REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dobry plan to połowa sukcesu

Barbara Hubal
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób planujesz swoje zadania? Jedni robią to dzieląc tydzień na poszczególne dni i zapisując wszystko, co mają do zrobienia, inni polegają na własnej intuicji i zabierają się do pracy bez ustalania priorytetów. Dowiedz się, jakie metody warto przejąć od innych, aby ułatwić sobie codzienną pracę.

REKLAMA

Umiejętność zarządzania czasem i zadaniami do wykonania to jedno z największych biurowych wyzwań. Szczególnie w przypadku asystentki, która musi doskonale orientować się w terminach szefa i projektach realizowanych przez poszczególne działy. Trzeba pamiętać o zarezerwowaniu sali na konferencję, zorganizowaniu podróży służbowej przełożonego i o setkach innych spraw. Do tego dochodzą jeszcze własne, niemałe przecież obowiązki. Warto więc znaleźć swoją metodę dopasowaną do naszych zadań, stylu pracy, a także do naszej osobowości, która pomoże się ze wszystkim uporać.

REKLAMA

Wiele osób korzysta z elektronicznego terminarza, inne chwytają długopis i kartkę papieru, jeszcze inne nie cierpią sporządzania jakichkolwiek list i wolą „mieć wszystko w głowie”. Najlepszą drogą jest połączenie kilku różnych sposobów planowania w jedną całość, skrojoną na miarę naszych indywidualnych potrzeb. Spróbujmy przyswoić sobie kilka podstawowych zasad i korzystajmy z dobrych doświadczeń innych.

Biurowa mrówka

Ma przygotowany dokładny plan na każdy dzień pracy. Szczegółowa lista uwzględnia każde zadanie, jakie trzeba wykonać, terminy spotkań, telefony, załatwianie korespondencji – wszystko z przewidywanym czasem trwania i do „odhaczenia” po zrobieniu.

REKLAMA

Taka metoda ma wiele plusów. Pozwala działać w sposób systematyczny, motywuje do pracy, umożliwia szybkie zorientowanie się, ile jeszcze zostało do wykonania. Pisemny plan jest czymś konkretnym, namacalnym i stanowi jednocześnie dokumentację zrealizowanych zadań.

Minusem jest to, że niespodziewane wydarzenia – a takich nie brakuje w żadnej firmie – burzą ustaloną strukturę, a gdy pojawi się ich więcej, cały plan nieuchronnie legnie w gruzach. Brakuje tu również miejsca na potrzebną często improwizację. Do tego dochodzi brak ustalonych priorytetów – w sztywnym planie wszystko jest jednakowo ważne. W przypadku nieoczekiwanego wydłużenia się listy zadań, dzień pracy może przeciągnąć się w nieskończoność.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 

Czytaj także: Stawianie granic >>

 

Błyskotliwy luzak

Taka osoba sprawia zwykle wrażenie całkowicie wyluzowanej. Nie dotyczy jej poranny stres, na biurowy rozgardiasz patrzy z niewzruszoną obojętnością. To jednak tylko pozory. W rzeczywistości jej mózg jest ciągle w stanie wrzenia. Przetwarza świeżo otrzymane informacje, odbiera nowe impulsy, analizuje projekty, podczas gdy wzrok błądzi po biurku upstrzonym niezliczoną ilością kolorowych karteczek z zanotowanymi superpomysłami.

Zdanie się wyłącznie na własną intuicję sprawia, że luzak z zapałem rzuca się w wir pracy nad realizacją ciekawego przedsięwzięcia, sprawy bardziej prozaiczne pozostawiając innym. Potrafi bezbłędnie odróżnić rzeczy istotne od takich, którym nie warto poświęcać zbyt wiele uwagi. Lubi niespodzianki, chętnie improwizuje, łatwo przestawia się jednego zadania na inne. Nigdy nie wie jednak, ile czasu zabierze mu sfinalizowanie tego, co zaczął, zapomina o sprawach, które mniej go interesują, często zabiera się za wszystko naraz, niczego nie doprowadzając do końca.

Planista idealny

Działa według ramowego planu, który pozostawia sporo miejsca na nagłe zdarzenia, wymagające natychmiastowej reakcji, oraz na nowe pomysły. Sprawy do załatwienia dzieli na:

• ważne i pilne – zajmuje się nimi w pierwszej kolejności,

• ważne i niezbyt pilne – przesuwa je na dzień, gdy będzie mógł poświęcić im więcej czasu,

• pilne i mało istotne – do zrobienia pomiędzy ważniejszymi czynnościami,

• niepilne i nieważne – te od razu lądują w koszu.

Pamięta o zasadzie: „wykonanie każdego zadania wymaga dokładnie tyle czasu, ile zdecydujesz się na to poświęcić” i na podstawie dotychczasowego doświadczenia konstruuje plan godzinowy. Na sprawy trudne i czasochłonne – trwające dwie godziny lub dłużej – przeznacza ranek, gdy jego mózg pracuje najwydajniej. Wyłącza wtedy pocztę elektroniczną i komórkę, prosi współpracowników, by mu nie przeszkadzano. Do kolejnego zadania przechodzi dopiero wtedy, gdy zakończy poprzednie.

Przedpołudnie to pora na wymagające również sporej koncentracji zadania godzinne. W ten sposób główne cele dnia szybko zostają zrealizowane. Rośnie satysfakcja i motywacja do dalszych działań.

Za czynności, na które przeznaczył pół godziny, zabiera się tuż przed obiadem. Nie wymagają one wiele wysiłku, więc praca postępuje szybko, dając mu miłe poczucie, że zasłużył na przerwę. Druga połowa dnia to czas na zadania najmniej absorbujące, załatwianie korespondencji i telefonów oraz zaplanowanie zadań do wykonania nazajutrz.

Czy ludzie tak świetnie zorganizowani istnieją w realnym świecie? Nawet jeśli nie, może warto spróbować choć trochę zbliżyć się do ideału.

Rady dla początkujących

Nie cierpisz tworzyć planów i list z zadaniami? Uważasz, że takie „pomoce pisemne” są ci niepotrzebne? Pozwól jednak czasem odpocząć swojej głowie – to, co zapisane, odciąża pamięć, dając jednocześnie gwarancję, że nic nie umknie naszej uwadze. Wystarczy zaledwie 15 minut na początku dnia pracy, by znacznie ułatwić sobie życie.

Możesz przy tym skorzystać z gotowych programów komputerowych albo stworzyć własną mind map (mapę myśli).

Ten sposób notowania pobudza do pracy obie półkule mózgowe i przeznaczony jest dla osób szczególnie kreatywnych. Na środku kartki zapisujesz datę. Wszystkie prace do wykonania notujesz wokół niej w taki sposób, by te najważniejsze umieszczone były najbardziej centralnie. Zadania, które pojawiają się w ciągu dnia, dodajesz sukcesywnie do mapy. Te najbardziej skomplikowane dzielisz na poszczególne etapy, łącząc je liniami. Możesz użyć symboli, rysunków, różnych kolorów i krojów pisma.

Specjaliści twierdzą, że po sporządzeniu takiej mapy myśli niemal każdy nabiera ochoty do pracy i... do dalszego planowania.

 

Czytaj także: Praca w urzędzie: zarobki czy prestiż >>

 

Planuj z głową

• Na sporządzenie „rozkładu dnia” przeznacz kwadrans tuż po przyjściu do pracy lub poprzedniego wieczoru.

• Zanotuj wszystko, co masz do zrobienia, również czynności wykonywane codziennie (później wystarczy dołączyć je do planu na kolejny dzień).

• Ustal priorytety, zaczynając od spraw najpilniejszych i najważniejszych.

• Na najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne zadania przeznacz pierwszą połowę dnia.

• Zaplanuj czas, jaki poświęcisz na każde z nich (lub grupę podobnych prac).

• Pomiędzy poszczególnymi etapami zostaw miejsce na nieprzewidziane wydarzenia, zmianę planów i nowe pomysły, a także przerwę na kawę i obiad.

• „Odhaczaj” wykonane obowiązki.

• Pod koniec dnia pracy przeanalizuj swój plan – czy wszystko udało się zrealizować? Czy przeznaczony czas był wystarczający? Skorzystaj z tych wniosków przy planowaniu zajęć na dzień następny.

Barbara Hubal

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W Tatrach już trzeci stopień zagrożenia lawinowego

Tatrzańskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe poinformowało, że zagrożenie lawinowe w Tatrach wzrosło już do trzeciego stopnia. Co to oznacza?

Recykling tekstyliów w gminach – co zrobić ze starymi ubraniami?

Od stycznia 2025 r. gminy w Polsce wprowadziły selektywną zbiórkę zużytych tekstyliów. To oznacza, że przykładowo zniszczonych ubrań nie można już wyrzucić do frakcji zmieszane. Część gmin wprowadza ułatwienia dla mieszkańców w postaci dodatkowych kontenerów. W innych mieszkańcy będą musieli samodzielnie dostarczyć tekstylia do punktów selektywnej zbiórki odpadów komunalnych (PSZOK).

Dylemat fiskalny: inwestycje w przyszłość, czy w dofinansowania emerytów? [WYWIAD]

Dylemat fiskalny: inwestycje w przyszłość, czy w dofinansowania emerytów? Co zrobić, by wszystkim żyło się lepiej? Gość Infor.pl prof. Marcin Piątkowski przedstawił kilka pomysłów dotyczących poprawy jakości życia.

Emerytura olimpijska. Od 1 kwietnia 2025 r. rozszerzony katalog osób uprawnionych do pobierania tego świadczenia

Emerytura olimpijska. Od 1 kwietnia 2025 r. rozszerzeniu ulegnie katalog osób uprawnionych do pobierania tego świadczenia. Nowelizacja z podpisem prezydenta Andrzeja Dudy. Czym jest tzw. emerytura olimpijska?

REKLAMA

Podwyżki dla nauczycieli z wyrównaniem od 1 stycznia 2025 r.

Podwyżki dla nauczycieli z wyrównaniem od 1 stycznia 2025 r. Ile wyniesie średnie wynagrodzenie nauczycieli w 2025 r.? O ile wzrosną wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w 2025 r.?

Branża pogrzebowa zaniepokojona notorycznym opóźnianiem podwyższenia zasiłku pogrzebowego. Prezes PIBP wskazał poważne niedopatrzenie

Branża pogrzebowa zaniepokojona notorycznym opóźnianiem podwyższenia zasiłku pogrzebowego. Prezes Polskiej Izby Branży Pogrzebowej Robert Czyżak w rozmowie z redakcją Infor.pl wskazał poważne niedopatrzenia związane z Koszykiem Usług Funeralnych.

Czy dodatek motywacyjny wpłynie na wysokość trzynastki?

Dodatek motywacyjny będący dofinansowaniem do wynagrodzenia pracownika pomocy społecznej nie może być uwzględniany w podstawie naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki).

Chipowanie psów i kotów. Prawo, obowiązek, a może coś więcej?

W przestrzeni publicznej często podejmowany jest temat obowiązkowego chipowania zwierząt domowych. W listopadzie odbyło się pierwsze czytanie obywatelskiego projektu zakładającego m.in. obowiązkowe chipowanie psów i kotów. Trwają także prace nad ustawą o Krajowym Rejestrze Oznakowanych Psów i Kotów. Do czego mogą być wykorzystywane mikroczipy?

REKLAMA

Ostrzeżenia przed silnym wiatrem i oblodzeniami

Czyżby zima wreszcie do nas przyszła? IMGW wydał alerty I i II stopnia przed silnym wiatrem oraz I stopnia przed oblodzeniem. Alerty o silnym wietrze w pasie Pomorza wysłało RCB.

Prawie 11 tys. recept na pigułki "dzień po". Tyle wystawili farmaceuci od maja. A to tylko niewielka część wszystkich recept

Od maja do grudnia farmaceuci wystawili prawie 11 tys. recept na pigułki "dzień po". Aptekom, biorącym udział w pilotażowym programie ułatwiającym dostęp do antykoncepcji awaryjnej, Narodowy Fundusz Zdrowia zapłacił do września ponad 335 tys. zł.

REKLAMA