REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-maile - jak pisać je prawidłowo?

Komputer, e-mail./ Fot. Fotolia
Komputer, e-mail./ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Na co zwrócić uwagę przy konstrukcji e-maila? Jak zacząć naszą wiadomość i w jaki sposób ją zakończyć? Na jakie aspekty techniczne warto zwrócić uwagę?

E-mailowy savoir-vivre

Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!

REKLAMA

Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?

Redakcja poleca: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 (książka)

Konstrukcja e-maila

REKLAMA

Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w  pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”?  Powitania w rodzaju „dzień dobry”  lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.

Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę.  A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.

Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.

Zobacz również: SMS-y sposobem komunikacji gmin z mieszkańcami

Autopromocja

Błędy językowe

Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.

Aspekty techniczne

REKLAMA

Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.

W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w  formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!

Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.

Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Polecamy serwis: Pracownicy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Zielona Linia
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Sejm proponuje: Dodatek na dowolny cel od 228,8 zł do 822,25 zł. Kryterium dochodowe 1500 zł albo 2100 zł. Prezydent tego chyba nie zawetuje?

    Sejm pracują nad wypłatą 2,3 mld zł dla kilku milionów Polaków. To reaktywacja znanego wszystkim dodatku osłonowego z 2022 r. 

    800 plus. ZUS: pierwsze przelewy już 2 stycznia 2024 r.. Są już terminy kolejnych

    Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych prof. Gertruda Uścińska poinformowała, że od stycznia 2024 r. ZUS podniesie osobom uprawnionym automatycznie wysokość świadczenia wychowawczego z 500 zł do 800 zł miesięcznie. Nie trzeba składać żadnego dodatkowego wniosku. Pierwsze przelewy z 800 plus ZUS wyśle 2 stycznia 2024 r.

    Wynagrodzenia nauczycieli 2024. Co najmniej 30 proc. podwyżki, nie mniej niż 1500 zł. ZNP czeka na realizację obietnic wyborczych

    Od nowego rządu wyłonionego przez większość sejmową oczekujemy w 2024 roku jak najszybszego przystąpienia do realizacji deklaracji z kampanii wyborczej - powiedział prezes Związku Nauczycielstwa Polskiego Sławomir Broniarz. Wskazał na zapowiedzianą 30 proc. podwyżkę wynagrodzeń nauczycieli.

    Umiejętności polskich piętnastolatków powyżej średniej OECD i UE [Badanie PISA 2022]

    We wszystkich trzech obszarach objętych międzynarodowym badaniem PISA 2022 wyniki polskich piętnastolatków są powyżej średniej dla krajów OECD oraz powyżej średniej uzyskanej przez uczniów z Unii Europejskiej. Jednocześnie są one niższe niż w poprzedniej edycji badania - poinformowano 5 grudnia 2023 r. Główną badaną dziedziną były umiejętności matematyczne.

    REKLAMA

    Jakim powietrzem oddychają dzieci w szkołach i przedszkolach? Temat stężenia dwutlenku węgla w budynkach to problem pomijany, nierozumiany - a wpływa na zdrowie, koncentrację, samopoczucie

    O tym jak wpływa stan techniczny budynków szkół i przedszkoli na powietrze jakim oddychają uczniowie i dlaczego problem jakości powierza i stężenia w nim dwutlenku węgla jest pomijany i nierozumiany – rozmawiamy z Elżbietą Lemańską-Błażowską z organizacji Rodzice dla Klimatu.

    Zimno? W tym miasteczku temperatura spadła do minus 58 stopni Celsjusza!

    Minus 58 stopni Celsjusza - taką temperaturę odnotowano w miejscowości Ojmiakon na Syberii, w republice Jakucji. Szacuje się, że z powodu wiatru i wilgoci odczuwalna temperatura może wynosić nawet minus 63 stopnie! Informacje podała agencja Reutera.

    Od 6 grudnia będzie można się zaszczepić przeciw COVID-19. Jak się zapisać? Kto jest w grupie ryzyka?

    Od 6 grudnia 2023 r. wszystkie osoby powyżej 12 r.ż. będą mogły zaszczepić się szczepionką Nuvaxovid firmy Novavax zmodyfikowaną na podwariant koronawirusa XBB.1.5. Skierowanie na szczepienie będzie wystawione automatycznie przez system w nocy z 5 na 6 grudnia. 

    Ratusz zatwierdził. Feministki zamiast świętych w nazwach ulic w Barcelonie

    Ratusz Barcelony zatwierdził zmianę nazw ulic w stolicy Katalonii, usuwając z nich imiona świętych: Rafała, Magdaleny, Agaty oraz Róży. Ich miejsce zajmą nazwiska działaczek feministycznych, podały władze hiszpańskiego miasta.

    REKLAMA

    Większe bezpieczeństwo na drogach i przyjazna przestrzeń. Nowoczesne oświetlenie ulic z programem „Rozświetlamy Polskę”

    Ponad miliard złotych w rządowym programie „Rozświetlamy Polskę” trafi do samorządów na wymianę oświetlenia drogowego na energooszczędne. 

    Zima to najtrudniejszy czas dla osób w kryzysie bezdomności. A w Polsce jest ich około 30 tys.

    Bezdomność najbardziej doskwiera zimą. To wtedy  wtedy odnotowuje się wśród osób w kryzysie bezdomności największą liczbę zgonów, a liczba potrzebujących gwałtownie rośnie. 

    REKLAMA