REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zarządzanie w urzędzie

Jakub Koguciuk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Każda firma, instytucja czy organizacja by sprawnie i efektywnie funkcjonować musi być umiejętnie zarządzana. Co to oznacza? Zarządzanie według definicji to zbiór czynności w organizacji, które współdziałają na rzecz osiągnięcia celów tej organizacji. W praktyce to dużo bardziej skomplikowany proces.

Reforma samorządowa z 1990 roku rozpoczęła proces usprawniania systemów zarządzania w urzędach. Kilkuletnia dyskusja zaowocowała konkluzją, że dotychczasowe metody i narzędzia zarządzania administracji publicznej nie sprawdzają się w nowej demokratycznej rzeczywistości. Uznano, że wysoka jakość usług idzie w parze tylko ze sprawnym zarządzaniem urzędem.

REKLAMA

REKLAMA

Podstawowym błędem tamtego okresu było odmienne rozumienie zarządzania w sektorze państwowym niż w sektorze prywatnym. Nieefektywność wynikająca z opieszałości, niska jakość usług i brak działań informacyjno promocyjnych były w urzędach na porządku dziennym, podczas gdy firmy prywatne w żadnym razie nie mogły sobie na to pozwolić. W 1998 roku zreformowano administrację publiczną i wyznaczono nowe, obowiązujące do dziś standardy efektywnego zarządzania w urzędach. Proces ich wdrażania i ciągłego usprawniania trwa do dziś.

Struktura danego urzędu warunkuje to, w jaki sposób jest zarządzany. Powszechne dziś standardy jakości takie jak ISO 9000 uzyskują nie tylko firmy prywatne, ale także urzędy. Są one jednym z wyznaczników świadczących o wysokiej jakości oferowanych usług. Zgodność z normą ISO oznacza, że cechy lub właściwości wyrobów, systemów lub procesów danej organizacji, powodują, zadowolenie klientów i innych stron zainteresowanych. Od końca lat 90-tych urzędy w całej Polsce usprawniają swoje systemy zarządzania by móc szczycić się uzyskaniem certyfikatu normy wysokiej jakości. Do dziś ten tytuł uzyskało ponad 50 urzędów administracji samorządowej w całej Polsce, a kolejne są na różnym etapie jego wdrażania. Uzyskanie standardu jakości ISO wiąże się z wprowadzeniem systemu zarządzania jakością.

Najważniejszy punkt tego systemu to stałe podwyższanie sprawności i efektywności pracy Urzędu przez:

-        Usprawnienie komunikacji z petentami i mediami poprzez umożliwienie komunikacji elektronicznej;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

-        Zwiększenie działań informacyjno marketingowych z wykorzystaniem dostępnych środków, między innymi biuletynów informacji publicznej;

-        Stworzenie i ścisłe przestrzeganie kodeksu etyki pracownika samorządowego, co pomoże utrzymać pozytywny wizerunek urzędu w oczach społeczeństwa;

-        Utworzenie ogólnodostępnego punktu obsługi klienta gdzie będzie można uzyskać pomoc i informacje dotyczące pracy urzędu;

-        Okresowe badania satysfakcji klientów urzędu.

Wprowadzenie systemu oceny pracowników samorządowych zwiększa ich motywację, a umożliwienie im odbywania szkoleń pozwala na polepszanie ich kwalifikacji. Tego typu szkolenia organizowane są nie tylko dla „szeregowych” pracowników urzędu, ale także dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie danym urzędem. Niezwykle istotne jest umiejętne korzystanie ze wsparcia Unii Europejskiej poprzez realizację nowych inwestycji współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych. Prowadzenie polityki jakości zasadniczo wpływa na ilość inwestycji w regionie danego urzędu. Inwestorzy niejako wymusili istnienie konkurencji miast, gmin i regionów wybierając miejsce prowadzenia biznesu te, które były najbardziej atrakcyjne i posiadały perspektywę rozwoju. Konkurencyjność wiąże się z wykorzystaniem nowoczesnych metod zarządzania.

Czytaj także: Samorządowe www - jeszcze informacja czy już promocja>>

REKLAMA

Kryzys sposobu rządzenia w urzędach na początku lat 90-tych wynikał ze zmiany mentalności jego klientów. Oczekiwali oni wysokiej jakości usług, podczas gdy struktury władzy nie nadążały za społecznymi oczekiwaniami. Nastąpiła sytuacja, w której urzędy zamiast zarządzać zajmowały się urzędowaniem zapominając o swojej roli.

Obecnie urzędy coraz częściej przechodzą na nowy sposób zarządzania zbliżony modelem do zarządzania firm prywatnych. To tak zwany model marketingowy, w ujęciu którego marketing jest funkcjonalną kategorią traktującą obszar działania urzędu, jako miejsce zaspokajania potrzeb swoich klientów, a przy tym tworzenia korzystnego obrazu urzędu.

Model marketingowy wprowadza tak zwane strategiczne cele rozwoju, które osiąga się wykorzystując narzędzia i instrumenty wykorzystywane w przestrzeni wolnorynkowej z uwzględnieniem ich modyfikacji. Bowiem rozwiązania organizacyjne, które od wielu lat sprawdzają się na rynku komercyjnym mają sens wtedy, gdy zaadaptuje się je do rzeczywistości samorządowej. Warunkiem wprowadzenia takiego modelu zarządzania są zmiany w sposobie pracy urzędników. Biurokratyczny model zarządzania musi zostać zastąpiony przez menedżerski sposób prowadzenia urzędów. Niezbędna zmiana organizacji urzędów z nastawieniem głównie na zaspokajanie potrzeb klientów może nastąpić tylko wtedy, gdy zyskają one niezależność polityczną.

Czytaj także: Kadry i płace w sferze budżetowej>>

Modyfikacja zarządzania w urzędach jest konieczna. Najważniejszym zadaniem stojącym teraz przed administratorami urzędów jest pokonanie różnego rodzaju barier stojących przed sukcesywnym wprowadzaniem i ulepszaniem tych zmian. Różnego rodzaju przeszkody wpływają tylko na czas trwania owej modernizacji. Oprócz zmiany narzędzi i instrumentów zarządzania ogromne znaczenie ma także zmiana sposobu myślenia urzędników i władz samorządowym, bo ich klienci już dawno ową rewolucję mają za sobą.

Jakub Koguciuk

samorzad.infor.pl

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Znasz portal Diety NFZ? Korzysta z niego już prawie 870 tys. osób

    Portal diety.nfz.gov.pl to baza bezpłatnych przepisów na zdrowe i proste w przygotowaniu dania do samodzielnego przygotowania. Narodowy Fundusz Zdrowia podał, że z planów żywieniowych korzysta już blisko 870 tys. osób. 

    Min. rolnictwa Cz. Siekierski: Różne, nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu muszą zostać wycofane

    Minister rolnictwa i rozwoju wsi Czesław Siekierski w dniu 27 lutego 2024 r. w czasie posiedzenia unijnej Rady ds. Rolnictwa i Rybołówstwa (AGRIFISH), powiedział: – Różne, nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu muszą zostać wycofane. Komisja Europejska musi zrozumieć protestujących rolników. Rolnicy mówią: nic o nas, bez nas. List przewodniczącego Norberta Linsa pokazuje, że Parlament Europejski też oczekuje szybkich działań.

    Doradca Prezydenta RP: kontrolę nad polskim szkolnictwem obejmie bezpośrednio UE

    Profesor Andrzej Waśko, doradca prezydenta RP, przewodniczący Rady ds. Rodziny, Edukacji i Wychowania, odnosząc się do "Europejskiego obszaru edukacji" podkreślił, że polityka oświatowa, która dotąd była powierzona kompetencji rządów krajowych, stanie się częścią polityki unijnej. Zwrócił uwagę, że kontrole nad polskim szkolnictwem obejmie bezpośrednio UE.

    Min. Siekierski: KE narzuciła nieracjonalne wymogi Zielonego Ładu; musimy zrozumieć protesty rolników. 27 lutego posiedzenie unijnej rady ministrów w Brukseli. 29 lutego rozmowy z rolnikami w Ministerstwie

    Komisja Europejska narzuciła zbyt duże, nieracjonalne, kosztowne wymogi Zielonego Ładu, które miały służyć środowisku, przeciwdziałać zmianom klimatu, a w rzeczywistości doprowadziły do bankructwa wielu gospodarstw - oświadczył w 26 lutego 2024 r. na konferencji prasowej w Brukseli minister rolnictwa RP Czesław Siekierski. Wcześniej tego samego dnia, jeszcze będąc w Polsce w czasie konferencji prasowej kierownictwa Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, minister Siekierski powiedział: Musimy zrozumieć protesty rolników i o to będę zabiegał na jutrzejszym posiedzeniu unijnej rady ministrów w Brukseli.

    REKLAMA

    KPO 2024. Polska nie dostanie wszystkich pieniędzy? Ekspert: 43 inwestycje i ich refinansowanie zagrożone. Konieczna rewizja polskiego KPO

    Zdaniem Łukasza Kościjańczuka, eksperta firmy doradczej CRIDO, ok. 43 inwestycji w ramach Krajowego Planu Odbudowy (z 56 zaplanowanych) może nie zostać zrealizowanych do 31 sierpnia 2026 r, co oznacza, że Polska nie otrzyma refinansowania z UE. Dlatego niezbędna jest rewizja KPO, która - jak oszacował ekspert - może objąć nawet połowę planowanych przedsięwzięć.

    D. Tusk odblokował unijne pieniądze na polskie KPO [137 mld euro, 600 mld zł]. W przyszłym tygodniu dwie ważne decyzje. von der Leyen: Razem będziemy bronić praworządności w całej Europie

    Przewodnicząca Komisji Europejskiej Ursula von der Leyen oraz premier Belgii Alexander De Croo w piątek 23 lutego 2023 r. rozmawiali w Warszawie z premierem Tuskiem. Przewodnicząca KE poinformowała po spotkaniu, że w przyszłym tygodniu zapadną dwie decyzje ws. funduszy europejskich dla Polski. Uwolnią one do 137 mld euro z funduszu spójności i Funduszu Odbudowy.

    PFRON: Od 1 marca wnioski o samochody dla osób niepełnosprawnych. Dopłata 80% od 150 000 zł albo 85% od 130 000 zł

    Maksymalna wartość samochodu objęta wsparciem wynosi 300 000 zł (osoba niepełnosprawna jest kierowcą) albo 230 000 zł (opiekun jest kierowcą). Muszą to być samochody dostosowane do potrzeb osób korzystających w poruszaniu się wózkiem inwalidzkim.

    Depresja nie wybiera. Ale na dobrostan psychiczny może wpłynąć dieta albo... pies

    23 lutego przypada Międzynarodowy Dzień Walki z Depresją. To dobra okazja do tego, aby przypomnieć sobie, że ta choroba może dotknąć każdego. Gdzie szukać pomocy? Jak poprawić swój dobrostan psychiczny? 

    REKLAMA

    Uposażenia żołnierzy zawodowych w 2024 roku [Tabela stawek]. Będzie też zmiana dot. dodatków za długoletnią służbę wojskową

    W rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej z 16 lutego 2024 r. w sprawie stawek uposażenia zasadniczego żołnierzy zawodowych zostały określone te stawki ze skutkiem od 1 stycznia 2024 r. Rozporządzenie weszło w życie 21 lutego 2024 r. Od 1 kwietnia 2024 r. będzie też zmiana dot. dodatków za długoletnią służbę wojskową żołnierzy zawodowych.

    Będzie zakaz sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. Już 64% młodzieży miało do czynienia z takimi papierosami

    Aż 64 proc. młodych ludzi miało kontakt z jednorazowymi papierosami elektronicznymi. Czy wkrótce to się skończy? Minister Zdrowia Izabela Leszczyna poinformowała w środę, że może rozpocząć pracę nad zakazem sprzedaży elektronicznych papierosów jednorazowych. 

    REKLAMA