Nowa dokumentacja w przetargach

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – zgodnie z nowym art. 26 ust. 2a z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) – wykonawca na żądanie zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym jest zobowiązany wykazać:

● posiadanie wiedzy i doświadczenia oraz sytuacji finansowej (art. 22 ust. 1 Pzp),

● brak podstaw do wykluczenia (z powodu niespełniania warunków wymienionych w art. 24 ust. 1 Pzp)

– nie później niż na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub składaniu ofert.

Do wykazania tych zobowiązań służy katalog dokumentów przewidzianych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (dalej: rozporządzenie o dokumentach).

Podstawowy rodzaj dokumentów, których zamawiający może żądać w postępowaniach o wartości mniejszej od progów unijnych albo ma obowiązek żądać (gdy wartość zamówienia jest większa), stanowią dokumenty na potwierdzenie przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wykazaniu spełniania warunku wiedzy i doświadczenia służy wykaz wykonanych zamówień (robót budowlanych, usług lub dostaw) w okresie ostatnich 5 lat (roboty budowlane) albo 3 lat (usługi lub dostawy) przed upływem terminu składania ofert albo wniosków (dotychczas przed dniem wszczęcia postępowania). Ponadto w przypadku robót budowlanych do wykazu wykonawca musi załączyć dokument potwierdzający ich wykonanie zgodnie z zasadami sztuki budowlanej oraz prawidłowe ukończenie. Jak podkreślali projektodawcy w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia o dokumentach, intencją nie było ograniczanie możliwości dokonania potwierdzenia wykonania robót zgodnie ze sztuką budowlaną jedynie przez osoby posiadające kompetencje z zakresu budownictwa. Dla celów zabezpieczenia interesów zamawiającego związanych z prawidłową realizacją zamówienia wystarczające będzie np. przedłożenie stosownego potwierdzenia odbiorcy robót.

Wśród dokumentów wymienionych w rozporządzeniu o dokumentach znajduje się też wykaz narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług lub robót budowlanych w celu realizacji zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami. Ponadto na potwierdzenie zdolności ekonomicznej nie wystarcza już złożenie „samej” polisy, niezbędne jest załączenie opłaconej polisy.

W przypadku gdy wykonawca polega na potencjale osób trzecich, musi udowodnić zamawiającemu, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia (art. 26 ust. 2b Pzp). Uszczegółowienie tego przepisu znajduje się w § 1 ust. 2 rozporządzenia o dokumentach, który daje możliwość żądania od podmiotów trzecich dokumentów wymaganych w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania, pod warunkiem że podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia. Jeżeli podmiot, na którym wykonawca polega, nie będzie brał udziału w realizacji części zamówienia, lecz udostępni jedynie swoje zasoby (np. sprzęt, pracowników), wówczas zamawiający nie ma prawa żądać takich dokumentów. Natomiast gdy wykonawca polega na zdolnościach finansowych innych podmiotów, zamawiający ma obowiązek wymagać przedłożenia informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej dotyczącej tego podmiotu o posiadaniu przez niego środków finansowych lub zdolności kredytowej (§ 1 ust. 3 rozporządzenia o dokumentach).

Wykazywanie braku podstaw do wykluczenia

Odrębny katalog dokumentów podmiotowych wymienia się w § 2 rozporządzenia o dokumentach na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia wykonawcy. Jednym z dokumentów jest oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia. Natomiast nie ma już dotychczasowej możliwości żądania zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej. Projektodawcy rozporządzenia o dokumentach uznali, że jest ono zbędne, ponieważ nie wynika z niego, czy w stosunku do wykonawcy otwarto likwidację lub ogłoszono jego upadłość, a w konsekwencji dokument ten nie potwierdza wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 Pzp. Zapomniano jednak – moim zdaniem – że z zaświadczenia z ewidencji zamawiający mógł powziąć także inne informacje, np. dotyczące tego, czy osoba, która składa ofertę, jest do tego rzeczywiście uprawniona.

Zaświadczenie o niekaralności

W odniesieniu do wykazania niekaralności osób, mających miejsce zamieszkania poza terytorium RP, zamawiający może lub żąda złożenia zaświadczenia właściwego organu sądowego albo administracyjnego dla miejsca zamieszkania (art. 24 ust. 1 pkt 5–8 Pzp). Jeżeli nie wydaje się takich zaświadczeń – wykonawca zastępuje je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym dla miejsca zamieszkania tych osób.

Warto zwrócić uwagę na rozbieżność dotyczącą dokumentów polskich i zagranicznych w zakresie opłacania należności. Polski dokument ma potwierdzać, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków (zrezygnowano z „opłat”), a jego zagraniczny odpowiednik, że nie zalega także z opłatami.

Wyjaśnienia i poświadczanie dokumentów

Nowym rozwiązaniem jest dopuszczenie możliwości zwrócenia się przez zamawiającego (w przypadku wątpliwości dotyczących treści dokumentu złożonego przez wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP) z wnioskiem do organu kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, o udzielenie informacji dotyczących przedłożonego dokumentu. Nie rozwiązano natomiast kwestii terminu ważności dokumentu, który składa wykonawca, a został wystawiony przez właściwy organ za granicą i jest on w świetle tamtejszego prawa aktualny, ale termin jego ważności nie odpowiada ważności przewidzianej w rozporządzeniu o dokumentach.

Zasadą jest, że dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia oraz wykonawca polega na innych podmiotach. W przypadku gdy wykonawca składa kopię dokumentu dotyczącego wykonawcy występującego wspólnie lub innego podmiotu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem odpowiednio przez tego wykonawcę lub przez ten podmiot (§ 6 ust. 2 rozporządzenia o dokumentach). Taki wymóg ma uwiarygodnić składany dokument.

Należy podkreślić, że jeżeli przedłożone przez wykonawcę dokumenty nie potwierdzają postawionego warunku udziału w postępowaniu, nie może prowadzić to do wykluczenia wykonawcy i odrzucenia jego oferty, ponieważ sytuacja taka, co do skutków, jest tożsama z sytuacją, w której wykonawca nie złożył żądanych dokumentów, a zatem powinna prowadzić do wezwania wykonawcy do ich uzupełnienia na podstawie art. 26 ust. 3 Pzp.

Termin wyznaczony przez zamawiającego na uzupełnienie dokumentów powinien być wystarczający, tj. taki, aby wszyscy wykonawcy byli obiektywnie zdolni do dostarczenia brakujących dokumentów. Wyznaczony termin nie może być jednak traktowany przez wykonawcę dopiero jako czas na podjęcie działań w celu pozyskania brakujących dokumentów. Wyznaczenie zbyt krótkiego terminu należy uznać za nieprawidłowe wykonanie obowiązku. Taka czynność nie może być traktowana jako wezwanie. Zamawiający powinien wówczas powtórzyć wezwanie w sposób prawidłowy w celu przywrócenia postępowania do stanu zgodnego z prawem. Ponowione w takich okolicznościach wezwanie do uzupełnienia dokumentów nie stanowi jednak wezwania drugiego, lecz pierwsze, jedyne i prawidłowe zastosowanie się zamawiającego do obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 3 Pzp.

Wezwanie do uzupełnienia dokumentów może mieć miejsce tylko jeden raz w odniesieniu do tego samego dokumentu. Jeżeli wykonawca raz wezwany do uzupełnienia konkretnego dokumentu przedkłada ponownie dokument niepotwierdzający spełniania warunku, zamawiający nie ma prawa ponownie żądać jego uzupełnienia.

PRZYKŁAD

Wykonawca złożył pisemne zobowiązanie innego podmiotu do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia. Do oferty nie załączono stosownych pełnomocnictw dla osób, które podpisały zobowiązanie. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zamieszczono zapisów regulujących kwestię, czy w przypadku wystawienia zobowiązania przez osobę nieujawnioną w Krajowym Rejestrze Sądowym należy załączyć pełnomocnictwo. Czy zamawiający powinien wezwać wykonawcę do uzupełnienia pełnomocnictw w tym zakresie?

Nie. Jeżeli specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie przewiduje w tym zakresie regulacji, to nie można postawić zarzutu braku pełnomocnictwa bądź wzywać do uzupełnienia pełnomocnictwa osobę, która złożyła oświadczenie w imieniu firmy, że firma ta stawia do dyspozycji wykonawcy ludzi zdolnych do wykonania zamówienia. Zwykle obowiązek załączenia pełnomocnictwa dla osób nieujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym dotyczy tylko dokumentów wystawianych bądź potwierdzanych przez wykonawcę. Natomiast obowiązek taki nie dotyczy oświadczeń osób nieuczestniczących w postępowaniu, np. wypisu z KRS, ZUS, banku, wystawcy referencji.

Podstawy prawne:

● Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 223, poz. 1778)

● Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr 226, poz. 1817)