę w gospodarstwie jednoosobowym lub wieloosobowym. Pieniądze w wysokości od 300 zł do 1200 zł są do wzięcia już w 2024 roku. Jednak załapać się na bon energetyczny nie będzie łatwo.

REKLAMA

Susza rolnicza na terenie 14 województw

Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa opracował raport Klimatyczny Bilans Wodny od 21 marca do 20 maja 2024. Wynika z niego, że na terenie 14 województw występuje susza rolnicza. 

Czy w 2025 r. MEN będzie rozdawać tablety uczniom? Wiceministra Katarzyna Lubnauer odpowiada

Czy w 2025 r. MEN będzie rozdawać tablety uczniom? Wiceministra edukacji narodowej Katarzyna Lubnauer odpowiedziała, że "najpierw musi zapaść decyzja Komisji Europejskiej odnośnie do PCTE i rewizji KPO". Potem konkretne programy".

Czy 31 maja 2024 r wolny w pracy i w szkole

Boże Ciało to święto kościelne i ustawowy dzień wolny od pracy. Święto przypada w czwartek. Czy piątek następujący po Bożym Ciele jest dniem wolnym w pracy i w szkole?

Dopłaty do zboża 2024 - wnioski w ARiMR można składać do 5 czerwca

Dopłaty do zboża 2024 - wnioski można złożyć do 5 czerwca. Producenci zbóż, którzy sprzedali od 1 stycznia br. do 31 maja br. pszenicę, żyto, jęczmień, pszenżyto lub mieszanki zbożowe mogą składać wnioski o pomoc w biurach powiatowych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR).

REKLAMA

15 tys. zł na projekty ekologiczne w 2024 r. Sprawdź szczegóły!

Nawet 15 tys. z Funduszu Naturalnej Energii na projekty ekologiczne. Na co można je przeznaczyć? Kto może się ubiegać? 

 

Do 15 tys. zł można uzyskać z Funduszu Naturalnej Energii na tworzenie m.in. przestrzeni do edukacji ekologicznej, ścieżek edukacyjnych, ogrodów społecznych oraz parków. Wnioski mogą składać m.in. jednostki samorządu terytorialnego, szkoły, koła gospodyń wiejskich oraz inne organizacje społeczne.

Masz czas od 1 czerwca do 31 lipca. MRiRW: Ruszy nabór wniosków na zalesianie

Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi informuje, że od 1 czerwca bieżącego roku można składać wnioski o dofinansowanie inwestycji leśnych lub zadrzewiania. Program ten ma na celu zwiększenie lesistości Polski do 33% do roku 2050.

REKLAMA