Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dobry plan to połowa sukcesu

Barbara Hubal
inforCMS
W jaki sposób planujesz swoje zadania? Jedni robią to dzieląc tydzień na poszczególne dni i zapisując wszystko, co mają do zrobienia, inni polegają na własnej intuicji i zabierają się do pracy bez ustalania priorytetów. Dowiedz się, jakie metody warto przejąć od innych, aby ułatwić sobie codzienną pracę.

Umiejętność zarządzania czasem i zadaniami do wykonania to jedno z największych biurowych wyzwań. Szczególnie w przypadku asystentki, która musi doskonale orientować się w terminach szefa i projektach realizowanych przez poszczególne działy. Trzeba pamiętać o zarezerwowaniu sali na konferencję, zorganizowaniu podróży służbowej przełożonego i o setkach innych spraw. Do tego dochodzą jeszcze własne, niemałe przecież obowiązki. Warto więc znaleźć swoją metodę dopasowaną do naszych zadań, stylu pracy, a także do naszej osobowości, która pomoże się ze wszystkim uporać.

Wiele osób korzysta z elektronicznego terminarza, inne chwytają długopis i kartkę papieru, jeszcze inne nie cierpią sporządzania jakichkolwiek list i wolą „mieć wszystko w głowie”. Najlepszą drogą jest połączenie kilku różnych sposobów planowania w jedną całość, skrojoną na miarę naszych indywidualnych potrzeb. Spróbujmy przyswoić sobie kilka podstawowych zasad i korzystajmy z dobrych doświadczeń innych.

Biurowa mrówka

Ma przygotowany dokładny plan na każdy dzień pracy. Szczegółowa lista uwzględnia każde zadanie, jakie trzeba wykonać, terminy spotkań, telefony, załatwianie korespondencji – wszystko z przewidywanym czasem trwania i do „odhaczenia” po zrobieniu.

Taka metoda ma wiele plusów. Pozwala działać w sposób systematyczny, motywuje do pracy, umożliwia szybkie zorientowanie się, ile jeszcze zostało do wykonania. Pisemny plan jest czymś konkretnym, namacalnym i stanowi jednocześnie dokumentację zrealizowanych zadań.

Minusem jest to, że niespodziewane wydarzenia – a takich nie brakuje w żadnej firmie – burzą ustaloną strukturę, a gdy pojawi się ich więcej, cały plan nieuchronnie legnie w gruzach. Brakuje tu również miejsca na potrzebną często improwizację. Do tego dochodzi brak ustalonych priorytetów – w sztywnym planie wszystko jest jednakowo ważne. W przypadku nieoczekiwanego wydłużenia się listy zadań, dzień pracy może przeciągnąć się w nieskończoność.

 

Czytaj także: Stawianie granic >>

 

Błyskotliwy luzak

Taka osoba sprawia zwykle wrażenie całkowicie wyluzowanej. Nie dotyczy jej poranny stres, na biurowy rozgardiasz patrzy z niewzruszoną obojętnością. To jednak tylko pozory. W rzeczywistości jej mózg jest ciągle w stanie wrzenia. Przetwarza świeżo otrzymane informacje, odbiera nowe impulsy, analizuje projekty, podczas gdy wzrok błądzi po biurku upstrzonym niezliczoną ilością kolorowych karteczek z zanotowanymi superpomysłami.

Zdanie się wyłącznie na własną intuicję sprawia, że luzak z zapałem rzuca się w wir pracy nad realizacją ciekawego przedsięwzięcia, sprawy bardziej prozaiczne pozostawiając innym. Potrafi bezbłędnie odróżnić rzeczy istotne od takich, którym nie warto poświęcać zbyt wiele uwagi. Lubi niespodzianki, chętnie improwizuje, łatwo przestawia się jednego zadania na inne. Nigdy nie wie jednak, ile czasu zabierze mu sfinalizowanie tego, co zaczął, zapomina o sprawach, które mniej go interesują, często zabiera się za wszystko naraz, niczego nie doprowadzając do końca.

Planista idealny

Działa według ramowego planu, który pozostawia sporo miejsca na nagłe zdarzenia, wymagające natychmiastowej reakcji, oraz na nowe pomysły. Sprawy do załatwienia dzieli na:

• ważne i pilne – zajmuje się nimi w pierwszej kolejności,

• ważne i niezbyt pilne – przesuwa je na dzień, gdy będzie mógł poświęcić im więcej czasu,

• pilne i mało istotne – do zrobienia pomiędzy ważniejszymi czynnościami,

• niepilne i nieważne – te od razu lądują w koszu.

Pamięta o zasadzie: „wykonanie każdego zadania wymaga dokładnie tyle czasu, ile zdecydujesz się na to poświęcić” i na podstawie dotychczasowego doświadczenia konstruuje plan godzinowy. Na sprawy trudne i czasochłonne – trwające dwie godziny lub dłużej – przeznacza ranek, gdy jego mózg pracuje najwydajniej. Wyłącza wtedy pocztę elektroniczną i komórkę, prosi współpracowników, by mu nie przeszkadzano. Do kolejnego zadania przechodzi dopiero wtedy, gdy zakończy poprzednie.

Przedpołudnie to pora na wymagające również sporej koncentracji zadania godzinne. W ten sposób główne cele dnia szybko zostają zrealizowane. Rośnie satysfakcja i motywacja do dalszych działań.

Za czynności, na które przeznaczył pół godziny, zabiera się tuż przed obiadem. Nie wymagają one wiele wysiłku, więc praca postępuje szybko, dając mu miłe poczucie, że zasłużył na przerwę. Druga połowa dnia to czas na zadania najmniej absorbujące, załatwianie korespondencji i telefonów oraz zaplanowanie zadań do wykonania nazajutrz.

Czy ludzie tak świetnie zorganizowani istnieją w realnym świecie? Nawet jeśli nie, może warto spróbować choć trochę zbliżyć się do ideału.

Rady dla początkujących

Nie cierpisz tworzyć planów i list z zadaniami? Uważasz, że takie „pomoce pisemne” są ci niepotrzebne? Pozwól jednak czasem odpocząć swojej głowie – to, co zapisane, odciąża pamięć, dając jednocześnie gwarancję, że nic nie umknie naszej uwadze. Wystarczy zaledwie 15 minut na początku dnia pracy, by znacznie ułatwić sobie życie.

Możesz przy tym skorzystać z gotowych programów komputerowych albo stworzyć własną mind map (mapę myśli).

Ten sposób notowania pobudza do pracy obie półkule mózgowe i przeznaczony jest dla osób szczególnie kreatywnych. Na środku kartki zapisujesz datę. Wszystkie prace do wykonania notujesz wokół niej w taki sposób, by te najważniejsze umieszczone były najbardziej centralnie. Zadania, które pojawiają się w ciągu dnia, dodajesz sukcesywnie do mapy. Te najbardziej skomplikowane dzielisz na poszczególne etapy, łącząc je liniami. Możesz użyć symboli, rysunków, różnych kolorów i krojów pisma.

Specjaliści twierdzą, że po sporządzeniu takiej mapy myśli niemal każdy nabiera ochoty do pracy i... do dalszego planowania.

 

Czytaj także: Praca w urzędzie: zarobki czy prestiż >>

 

Planuj z głową

• Na sporządzenie „rozkładu dnia” przeznacz kwadrans tuż po przyjściu do pracy lub poprzedniego wieczoru.

• Zanotuj wszystko, co masz do zrobienia, również czynności wykonywane codziennie (później wystarczy dołączyć je do planu na kolejny dzień).

• Ustal priorytety, zaczynając od spraw najpilniejszych i najważniejszych.

• Na najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne zadania przeznacz pierwszą połowę dnia.

• Zaplanuj czas, jaki poświęcisz na każde z nich (lub grupę podobnych prac).

• Pomiędzy poszczególnymi etapami zostaw miejsce na nieprzewidziane wydarzenia, zmianę planów i nowe pomysły, a także przerwę na kawę i obiad.

• „Odhaczaj” wykonane obowiązki.

• Pod koniec dnia pracy przeanalizuj swój plan – czy wszystko udało się zrealizować? Czy przeznaczony czas był wystarczający? Skorzystaj z tych wniosków przy planowaniu zajęć na dzień następny.

Barbara Hubal

 

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kto, gdzie, kiedy składa wniosek o dopłaty w rolnictwie w 2023 r. [Harmonogram dla rolników pszczelarzy, producentów owoców]

    ARiMR opublikowała harmonogram naboru wniosków w ramach Planu Strategicznego WPR

    1,2 mln laptopów dla uczniów za 3 mld zł - szczegóły programu

    1,2 mln laptopów, za łączną kwotę blisko 3 mld zł; komputery trafią zarówno szkół publicznych jak i niepublicznych, dostarczone będą wraz z oprogramowaniem; powstanie specjalny portal zgłoszeniowy, który pozwoli zgłaszać potencjalne problemy ze sprzętem - to niektóre z wyjaśnień kancelarii premiera w odpowiedzi na pytania posłów w sprawie zakupu laptopów dla czwartoklasistów i nauczycieli.

    Las – naturalne lekarstwo. I to bez recepty!

    Las – naturalne lekarstwo. Przywitaliśmy już wiosnę, a w nocy z 25 na 26 marca zmieniamy czas na letni i dłużej będziemy cieszyć się światłem w ciągu dnia. To dobry moment, aby przebywać jak najwięcej na świeżym powietrzu, w otoczeniu natury. Dlaczego las ma na nas taki dobry wpływ?

    Wdówik: Świadczenie wspierające 3176 zł będzie można łączyć z rentą socjalną albo zasiłkiem pielęgnacyjnym

    Dla osób z najcięższą niepełnosprawność będziemy kierować dodatkowe świadczenie równe 200 proc. renty socjalnej, czyli 3176 zł. To działanie w ramach skali opartej o narzędzia międzynarodowej klasyfikacji funkcjonowania ICF - powiedział wiceminister rodziny i polityki społecznej Paweł Wdówik.

    MRiPS: Badania psychiatryczne pacjenta DPS. Czy można trafić do DPS bez swojej zgody?

    Niedopuszczalne jest przyjmowanie i przebywanie w placówkach zapewniających całodobową opiekę osób niepełnosprawnych, przewlekle chorych i osób w podeszłym wieku, bez wyrażenia przez te osoby świadomej zgody – wyjaśnił resort rodziny i polityki społecznej.

    Wiceminister Szwed: 930 mln zł na środowiskowe domy samopomocy

    W tym roku przekażemy łącznie ponad 930 mln zł na środowiskowe domy samopomocy - czyli ośrodki wsparcia dla osób z niepełnosprawnością intelektualną - poinformował we wtorek wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed.

    Rolniku! W tym roku nie tylko dopłaty. Możesz złożyć osobny wniosek o pieniądze na ekoschematy

    Podstawowy termin składania wniosków upłynie 15 maja 2023 r. Jeżeli rolnik złoży wniosek po tym terminie, jednak nie później niż do 9 czerwca 2023 r. jego dopłata zostanie pomniejszona o 1 proc. za każdy roboczy dzień opóźnienia.

    Pierwszy stały garnizon US Army w Polsce od 21 marca 2023 r. "Camp Kościuszko"

    We wtorek 21 marca 2023 r. w poznańskim "Camp Kościuszko" odbędzie się uroczystość przekształcenia Regionalnej Grupy Wsparcia w Garnizon Sił Zbrojnych US Army w Polsce. Jak podkreśla Ministerstwo Obrony Narodowej, będzie to pierwszy stały garnizon wojsk amerykańskich w Polsce. 

    Nowe świadczenie wspierające 3176,88 zł dla niepełnosprawnych. Czy trzeba zrezygnować z renty socjalnej i świadczenia pielęgnacyjnego?

    Od 1 stycznia 2024 r. osoba niepełnosprawna może otrzymać świadczenie wspierające w kwocie dwa razy większej niż renta socjalna.  Na dziś jest to 3176,88 zł brutto. Czy skorzystanie z niego wymaga rezygnacji z renty socjalnej i świadczenia pielęgnacyjnego?

    Jak rozliczyć składkę zdrowotną za 2022 r. w ZUS RCA [nowy wzór od 1 maja 2023 r.]

    W 2023 r. po raz pierwszy masz obowiązek złożyć roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2022 r. Rozliczenie roczne przekazujesz w dokumencie za kwiecień 2023 roku

    Jak często Polacy myją zęby? Sytuacja nie wygląda najlepiej

    Jak często Polacy myją zęby?  Z najnowszego badania opinii społecznej wynika, że blisko 60% Polaków myje zęby dwa razy dziennie, a niecałe 20% robi to tylko raz. Z kolei ponad 11% ankietowanych sięga po szczoteczkę trzy razy w ciągu dnia, a niespełna 3% – częściej. Tylko nieco ponad 2% czyści zęby po każdym posiłku. Sondaż pokazuje też, że blisko 3% ankietowanych nie szczotkuje ich codziennie. Brakuje polityki profilaktycznej. 

    Co to jest wyspa ciepła w miastach? [wywiad]

    W miastach powstają tzw. wyspy ciepła, które - w połączeniu z falami upałów - dla wielu mogą być niebezpieczne. Aby sprawdzić, jak zmiany klimatu wpływają na miasta, Polska Agencja Kosmiczna zleciła wykonanie analizy wysp ciepła dla pięciu dużych polskich miast - mówi Jolanta Orlińska z POLSA.

    Nowy wzór ZUS DRA w PDF dla rozliczenia składki zdrowotnej od 1 maja 2023 r. [zasady ogólne, ryczałt, podatek liniowy]

    Do rozliczenia składki zdrowotnej za 2022 r. wypełnia się blok XII nowego wzoru ZUS DRA. Formularz jest już opublikowany, ale obowiązuje od 1 maja 2023 r.

    ZUS ZSWA do 31 marca 2023 r. Poradnik ZUS [PDF do ściągnięcia]

    31 marca 2023 r. upływa termin na złożenie dokumentu ZUS ZSWA – Zgłoszenie / korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za 2022 rok.

    Nowelizacja Kodeksu wyborczego - Dz.U. poz. 497 [Centralny Rejestr Wyborców]

    Bezpłatne przewozy dla wyborców w gminach bez publicznego transportu, powstanie Centralnego Rejestru Wyborców, zmiany w zasadach nagrywania prac obwodowej komisji wyborczej.

    Skierowanie do sanatorium w formie elektronicznej od 17 marca 2023 r.

    Od piątku, 17 marca, działa e-skierowanie do sanatorium. Przyszły kuracjusz będzie mógł śledzić na Internetowym Koncie Pacjenta, na jakim etapie przetwarzania jest jego e-skierowanie - informuje Centrum e-Zdrowia

    Darowizna na krwiodawstwo

    Honorowy dawca krwi może skorzystać z ulgi w zeznaniu rocznym za 2022 r. Limit darowizn wynosi 6% dochodu/przychodu.

    MRiPS: 3176,88 zł świadczenia wspierającego dla osób niepełnosprawnych. Potrzebne orzeczenie od wojewódzkiego zespołu orzeczniczego

    Od 1 stycznia 2024 r. rząd wprowadzi nowy system pomocy osobom niepełnosprawnym. Będą trzy poziomy wsparcia osób niepełnosprawnych i ich opiekunów. Na najwyższym osoba niepełnosprawna otrzyma dwukrotność obecnej renty socjalnej, czyli 3176,88 zł brutto.

    Tabletka, kapsułka, czopek, globulka, syrop, zawiesina. Dlaczego lekarstwa mają różną postać?

    Z jakiego powodu lekarstwo jest produkowane w formie tabletki, kapsułki, czopka, syropu? Wyjaśniają to farmaceuci z Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w opublikowanym na YouToube filmie "Tabletka tabletce nierówna - czyli o nowoczesnych postaciach leku". 

    Zmiany w umundurowaniu policjantów w 2023 r. Nowy rodzaj spodni ochronnych. Normy dla ubioru ćwiczebnego

    Zostaną wprowadzone spodnie ochronne, które wraz z kurtką ochronną będą stanowiły ubiór przeznaczony dla policjantów oddziałów prewencji Policji i samodzielnych pododdziałów prewencji Policji.

    Egzamin ósmoklasisty z języka obcego [2023 r. i 2024 r., wymogi, podstawa programowa, rozporządzenie]
    Lektury obowiązkowe na egzaminie ósmoklasisty w 2023 r. i 2024 r.

    Lektury obowiązkowe na egzaminie ósmoklasisty w 2023 r.

    Egzamin ósmoklasisty z matematyki [wymogi, rozporządzenie]

    Jakie są wymagania dla egzaminu ósmoklasisty z matematyki w roku szkolnym 2022/2023 i 2023/2024?

    Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu dla strażaków OSP [Nowelizacja, zmiany]

    Do Sejmu trafił projekt nowelizacji ustawy o ochotniczych strażach pożarnych oraz niektórych innych ustaw. Zmiany dotyczą m.in. możliwości wypłacania ekwiwalentu kandydatom na strażaków OSP uczestniczącym w szkoleniu podstawowym. Będą też nowe zasady naliczania ekwiwalentu za udział w akcji ratowniczej.

    P. Czarnek: Chcesz być lekarzem? Idź na studia. Będą miejsca. Potrzebujemy 60 000 lekarzy

    Min. Czarnek: zwiększamy liczbę osób studiujących na kierunku lekarskim.