REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-maile - jak pisać je prawidłowo?

Komputer, e-mail./ Fot. Fotolia
Komputer, e-mail./ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Na co zwrócić uwagę przy konstrukcji e-maila? Jak zacząć naszą wiadomość i w jaki sposób ją zakończyć? Na jakie aspekty techniczne warto zwrócić uwagę?

E-mailowy savoir-vivre

Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!

REKLAMA

Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?

Redakcja poleca: Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 (książka)

Konstrukcja e-maila

REKLAMA

Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w  pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”?  Powitania w rodzaju „dzień dobry”  lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.

Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę.  A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.

Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.

Zobacz również: SMS-y sposobem komunikacji gmin z mieszkańcami

Błędy językowe

Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.

Aspekty techniczne

REKLAMA

Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.

W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w  formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!

Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.

Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Polecamy serwis: Pracownicy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Zielona Linia

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Młodzieżowe Słowo Roku 2024 - zgłoszenia w konkursie do 5 listopada

To już dziewiąta edycja konkursu na Młodzieżowe Słowo Roku. Propozycje słów konkursowych wraz z wyjaśnieniem, co znaczą można składać od 8 października do 5 listopada. W ubiegłym roku zwyciężyło słowo "rel".

Czy jedna godzina lekcji religii w tygodniu będzie obowiązkowa? Komentarz MEN

Zdaniem kardynała Tadeusza Nycza jedna godzina lekcji religii w tygodniu powinna być obowiązkowa dla wszystkich uczniów. Rzecznik prasowy resortu edukacji Piotr Otrębski odniósł się do tej wypowiedzi i poinformował o stanowisku MEN.

SMS ze skarbówki lub innego urzędu. Cyberprzestępcy intensywnie wykorzystują je do okradania internautów, ale i tak chcemy je otrzymywać, dlaczego

Najmniej chętnie SMS ze skarbówki, zwłaszcza gdy dotyczy potrzeby zapłaty podatku. Ale info o załatwionej sprawie i dokumentach do odbioru, ostrzeżenie o anomaliach pogodowych czy ponadwymiarowym smogu – już jak najbardziej. Urzędowe SKS-y są powszechnie akceptowane i pożądane.

Od min. edukacji B. Nowackiej na otarcie łez 8000 zł brutto dla 300 nauczycieli. Nagroda 0 zł dla innych w 2024 r. W 2023 r. 1125 zł dla każdego

Rok temu (2023 r.) nagroda 1125 zł na Dzień Nauczyciela oficjalnie związana była z 250. rocznicą utworzenia Komisji Edukacji Narodowej. W dominującej (chyba) opinii przypisano tej nagrodzie negatywny kontekst w postaci "łapówki" wyborczej dla nauczycieli od rządu PIS. Min. edukacji P. Czarnek nie chciał przyznać 30% podwyżek dla nauczycieli na 2024 r. (były duże, ale nie aż tak). Więc jako pocieszenie nauczyciele otrzymali po 1125 zł. Niektórzy dostali też bon na komputer 2500 zł.

REKLAMA

Min. edukacji B. Nowacka: Nauka pisania i czytania w "zerówkach". Zajęcia dodatkowe

Temat tego zakazu pilotuje Onet. Portal ustalił, że dr Gabriela Olszowska (Małopolski Kurator Oświaty) w rozesłanym piśmie do placówek oświatowych zniechęca uczenia dzieci w zerówkach do nauki ….. pisania i czytania. Używa przy tym dyskusyjnych argumentów np., że rączka dziecka w wieku 6 lat źle znosi … pisanie literek, a w wieku 7 lat już tego problemu nie ma. Kurator sugeruje też, że nauczyciele w zerówkach nie mają kompetencji do uczenia dzieci w sposób nie powodujący dysleksji u nich. Powstaje też wątpliwość, czy kuratorium wprowadza zakaz nauki pisania i czytania małych dzieci, czy też jest to tylko sugestia. 

Oszuści podszywają się teraz pod zbiórki dla powodzian

Oszuści wiedzą, co działa na potencjalne ofiary, dlatego teraz zaczęli wykorzystywać wątki powodziowe. Na przykład do oszustw inwestycyjnych. NASK apeluje o czujność. Zbiórki można zweryfikować. 

Dlaczego seniorzy czują się samotni i co miasta mogą z tym zrobić?

Samotność to poważny problem, zwłaszcza wśród seniorów. Z badań wynika, że większość osób w wieku 66-85 lat uważa ją za główną przyczynę problemów psychicznych. Miasta mogą odegrać istotną rolę, oferując wsparcie w postaci zajęć, wydarzeń kulturalnych i darmowej pomocy psychologicznej.

Próg pomocy to milion złotych lub wartość poniesionych szkód. Przedsiębiorca poszkodowany w powodzi ma do wybory dwie opcje: 16 tys. zł na każdą z ubezpieczonych w firmie osób lub 75 proc. średniomiesięcznego przychodu za ubiegły rok

Świadczenie dla przedsiębiorców poszkodowanych w powodzi będzie wypłacane do miliona złotych lub wartości poniesionych szkód. Do wyboru są dwie opcje: 16 tys. zł na każdą z ubezpieczonych w firmie osób lub 75 proc. średniomiesięcznego przychodu za ubiegły rok. Aby otrzymać świadczenie pomocowe poszkodowany przedsiębiorca powinien udać się do ZUS-u i tam złożyć wniosek oraz oświadczenie.

REKLAMA

Limity mianowań urzędników w służbie cywilnej 2025–2027. Jest decyzja rządu

Rada Ministrów przyjęła 28 września 2024 r. trzyletni plan limitu mianowań urzędników w służbie cywilnej na lata 2025–2027, przedłożony przez Szefa Służby Cywilnej.

mLegitymacja studencka. Warto ją dodać do aplikacji mObywatel

Elektroniczna legitymacja studencka to cyfrowa wersja legitymacji tradycyjnej. Dzięki niej studenci mogą korzystać z różnych zniżek, np. na komunikację miejską, bilety do kina czy teatru. Już ponad 218 tys. studentów korzysta z mLegitymacji.

REKLAMA