Terminy załatwiania spraw administracyjnych

Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) wprowadza dla załatwienia spraw w postępowaniu administracyjnym trzy terminy:

1) niezwłoczne załatwienie sprawy,

2) jeden miesiąc,

3) dwa miesiące.

Polecamy: VAT w samorządach (książka)

Niezwłoczne załatwienie sprawy oznacza, że sprawa może być rozpatrzona na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie. Stąd wniosek, że sprawy załatwiane niezwłocznie nie należą do spraw szczególnie skomplikowanych. Można powiedzieć, iż niezwłoczne załatwienie sprawy oznacza jej szybkie załatwienie.

Termin jednego miesiąca jest okresem końcowym, maksymalnym, bowiem sprawę należy załatwić wcześniej niż w ostatnim dniu tego okresu (1 miesiąc).

Z kolei termin dwóch miesięcy został przewidziany dla załatwienia spraw w postępowaniu wyjaśniającym przed organem pierwszej instancji, jeżeli te sprawy mają charakter „szczególnie skomplikowany”. Niestety, ustawodawca nie wyjaśnia, co rozumie przez to pojęcie, dlatego do pracownika organu administracji będzie zależała decyzja, czy zakwalifikuje daną sprawę jako szczególnie skomplikowaną czy też nie.

Czy można legalnie wydłużyć terminy

Istnieją sytuacje, w których organ administracji publicznej może legalnie „nie załatwić” sprawy w terminie. Takie postępowanie nazywa się „milczeniem administracji” i oznacza sytuację, w której upływa przewidziany przez k.p.a. termin załatwienia sprawy administracyjnej, a sprawa nie zostaje załatwiona. Polski ustawodawca jednak zezwala na wydłużenie terminów przewidzianych w k.p.a. do załatwiania spraw administracyjnych poprzez przyjęcie konstrukcji niewliczania do okresu załatwiania sprawy administracyjnej pewnych okresów. Do powyższych okresów nie wlicza się:

• terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności,

• okresów zawieszenia postępowania oraz

• okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Okresy opóźnień powstałe z przyczyn niezależnych od organu mogą być spowodowane działaniem czynników, na które organ nie miał wpływu (np. biegły sporządzający ekspertyzę nie wywiązuje się z wyznaczonego mu terminu). O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej ma obowiązek zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, jednocześnie wskazując nowy (możliwie najkrótszy) termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn od niego niezależnych. Zwłoka organów administracji publicznej w załatwieniu sprawy i naruszenie obowiązujących terminów nie może powodować ujemnych skutków dla strony.

Na niezałatwienie sprawy w terminie wskazanym wyżej lub w wyznaczonym terminie dodatkowym stronie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia. Organ wyższego stopnia, uznając zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości.

Obowiązki organu w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie

W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ ma obowiązek zawiadomić o tym strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 36 § 1 k.p.a). Nowy termin jest dla organu wiążący. Powinien on być:

• wyznaczony z uwzględnieniem jak najszybszej możliwości załatwienia sprawy (patrz: wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 16 stycznia 2002 r., sygn. akt I SAB 440/01),

• wyznaczony w trybie art. 36 § 1 k.p.a. i wskazany w dniach, tygodniach lub miesiącach (wyrok NSA w Warszawie z 21 czerwca 1996 r., sygn. akt I SAB 28/96; ONSA z 1997 r. nr 2, poz. 97).

Zawiadomienie strony o zwłoce w załatwieniu sprawy ma charakter czynności procesowej, która wpływa na jej uprawnienia procesowe. Z tego też względu powinno mieć ono formę postanowienia. Na postanowienie to nie służy stronie zażalenie.

Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień powinny być załatwione niezwłocznie. Niezwłocznie znaczy tak szybko, jak to jest możliwe. Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, a więc w przypadku postępowania wszczynanego na żądanie strony - od dnia doręczenia żądania organowi administracji, w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Załatwienie w I instancji szczególnie skomplikowanej sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

Organy wyższego stopnia

Organy wyższego stopnia (w stosunku do organów jednostek samorządu terytorialnego będą to samorządowe kolegia odwoławcze, chyba że ustawy szczególne stanowią inaczej, np. ustawa z 27 kwietnia 2001 r. - Prawo ochrony środowiska, ustawa z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane, ustawa z 18 lipca 1994 r. - Prawo wodne), mogą określać takie rodzaje spraw, które załatwiane są w terminach krótszych. Organy te mogą zatem ustalać w drodze aktów wewnętrznych (uchwał, zarządzeń) terminy skrócone. Ponadto niektóre ustawy same regulują terminy załatwiania pewnych spraw administracyjnych.

Jak obliczać terminy

Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Oznacza to, że jeżeli np. pismo zostało dostarczone w piątek 12 maja, to termin do dokonania określonej czynności liczymy od następnego dnia, tj. 13 maja Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

Terminy w tygodniach

Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu.

PRZYKŁAD

Pismo nadeszło w poniedziałek. Na dokonanie określonej czynności wyznaczono tydzień. Termin do dokonania czynności upłynie w następny poniedziałek.

Terminy w miesiącach

Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu. A gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca.

PRZYKŁAD

Pismo nadeszło 21 kwietnia. Do dokonania określonej czynności wyznaczono miesięczny termin. Termin do dokonania czynności upłynie 21 maja. Gdyby pismo nadeszło 31, a następny miesiąc miał tylko 30 dni, termin do dokonania czynności upłynie 30 dnia następnego miesiąca.

Dzień wolny od pracy

Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.

Odpowiedzialność urzędnika za niezałatwienie sprawy w terminie

W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie na urzędniku, który prowadzi postępowanie administracyjne, ciąży obowiązek poinformowania o przyczynach zwłoki wraz ze wskazaniem nowego terminu. Można też złożyć zażalenie do organu wyższego stopnia. Pracownik, który z nieuzasadnionych przyczyn uchybił swoim obowiązkom służbowym, podlega odpowiedzialności służbowej. Jeżeli i ten dodatkowy termin zostanie uchybiony, stronie przysługuje prawo złożenia skargi na bezczynność do NSA.

W szczególnych sytuacjach organ może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą (art. 417¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny). Odszkodowanie takie należy się w przypadku powstania szkody w wyniku niewydania orzeczenia lub decyzji, gdy obowiązek ich wydania przewiduje przepis prawa.

Kiedy organ administracji nie jest bezczynny

Bezczynność organu administracji publicznej występuje nie tylko wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ nie podjął żadnych czynności w sprawie, ale również wtedy, gdy je podjął, lecz mimo ustawowego obowiązku nie zakończył go wydaniem decyzji lub innego aktu administracyjnego (patrz: wyrok Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie z 29 marca 2006 r., sygn. akt I SAB/Wa 4/06).

Do bezczynności organu nie dochodzi, gdy:

• przepis prawa nie zobowiązywał organu do wydania decyzji, postanowienia lub innego aktu bądź podjęcia czynności adresowanej do strony (postanowienie NSA z 12 sierpnia 1999 r., sygn. akt IV SAB 64/99),

• doszło do zawieszenia postępowania; pomimo to zarzut bezczynności organu jest uzasadniony, gdy organ administracji zawiesił postępowanie administracyjne mimo oczywistego braku przesłanek określonych w przepisach (wyrok NSA z 11 marca 1998 r., sygn. akt IV SAB 143/97),

• nie doszło do wszczęcia postępowania w danej sprawie (wyrok NSA z 20 kwietnia 1999 r., sygn. akt I SAB 161/98),

• strona nie dopełniła niezbędnych formalności, od których dokonania jest uzależnione rozstrzygnięcie sprawy i wydanie decyzji (wyrok NSA z 14 października 1998 r., sygn. akt IV SAB

113/98).

Bezczynność organu administracji w orzecznictwie

Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych organ administracji nie może skutecznie bronić się przed zarzutem bezczynności wówczas, gdy:

• organ ten nie podjął w prawnie ustalonym terminie żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale - mimo istnienia ustawowego obowiązku - nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu bądź nie podjął innej wymaganej czynności, a przy tym nie został wyznaczony nowy termin załatwienia sprawy (wyrok NSA z 20 lipca 1999 r., sygn. akt I SAB 60/99 oraz wyrok NSA z 19 lutego 1999 r., sygn. akt IV SAB 153/98),

• organ administracji nie podjął działań wynikających z przepisów procesowych, mających na celu usunięcie przeszkody w wydaniu decyzji (wyrok NSA z 20 lipca 1999 r., sygn. akt I SAB 60/99),

• organ administracji nie dokonuje czynności, które warunkują merytoryczne rozpatrzenie sprawy (wyrok NSA z 27 października 1998 r., sygn. akt IV SAB 18/98),

• inny organ administracji był bezczynny lub działał z opóźnieniem, przyczyniając się w ten sposób do niezałatwienia sprawy w terminie (wyrok NSA z 30 listopada 1995 r., sygn. akt IV SAB 53/95); w szczególności do bezczynności dochodzi, jeżeli organ niższego stopnia z opóźnieniem przesłał akta administracyjne żądane przez organ orzekający (wyrok NSA z 25 lutego 1999 r., sygn. akt IV SAB 43/98; wyrok NSA z 21 maja 1991 r., sygn. akt IV SAB 8/91),

• organ administracji nie wydaje decyzji o odszkodowaniu, biorąc pod uwagę brak środków pieniężnych na wypłatę odszkodowania (wyrok NSA z 22 czerwca 1998 r., sygn. akt IV SAB 42/98),

• akta sprawy zostały przekazane do sądu administracyjnego (wyrok NSA z 8 października 1999 r., sygn. akt IV SAB 46/99),

• liczba pracowników organu nie jest wystarczająca do załatwiania spraw w terminie (wyrok NSA z 21 grudnia 1999 r., sygn. akt V SAB 147/99).

DNIAMI WOLNYMI OD PRACY SĄ:

• 1 stycznia - Nowy Rok,

• pierwszy dzień Wielkiej Nocy,

• drugi dzień Wielkiej Nocy,

• 1 maja - Święto Państwowe,

• 3 maja - Święto Narodowe Trzeciego Maja,

• pierwszy dzień Zielonych Świątek,

• dzień Bożego Ciała,

• 15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,

• 1 listopada - Wszystkich Świętych,

• 11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości,

• 25 grudnia - pierwszy dzień Bożego Narodzenia,

• 26 grudnia - drugi dzień Bożego Narodzenia,

• niedziele.

Agnieszka Jezierska

Podstawy prawne:

• Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071; ost.zm. z 2005 r. nr 64, poz. 565)

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 164, poz. 1166)