Umowy na czas określony w administracji publicznej

Administracja publiczna stanowi zespolenie różnych administracji działających w zakresie spraw publicznych, przede wszystkim zaś administracji państwowej, administracji rządowej i administracji samorządowej. Status prawny pracowników zatrudnionych w organach administracji publicznej określają odrębne przepisy, zawarte w tzw. pragmatykach służbowych.

Pracownicy samorządowy

Stosunek pracy pracownika samorządowego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę nawiązuje się na czas nieokreślony lub na czas określony. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności (art. 16 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych).

Umowa o pracę z pracownikiem samorządowym może być więc zawarta na czas nieokreślony, na czas określony i w zastępstwie za nieobecnego pracownika. Wyliczenie rodzajów umów o pracę, jakie mogą być zawierane z pracownikami samorządowymi jest wyczerpujące. Oznacza to, że w jednostkach samorządowych nie można zatrudniać pracowników na okres próbny i na czas wykonania określonej pracy, mimo że takie umowy o pracę są przewidziane w Kodeksie pracy.

Wybór konkretnej umowy o pracę dla pracownika samorządowego należy do pracodawcy. Przepisy przewidują pewne ograniczenia w tym zakresie. I tak:

-    w razie konieczności zastępstwa nieobecnego pracownika – dopuszczalna jest jedynie umowa na zastępstwo,

-    umowa o pracę na stanowisku doradcy czy asystenta - na czas pełnienia funkcji przez kierownika urzędu (art. 17 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych),

-    umowa zawierana z osobą podejmującą po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym - na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy (art. 16 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych).

Czytaj także: Umowa na okres próbny a pracownicy samorządowi>>

Umowa na zastępstwo

Przepisy o pracownikach samorządowych nie przewidują odrębnej regulacji dla umowy na zastępstwo, co oznacza konieczność stosowania w tym zakresie przepisów Kodeksu pracy. Umowę na zastępstwo pracodawca zawiera, jeżeli zachodzi konieczność zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, np. urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, wychowawczego, bezpłatnego czy choroby.

Umowę na zastępstwo należy sporządzić precyzyjnie. Umowę należy zatytułować: „umowa o pracę na zastępstwo”, „umowa o pracę w zastępstwie” itd. Z treści umowy musi wynikać, że strony zawarły umowę na zastępstwo. W tym celu należy w niej wskazać:

-    imię i nazwisko zastępowanego pracownika, np. pracownik zobowiązuje się do zastępowania w pracy Jacka Nowaka, umowa na czas urlopu wychowawczego Marii Malinowskiej, albo

-    stanowisko lub funkcję zastępowanego w taki sposób, aby na podstawie tego opisu można było ustalić o kogo chodzi, np. pracownik zobowiązuje się do zastępstwa na stanowisku starszy specjalista ds. marketingu.

W umowie należy ustalić termin zakończenia umowy. W tym celu można:

-    podać dokładną datę, do której ma trwać umowa, np. ostatni dzień urlopu macierzyńskiego zastępowanej pracownicy,

-    odwołać się do przyczyny zawarcia umowy na zastępstwo, np. na czas urlopu wychowawczego Olgi Kowalskiej,

-    posłużyć się ogólnym sformułowaniem np. na czas zastępstwa Jana Nowaka, na czas usprawiedliwionej nieobecności Jana Nowaka.

Ostatni sposób jest najkorzystniejszy dla pracodawcy. Dzięki takiemu zapisowi umowa o pracę na zastępstwo rozwiąże się, nawet gdy zastępowany pracownik wróci wcześniej do pracy (np. wcześniejszy powrót z urlopu macierzyńskiego, odwołanie z urlopu wychowawczego).

Ponadto gdy usprawiedliwiona nieobecność pracownika przedłuży się (np. pracownica zdecyduje się na skorzystanie z urlopu wychowawczego po macierzyńskim), pracodawca nie będzie musiał zawierać kolejnej umowy lub jej przedłużać. Niekiedy umowę zawiera się „do czasu powrotu zastępowanego do pracy”. Jednak ten sposób określenia czasu trwania umowy może powodować wątpliwości co do rozwiązania umowy na zastępstwo, gdy zastępowany nie wróci do pracy, np. w razie śmierci czy rozwiązania umowy.

Zgodnie z art. 12  ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych, w razie konieczności zatrudnienia na stanowisku urzędniczym innego pracownika w zastępstwie, nie jest wymagane przeprowadzenie konkursu (naboru).

Czytaj także: Rodzaje umów o pracę>>

Umowa na czas określony  

Umowa o pracę na czas określony różni się od umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony tym, że przy jej zawieraniu strony (pracodawca i pracownik) ustalają okres, na jaki będzie ona zawarta.

W chwili zatrudniania pracownik wie, na jaki maksymalnie długi okres zostaje przyjęty do pracy. Umowa o pracę rozwiązuje się z upływem terminu, na jaki została zawarta, bez konieczności podejmowania jakichkolwiek czynności czy to przez pracownika, czy pracodawcę. Dla pracownika umowa o pracę na czas określony oznacza m.in. brak stabilności i poczucia bezpieczeństwa w pracy, czy kłopoty z uzyskaniem odpowiedniego kredytu. Z tych też przyczyn Kodeks pracy przewiduje pewną ochronę dla pracowników zatrudnianych na czas określony. Ochrona ta wynika z art. 251 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 maja 2004 r.

Na podstawie art. 251 kodeksu pracy, pracodawca może z tym samym pracownikiem zawrzeć kolejno jedynie dwie umowy na czas określony. Jeżeli przerwa między rozwiązaniem pierwszej umowy a nawiązaniem drugiej nie przekracza 1 miesiąca, to zawarcie trzeciej umowy, bez względu na jej nazwę, jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy na czas nieokreślony.

Obecne brzmienie art. 251 kodeksu pracy uniemożliwia obchodzenia obowiązku zatrudnienia na czas nieokreślony w drodze aneksów do umów na czas określony. W poprzednim stanie prawnym, w celu ominięcia obowiązku zatrudnienia pracownika na czas określony, pracodawca wprowadzał do umowy aneks wydłużający jej okres obowiązywania, zamiast zawrzeć kolejną umowę. W ten sposób dochodziło do sytuacji, w której pracownik nie miał tej drugiej umowy. Obecnie sytuacja taka jest niemożliwa, gdyż art. 251 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po jej rozwiązaniu, kolejnej umowy o pracę na czas określony w rozumieniu § 1. Oznacza to, że strony mogą w formie aneksu do umowy wydłużyć jej okres obowiązywania, ale aneks ten traktuje się jako drugą umowę i kolejny aneks lub umowa będzie traktowany jako umowa na czas nieokreślony.

Zgodnie z art. 251 § 3 kodeksu pracy, ochrona pracowników zatrudnionych na czas określony nie dotyczy pracowników zatrudnionych na czas określony:

-    w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

-    w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym albo zadań realizowanych cyklicznie.

Wynika z tego, że pracownik może być zatrudniany na zastępstwo więcej niż dwa razy u tego samego pracodawcy, nawet na następujące po sobie okresy.

Pierwsza praca na stanowisku urzędniczym

Ustawa o pracownikach samorządowych wprowadza bardzo istotną modyfikację przy zatrudnianiu pracowników po raz pierwszy na stanowiskach urzędniczych. Osobą taką jest osoba, która nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach samorządowych na czas nieokreślony albo na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy i nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym. Takie osoby mogą być jedynie zatrudnione czasowo – w ramach umowy na zastępstwo albo umowy na czas określony.

Ustawa o pracownikach samorządowych znacznie różni się w regulacji takiej umowy na czas określony od zapisów Kodeksu pracy. Umowa na czas określony, według ustawy o pracownikach samorządowych, zawierana jest w takim przypadku na czas określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy, z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem.

Różnica w porównaniu do Kodeksu pracy sprowadza się głównie do tego, że tutaj czas obowiązywania takiej umowy jest z góry narzucony (maksymalnie 6 miesięcy) oraz istnieje możliwość jej wcześniejszego rozwiązania za 2-tygodniowym wypowiedzeniem. Kodeks pracy tymczasem nie wprowadza maksymalnego czasu trwania umów zawieranych na czas określony, a ponadto wypowiedzenie takiej umowy jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy umowa zostaje zawarta na czas dłuższy niż 6 miesięcy, pod warunkiem, że strony zgodzą na wprowadzenie takiego zapisu do umowy.

Oznacza to, że uregulowanie umowy na czas określony w odniesieniu do osób zatrudnianych po raz pierwszy na stanowisko urzędnicze w jednostkach samorządowych jest mniej korzystne od zapisów kodeksowych, gdyż osoby te mają narzucony odgórnie termin obowiązywania umowy na maksymalnie 6 miesięcy, a poza tym mogą w każdej chwili otrzymać wypowiedzenie takiej umowy, które wynosi jedynie 2 tygodnie i nie wymaga żadnego uzasadnienia.

---

Pracownicy urzędów państwowych

Obowiązki i prawa urzędników państwowych oraz innych pracowników zatrudnionych w:

1.    Kancelarii Sejmu,

2.    Kancelarii Senatu,

3.    Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,

4.    Sądzie Najwyższym,

5.    Biurze Trybunału Konstytucyjnego,

6.    Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich,

7.    Biurze Rzecznika Praw Dziecka,

8.    Biurze Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji,

9.    Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa w sprawach nieuregulowanych w odrębnych przepisach,

10.    Krajowym Biurze Wyborczym,

11.    regionalnych izbach obrachunkowych,

12.    Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych,

13.    Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu

określa ustawa z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych. Przepisy tej ustawy mają także zastosowanie do osób zatrudnionych w:

1.     Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

2.    urzędach ministrów i przewodniczących komitetów wchodzących w skład Rady Ministrów oraz urzędach centralnych organów administracji rządowej,

3.    urzędach wojewódzkich oraz innych urzędach stanowiących aparat pomocniczy terenowych organów administracji rządowej podległych ministrom lub centralnym organom administracji rządowej,

4.    Rządowym Centrum Legislacji,

5.    komendach, inspektoratach i innych jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży,

6.    Biurze Nasiennictwa Leśnego,

wobec których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej.

Czytaj także: Kolejne umowy o pracę w służbie cywilnej>>

Ustawa ta nie zawiera uregulowań dotyczących zatrudniania pracowników na podstawie umów na czas określony. W związku z powyższym, należy w tym  zakresie stosować przepisy Kodeksu pracy. Kodeks pracy przewiduje 3 rodzaje umów na czas określony:

-    umowa na czas określony sensu stricto (od … do ...)

-    umowa na czas wykonania określonej pracy

-    umowa na zastępstwo

-    dodatkowo – umowa na okres próbny.

Pracownik urzędu państwowego może być zatrudniony w oparciu o każdą z tych umów, gdyż przepisy ustawy o pracownikach urzędów państwowych nie przewidują w tym zakresie żadnych ograniczeń.

Pracownicy służby cywilnej

Korpus służby cywilnej tworzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych w:

1.     Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

2.    urzędach ministrów i przewodniczących komitetów wchodzących w skład Rady Ministrów oraz urzędach centralnych organów administracji rządowej,

3.    urzędach wojewódzkich oraz innych urzędach stanowiących aparat pomocniczy terenowych organów administracji rządowej podległych ministrom lub centralnym organom administracji rządowej,

4.    komendach, inspektoratach i innych jednostkach organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży, chyba że odrębne ustawy stanowią inaczej,

5.    Biurze Nasiennictwa Leśnego;

6.    jednostkach budżetowych obsługujących państwowe fundusze celowe, których dysponentami są organy administracji rządowej,

(art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej).

Stosunek pracy pracownika służby cywilnej nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony (art. 35 ustawy o służbie cywilnej).

W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem.

W razie usprawiedliwionej nieobecności w pracy, trwającej dłużej niż 3 miesiące, dyrektor generalny urzędu, na wniosek pracownika, może przedłużyć okres trwania tej umowy o czas tej nieobecności.

Przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej rozumie się osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w służbie cywilnej na czas nieokreślony albo nie była zatrudniona na czas określony 12 miesięcy i nie otrzymała pozytywnej oceny, o której mowa w art. 37, albo nie jest osobą zatrudnianą w służbie cywilnej na podstawie art. 34 ust. 1.

W służbie cywilnej, analogicznie jak u pracowników samorządowych istnieje zmodyfikowana forma umowy na czas określony, która zawierana jest z osobą podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej. Pracownik taki może być zatrudniony jedynie w ramach umowy o pracę zawieranej na czas określony – naruszony prawem i wynoszący 12 miesięcy. Pracodawca nie może takiej osoby zatrudnić na inny okres czasu.

Umowa taka może być w każdym czasie rozwiązana za 2-tygodniowym wypowiedzeniem. Inaczej niż w Kodeksie pracy, w tym wypadku możliwość wypowiedzenia umowy na czas określony jest tu wprowadzona przepisami prawa, a nie pozostawiona do uznania stron umowy.

Wątpliwości w praktyce wywołuje sprawa zatrudniania w służbie cywilnej w ramach umowy na zastępstwo. Sama ustawa nie przewiduje takiej formy zatrudnienia. Niemniej jednak art. 9 ustawy o służbie cywilnej odsyła w sprawach nieuregulowanych do Kodeksu pracy. Uważam, że w związku z tym także pracowników służby cywilnej można zatrudniać w ramach umowy na zastępstwo.

Zasada subsydiarnego stosowania Kodeksu pracy do pracowników służby cywilnej oznacza także limit zatrudniania w ramach umowy na czas określony. Po pierwszej umowie zawartej na czas określony, możliwa jest jeszcze jedna taka umowy i jeśli przerwa między nimi nie przekroczy 1 miesiąca, kolejna umowa jest już umową zawartą na czas nieokreślony.

Podstawa prawna:

-    ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.),

-    ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.),

-    ustawa z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2001 r., Nr 86, poz. 953 ze zm.),

-    ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.).

Dariusz Dwojewski

samorzad.infor.pl