DGP: Jakie dokumenty są potrzebne do pracy zdalnej?

• Jakie dokumenty są potrzebne do pracy zdalnej?
• Jakie prawa ma pracownik po odmowie przyznania mu pracy zdalnej przez pracodawcę?
• Rodzaje pracy zdalnej - zwykła, okazjonalna albo …. powrót do biura

Jakie dokumenty są potrzebne do pracy zdalnej?

Przygotowanie do wdrożenia pracy zdalnej w nowej formule wymaga przede wszystkim stworzenia odpowiedniej dokumentacji i regulacji wewnętrznych.

– W tym celu trzeba będzie przygotować ok. 10 rodzajów dokumentów. Będą to m.in. porozumienie ze związkami albo regulamin dotyczący pracy zdalnej, aneks do umowy o pracę, informacja uzupełniająca do informacji o warunkach zatrudnienia, a także ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej, informacja określająca ogólne zasady bhp przy pracy zdalnej oraz procedura ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej – wylicza Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, wspólnik w Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki.

60 proc. pracowników deklaruje, że zmieniliby miejsce zatrudnienia, jeśli zaoferowano by im lepsze warunki pracy zdalnej. Niemal połowa byłaby gotowa całkowicie się przekwalifikować w tym celu (badanie przeprowadzone przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców)

24 dni taki ma być wymiar pracy zdalnej okazjonalnej (o ile Senat uchwali ustawę bez poprawki w tym zakresie)

Jak wskazuje Agata Mierzwa, już teraz warto zaplanować cały proces wdrożenia pracy zdalnej w firmie na nowych zasadach bądź też dostosować te obecne do zmienionych przepisów. – Szczególnie warto rozpocząć prace nad przygotowaniem regulaminu pracy zdalnej bądź dostosowaniem obecnego do nowych regulacji – wskazuje Agata Mierzwa. Zaznacza przy tym, że wiele firm rozpoczęło już przegląd wewnętrznych regulacji i umów o pracę. – Weryfikują też własne potrzeby w zakresie pracy zdalnej, sprawdzają, czy dotychczasowe reguły jej wykonywania zdały egzamin, a także ankietują pracowników, pytając m.in. o to, w jakim wymiarze praca zdalna miałaby się odbywać i czy chcą wrócić do biur – wylicza.

Część pracodawców do wdrożenia zmian przygotowuje się już od paru miesięcy (a niektórzy nawet od ponad roku). Także oni czekają na ostatnie modyfikacje ustawy, by doszlifować wewnętrzne regulacje i dokumenty. Bazę do tego już mają, bo – jak przypomina Robert Lisicki, radca prawny, ekspert Konfederacji Lewiatan – wiele przedsiębiorstw już w okresie pandemii wprowadziło regulaminy pracy zdalnej, oparte na porozumieniach, mimo braku takiego obowiązku na podstawie przepisów antycovidowych.

– W takich firmach działy HR rozmawiają już z działami bhp na temat stworzenia uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej, na bazie której będzie trzeba przygotować informację dotyczącą zasad bhp przy takiej pracy. Konieczne będzie też odebranie od pracownika dwóch oświadczeń – tj. że zapoznał się z przygotowaną oceną i informacją o bhp oraz że na stanowisku pracy zdalnej, w miejscu przez siebie wskazanym, są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy – wskazuje. Ekspert Lewiatana przypomina przy tym, że pracodawcy muszą jeszcze przemyśleć, jak będą wyglądać wzory wniosków o uzgodnienie pracy zdalnej oraz wnioski o pracę okazjonalną.

– Na poziomie zakładowym trzeba będzie uregulować również to, z jakim wyprzedzeniem taki wniosek ma być składany – dodaje dr Marcin Wojewódka, radca prawny, ekspert Pracodawców RP.

Jak wskazuje Łukasz Prasołek, nie ma natomiast potrzeby dokonywania zmian w regulaminie wynagradzania czy regulaminie pracy. – Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca od razu decyduje się na wprowadzenie monitoringu pracy zdalnej. Jest to bowiem inna forma monitoringu i jako taka wymaga wdrożenia w regulaminie pracy – wyjaśnia. Dodaje, że praca zdalna nie musi być też ujmowana w harmonogramach czasu pracy. – Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by ująć ją w odpowiednim harmonogramie, jeśli z jakichś względów jest to wygodniejsze dla pracodawcy, np. w celu „rezerwacji” biurka dla pracownika w przestrzeni biurowej pracodawcy czy zorganizowania spotkania zespołu pracowników czy z klientem na żywo. Można też wprowadzić odrębne harmonogramy pracy zdalnej – stwierdza.

Jakie prawa ma pracownik po odmowie przyznania mu pracy zdalnej przez pracodawcę?

Nowy model funkcjonowania zdalnego trybu pracy rodzi też pytania o skutki odmowy pracodawcy w sytuacji wniosku pracownika o przeniesienie stanowiska do jego domu. Zdaniem ekspertów ryzyko skarg do inspekcji pracy czy postępowań sądowych w związku z taką odmową jest minimalne.

– Takie obawy w mojej ocenie są na wyrost. Zauważmy bowiem, że w nowelizacji kładzie się akcent na dobrowolność uzgodnienia pracy zdalnej, a sami pracodawcy wiedzą, że przy doborze do niej muszą zachować obiektywne kryteria – zaznacza Robert Lisicki. Jego zdaniem pewne wątpliwości co do ewentualnych kontroli pojawiają się wyłącznie w odniesieniu do wniosku osób z uprzywilejowanych grup, jak np. rodzice dzieci do czwartego roku życia, których wniosek musi być uwzględniony (chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj).

Jak wskazuje Agata Mierzwa, przy odmowie wyrażenia zgody na pracę zdalną w grę mogłyby tu wchodzić ewentualnie zarzuty o dyskryminację czy nierówne traktowanie. – Aby jednak były uzasadnione, musiałyby istnieć specyficzne okoliczności faktyczne – zaznacza.

W przypadku standardowej pracy zdalnej, nawet jeśli pracownik zgłosi wniosek, to obie strony stosunku pracy i tak będą musiały dokonać uzgodnień w tym zakresie, zgodnie z nowymi przepisami. Inaczej natomiast będzie w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej.

– Tu pracodawca zasadniczo nie ma podstaw, by odmówić, no chyba że charakter pracy na to nie pozwala – stwierdza Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner kancelarii Raczkowski. ©℗

Rodzaje pracy zdalnej - zwykła, okazjonalna albo …. powrót do biura

Do wyboru mamy pracę zdalną standardową – całkowitą lub częściową (hybrydową) albo okazjonalną, stosowaną tylko na wniosek pracownika w wymiarze 24 dni w roku. Jak firmy zamierzają z tego korzystać? Okazuje się, że bardzo różnie.

■ Dla niektórych firm wymiar pracy okazjonalnej jest zupełnie wystarczający.

■ Wydaje się jednak, że bardziej popularna będzie standardowa praca zdalna, bo takie jest oczekiwanie pracowników, zwłaszcza tam, gdzie już wcześniej wdrożono pracę zdalną „covidową”.

■ Mikrofirmy w związku z pracą zdalną nie będą chciały ponosić żadnych kosztów. Efekt zmiany prawa będzie więc taki, że niektórzy będą opierać się tylko na wnioskach pracowników o pracę zdalną okazjonalną, a to oznacza, że zredukują jej obecny wymiar tak, aby była ona świadczona do 24 dni w roku. Tym samym niektórych pracowników czeka powrót z pracy zdalnej do biur. Dziś bowiem często stosowana jest formuła: dwa dni pracy zdalnej i trzy dni stacjonarnej. Inny model to jeden dzień pracy zdalnej w tygodniu lub cztery dni na miesiąc.

■ Są też tacy pracodawcy, którzy najchętniej standardowej pracy zdalnej by nie mieli, a co najwyżej okazjonalną. Jednak ze względu na trudności w pozyskaniu kadr godzą się na tę pierwszą.

■ Tam, gdzie praca na określonych stanowiskach czy określonych grup osób może być wykonywana zdalnie – przykładem jest kancelaria prawna – może ona zostać wdrożona hybrydowo. Natomiast okazjonalna znajdzie zastosowanie jako dodatkowe uprawnienie pracownicze m.in. tam, gdzie standardem jest praca w zakładzie pracy (np. recepcja).

■ Niektóre firmy już planują korzystać z dwóch ścieżek naraz, tj. ze zwykłej zdalnej (np. dwa–trzy dni w tygodniu) i dodatkowo okazjonalnej. Dzięki temu będą ponosić niższe koszty zdalnego wykonywania pracy. Na dopuszczalność takiego rozwiązania wskazuje uzasadnienie projektu nowelizacji. ©℗

Polecamy: „Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami”

Polecamy: „ Jak przygotować się do zmian w 2023 r.”

Nowelizacja kodeksu pracy. Tysiące zdalnych pracowników czekają gruntowne zmiany

Karolina Topolska