Obecnie bardzo szybko, łatwo i tanio (lub nawet za darmo) można posiadać własną stronę internetową. Wystarczy w Internecie poszukać serwisów, które za darmo oferują możliwość uruchomienia strony WWW i skorzystać z zamieszczonych tam instrukcji tworzenia strony-wizytówki. Aby znaleźć takie serwisy, w wyszukiwarce internetowej możemy wpisać hasło „darmowa strona internetowa”.

Przykładowe serwisy do tworzenia darmowych stron internetowych:

• www.vgh.pl n

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• www.entro.pl n

• www.ecom.net.pl

• www.1-szy.net

• www.witryna.info

• www.blap.pl

Jeśli nasza strona ma być bardziej rozbudowana i mamy na ten cel środki finansowe, możemy skorzystać z płatnych serwerów i firm tworzących i obsługujących strony.

Zarówno darmowe, jak i płatne serwisy mają bogatą i różnorodną ofertę - dlatego najlepiej przejrzeć kilkanaście z nich i wybrać ten, który oferuje najbardziej przydatne dla naszej organizacji rozwiązania i narzędzia do umieszczenia na stronie (ankiety, forum, filmy, zdjęcia itp.).

Zanim jednak przejdziemy do publikowania strony, musimy się zastanowić nad jej kształtem i treścią.

Nie chodzi tu o sam fakt posiadania strony, ale o wyznaczenie sztywnych ram, w jakich ma się ona merytorycznie zmieścić.

Jak zaplanować treść strony internetowej organizacji

Możemy zacząć od zrobienia wśród członków i pracowników organizacji burzy mózgów, która pozwoli ustalić zakres informacji, jakie powinny się znaleźć na stronie internetowej.

Trzeba wystrzegać się chaosu. Wszystkie zagadnienia trzeba logicznie ułożyć i podłączyć pod wymyślone wcześniej hasła.

Tego rodzaju informacje, pogrupowane hasłowo, stworzą nam poszczególne podstrony/zakładki. To jak dzielenie książki na rozdziały.

Na stronie internetowej powinny się znaleźć przede wszystkim:

• nazwa i logo,

• wszelkie dane kontaktowe,

• historia organizacji,

• podstawowe pola działania,

• aktualności,

• numery kont bankowych,

• galeria zdjęć.

Trzeba pamiętać, że przy konstruowaniu informacji, które mają zostać opublikowane na stronie internetowej, trzeba zachować zasadę: minimum tekstu, maksimum efektu. Nikomu nie sprawia przyjemności czytanie długich tekstów na ekranie monitora. Informacje zawarte w poszczególnych grupach tematycznych muszą zaciekawić czytelnika. Nie mogą wprowadzać dezinformacji. Powinny być esencją tego, co chcemy potencjalnemu czytelnikowi przekazać. Najlepiej więc wybrać metodę punktów i podpunktów, które jasno pozwolą określić, co jest najważniejsze, a co stanowi działalność drugorzędną.

W momencie kiedy wszystkie informacje są zebrane, trzeba rozważyć, co powinno się znaleźć w galerii zdjęć. Archiwum zdjęciowe to bardzo bogata kronika działalności organizacji pozarządowej. Spośród kilkuset zdjęć musimy drogą selekcji wybrać te, które chcemy pokazać innym.

Zdjęcia muszą obrazować naszą działalność. Najlepiej korespondowałyby z wiadomościami, które przygotowaliśmy wcześniej do publikacji.

UWAGA!

Przy dokonywaniu selekcji trzeba pamiętać, aby wybrane fotografie nie naruszały prywatności osób, które pozostają pod naszą opieką. Nie wszyscy mogą sobie życzyć, aby publikować ich zdjęcie np. przy okazji odbioru wsparcia żywnościowego. Stąd też (jako właściciele strony, całkowicie odpowiedzialni za jej treść) powinniśmy dochować należytej staranności, aby zdjęcia były neutralne.

Zdjęcia powinny też zostać odpowiednio pogrupowane - tak, by jedna grupa fotografii przedstawiała jakiś określony rodzaj działalności (np. wsparcie materialne najuboższych, pomoc osobom niepełnosprawnym, aktywizacja bezrobotnych). Każde ze zdjęć opublikowanych w galerii powinno zostać bardzo krótko podpisane. Podpis ma uszczegółowić, czego dana fotografia dotyczy (np. „Festyn integracyjny na rzecz osób niepełnosprawnych, 23 maja 2008 r.”). Tak podpisane zdjęcia oraz prawidłowo posegregowane w grupy dadzą czytelnikowi namacalny obraz naszej działalności. Galeria zdjęć jest jednym z ważniejszych elementów strony. Obraz bardziej działa na wyobraźnię czytelnika niż tekst.

Obok informacji merytorycznych czy galerii zdjęć musimy pamiętać o zamieszczeniu logo naszej organizacji i danych kontaktowych.

Logo organizacji powinno się znaleźć na każdej podstronie, aby osoba przeglądająca stronę lepiej zapamiętała naszą nazwę, barwy czy znak graficzny.

Dane kontaktowe musimy wskazać jak najbardziej szczegółowo. Należy podać adres, numer telefonu, faksu, e-mail oraz numer KRS. Praktykuje się dość często zamieszczanie numeru NIP i REGON. Tego rodzaju informacje nie są najważniejsze z punktu widzenia czytelnika, ale nie zaburzają ogólnej charakterystyki działu „Kontakt”. Decyzja o ich zamieszczeniu powinna należeć do organizacji.

UWAGA!

Starajmy się wystrzegać podawania na stronie internetowej numeru skrytki pocztowej, w zastępstwie zwykłego adresu.

Osobną podstroną powinna być zakładka „rachunki bankowe”. To wbrew pozorom nie jest takie oczywiste.

W praktyce odnosi się wrażenie, że organizacje traktują przywilej upublicznienia numerów rachunków bankowych zbyt dosłownie.

Organizacje zamieszczają wszystkie posiadane numery kont. Jest to nieczytelne dla osoby oglądającej stronę.

Na stronie internetowej powinniśmy zamieścić jedynie główny numer rachunku, na który można wpłacać darowizny czy innego rodzaju wsparcie (nawet jeśli mamy ich kilka - lub konto jest podzielone na subkonta). Wystarczy dopisać pod spodem, aby darczyńca określił w tytule przelewu, na co dokładnie przeznacza wpłacane środki. Można pokusić się także o przygotowanie gotowego druku przelewu czy wpłaty - do pobrania lub wydrukowania przez darczyńcę. Tego typu druki pozwolą uniknąć pomyłek w nazwie organizacji, adresie czy w numerze konta.

Jak „zaprogramować” stronę www

Ustalenie merytorycznego „szkieletu” strony pozwala nam skonsultować go z osobą, która będzie bezpośrednio zajmowała się wyglądem, funkcjonalnością, układem i grafiką naszej witryny internetowej. Władze organizacji powinny podjąć działania, aby znaleźć osobę, która w ramach wolontariatu lub za niewielką opłatą wykona dla nas stronę. Nie jest to trudne, ponieważ osób, które znają się na budowie serwisów WWW, jest bardzo dużo. Być może okaże się, że wśród członków naszej organizacji jest ktoś, kto będzie w stanie zbudować nasz serwis.

Nasze wcześniejsze ustalenia dotyczące zawartości, wyglądu i układu strony mogą być technicznie trudne do wykonania (np. nie ma możliwości umieszczenia tak bogatej galerii zdjęć). Wtedy musimy zmodyfikować wstępny szkielet strony. Przy rozmowie z osobą, która bezpośrednio będzie tworzyć serwis, musimy jasno i precyzyjnie określać nasze oczekiwania co do koloru, wyglądu czy funkcjonalności. Tego rodzaju wskazówki pozwolą uniknąć setek modyfikacji i zmian, które są dość uciążliwe w trakcie tworzenia strony.

Grafika strony internetowej musi korelować z kolorami, jakie przy powstaniu organizacji określiliśmy jako wiodące. Najczęściej są to barwy umieszczone w logo. Strona nie może być „smutna”. Jeśli więc logo zawiera kolory szare, przytłumione, zimne - grafik powinien zmienić ich odcienie w taki sposób, aby ogólny wygląd strony był jasny, wesoły i czytelny. W praktyce od koloru bardzo wiele zależy.

Przyglądajmy się na bieżąco pracom nad tworzeniem strony, abyśmy w porę mogli reagować i uzgadniać rzeczy, które chcemy zmienić czy dodać. Informatyk będzie potrzebował stałej współpracy z naszej strony. Aby współpraca ze strony władz organizacji była sprawna, należy upoważnić jedną lub dwie osoby do podejmowania wiążących decyzji w tym zakresie - tak, by cały zarząd nie musiał się zbierać i dyskutować nad każdym szczegółem czy elementem witryny.

Gdzie opublikować

Kiedy zostanie ukończony projekt, trzeba przemyśleć, gdzie stronę opublikować. Będzie nam potrzebne miejsce na serwerze. Jest sporo usługodawców, którzy bezpłatnie dadzą nam możliwość zamieszczenia strony internetowej w sieci. Należy pamiętać, że trudny do akceptacji jest adres składający się z kilku członów. Adres musi być krótki i łatwy do zapamiętania. Otrzymując miejsce na serwerze za darmo, warto pokusić się o wydanie 20 lub 30 złotych na wykupienie nazwy domeny. Na przykład jeśli nasza organizacja nazywa się Stowarzyszenie „Kolor” w Gdańsku, możemy spróbować u usługodawców, których bez problemu znajdziemy w Internecie, wykupić adres www.kolor.org lub www.kolor.gdansk.pl czy www.kolor.pl. Taka usługa nie kosztuje wiele, a daje nam możliwość przekierowania naszej strony pod podany adres, czyli: strona publikowana jest na bezpłatnym serwerze, a wpisanie w przeglądarkę krótkiego adresu od razu przenosi nas we właściwe miejsce. Takim zabiegiem za kilkadziesiąt złotych zyskujemy bardzo dobry adres witryny, utożsamiany od razu z nazwą naszej organizacji.

Bezpłatny serwer dla organizacji pozarządowych, na którym może zostać umieszczona strona internetowa, oferuje np. Stowarzyszenie Klon/Jawor. Akurat w tym przypadku bezpłatny pakiet freeStart to: adres e-mail, miejsce na serwerze (gdzie można umieścić stronę www) oraz adres w domenie free.ngo.pl. Oprócz tego można - w przypadku organizacji, która nie ma innej możliwości - skorzystać z bezpłatnego kreatora stron internetowych. Takie narzędzie umożliwi nam (nawet słabo znającym się na zagadnieniach witryn internetowych) stworzenie strony samodzielnie. Aby skorzystać z usług free.ngo.pl organizacja musi być zarejestrowana w bazach danych organizacji pozarządowych (bazy.ngo.pl). Późniejsza procedura jest prosta. Pierwszym krokiem jest weryfikacja danych organizacji zarejestrowanej w bazach, później pozostaje nam jedynie wypełnić formularz rejestracyjny podając następujące dane:

• nazwa użytkownika,

• hasło,

• adres e-mail.

Konieczne jest sprawdzenie, czy dane, które zgłoszone zostały do bazy danych organizacji pozarządowych, nie zmieniły się i czy wszystkie podane informacje są poprawne. Jeśli te kroki zostaną wykonane, akceptujemy zamówienie. Musimy sprawdzić pocztę z adresu e-mail, który podaliśmy podczas rejestracji, ponieważ tam zostanie przesłana wiadomość z prośbą o potwierdzenie zamówienia usługi. Jeśli potwierdzimy zamówienie w ciągu 3 dni roboczych, pakiet powinien zostać aktywowany. Otrzymamy odrębnego e-maila z informacją, że nasze konto jest już aktywne. Wtedy nie pozostaje nic innego jak publikować naszą stronę internetową bądź korzystać z kreatora w celu jej stworzenia.

Aktualizacja i promocja strony

Zakładając, że strona jest już opublikowana w Internecie, należy ją aktualizować. To nie jest trudne, ale wymaga poświęcenia i determinacji praktycznie wszystkich członków organizacji. Każda akcja, przedsięwzięcie, którego podejmuje się nasze stowarzyszenie czy fundacja, powinny znaleźć swoje miejsce na stronie internetowej. Warto pisać dosłownie o wszystkim. Nawet najbardziej błahe informacje powinniśmy publikować, ponieważ daje to obraz całokształtu działalności organizacji.

Opublikowanie strony internetowej oraz jej aktualizacja to nie wszystko. Musimy ją rozpropagować. Od momentu, kiedy strona internetowa zaistnieje w sieci, na wszystkich materiałach (papier firmowy, wizytówki, ulotki, plakaty, teczki ofertowe czy inne gadżety) powinien znaleźć się adres internetowy naszej organizacji. Wtedy powiększamy grono potencjalnych czytelników.

* * *

Strona internetowa organizacji pozarządowej to bardzo ważny nośnik informacji. Posiadanie własnej witryny w obecnych czasach jest wręcz obowiązkowe. Koszty utworzenia własnej strony można praktycznie całkowicie wyeliminować, a zyski, jakie osiągniemy z zaistnienia w Internecie, będą ogromne. Musimy wykorzystać wszystkie dostępne środki popularyzacji działań naszej organizacji - strona internetowa jest właśnie jedną z najskuteczniejszych metod promocyjnych. Pamiętajmy, że strona internetowa to nasza wizytówka. Stwórzmy ją w sposób, w jaki chcielibyśmy, aby naszą organizację postrzegali inni.