RODO: Przetwarzanie danych obywatela przez Ministerstwa

Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało poradnik: RODO dla administracji zawierający 27 pytań i odpowiedzi. Publikujemy odpowiedź na jedno z nich: Parlamentarzyści kierują do Ministerstw wystąpienia, które dotyczą indywidualnych spraw obywateli. Wystąpienia takie zawierają dane osobowe tych osób. Jednocześnie nie informują czy ww. osoby wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych. W procesie przygotowania projektu odpowiedzi dla Parlamentarzysty korespondencja musi zostać przesłana dalej np. do wewnętrznych komórek czy też na zewnątrz, tj. np. do poszczególnych służb, w celu uzyskania stanowiska, na podstawie którego zostanie opracowana odpowiedź. Jak należy postępować w opisanym przypadku? Trzeba podkreślić, że Ministerstwo nie posiada możliwości kontaktowania się z osobą, której dotyczy wystąpienie.

W omawianym przypadku Ministerstwo przetwarza dane obywatela na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a więc przyjmuje, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, ciążącego na administratorze (wynikającego z przepisów ustawy z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora) i w związku z tym wykonuje wszystkie niezbędne działania w celu udzielenia odpowiedzi posłowi lub senatorowi. Na tej samej podstawie dane przetwarza poseł lub senator, zatem nie jest konieczne pozyskiwanie zgody osoby, której dane dotyczą, na ich przetwarzanie. W opisanym przykładzie, uwzględniając okoliczność, że Ministerstwo nie posiada możliwości kontaktowania się z osobą, której dotyczy wystąpienie, należy stwierdzić, że jest ono zwolnione z konieczności wykonywania obowiązku informacyjnego na mocy art. 14 ust. 5 lit. b RODO.

Zobacz: RODO 2018

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji

reklama