Kategorie

Dobry plan to połowa sukcesu

Barbara Hubal
inforCMS
W jaki sposób planujesz swoje zadania? Jedni robią to dzieląc tydzień na poszczególne dni i zapisując wszystko, co mają do zrobienia, inni polegają na własnej intuicji i zabierają się do pracy bez ustalania priorytetów. Dowiedz się, jakie metody warto przejąć od innych, aby ułatwić sobie codzienną pracę.

Umiejętność zarządzania czasem i zadaniami do wykonania to jedno z największych biurowych wyzwań. Szczególnie w przypadku asystentki, która musi doskonale orientować się w terminach szefa i projektach realizowanych przez poszczególne działy. Trzeba pamiętać o zarezerwowaniu sali na konferencję, zorganizowaniu podróży służbowej przełożonego i o setkach innych spraw. Do tego dochodzą jeszcze własne, niemałe przecież obowiązki. Warto więc znaleźć swoją metodę dopasowaną do naszych zadań, stylu pracy, a także do naszej osobowości, która pomoże się ze wszystkim uporać.

Wiele osób korzysta z elektronicznego terminarza, inne chwytają długopis i kartkę papieru, jeszcze inne nie cierpią sporządzania jakichkolwiek list i wolą „mieć wszystko w głowie”. Najlepszą drogą jest połączenie kilku różnych sposobów planowania w jedną całość, skrojoną na miarę naszych indywidualnych potrzeb. Spróbujmy przyswoić sobie kilka podstawowych zasad i korzystajmy z dobrych doświadczeń innych.

Biurowa mrówka

Ma przygotowany dokładny plan na każdy dzień pracy. Szczegółowa lista uwzględnia każde zadanie, jakie trzeba wykonać, terminy spotkań, telefony, załatwianie korespondencji – wszystko z przewidywanym czasem trwania i do „odhaczenia” po zrobieniu.

Taka metoda ma wiele plusów. Pozwala działać w sposób systematyczny, motywuje do pracy, umożliwia szybkie zorientowanie się, ile jeszcze zostało do wykonania. Pisemny plan jest czymś konkretnym, namacalnym i stanowi jednocześnie dokumentację zrealizowanych zadań.

Minusem jest to, że niespodziewane wydarzenia – a takich nie brakuje w żadnej firmie – burzą ustaloną strukturę, a gdy pojawi się ich więcej, cały plan nieuchronnie legnie w gruzach. Brakuje tu również miejsca na potrzebną często improwizację. Do tego dochodzi brak ustalonych priorytetów – w sztywnym planie wszystko jest jednakowo ważne. W przypadku nieoczekiwanego wydłużenia się listy zadań, dzień pracy może przeciągnąć się w nieskończoność.

 

Czytaj także: Stawianie granic >>

 

Błyskotliwy luzak

Taka osoba sprawia zwykle wrażenie całkowicie wyluzowanej. Nie dotyczy jej poranny stres, na biurowy rozgardiasz patrzy z niewzruszoną obojętnością. To jednak tylko pozory. W rzeczywistości jej mózg jest ciągle w stanie wrzenia. Przetwarza świeżo otrzymane informacje, odbiera nowe impulsy, analizuje projekty, podczas gdy wzrok błądzi po biurku upstrzonym niezliczoną ilością kolorowych karteczek z zanotowanymi superpomysłami.

Zdanie się wyłącznie na własną intuicję sprawia, że luzak z zapałem rzuca się w wir pracy nad realizacją ciekawego przedsięwzięcia, sprawy bardziej prozaiczne pozostawiając innym. Potrafi bezbłędnie odróżnić rzeczy istotne od takich, którym nie warto poświęcać zbyt wiele uwagi. Lubi niespodzianki, chętnie improwizuje, łatwo przestawia się jednego zadania na inne. Nigdy nie wie jednak, ile czasu zabierze mu sfinalizowanie tego, co zaczął, zapomina o sprawach, które mniej go interesują, często zabiera się za wszystko naraz, niczego nie doprowadzając do końca.

Planista idealny

Działa według ramowego planu, który pozostawia sporo miejsca na nagłe zdarzenia, wymagające natychmiastowej reakcji, oraz na nowe pomysły. Sprawy do załatwienia dzieli na:

• ważne i pilne – zajmuje się nimi w pierwszej kolejności,

• ważne i niezbyt pilne – przesuwa je na dzień, gdy będzie mógł poświęcić im więcej czasu,

• pilne i mało istotne – do zrobienia pomiędzy ważniejszymi czynnościami,

• niepilne i nieważne – te od razu lądują w koszu.

Pamięta o zasadzie: „wykonanie każdego zadania wymaga dokładnie tyle czasu, ile zdecydujesz się na to poświęcić” i na podstawie dotychczasowego doświadczenia konstruuje plan godzinowy. Na sprawy trudne i czasochłonne – trwające dwie godziny lub dłużej – przeznacza ranek, gdy jego mózg pracuje najwydajniej. Wyłącza wtedy pocztę elektroniczną i komórkę, prosi współpracowników, by mu nie przeszkadzano. Do kolejnego zadania przechodzi dopiero wtedy, gdy zakończy poprzednie.

Przedpołudnie to pora na wymagające również sporej koncentracji zadania godzinne. W ten sposób główne cele dnia szybko zostają zrealizowane. Rośnie satysfakcja i motywacja do dalszych działań.

Za czynności, na które przeznaczył pół godziny, zabiera się tuż przed obiadem. Nie wymagają one wiele wysiłku, więc praca postępuje szybko, dając mu miłe poczucie, że zasłużył na przerwę. Druga połowa dnia to czas na zadania najmniej absorbujące, załatwianie korespondencji i telefonów oraz zaplanowanie zadań do wykonania nazajutrz.

Czy ludzie tak świetnie zorganizowani istnieją w realnym świecie? Nawet jeśli nie, może warto spróbować choć trochę zbliżyć się do ideału.

Rady dla początkujących

Nie cierpisz tworzyć planów i list z zadaniami? Uważasz, że takie „pomoce pisemne” są ci niepotrzebne? Pozwól jednak czasem odpocząć swojej głowie – to, co zapisane, odciąża pamięć, dając jednocześnie gwarancję, że nic nie umknie naszej uwadze. Wystarczy zaledwie 15 minut na początku dnia pracy, by znacznie ułatwić sobie życie.

Możesz przy tym skorzystać z gotowych programów komputerowych albo stworzyć własną mind map (mapę myśli).

Ten sposób notowania pobudza do pracy obie półkule mózgowe i przeznaczony jest dla osób szczególnie kreatywnych. Na środku kartki zapisujesz datę. Wszystkie prace do wykonania notujesz wokół niej w taki sposób, by te najważniejsze umieszczone były najbardziej centralnie. Zadania, które pojawiają się w ciągu dnia, dodajesz sukcesywnie do mapy. Te najbardziej skomplikowane dzielisz na poszczególne etapy, łącząc je liniami. Możesz użyć symboli, rysunków, różnych kolorów i krojów pisma.

Specjaliści twierdzą, że po sporządzeniu takiej mapy myśli niemal każdy nabiera ochoty do pracy i... do dalszego planowania.

 

Czytaj także: Praca w urzędzie: zarobki czy prestiż >>

 

Planuj z głową

• Na sporządzenie „rozkładu dnia” przeznacz kwadrans tuż po przyjściu do pracy lub poprzedniego wieczoru.

• Zanotuj wszystko, co masz do zrobienia, również czynności wykonywane codziennie (później wystarczy dołączyć je do planu na kolejny dzień).

• Ustal priorytety, zaczynając od spraw najpilniejszych i najważniejszych.

• Na najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne zadania przeznacz pierwszą połowę dnia.

• Zaplanuj czas, jaki poświęcisz na każde z nich (lub grupę podobnych prac).

• Pomiędzy poszczególnymi etapami zostaw miejsce na nieprzewidziane wydarzenia, zmianę planów i nowe pomysły, a także przerwę na kawę i obiad.

• „Odhaczaj” wykonane obowiązki.

• Pod koniec dnia pracy przeanalizuj swój plan – czy wszystko udało się zrealizować? Czy przeznaczony czas był wystarczający? Skorzystaj z tych wniosków przy planowaniu zajęć na dzień następny.

Barbara Hubal

 

Więcej na ten temat przeczytasz w naszej publikacji
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Tylko teraz
148,20 zł
228,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    21 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - dochody gmin w 2022 r.

    Polski Ład. Wiceminister Finansów Sebastian Skuza zapewnia, że żadna gmina w 2022 nie będzie miała mniejszych dochodów niż prognozowała przed Polskim Ładem.

    Wynagrodzenia i zatrudnienie w samorządach

    Wynagrodzenia w samorządach - czy będą podwyżki w 2022 roku? Czy spodziewana jest redukcja etatów w urzędach?

    Stan wyjątkowy - do kiedy?

    Stan wyjątkowy - do kiedy? Czy stan nadzwyczajny przy granicy polsko-białoruskiej zostanie przedłużony?

    Podwyżki cen za wodę i ścieki 2021-2024

    Podwyżki cen za wodę i ścieki. Wiceszef Wód Polskich poinformował, że do regulatora trafiło ok. 2,6 tys. wniosków taryfowych od przedsiębiorstw wodno-kanalizacyjnych. W ponad 90 proc. przypadków przedsiębiorstwa zawnioskowano o podwyżki cen za wodę i ścieki. Propozycje nowych taryf są składane na trzy lata (2021-2024).

    4 fala COVID - kiedy lockdown?

    4 fala COVID - kiedy lockdown? Minister Zdrowia poinformował w jakiej sytuacji rząd będzie wprowadzał obostrzenia.

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków?

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków na dofinansowanie do wycieczek szkolnych? Program cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem, są dodatkowe środki.

    Protest medyków 2021 [PODCAST]

    Protest medyków - jakie są postulaty protestujących? Jak wygląda obecnie praca w służbie zdrowia? Na te pytania, w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) odpowiada ratownik medyczny, Jan Świtała. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Laboratoria Przyszłości - miliard na wyposażenie dla szkół

    Laboratoria Przyszłości - rusza największa rządowa inwestycja w nowoczesną edukację. Na co będzie można uzyskać wsparcie z programu?

    Whistleblowing – stan gotowości sektora publicznego

    Whistleblowing. Zostały trzy miesiące dni do wdrożenia systemów dla sygnalistów przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego oraz podmioty w sektorze prywatnym. Do dnia dzisiejszego, pomimo upływu blisko 22 miesięcy od dnia publikacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nie pojawił się nawet projekt ustawy implementującego ww. Dyrektywę do polskiego porządku prawnego.

    Brakuje nauczycieli - czy prawo do nauki jest zagrożone?

    Prawo do nauki może być zagrożone przez brak nauczycieli.

    Do kiedy wniosek o 300+?

    Wniosek o 300+ wciąż można złożyć. Do kiedy ZUS przyjmuje wnioski o "Dobry start" w 2021 r.?

    "Dla lasu, dla ludzi" - kampania społeczna Lasów Państwowych

    Lasy Państwowe przygotowały kampanię społeczną "Dla lasu, dla ludzi". Jakie są cele kampanii?

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS - ważny termin

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS to ważny dokument dla uczniów i studentów pobierających rentę rodzinną. Do kiedy należy go złożyć?

    Środki dla samorządów na działania edukacyjne

    Samorządy do 17 września 2021 r. mają otrzymać środki z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Whistleblowing – czemu sygnaliści nie zgłaszają naruszeń?

    Whistleblowing. Kluczowym testem dla systemów będzie to czy wpłyną zgłoszenia od sygnalistów i jak na nie zareagujemy. Ilu pracowników jest gotowych zgłosić nadużycie w pracy? Dlaczego pracownicy nie powiadamiają swoich pracodawców o nadużyciach w pracy?

    Stan wyjątkowy w Polsce 2021 - czy jest zgodny z prawem? [PODCAST]

    2 września 2021 na części terytorium Polski wprowadzono stan wyjątkowy. Jest to odpowiedź polskich władz na, trwający od kilku tygodni, kryzys uchodźczy na granicy z Białorusią. Co to właściwie oznacza dla obywateli? Czy działania rządu są zgodne z prawem? Te kwestie w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) wyjaśnia mec. Katarzyna Gajowniczek-Pruszyńska. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Podział uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych - czy jest dozwolony?

    Podział uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych - czy jest dozwolony? Oto odpowiedź Ministra Edukacji i Nauki Przemysława Czarnka.

    Całodobowa infolinia dla dzieci, młodzieży i rodziców

    Całodobowa infolinia dla dzieci, młodzieży, rodziców i już działa pod numerem telefonu 800 800 605. Można na niej uzyskać profesjonalną pomoc doświadczonych psychologów, pedagogów oraz prawników. Połączenia są bezpłatne.

    Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli?

    Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli? Nauczyciel, który nie będzie chciał pracować przy wyższym pensum, będzie mógł odejść na wcześniejszą emeryturę na obowiązujących wcześniej zasadach – dowiedział się DGP.

    Podwyżki dla nauczycieli i wyższe pensum w 2022 r.?

    Podwyżki dla nauczycieli i wyższe pensum w 2022 roku? Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowuje kolejne propozycje dotyczące reformy systemu wynagradzania nauczycieli.

    Stan wyjątkowy a stan wojenny

    Stan wyjątkowy a stan wojenny - czym się różnią, kiedy można je wprowadzić? Jakie stany nadzwyczajne przewiduje Konstytucja?

    Stan wyjątkowy - kogo nie obowiązują ograniczenia?

    Stan wyjątkowy - kogo nie obowiązują ograniczenia? Co z weselami, pogrzebami, chrzcinami? Czy w stanie wyjątkowym mogą się odbyć wybory?

    Stypendium szkolne w 2021 r.

    Stypendium szkolne na rok szkolny 2021/2022 to jedna z dostępnych form pomocy materialnej dla uczniów. Kto i kiedy może uzyskać stypendium?

    Reforma wynagrodzeń nauczycieli 2022

    Reforma wynagrodzeń nauczycieli 2022 - minister Czarnek zapowiada podwyżki wiążące się z reformą edukacji. Ile ma wynieść pensum?

    Czy będą podwyżki dla nauczycieli w 2022 r.?

    Ile zarabiają nauczyciele? Czy projekt ustawy budżetowej na 2022 rok przewiduje podwyżki dla nauczycieli? Przedstawiamy stanowisko ZNP.