e-Doręczenia – nowy obowiązek dla przedsiębiorców już za chwilę

• Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń
• Procedura wdrażania i stosowania skrzynki do e-Doręczeń
• Skutki wdrożenia e-Doręczeń

Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń

Zgodnie z komunikatem ministra cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 roku obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych będzie wprowadzany zgodnie z harmonogramem:  

• od 10.12.2023 r. dla podmiotów publicznych wskazanych w ustawie oraz podmiotów niepublicznych, wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) po 10 grudnia 2023 roku, oraz dla osób wykonujących niektóre zawody zaufania publicznego, 
• od 01.01.2024 r. dla podmiotów niepublicznych, składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 roku, 
• od 10.03.2024 r. dla podmiotów niepublicznych, wpisanych do KRS przed 10 grudnia 2023 roku,  
• od 01.10.2025 r. dla podmiotów niepublicznych, wpisanych do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku. 

Opisany wyżej harmonogram określa termin, od którego należy realizować obowiązek związany z posiadaniem skrzynki do e-Doręczeń. Konkretne podmioty we wskazanych terminach powinny złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń są na stronach rządowych.

Procedura wdrażania i stosowania skrzynki do e-Doręczeń

Informacja o utworzonym adresie i skrzynce do e-Doręczeń zostanie przesłana na adres e-mail wskazany we wniosku. Po aktywowaniu skrzynki do e-Doręczeń Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych tzw. BAE. Docelowo każdy podmiot będzie posiadał tylko jeden adres do e-Doręczeń. 

Wpis do BAE stanowi czynność materialno-techniczną, a więc w sprawie nie jest wydawany żaden akt administracyjny, np. decyzja czy postanowienie. Domniemywa się również, że dane wpisane do BAE są prawdziwe. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dokonywany jest na okres 3 lat – w  stosunku do osób fizycznych, a w przypadku pozostałych podmiotów - bezterminowo. Dla osób fizycznych będzie istniała możliwość przedłużenia wpisu na okres kolejnych 3 lat, pod warunkiem złożenia oświadczenia woli o jego przedłużeniu.

Należy mieć na uwadze, iż wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. Ponadto wpis do BAE wywołuje skutki prawne od dnia jego dokonania – od tego momentu korespondencja będzie co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych. Z uwagi na to, że jest to osobna skrzynka do doręczeń, należy pamiętać o regularnym jej monitorowaniu. 

Ponadto przedsiębiorcy wpisani do KRS zobligowani będą do wyznaczenia administratora skrzynki, czyli osoby, która będzie uprawniona do zarządzania skrzynką do e-Doręczeń. Potwierdzenie prowadzenia korespondencji za pomocą usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego stanowić będzie, w szczególności dowód wysłania i dowód otrzymania przesyłki. Dowody doręczenia będą zabezpieczone pieczęcią elektroniczną i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych dowodu i przesyłanej treści przesyłki.

Nie przewidziano żadnych sankcji dla podmiotów, które w określonych w harmonogramie terminach nie będą posiadać skrzynki do e-Doręczeń. Niemniej, brak posiadania skrzynki do e-Doręczeń będzie wiązał się z utrudnieniami w komunikacji z organami administracji publicznej, co może skutkować wydłużeniem się postępowań. Wynikać to będzie m.in. z obowiązkowego korzystania w takiej sytuacji z publicznej usługi hybrydowej. Polegać ona będzie na tym, iż organ administracji publicznej dokona nadania pisma w formie elektronicznej, a następnie operator wyznaczony tj. Poczta Polska wydrukuje je i doręczy w formie tradycyjnej przesyłki poleconej.

Skutki wdrożenia e-Doręczeń

Nowy system stanowi kolejną zmianę dla przedsiębiorców w komunikacji z instytucjami publicznymi. Dotychczasowym miejscem komunikacji bowiem był ePUAP, który teraz w zakresie korespondencji zostanie zastąpiona przez skrzynkę e-Doręczeń. Funkcjonalności ePUAP będą sukcesywnie zastępowane, aż do całkowitego zamknięcia tej platformy, co docelowo ma nastąpić w 2029 r. Niewątpliwą zaletą jest usprawnienie procesów administracyjnych, bezpieczeństwo wysyłanej korespondencji oraz ograniczenie kosztów. Wprowadzenie tego rozwiązania wiąże się z wieloma korzyściami, ale także wymaga od firm dostosowania działań do nowych regulacji m.in. dostosowania wewnętrznych procedur dotyczących obiegu dokumentów czy też regulacji dotyczących cyberbezpieczeństwa. 

W związku z wprowadzonym obowiązkiem, warto podjąć już teraz stosowne kroki w celu wdrożenia systemu e-Doręczeń, ponieważ wcześniejsza implementacja tej usługi pozwoli przedsiębiorcom dostosować niezbędne procedury i skutecznie korzystać z tego narzędzia. 

 Autor Maciej Różycki, Prawnik ID Advisory

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Infor.pl