Na żądanie strony urząd musi kserować odpisy dokumentów

NSA rozstrzygnął skargę na czynność Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Inspektor w odpowiedzi na wniosek strony dotyczący uzyskania kserokopii wyjaśnień świadka – zawartych w aktach sprawy – stwierdził, że przepisy nie przewidują takiej możliwości. Nie ma bowiem ani przepisów określających obowiązek udostępnienia stronie urządzeń biurowych będących na wyposażeniu urzędu ani takich regulacji, które zobowiązują pracownika urzędu do wykonania kserokopii. Nie jest też możliwe wydanie akt celem wykonania kserokopii poza urzędem. – argumentował inspektor.

NSA nie zgodził się z taką interpretacja przepisów. Sąd przytoczył art. 73 kpa zgodnie z którym„w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony”.

W opinii NSA „sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt sprawy gdyż przepis ten nie stwarza żadnych ograniczeń w wykonywaniu odpisów z akt sprawy. Brak jest więc podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki jak i innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji”.

NSA poparł swoją tezę innymi orzeczeniami (sygn. akt II SA 2580/00, sygn. akt I SA/Gd 1657/97) – z których jasno wynika, iż „skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach spray, to tym samym brak jest podstaw prawnych do odmowy sporządzenia kopii tychże pism za pomocą kserokopiarki.”

Powstaje jednak problem ustalenia odpłatności za skorzystanie z urzędowych urządzeń -  zauważył NSA. Kwestia ta ma charakter organizacyjny – jej rozwiązanie leży w gestii organu. Konieczność podjęcia odpowiednich działań przez organ – czyli ustalenia zasad i szczegółów wydawania kserokopii dokumentów stronom – ma charakter oczywisty. Nic bowiem nie zwalnia organu z obowiązku określonego w art. 73 kpa.

Postanowienie NSA z 14 września 2010 - sygn. akt II OSK 1676/10>>

Oprac. Agnieszka Marek

samorzad.infor.pl

Czytaj także: Jakie są zasady udostępniania akt w sprawie administracyjnej>>