Obowiązek prowadzenia elektronicznej skrzynki podawczej w urzędach

Elektroniczna platforma usług administracji publicznej, czyli e-PUAP, ma za zadanie udostępnianie usług administracji publicznej w sposób elektroniczny. Jej celem jest umożliwienie urzędom przygotowania e-usług bez konieczności tworzenia we własnym zakresie sprzętowych i aplikacyjnych podstaw dla realizacji tego zadania. Elektroniczne usługi jednostek administracji publicznej będą na platformie e-PUAP udostępniane zarówno obywatelom i przedsiębiorcom, jak i innym instytucjom publicznym (więcej informacji na stronie www.epuap.gov.pl). Do podstawowych elementów e-PUAP zalicza się:

• usługi wewnętrzne e-PUAP udostępniane urzędom i instytucjom publicznym. W pierwszym etapie należą do nich usługi komunikacyjne, płatności i bezpieczeństwa,

• usługi poszczególnych urzędów i instytucji publicznych udostępniane obywatelom i przedsiębiorcom - głównie usługi komunikacyjne,

• portal interoperacyjności pozwalający urzędom i instytucjom publicznym na wymianę doświadczeń i ustalanie standardów działania,

• katalog usług, czyli miejsce, w którym gromadzone są informacje o wszystkich usługach udostępnianych na platformie wraz z systemem przeszukiwania usług i ich klasyfikacji.

Podstawowe założenia

Zgodnie z projektem architektury platformy e-PUAP jest ona tworzona i testowana jako neutralna technologicznie, tzn. mogą korzystać z niej urzędy, niezależnie od rodzaju aplikacji, jakimi posługują się na co dzień. Adresowana jest do wszystkich podmiotów administracji publicznej. Ma zapewniać im wsparcie w zakresie świadczenia usług, odpowiednio do potrzeb i możliwości danego urzędu. Platforma ta ma być miejscem, w którym urząd będzie mógł wystawić swoją witrynę z usługami dla swoich klientów. Dzięki niej urząd zostaje wyposażony w infrastrukturę i miejsce świadczenia usług elektronicznych o tyle wygodne, bo dające wysoką gwarancję dostępności - po stronie klienta wymagane jest posługiwanie się komputerem z dostępem do internetu i zaopatrzonym w przeglądarkę.

Właścicielem usług i faktycznym ich wykonawcą jest wciąż urząd, który w swoich systemach dalej przetwarza dokumenty będące przedmiotem obrotu. ePUAP odgrywa więc rolę platformy udostępnianej urzędom w celu tworzenia na niej ich własnych aplikacji. Istotne jest to, że tworzenie tych aplikacji nie wymaga specjalistycznej pracy informatyka, tzn. programowania - pisania kodu, lecz ogranicza się do konfiguracji odpowiednich parametrów własnego systemu komputerowego z platformą (zestawu metadanych), użycia wzorów dokumentów i ustalenia sposobu ich wyświetlania. Konfiguracja może też obejmować realizację procesów potrzebnych do wykonania usługi. Jednak nigdy nie zastąpi wewnętrznego obiegu dokumentów w urzędzie.

Skrzynka podawcza

Od 1 maja tego roku wszystkie jednostki administracji publicznej realizujące zadania publiczne, w tym jednostki samorządowe, są zobowiązane do posiadania elektronicznej skrzynki podawczej. Od połowy kwietnia tego roku urzędy mogły ubiegać się o założenie jej na platformie ePUAP. Elektroniczna skrzynka podawcza wśród wielu funkcji powinna m.in. generować urzędowe poświadczenia odbioru do każdego elektronicznie przekazanego do urzędu dokumentu. Ma być dla obywateli i przedsiębiorców dostępna przez stronę www i umożliwiać wymianę elektronicznych dokumentów w sposób całkowicie bezpieczny (nie jest to poczta elektroniczna). Skrzynka podawcza powinna przede wszystkim czynić zadość - wcale niemałym - wymaganiom wynikającym z przepisów. To jest podstawa. Ponadto może być wyposażona w bardziej zaawansowane funkcje, stosownie do umiejętności urzędowych informatyków i lokalnych potrzeb. Dodatkowymi funkcjami może być np. weryfikowanie i odrzucanie niepoprawnych dokumentów, przyjmowanie wniosków w zależności od rodzaju dokumentu bądź wnioskodawcy, segregowanie napływających dokumentów pod kątem dostarczenia ich do docelowych odbiorców w urzędzie itd.

Funkcja koordynacji

Skrzynka podawcza jest wymagana przez przepisy jako pierwsza i najprostsza usługa e-urzędu. Ustawodawca będzie następnie podwyższał poprzeczkę wymagań tak, by w końcu każdy urząd uruchomił funkcję koordynacji, która umożliwi tworzenie przez urzędy usługi złożonej, np. rejestracji działalności gospodarczej w jednym okienku, czyli w jednej witrynie internetowej urzędu. Obywatel korzystający w przyszłości z usługi złożonej nie będzie musiał wiedzieć, jakie są jej części składowe i w jakiej kolejności będą procedowane po złożeniu przez niego wymaganych dokumentów elektronicznych. Raz przekaże do urzędu wymagane dokumenty. Potem funkcja koordynacji po stronie systemu urzędowego przejmuje inicjatywę i będzie elektronicznie przemieszczać się od okienka do okienka, by za obywatela, który złożył dokumenty, dopełnić wymaganych formalności w kilku urzędach. W miarę rozwoju elektronicznych usług udostępnianych przez urzędy administracji publicznej coraz więcej usług będzie wykonywanych przez wspomnianą funkcję koordynacji. Sprawi ona, że obywatel nie będzie już biegał między okienkami urzędów. Ile jeszcze czasu minie, nim urzędy uruchomią funkcję koordynacji? Dotychczasowe doświadczenia z uruchamiania e-administracji nakazują powściągliwość we wskazywaniu konkretnych dat. Być może, tak jak dotąd, realizacja konkretnych planów będzie jeszcze wiele razy odkładana w przyszłość.

USŁUGI OFEROWANE PRZEZ E-PUAP

komunikacja - platforma e-PUAP umożliwia urzędom tworzenie skrytek elektronicznych, za pomocą których będzie można realizować transfer dokumentów między urzędami a obywatelami oraz między samymi urzędami.

usŁuga front end - będzie przeznaczona dla mniejszych urzędów i tych obywateli oraz przedsiębiorców, którzy nie dysponują własnymi narzędziami do tworzenia dokumentów elektronicznych.

pŁatności on-line - usługa da klientom urzędów możliwość dokonywania opłat skarbowych za pomocą mediów elektronicznych, tj. komputera z dostępem do internetu, a nawet z telefonu komórkowego (usługa WAP).

archiwizacja podpisu cyfrowego - umożliwi weryfikację autentyczności e-podpisu i utworzenie w podpisanym dokumencie sygnatury ułatwiającej archiwizację i udowodnienie ważności złożonego e-podpisu.

zabezpieczenia - są dostępne dla użytkowników e-PUAP; obejmują mechanizmy ich identyfikacji i autoryzacji oraz zabezpieczenie korzystanie z e-podpisu.

Krzysztof Polak

krzysztof.polak@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565 ze zm.).