Kategorie

Dokumenty elektroniczne w urzędach

inforCMS
Już za miesiąc dokumentacja elektroniczna w urzędach podlegać będzie obowiązkowej archiwizacji. Wkrótce również petenci będą mogli poprosić urząd o doręczanie pism drogą elektroniczną. Jak się przygotować do prowadzenia e-dokumentacji?


Instrukcje kancelaryjne dla organów administracji publicznej zalecają szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, szczególnie w celu tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów. Trzy nowe rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji określają m.in. szczegółowe zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi, zasady ich ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania, kwalifikowania i zabezpieczania przed utratą oraz tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.


Dokumenty elektroniczne trzeba ewidencjonować


Zgodnie z par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności urzędów administracji publicznej, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym.

Wszystkie urzędy mają obowiązek prowadzenia wykazu rodzajów takich dokumentów ewidencjonowanych, które powinny być podzielone na: materiały archiwalne oraz inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania.


Dyrektor archiwum państwowego może do materiałów archiwalnych przekwalifikować dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, powinny być usuwane w sposób przyjęty w danym urzędzie.


Metadane systematyzują elektroniczne informacje


Stosownie do treści par. 4 ust 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, wraz z dokumentami ewidencjonowanymi, przechowuje się ich metadane lub wskazanie na te metadane, jeżeli zapewnia ono stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.


Według par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, metadanymi jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych, a przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.


Zgodnie z par. 4 ust 2 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo brakowania wymaga przede wszystkim:

l opracowania i aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii,

l przeprowadzania corocznych przeglądów określonych w procedurach, próbki dokumentów ewidencjonowanych,

l przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych, z uwzględnieniem wyników przeprowadzonych przeglądów.


Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych urzędów administracji publicznej jednolite rzeczowe wykazy akt, które stanowią załączniki do obowiązujących w nich instrukcji kancelaryjnych. Wykazy akt stanowią podstawę rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw.


Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych


Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących materiały archiwalne,

Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących dokumentację niearchiwalną, z tym że:

- symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) oznacza się kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi mogą podlegać brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentów,

- symbolem „B” z dodaniem małej litery „c” (Bc) oznacza się kategorię dokumentów mających wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne i z tego względu podlegających brakowaniu po ich całkowitym wykorzystaniu,

- symbolem „B” z dodaniem dużej litery „E” oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza się kategorię dokumentów, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi podlegają ekspertyzie archiwalnej ze względu na ich charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentów ewidencjonowanych za materiały archiwalne.


Archiwum zakładowe jako system teleinformatyczny


Zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który m.in.: zapewnia integralność treści dokumentów i stały do nich dostęp; zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych i przed usunięciem ich z systemu; wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt oraz umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych.


Powyższy system teleinformatyczny spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu w takim systemie po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie na potrzeby danego podmiotu oraz na cele kontrolne. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody właściwego archiwum państwowego (jednorazowa) lub Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (zgoda generalna). Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc może być brakowana bez uzyskiwania zgody.


Stosownie do treści par. 14 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, urzędy administracji publicznej są zobowiązane przechowywać dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protokoły jej zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.


Dziesięć lat na przekazanie akt do archiwum państwowego


Według par. 15 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, materiały archiwalne powinny być przekazywane do archiwum państwowego po upływie 10 lat od ich wytworzenia, na podstawie wniosku, do którego dołącza się spis zdawczo-odbiorczy tych materiałów. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego dołącza się w postaci dokumentu elektronicznego informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. Format tego dokumentu i sposób jego przekazania wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.


Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany oraz przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych w postaci dokumentu elektronicznego. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na przypisaniu do każdego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe.


Zgodnie z par. 19 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego na informatycznym nośniku danych spełniającym określone wymagania techniczne lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.


Stosownie do treści par 2 ust 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, informatyczny nośnik danych powinien być: oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację; przystosowany do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi oraz dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C przy wilgotności względnej 40-50 proc.


Instrukcje kancelaryjne dla organów administracji publicznej definiują pojęcie nośnika informatycznego jako dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący, w postaci niezaszyfrowanej wraz z informacją zawierającą: nazwę podmiotu przekazującego; tytuł zwięźle określający zawartość nośnika; datę wykonania zapisu na nośniku; informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a zwłaszcza klauzulę tajności, oraz wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.


Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako:

l folder „dokumenty” - zawiera przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików,

l folder „metadane” - zawiera pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze „dokumenty” (każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi),

l folder „sprawy” - zawiera metadane spraw lub innych grup dokumentów (każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów).


W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem elektronicznym przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku (tzw. paczkę archiwalną). Format paczki archiwalnej uzgadnia urząd z archiwum państwowym, do którego przekazywane są materiały archiwalne.


Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, a koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi urząd przekazujący materiały. Archiwum państwowe musi potwierdzić w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów.


Według par. 22 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, obowiązkiem urzędów administracji publicznej jest zapewnienie nadzoru nad prawidłowością: funkcjonowania systemu teleinformatycznego, grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt oraz procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.


PODSTAWA PRAWNA:

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1517)

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. nr 206, poz. 1518)

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. nr 206, poz. 1519)


Sebastian Judycki

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    15 cze 2021
    Zakres dat:

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.