REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Od kiedy urząd musi przyjąć ustrukturyzowaną e-fakturę?

Subskrybuj nas na Youtube
Od kiedy urząd musi przyjąć ustrukturyzowaną e-fakturę?/ fot. Fotolia
Od kiedy urząd musi przyjąć ustrukturyzowaną e-fakturę?/ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Od 18 kwietnia 2019 r. urzędy nie mogą odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej e-faktury. Co to jest ustrukturyzowana e-faktura? Jak ją wysłać do urzędu?

Jesteś wykonawcą zamówienia publicznego? Od 18 kwietnia 2019 r. urząd nie może odmówić przyjęcia twojej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej (e-faktury). Jednostki sektora finansów publicznych, które biorą udział w zamówieniach publicznych jako zamawiający, muszą odbierać i przetwarzać takie faktury. Dotyczy to np. gmin, szpitali, szkół, przedszkoli, muzeów.

REKLAMA

Co to jest ustrukturyzowana e-faktura?

Ustrukturyzowana e-faktura to dokument w formie pliku elektronicznego (xml) o określonej postaci. Posiada on ustandaryzowaną strukturę, dzięki czemu zawsze wiadomo, co oznaczają poszczególne elementy danych w dokumencie. Umożliwia to automatyzację procesu fakturowania (nie trzeba np. ręcznie wprowadzać danych z faktury). Potocznie taki dokument nazywa się e-fakturą.

Od kiedy urząd musi przyjąć twoją e-fakturę?

Jednostki sektora finansów publicznych muszą odbierać faktury elektroniczne od:

  • 18 kwietnia 2019 r. – w przypadku zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro
  • 1 sierpnia 2019 r. – w przypadku wszystkich zamówień, bez względu na ich wartość

dla zamówień wszczętych odpowiednio po tych datach.

Wysyłaj e-faktury do urzędów

Jeśli jesteś wykonawcą zamówień publicznych, możesz przesłać do zamawiającego (np. gminy) fakturę elektroniczną. Służą do tego bezpłatne aplikacje na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF). Z PEF możesz korzystać poprzez stronę www.efaktura.gov.pl albo instalując odpowiednią aplikację na swoim komputerze. Fakturę elektroniczną możesz wysłać również bezpośrednio ze swojej aplikacji f-k lub ERP poprzez dedykowane API (sprawdź czy twój dostawca IT wykonał już odpowiednią integrację).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Usługi w ramach PEF świadczy dwóch brokerów:

To od ciebie zależy, z aplikacji którego brokera skorzystasz. Obaj brokerzy oferują takie same podstawowe funkcjonalności. Różnią się sposobem obsługi i wyglądem.

Uwaga

Zanim wybierzesz brokera, możesz przetestować aplikacje PEFexpert i Infinite IT Solutions na stronie PEF.

Aby założyć konto na PEF, musisz podać dane firmy oraz jej NIP. Osoba, która zakłada konto, musi mieć Profil Zaufany. Dzięki niemu potwierdzi swoją tożsamość. Jeśli nie masz Profilu Zaufanego, sprawdź, jak go założyć.

Po zarejestrowaniu się na PEF możesz w pełni zarządzać kontem swojej firmy, dodawać oddziały, nowych użytkowników, zintegrować się z PEF, a także wysyłać i odbierać dokumenty.

Polecamy produkt: Klasyfikacja budżetowa 2019

Aby w pełni zautomatyzować proces przesyłania e-faktur do urzędów, możesz wprowadzić w swojej firmie ich automatyczny obieg i wysyłkę z PEF.

Sprawdź, jakie są opcje rejestracji na PEF i jak założyć konto.

Jakie będą twoje korzyści

  • oszczędność czasu – jeśli zamawiający wyśle ci przez PEF zamówienie, możesz wystawić na jego podstawie fakturę korzystając bezpośrednio z danych, które są w zamówieniu; nie musisz przepisywać informacji, dzięki czemu nie pomylisz się
  • bezpieczeństwo – przesyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem PEF jest bezpieczne; masz gwarancję, że zamawiający otrzyma taką fakturę, jeśli poprawnie wpiszesz jego adres PEF (faktura nie trafi do folderu SPAM)
  • kontrola nad obiegiem dokumentów – korzystanie z dodatkowych dokumentów przesyłanych przez PEF pozwala na kontrolę tego, co się dzieje z zamówieniem (na jakim jest etapie) i wspiera weryfikację dokumentów w firmie od zamówienia do wystawienia faktury
  • sprawdzenie statusu – PEF umożliwia śledzenie statusu dokumentu; jeśli wyślesz fakturę do zamawiającego, to dzięki PEF zobaczysz, czy faktura została odczytana (otwarta) przez odbiorcę
  • automatyzacja – możesz zintegrować swoje systemy IT z PEF; pozwoli ci to wysyłać w pełni elektroniczną fakturę do zamawiającego w ramach zamówień publicznych bezpośrednio z twojego systemu

Jak uzyskać i do czego służy GLN

Globalny Numer Lokalizacyjny (ang. Global Location Number) to numer identyfikacji podmiotów gospodarczych lub organizacji (np. jednostek, wydziałów lub komórek). Stosuje się go, gdy jednostka nie ma własnego numeru NIP.

Jeśli twoja firma ma wiele jednostek organizacyjnych i chcesz, żeby każda jednostka (np. wydział lub komórka) była jednoznacznie zidentyfikowana, musi ona zarejestrować:

  • swoje nowe Konto Podmiotu (model rozproszony)

lub

  • Adres PEF/Skrzynkę PEPPOL (model scentralizowany) na istniejącym Koncie Podmiotu

REKLAMA

W tym celu musi podać GLN, który będzie wykorzystywany do automatycznego adresowania dokumentów na Platformie Elektronicznego Fakturowania. Dzięki rejestracji jednostek, każda z nich będzie mogła odbierać i przesyłać faktury oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne (np. zamówienie, awizo i potwierdzenie odbioru).

Firma Usługi Budowlane sp. z o.o. jest wykonawcą zamówienia dla Urzędu Miasta Poznania. Nie realizuje go jednak jako centrala. Jego wykonanie zleca swojej jednostce podległej –oddziałowi Wielkopolskie Budowy. Aby oddział Wielkopolskie Budowy mógł odbierać i przesyłać dokumenty, musi posiadać swoje Konto Podmiotu lub Adres PEF/Skrzynkę PEPPOL na Platformie Elektronicznego Fakturowania. Potrzebuje do tego identyfikatora (numeru GLN). Firma Usługi Budowlane sp. z o.o. kupuje dla oddziału Wielkopolskie Budowy numer GLN. Ta rejestruje swoje Konto Podmiotu lub jest rejestrowana jako osobny Adres PEF/Skrzynka PEPPOL na koncie PEF firmy Usługi Budowlane sp. z o.o. Dzięki temu oddział Wielkopolskie Budowy odbierze zamówienie z Urzędu Miasta Poznania. Później wyśle awizo. Następnie uzyska potwierdzenie odbioru realizacji robót, kiedy Urząd Miasta Poznania je wyśle. Na koniec wystawi urzędowi fakturę VAT (firma Usługi Budowlane sp. z o.o. będzie mogła zobaczyć wysyłane i odbierane dokumenty). Fakturę może też wystawić centrala (firma Usługi Budowlane sp. z o.o.), a jednostka podległa Wielkopolskie Budowy będzie mogła ją zobaczyć i sprawdzić. 

Jeśli chcesz skorzystać z numeru GLN, musisz wystąpić o jego przyznanie.

W Polsce numery GLN przyznaje organizacja GS1.

Sprawdź, jak uzyskać numery GLN dla swojej firmy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym

Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 25 kwietnia 2019 r. w sprawie listy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PPP rośnie w siłę. Podsumowanie X Forum Liderów PPP

„Przyszłość PPP w Polsce” była tematem przewodnim jubileuszowej, dziesiątej edycji Forum Liderów PPP, która odbyła się 16 czerwca 2025 roku w Warszawie. W wydarzeniu wzięli udział przedstawiciele administracji rządowej i samorządowej, parlamentarzyści, eksperci, instytucje finansujące, partnerzy prywatni oraz promotorzy projektów realizowanych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego. Wśród gości znaleźli się m.in. wicemarszałek Senatu Maciej Żywno, senatorowie Joanna Sekuła i Adam Szejnfeld, a także praktycy rynku PPP z Polski i Europy.

Nowy wariant Covid-19 o nazwie Nimbus. Jakie objawy?

Nowy wariant koronawirusa Covid-19, nazwany Nimbus, zaczyna się rozprzestrzeniać – podaje amerykańskie Centrum Prewencji i Kontroli Chorób (CDC). Zakażenia tym szczepem odnotowano już w Azji, Stanach Zjednoczonych oraz Europie. Nimbus objawia się przede wszystkim silnym bólem gardła, jednak nie jest groźniejszy niż wcześniejsze warianty Omikrona.

Zwolnienia lekarskie pod lupą. ZUS i pracodawcy skontrolowali tysiące pracowników

W pierwszym kwartale 2025 roku pracownicy ZUS z Pomorza przeprowadzili ponad 2,5 tysiąca kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Co dziesiąta kontrola zakończyła się odebraniem prawa do zasiłku. Okazuje się jednak, że nie tylko ZUS miał prawo do takich działań – również pracodawcy weryfikowali, czy zwolnienia były wykorzystywane zgodnie z przepisami.

Odpowiedzialność trenera personalnego za kontuzje

Branża fitness dynamicznie się rozwija. Coraz więcej osób uzyskuje kwalifikacje trenera personalnego lub instruktora fitness i podejmuje się trenowania podopiecznych w ramach współpracy z siłownią, czy klubem fitness, albo działając na własną rękę. W toku takich treningów zdarzają się jednak kontuzje.

REKLAMA

Strefa czystego transportu (STC) w Krakowie od 1 stycznia 2026 r.

W głosowaniu przeprowadzonym w nocy ze środy (11.06.) na czwartek (12.06.), Rada Miasta Krakowa większością głosów zdecydowała, że SCT zacznie obowiązywać od stycznia 2026 r. i obejmie obszar do granic IV obwodnicy. Oznacza to, że nowymi przepisami objęta zostanie niemal cała powierzchnia miasta – z wyłączeniem jego obrzeży, w tym m.in. Wzgórz Krzesławickich i Swoszowic.

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Patologie publicznej służby zdrowia. OZPSP: Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych firm; lekarz na kontrakcie to prywatna działalność prowadzona na szpitalnym sprzęcie

W ochronie zdrowia państwo nie istnieje; publiczny system to maszynka do zarabiania pieniędzy - powiedział w wywiadzie dla PAP Mariusz Trojanowski z Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Szpitali Powiatowych (OZPSP). Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych podmiotów - podkreślił.

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

REKLAMA

Tańsze leki dzięki importowi równoległemu? Konieczne są zmiany legislacyjne w obszarze importu równoległego. Apel do resortu zdrowia

Trwają prace nad nowelizacją ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw. Stowarzyszenie reprezentujące importerów równoległych leków apeluje o uproszczenie procedur i likwidację barier administracyjnych, które dziś blokują ten segment rynku.

Ponad 500 pociągów PKP Intercity na dobę w nowym rozkładzie jazdy na lato

15 czerwca wchodzi w życie letni rozkład jazdy PKP Intercity. Wiceminister infrastruktury Piotr Malepszak zapowiedział, że planowanych jest ponad 500 pociągów na dobę.

REKLAMA