Pracodawco sprawdź, czy musisz wydać nowe polecenia pracy zdalnej? Bo odwołano stan epidemii, co zmienia zasady pracy zdalnej

• Pracodawcy kierowali na pracę zdalną na podstawie przepisów specustawy covidowej
• Pracodawca musi wydać nowe polecenie pracy zdalnej po odwołaniu stanu epidemii
• Praca zdalna po stanie epidemii: nowe polecenia wykonywania pracy zdalnej
• Praca zdalna w stanie epidemii od 14 marca 2020 r.
• Praca zdalna a termin trzech miesięcy po odwołaniu stanu epidemii
• Jakie są konsekwencje braku aktualizacji treści poleceń pracy zdalnej?

Pracodawcy kierowali na pracę zdalną na podstawie przepisów specustawy covidowej

Taki może być uboczny skutek odwołania stanu epidemii na obszarze RP i zastąpienia go stanem zagrożenia epidemicznego (ma to nastąpić od 16 maja 2022 r.). Pracodawcy, którzy na podstawie specustawy covidowej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.) kierowali zatrudnionych do pracy zdalnej, powinni sprawdzić, jak sformułowali polecenia w tej sprawie.

Pracodawca musi wydać nowe polecenie pracy zdalnej po odwołaniu stanu epidemii

Jeśli wskazali w nich, że zatrudniony ma wykonywać obowiązki z domu w okresie stanu epidemii, to po odwołaniu tego ostatniego muszą wydawać nowe polecenia (np. na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub - co jest bezpieczniejszym rozwiązaniem - na oba wymienione stany, bo nie da się wykluczyć, że stan epidemii zostanie jeszcze przywrócony).

A to wiąże się z koniecznością pytania zatrudnionych, czy mają warunki do wykonywania pracy zdalnej, nawet jeśli do tej pory świadczyli ją bez takiej weryfikacji.

Praca zdalna po stanie epidemii: nowe polecenia wykonywania pracy zdalnej

Omawiany problem może dotyczyć znaczącej grupy pracodawców. Zgodnie ze specustawą covidową w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu pracodawca może polecić zatrudnionemu wykonywanie - przez czas oznaczony - pracy poza miejscem jej stałego świadczenia (art. 3). W omawianym kontekście istotne znacznie ma określenie „przez czas oznaczony”, bo firmy musiały określać w jakiś sposób czas skierowania do pracy zdalnej.

 - Nierzadko firmy wskazywały stan epidemii jako przyczynę pracy zdalnej i polecenia tej ostatniej. Poprzedzający go stan zagrożenia epidemicznego obowiązywał krótko, więc nie był tak często uwzględniany - podkreśla dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski.

Praca zdalna w stanie epidemii od 14 marca 2020 r.

Przypomnijmy, że specustawa umożliwiająca polecenie pracy zdalnej weszła w życie 8 marca 2020 r., a stan zagrożenia epidemicznego wprowadzono 14 marca 2020 r. Już od 20 marca zastąpiono go jednak stanem epidemii i to ten ostatni zapisał się w powszechnej świadomości, także pracodawców, jako przyczyna uzasadniająca stosowanie rozwiązań przewidzianych w przepisach antycovidowych.

Jeśli pracodawca wskazał w poleceniu pracy zdalnej, że wprowadza ją w związku ze stanem epidemii, to musi przekształcić je teraz na okres stanu zagrożenia epidemicznego, jeśli chce kontynuować stosowanie pracy zdalnej. Nie jest to tylko teoretyczny problem, bo bez aktualizacji zatrudniony pracujący dotychczas zdalnie będzie mógł wrócić do stacjonarnego wykonywania obowiązków (a niektórym zatrudnionym zależy przecież na powrocie do biura). Firma może oczywiście nadal kierować go do pracy zdalnej w okresie stanu zagrożenia epidemicznego i nie będzie mógł jej odmówić, ale trzeba ją prawidłowo polecić - dodaje mec. Dörre-Kolasa.

Praca zdalna a termin trzech miesięcy po odwołaniu stanu epidemii

Sprawę dodatkowo komplikuje samo brzmienie art. 3 specustawy. Firma może wysyłać zatrudnionych do pracy z domu w okresie stanów epidemii lub zagrożenia epidemicznego oraz w ciągu trzech miesięcy po ich odwołaniu. Pracodawcy mogą więc mylnie sądzić, że nawet jeśli w poleceniu powiązali pracę zdalną ze stanem epidemii, nie muszą nic robić jeszcze przez trzy miesiące po odwołaniu tego ostatniego (czyli do połowy sierpnia).

- Przepis wskazuje, że firmy mogą kierować zatrudnionych do pracy zdalnej także w okresie trzech miesięcy po odwołaniu wspomnianych stanów. To graniczny moment na zastosowanie takiego rozwiązania. Ale jeśli pracodawca wcześniej wskazał w poleceniu, że kieruje do pracy zdalnej z powodu stanu epidemii lub do jego odwołania, powinien zmienić polecenie, jeśli chce kontynuować stosowanie pracy na odległość - wskazuje Jakub Bartoszewicz, radca prawny i partner w Bogacz Bartoszewicz Kancelaria Radców Prawnych.

Jakie są konsekwencje braku aktualizacji treści poleceń pracy zdalnej?

Eksperci wskazują jednocześnie na ewentualne skutki braku aktualizacji poleceń, w których zawarte jest odwołanie do stanu epidemii.

- Pracodawca nie powinien wyciągać negatywnych konsekwencji wobec zatrudnionych, którzy nie zdawali sobie sprawy ze skutków, jakie wywołuje dla nich odwołanie stanu epidemii, i nie wrócą automatycznie do pracy stacjonarnej. Byłby to jednak powód do podejmowania działań dyscyplinujących wobec pracowników działów personalnych, którzy nie dopilnowali treści poleceń pracy zdalnej - wskazuje Izabela Zawacka, radca prawny z kancelarii Zawacka Rdzeń.

Oczywiście zatrudnieni, których skierowania dotyczą stanu epidemii, mogą też podejmować samodzielną inicjatywę w omawianej kwestii.

- Mogą zadać pytanie pracodawcy o to, czy po odwołaniu wspomnianego stanu mają wracać do pracy stacjonarnej, czy też kontynuować zdalną - podkreśla mec. Bartoszewicz.

Praca zdalna, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj świadczonych zadań

Konieczność modyfikowania skierowań może też wywołać dodatkowe wymogi po stronie zatrudniających. Przypomnijmy, że początkowo firmy miały bardzo dużo swobody w stosowaniu pracy zdalnej. Dopiero 1 lipca 2020 r. wszedł w życie przepis, zgodnie z którym wykonywanie obowiązków w takim trybie może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj świadczonych zadań. Tym samym konieczne stało się pytanie zatrudnionych, czy mają warunki do wykonywania obowiązków na odległość.

- Znaczną część poleceń wydano w początkowej fazie pandemii, zanim jeszcze omawiany wymóg był konieczny. Firmy nie pytały więc zatrudnionych o warunki. Jeśli teraz, w związku z odwołaniem stanu epidemii, będą wydawać nowe polecenia, muszą zrealizować ten wymóg, nawet jeśli pracownik już dotychczas wykonywał pracę zdalną - wskazuje mec. Dörre-Kolasa.

W praktyce większość pracodawców nie uaktualniała pierwotnych poleceń, czyli nie zadawała pytań o warunki, nawet jeśli na jakiś czas przywracano częściowo pracę w biurze (uznawano, że wciąż obowiązuje pierwotne polecenie, które było wydane, gdy nie obowiązywał jeszcze wymóg dotyczący możliwości lokalowych i technicznych).