Czas pracy w 2010 r.

Ustalenie wymiaru czasu pracy

Wymiarem czasu pracy jest liczba godzin i dni przypadających do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym (art. 130 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p).

Wymiar ustala się w przyjętym dla pracowników okresie rozliczeniowym. W tym celu należy:

1) pomnożyć 40 godzin (czyli dopuszczalną tygodniową liczbę godzin pracy) przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego,

2) dodać do otrzymanej liczby iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających poza pełne tygodnie),

3) odjąć od otrzymanego wyniku za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela - 8 godzin.

Zapamiętaj!

Gdy okresem rozliczeniowym jest miesiąc, 4 pełne tygodnie mijają zawsze 28 dnia miesiąca. Tydzień to 7 kolejnych dni kalendarzowych liczonych od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 k.p.).

Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 k.p.). Przy ustalaniu wymiaru czasu pracy w miesiącach, w których nie występują święta, nie dokonuje się odliczenia z tytułu dni wolnych. W 2010 r. miesiącami bez świąt przypadającymi w dniach od poniedziałku do soboty włącznie są: luty, marzec, lipiec, sierpień, wrzesień i październik.

To, jakie dni są dniami wolnymi od pracy, uregulowane zostało w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy. Zawiera ona katalog, w jakie dni pracownik powinien mieć wolne. Dniami wolnymi od pracy są:

• 1 stycznia - Nowy Rok,

• pierwszy dzień Wielkiej Nocy,

• drugi dzień Wielkiej Nocy,

• 1 maja - Święto Państwowe,

• 3 maja - Święto Narodowe Trzeciego Maja,

• pierwszy dzień Zielonych Świątek,

• dzień Bożego Ciała,

• 15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,

• 1 listopada - Wszystkich Świętych,

• 11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości,

• 25 grudnia - pierwszy dzień Bożego Narodzenia,

• 26 grudnia - drugi dzień Bożego Narodzenia, oraz

• niedziele.

W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym święto przypada w dniu wolnym od pracy wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. w sobotę), wymiar czasu pracy w danym miesiącu należy pomniejszyć o 8 godzin, a pracodawca musi wskazać inny dzień wolny od pracy. Taka sytuacja w 2010 r. wystąpi dwukrotnie - 1 maja i 25 grudnia (pierwszy dzień Bożego Narodzenia).

Zapamiętaj!

Dla pracowników zatrudnionych na część etatu każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar jego czasu pracy proporcjonalnie do części etatu.

Czytaj także: Najważniejsze zmiany przepisów od 1 stycznia 2010 r. >>

Wymiar czasu pracy dla miesięcy, w których występują dni świąteczne

Gdy w miesiącu występuje dzień świąteczny, należy obniżyć wymiar czasu pracy.

KROK 1. Ustalenie liczby godzin w pełnych tygodniach

Należy pomnożyć 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego. Obliczając wymiar czasu pracy do przepracowania w styczniu 2010 r., należy najpierw policzyć iloczyn 40 godzin i tygodni przypadających w styczniu. Cztery pełne tygodnie zakończą się 28 stycznia.

4 tygodnie × 40 godzin = 160 godzin.

KROK 2. Ustalenie liczby godzin w dni wystające poza pełne tygodnie

Następnie do otrzymanej liczby dodaje się iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby dni roboczych, pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających poza pełne tygodnie). Do końca miesiąca zostanie zatem jeszcze 29 stycznia.

160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

KROK 3. Ustalenie liczby godzin pracy po odjęciu dni wolnych od pracy

Od otrzymanego wyniku odejmuje się 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela - w styczniu wypada jeden taki dzień świąteczny - Nowy Rok.

168 godzin - 8 godzin = 160 godzin.

Wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na całym etacie w styczniu 2010 r. wynosi 160 godzin.

Norma czasu pracy dla pozostałych miesięcy w 2010 r. oraz sposób jej wyliczenia przedstawia tabela 1.

Tabela 1. Wymiar czasu pracy oraz dni wolne od pracy w poszczególnych miesiącach w 2010 r. (jednomiesięczne okresy rozliczeniowe):

Ustalenie liczby dni wolnych od pracy

Po obliczeniu wymiaru czasu pracy, kolejnym krokiem niezbędnym do prawidłowego zaplanowania pracy pracowników (m.in. opracowania grafików pracy) będzie ustalenie liczby dni wolnych od pracy z tytułu niedziel, świąt oraz przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Krok 1. Wyliczenie dni pracy

Wymiar czasu pracy dla wybranego miesiąca dzieli się przez 8 godzin - niezależnie od przyjętego u pracodawcy systemu czasu pracy. W przypadku stycznia 2010 r.

160 godzin : 8 = 20.

Oznacza to, że w styczniu 2010 r. można zaplanować pracownikom zatrudnionym na cały etat maksymalnie 20 dni pracy.

Krok 2. Wyliczenie dni wolnych od pracy

Następnie od liczby dni kalendarzowych w styczniu 2010 r. odejmujemy 20 dni pracy.

31 dni kalendarzowych - 20 dni pracy = 11 dni wolnych.

Wynika z tego, że w tym miesiącu należy zapewnić pracownikom minimum 11 dni wolnych od pracy.

Liczbę dni wolnych od pracy w poszczególnych miesiącach w 2010 r. przedstawia tabela 1.

W 2010 r. wystąpią 52 niedziele, 8 świąt przypadających w inny dzień niż niedziela i 52 dni wolne, wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W Kodeksie pracy tylko niedziele i święta są dniami wolnymi od pracy, a więc wszystkie pozostałe dni mają jednakowy status. Pracownicy powinni świadczyć pracę przeciętnie 5 dni w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 k.p.). Nie wskazano, jaki dokładnie dzień poza niedzielą ma być dla pracownika dniem wolnym. To od potrzeb pracodawcy zależy ustalenie terminu tego dnia wolnego. W podstawowym systemie czasu pracy dniem wolnym wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy jest przeważnie sobota lub poniedziałek. Pracodawcy korzystający z tego systemu pracy nie muszą układać harmonogramów. Wynika to z faktu, że pracownicy mają stały rozkład czasu pracy i świadczą pracę w stałych godzinach, a dni wolne od pracy są ściśle określone. Dla prawidłowej organizacji i dokumentacji podstawowego systemu czasu pracy wystarczą jedynie odpowiednie postanowienia zapisane w regulaminie pracy dotyczące organizacji pracy w firmie.

Zapamiętaj!

Pracodawcy, którzy stosują pracę zmianową lub równoważne systemy czasu pracy, tworzą harmonogramy. Podobnie będzie u pracodawcy, gdzie pracę świadczy się także w niedziele i święta albo są różne terminy dni wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Obowiązek tworzenia harmonogramu czasu pracy nie wynika z Kodeksu pracy, lecz jest rezultatem konieczności przestrzegania przepisów o czasie pracy. Dlatego należy przyjąć, że jego ustalanie koniecznie jest wtedy, gdy pracownicy świadczą pracę w "nieregularnej" organizacji czasu pracy, czyli gdy ich czas pracy przypada w różnych dniach lub chociażby w różnych godzinach. Dla łatwiejszej organizacji pracy i jej przejrzystości tworzy się jedynie grafik.

Harmonogram czasu pracy

Harmonogram czasu pracy określa szczegółowo dni i konkretne godziny pracy w okresie rozliczeniowym (patrz: tabela 2). O tym, czy pracodawca będzie zobowiązany tworzyć harmonogram dla swoich pracowników, decyduje charakter prowadzonej przez niego działalności. To pracodawca podejmuje decyzje o systemie czasu pracy, w ramach którego pracują pracownicy, a to wpłynie bezpośrednio na fakt, czy może pracę zorganizować w ramach prostego grafiku, czy też musi stworzyć harmonogram czasu pracy.

Tabela 2. Przykładowy harmonogram dla jednomiesięcznego systemu równoważnego:

8, 10, 12 - liczba godzin pracy w danym dniu

W_H - wolny dzień z tytułu równoważenia czasu pracy

W₅ - dzień wolny z tytułu pięciodniowego

W_S - dzień wolny świąteczny tygodnia pracy

W - wolna niedziela

Planując harmonogram, pracodawca nie może też zapominać o obowiązku zapewnienia pracownikowi w każdym tygodniu minimum 35-godzinnego odpoczynku (art. 133 k.p.).

Gdy pracownicy mają na stałe wyznaczony dzień wolny od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, wskazanie w harmonogramie takiego dnia nie będzie konieczne, tym bardziej gdy dniem takim jest sobota. W takim przypadku wystarczy jedynie zaznaczyć, jakie dni są dniami pracy.

Inaczej sprawa wygląda, gdy dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy są np. różne w poszczególnych tygodniach. Wówczas konieczne jest wskazanie w harmonogramie tych dni przez przypisanie im odrębnego symbolu. W harmonogramie powinno być jasno zaznaczone, jakie dni są dniami pracy, a jakie dniami wolnymi i z jakiego tytułu. Inny charakter ma dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, a inny z tytułu np. równoważenia pracy.

Kodeks pracy przewiduje szczególny tryb rekompensaty pracy w dniu wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. W takich sytuacjach pracodawca musi udzielić innego dnia wolnego od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³ k.p.), a praca w dniu harmonogramowo wolnym rozliczana jest na podstawie ogólnych przepisów o godzinach nadliczbowych (art. 151¹ lub art. 151² k.p.).

W systemach równoważnych umożliwiających wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 lub 24 godzin możliwe jest wykorzystanie dłuższych okresów rozliczeniowych. W takich przypadkach pracodawcy mogą także stosować nierównomierne rozkłady czasu pracy, a zasady w tym zakresie są identyczne jak dla podstawowego czasu pracy.

Przy równoważnym czasie pracy z wydłużeniem dobowego wymiaru do 12 godzin na dobę odpoczynek dobowy, jaki należy zagwarantować pracownikom, wynosi 11 godzin. Oznacza to, że dni pracy 12-godzinne mogą przypadać bezpośrednio po sobie.

W uzasadnionych wypadkach okres rozliczeniowy przy pracy równoważnej wolno wydłużyć do trzech miesięcy (art. 135 § 2 k.p.). Aby pracodawca mógł stosować równoważny czas pracy - musi wprowadzić stosowny zapis w przepisach wewnątrzzakładowych, czyli układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy.

Grafik

Organizacja czasu pracy w formie grafików przeznaczona jest głównie dla podstawowych systemów czasu pracy. Jest to uproszczona forma dokumentowania, w jakie dni pracownicy świadczą pracę, a w jakie mają dzień wolny. W ramach podstawowego systemu nie ma w tej kwestii zbyt dużej dowolności, praca jest świadczona albo od poniedziałku do piątku, albo np. od wtorku do soboty włącznie. Celem grafików jest zatem wskazanie dni pracy oraz dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Należy zaznaczyć również dni wolne z tytułu świąt oraz dni, które należy np. odpracować.

Sporządzając grafik, należy ustalić:

1) liczbę dni do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym,

2) dni wolne od pracy.

Informacja dotycząca liczby dni do przepracowania w okresie rozliczeniowym jest o tyle ważna, że grafik - podobnie jak i harmonogram czasu pracy, powinien obejmować cały okres rozliczeniowy. Ustalając liczbę dni do przepracowania w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym np. miesiąca, korzystamy z obliczonego wymiaru (patrz: tabela 1).

Wskazanie dni wolnych od pracy dla pracowników zależy przede wszystkim od systemu czasu pracy, według którego pracują. W podstawowym systemie czasu pracy wolna od pracy jest z reguły sobota. Wolny może być również inny dzień tygodnia, np. poniedziałek, jak ma to miejsce w przypadku pracowników urzędu stanu cywilnego.

W przypadku gdy praca w firmie wykonywana jest od poniedziałku do soboty, dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy mogą przypadać w różnych dniach tygodnia. Co ważne, możliwe jest także, że niektórzy pracownicy będą korzystali z takich dni wolnych w różnych terminach.

Planując liczbę i rozłożenie dni pracy w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, pracodawca musi pamiętać, że - zgodnie z art. 94 pkt 2 k.p. - ciąży na nim obowiązek takiego zorganizowania pracy, aby umożliwiło to pełne wykorzystanie czasu pracy.

Z ORZECZNICTWA:

Pracodawca jest zobowiązany nie tylko zatrudniać pracownika zgodnie z ustalonym rodzajem pracy i we właściwym miejscu, ale także w stosownym wymiarze i rozkładzie czasu pracy.

Wyrok SN z 2 czerwca 1995 r.,

sygn. akt I PR 1/95, OSNP 1996/3/48

Pracodawca powinien zaplanować cały wymiar czasu pracy, a nie tylko jego część. Jeśli więc u pracodawcy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy, to grafik powinien być układany na takie 3-miesięczne okresy (patrz: tabela 4). Nieprawidłowe byłoby w tym przypadku tworzenie grafiku czy harmonogramu na poszczególne miesiące okresu rozliczeniowego (patrz: tabela 3).

Tabela 3. Grafik od 1 do 31 stycznia 2010 r. - miesięczny okres rozliczeniowy:

P - dzień pracy (8 godzin)

W - wolna niedziela

W₅ - dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy

W_S - dzień wolny świąteczny

Tabela 4. Grafik od 1 stycznia do 31 marca 2010 r. - trzymiesięczny okres rozliczeniowy:

P - dzień pracy (8 godzin)

W - wolna niedziela

W₅ - dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy

W_S - dzień wolny świąteczny

Chcąc poznać wymiary czasu pracy dla poszczególnych okresów rozliczeniowych, należy posłużyć się tabelami 5 i 6.

Tabela 5. Wymiar czasu pracy w 2010 r. - trzymiesięczne okresy rozliczeniowe:

Tabela 6. Wymiar czasu pracy w 2010 r. - czteromiesięczne okresy rozliczeniowe:

Ustawa antykryzysowa

Przedsiębiorcy stosujący w swoich firmach regulacje ustawy z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (dalej: ustawa antykryzysowa) mogą wprowadzić okres rozliczeniowy przedłużony nawet do 12 miesięcy (patrz: tabela 7 i 8).

Tabela 7. Wymiar czasu pracy w 2010 r. - sześciomiesięczne okresy rozliczeniowe według ustawy antykryzysowej:

Tabela 8. Wymiar czasu pracy w 2010 r. - dwunastomiesięczny okres rozliczeniowy według ustawy antykryzysowej:

Dopuszcza się takie rozwiązanie, pod warunkiem że będzie to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technologicznymi lub dotyczącymi organizacji czasu pracy, przy zachowaniu zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 9 ustawy antykryzysowej). Pozwoli to na bardziej elastyczne gospodarowanie czasem pracy pracowników. Okresy dłuższej pracy będą równoważone okresami pracy krótszej lub dniami wolnymi od pracy - jednak w ramach wymiaru czasu pracy obowiązującego danego pracownika, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Czytaj także: Arkusze kalkulacyjne >>

W każdym miesiącu stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy:

• wynagrodzenie pracownika nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie odrębnych przepisów;

• harmonogram czasu pracy określający indywidualny rozkład czasu pracy pracownika może być sporządzany na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 2 miesiące.

Stosowanie wydłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy będzie możliwe na podstawie układu zbiorowego pracy lub porozumienia zawieranego z zakładową organizacją związkową, w przypadku zaś gdy taka organizacja u danego przedsiębiorcy nie działa - na podstawie porozumienia zawieranego z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u przedsiębiorcy.

Przedsiębiorca będzie zobowiązany do przekazania kopii porozumienia dotyczącego stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy, w terminie 3 dni od dnia jego zawarcia.

Więcej o czasie pracy w samorządach znajdziesz w specjalnie przygotowanym poradniku>>

Magdalena Kasprzak

Podstawy prawne

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241)

• Ustawa z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4, poz. 28; ost.zm. Dz.U. z 1990 r. Nr 28, poz. 160)

• Ustawa z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (Dz.U. Nr 125, poz. 1035)