REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dobry plan to połowa sukcesu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Hubal
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób planujesz swoje zadania? Jedni robią to dzieląc tydzień na poszczególne dni i zapisując wszystko, co mają do zrobienia, inni polegają na własnej intuicji i zabierają się do pracy bez ustalania priorytetów. Dowiedz się, jakie metody warto przejąć od innych, aby ułatwić sobie codzienną pracę.

Umiejętność zarządzania czasem i zadaniami do wykonania to jedno z największych biurowych wyzwań. Szczególnie w przypadku asystentki, która musi doskonale orientować się w terminach szefa i projektach realizowanych przez poszczególne działy. Trzeba pamiętać o zarezerwowaniu sali na konferencję, zorganizowaniu podróży służbowej przełożonego i o setkach innych spraw. Do tego dochodzą jeszcze własne, niemałe przecież obowiązki. Warto więc znaleźć swoją metodę dopasowaną do naszych zadań, stylu pracy, a także do naszej osobowości, która pomoże się ze wszystkim uporać.

REKLAMA

Wiele osób korzysta z elektronicznego terminarza, inne chwytają długopis i kartkę papieru, jeszcze inne nie cierpią sporządzania jakichkolwiek list i wolą „mieć wszystko w głowie”. Najlepszą drogą jest połączenie kilku różnych sposobów planowania w jedną całość, skrojoną na miarę naszych indywidualnych potrzeb. Spróbujmy przyswoić sobie kilka podstawowych zasad i korzystajmy z dobrych doświadczeń innych.

Biurowa mrówka

REKLAMA

Ma przygotowany dokładny plan na każdy dzień pracy. Szczegółowa lista uwzględnia każde zadanie, jakie trzeba wykonać, terminy spotkań, telefony, załatwianie korespondencji – wszystko z przewidywanym czasem trwania i do „odhaczenia” po zrobieniu.

Taka metoda ma wiele plusów. Pozwala działać w sposób systematyczny, motywuje do pracy, umożliwia szybkie zorientowanie się, ile jeszcze zostało do wykonania. Pisemny plan jest czymś konkretnym, namacalnym i stanowi jednocześnie dokumentację zrealizowanych zadań.

Minusem jest to, że niespodziewane wydarzenia – a takich nie brakuje w żadnej firmie – burzą ustaloną strukturę, a gdy pojawi się ich więcej, cały plan nieuchronnie legnie w gruzach. Brakuje tu również miejsca na potrzebną często improwizację. Do tego dochodzi brak ustalonych priorytetów – w sztywnym planie wszystko jest jednakowo ważne. W przypadku nieoczekiwanego wydłużenia się listy zadań, dzień pracy może przeciągnąć się w nieskończoność.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 

Czytaj także: Stawianie granic >>

 

Błyskotliwy luzak

Taka osoba sprawia zwykle wrażenie całkowicie wyluzowanej. Nie dotyczy jej poranny stres, na biurowy rozgardiasz patrzy z niewzruszoną obojętnością. To jednak tylko pozory. W rzeczywistości jej mózg jest ciągle w stanie wrzenia. Przetwarza świeżo otrzymane informacje, odbiera nowe impulsy, analizuje projekty, podczas gdy wzrok błądzi po biurku upstrzonym niezliczoną ilością kolorowych karteczek z zanotowanymi superpomysłami.

Zdanie się wyłącznie na własną intuicję sprawia, że luzak z zapałem rzuca się w wir pracy nad realizacją ciekawego przedsięwzięcia, sprawy bardziej prozaiczne pozostawiając innym. Potrafi bezbłędnie odróżnić rzeczy istotne od takich, którym nie warto poświęcać zbyt wiele uwagi. Lubi niespodzianki, chętnie improwizuje, łatwo przestawia się jednego zadania na inne. Nigdy nie wie jednak, ile czasu zabierze mu sfinalizowanie tego, co zaczął, zapomina o sprawach, które mniej go interesują, często zabiera się za wszystko naraz, niczego nie doprowadzając do końca.

Planista idealny

Działa według ramowego planu, który pozostawia sporo miejsca na nagłe zdarzenia, wymagające natychmiastowej reakcji, oraz na nowe pomysły. Sprawy do załatwienia dzieli na:

• ważne i pilne – zajmuje się nimi w pierwszej kolejności,

• ważne i niezbyt pilne – przesuwa je na dzień, gdy będzie mógł poświęcić im więcej czasu,

• pilne i mało istotne – do zrobienia pomiędzy ważniejszymi czynnościami,

• niepilne i nieważne – te od razu lądują w koszu.

REKLAMA

Pamięta o zasadzie: „wykonanie każdego zadania wymaga dokładnie tyle czasu, ile zdecydujesz się na to poświęcić” i na podstawie dotychczasowego doświadczenia konstruuje plan godzinowy. Na sprawy trudne i czasochłonne – trwające dwie godziny lub dłużej – przeznacza ranek, gdy jego mózg pracuje najwydajniej. Wyłącza wtedy pocztę elektroniczną i komórkę, prosi współpracowników, by mu nie przeszkadzano. Do kolejnego zadania przechodzi dopiero wtedy, gdy zakończy poprzednie.

Przedpołudnie to pora na wymagające również sporej koncentracji zadania godzinne. W ten sposób główne cele dnia szybko zostają zrealizowane. Rośnie satysfakcja i motywacja do dalszych działań.

Za czynności, na które przeznaczył pół godziny, zabiera się tuż przed obiadem. Nie wymagają one wiele wysiłku, więc praca postępuje szybko, dając mu miłe poczucie, że zasłużył na przerwę. Druga połowa dnia to czas na zadania najmniej absorbujące, załatwianie korespondencji i telefonów oraz zaplanowanie zadań do wykonania nazajutrz.

Czy ludzie tak świetnie zorganizowani istnieją w realnym świecie? Nawet jeśli nie, może warto spróbować choć trochę zbliżyć się do ideału.

Rady dla początkujących

Nie cierpisz tworzyć planów i list z zadaniami? Uważasz, że takie „pomoce pisemne” są ci niepotrzebne? Pozwól jednak czasem odpocząć swojej głowie – to, co zapisane, odciąża pamięć, dając jednocześnie gwarancję, że nic nie umknie naszej uwadze. Wystarczy zaledwie 15 minut na początku dnia pracy, by znacznie ułatwić sobie życie.

Możesz przy tym skorzystać z gotowych programów komputerowych albo stworzyć własną mind map (mapę myśli).

Ten sposób notowania pobudza do pracy obie półkule mózgowe i przeznaczony jest dla osób szczególnie kreatywnych. Na środku kartki zapisujesz datę. Wszystkie prace do wykonania notujesz wokół niej w taki sposób, by te najważniejsze umieszczone były najbardziej centralnie. Zadania, które pojawiają się w ciągu dnia, dodajesz sukcesywnie do mapy. Te najbardziej skomplikowane dzielisz na poszczególne etapy, łącząc je liniami. Możesz użyć symboli, rysunków, różnych kolorów i krojów pisma.

Specjaliści twierdzą, że po sporządzeniu takiej mapy myśli niemal każdy nabiera ochoty do pracy i... do dalszego planowania.

 

Czytaj także: Praca w urzędzie: zarobki czy prestiż >>

 

Planuj z głową

• Na sporządzenie „rozkładu dnia” przeznacz kwadrans tuż po przyjściu do pracy lub poprzedniego wieczoru.

• Zanotuj wszystko, co masz do zrobienia, również czynności wykonywane codziennie (później wystarczy dołączyć je do planu na kolejny dzień).

• Ustal priorytety, zaczynając od spraw najpilniejszych i najważniejszych.

• Na najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne zadania przeznacz pierwszą połowę dnia.

• Zaplanuj czas, jaki poświęcisz na każde z nich (lub grupę podobnych prac).

• Pomiędzy poszczególnymi etapami zostaw miejsce na nieprzewidziane wydarzenia, zmianę planów i nowe pomysły, a także przerwę na kawę i obiad.

• „Odhaczaj” wykonane obowiązki.

• Pod koniec dnia pracy przeanalizuj swój plan – czy wszystko udało się zrealizować? Czy przeznaczony czas był wystarczający? Skorzystaj z tych wniosków przy planowaniu zajęć na dzień następny.

Barbara Hubal

 

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Duży ruch na Okęciu. Lotnisko od początku roku odprawiło ponad 6,6 mln podróżnych

Lotnisko Chopina jest na granicy przepustowości. Od stycznia do końca kwietnia br. odprawiło już ponad 6,6 mln podróżnych, podczas gdy w tym samym okresie w ubiegłym roku było to prawie 5,9 mln osób. Dokąd latamy najczęściej?

Polacy mniej chodzą do kina

Główny Urząd Statystyczny podał dane dotyczące widzów w kinach w 2024 r. W porównaniu z 2023 r., liczba widzów w kinach stałych spadła o 0,4 proc. do 49,5 mln

Spacer w lesie - lek na codzienny stres

Regularne, 30-minutowe spacery w naturze pięć razy w tygodniu mogą zmniejszyć ryzyko depresji aż o 30% – podaje raport Transforming Scotland's Health. W obliczu prognoz WHO, że do 2030 roku depresja stanie się najczęstszą chorobą na świecie, kontakt z przyrodą to skuteczna forma profilaktyki.

Są fundusze na ekologię, cyfryzację i innowacje

W dobie dynamicznego rozwoju technologii cyfrowej i wdrażania kolejnych innowacji, nie można zapominać o zagrożeniach, które się z nimi wiążą. Zgodnie z unijną zasadą „Do No Significant Harm” („Nie Czyń Znaczącej Szkody”), gdy ubiegamy się o wsparcie z funduszy, jesteśmy zobowiązani do prowadzenia inwestycji w sposób, który nie będzie wyrządzać poważnych szkód środowiskowych czy społecznych.

REKLAMA

Spadł ruch na radomskim lotnisku, ale w planach nowe kierunki

Polskie Porty Lotnicze poinformowały, że lotnisko w Radomiu obsłużyło w kwietniu br. ok. 2,5 tys. pasażerów; to spadek o 42 proc. wobec zeszłego roku. W pierwszych czterech miesiącach tego roku ruch w radomskim pocie spadł o 31 proc.

Ratownicy medyczni nie chcą kamizelek nożoodpornych

Ogólnopolski Związek Zawodowy Ratowników Medycznych (OZZRM) uważa, że pomysł powszechnego wprowadzenia kamizelek nożoodpornych, jako reakcji na śmierć ratownika ugodzonego nożem, nie jest dobry. Co proponują związkowcy?

Ostatni dzwonek dla zdrowia młodych. 7 maja 2025 r. sejmowa Komisja Zdrowia zajmie się zakazem sprzedaży wszystkich rodzajów papierosów elektronicznych oraz pojemników zapasowych osobom poniżej 18. roku życia

W środę sejmowa Komisji Zdrowia rozpatrzy rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych. Wcześniej, ponad 20 organizacji działających w ochronie zdrowia apelowało o jak najszybsze jej procedowanie. Chodzi o zakaz sprzedaży wszystkich rodzajów papierosów elektronicznych oraz pojemników zapasowych osobom poniżej 18 r.ż.

Wybory prezydenckie: ułatwienia dla wyborców 60+

Transport do i z lokalu wyborczego. Możliwość głosowania korespondencyjnego albo za pośrednictwem pełnomocnika. Możliwość zmiany miejsca głosowania w obwodzie właściwym dla lokalu przystosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych. Z tych wszystkich ułatwień mogą skorzystać wyborcy, którzy najpóźniej w dniu głosowania w tegorocznych wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej ukończą 60. rok życia. A także wyborcy niepełnosprawni – bez względu na wiek.

REKLAMA

Plany ewakuacyjne i szkolenia. Nowe zadania gmin w 2025 r.

Do końca 2025 r. gminy muszą opracować plany ewakuacyjne. To jedno z zadań nałożonych na samorządy przez ustawę z 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej.

Polacy mają problem z rozróżnieniem piw alkoholowych i bezalkoholowych

Z badania zrealizowanego przez Instytut Badań Rynkowych i Społecznych IBRiS wynika, że Polacy mylą piwa alkoholowe i bezalkoholowe oraz chcą całkowitego zakazu reklamowania piwa "zero procent".

REKLAMA