Samorząd Wodzisławia Śląskiego chce usprawnić działanie urzędu po audycie

"Audyt personalny to kolejny krok w kierunku poprawy usług naszego urzędu. Jego celem nie była redukcja zatrudnienia; zresztą wyniki audytu pokazały, że nie jest to konieczne. Zależało nam natomiast na wyodrębnieniu tych sfer działalności urzędu, które mogą być udoskonalone, których poprawa wpłynie na usprawnienie obsługi mieszkańców" - wyjaśnił prezydent miasta Mieczysław Kieca.

Eksperci wskazują, że audyty personalne w firmach i instytucjach są coraz popularniejsze. W ostatnich dwóch latach liczba publikowanych w prasie i internecie ogłoszeń o przetargach na usługi związane z optymalizacją zatrudnienia wzrosła aż czterokrotnie. Coraz częściej po takie usługi sięgają instytucje publiczne, głównie samorządy.

"Prezydenci i burmistrzowie zdają sobie sprawę, że w czasie spowolnienia gospodarczego i kłopotów finansowych samorządów warto starannie przeanalizować strukturę zatrudnienia i podjąć decyzje o niezbędnych zmianach organizacyjnych czy personalnych. Na wynikach audytu korzystają też sami pracownicy, którzy otrzymują obiektywne dane na temat swoich umiejętności i posiadanych kompetencji. Dowiadują się, w jakich dziedzinach powinni się dokształcić i szkolić; dostają precyzyjne zakresy obowiązków" - skomentował Jarosław Piotrowski, wiceprezes firmy konsultingowej Grupa Gumułka, która audytowała pod tym kątem wodzisławski urząd.

W ramach audytu zbadano kompetencje, zakres obowiązków i jakość pracy wszystkich urzędników magistratu - od kadry kierowniczej po szeregowych pracowników. "Uzyskaliśmy czytelną informację, którzy pracownicy są maksymalne obciążeni pracą, a którym zakres zadań można jeszcze znacząco poszerzyć. Dzięki audytowi wyselekcjonowaliśmy 24 najlepszych pracowników, dla których przygotujemy ścieżki pionowego i poziomego awansu" - wskazał prezydent miasta.

Według audytorów, wyniki audytu potwierdziły wiele mocnych stron wodzisławskiego urzędu. Wśród nich wymieniają: przejrzystość działań i nastawienie na klienta, a nie - jak niegdyś - petenta, co już na starcie umniejszało pozycję osoby, załatwiającej w urzędzie swoje sprawy. Za zalety uznano też brak istotnych przerostów w zatrudnieniu oraz podejmowanie przez władze miasta niełatwych decyzji, jak choćby włączenie Straży Miejskiej w struktury urzędu.

Audytorzy korzystali z różnych technik badawczych. Oprócz analizy dokumentów, rozmów z pracownikami i kwestionariuszy, porównywano też działanie i struktury magistratu z urzędami innych miast regionu. Badania wykazały, że wskaźnik zatrudnienia w wodzisławskim urzędzie jest niższy od średniej ze wszystkich analizowanych miast i wynosi 3,29 etatu na tysiąc mieszkańców. Średnia dla wszystkich porównywanych miast wyniosła 3,48. Np. w pobliskiej Czerwionce-Leszczynach wskaźnik ten wynosi 2,88, a w nieodległych Rydułtowach 4,43.

Ważną częścią rekomendacji audytorów jest wprowadzenie systemu motywacyjnego w urzędzie. Na podstawie wyników audytu samorządowcy zamierzają dążyć do wprowadzenia badania satysfakcji klientów - narzędzia powszechnego w firmach, ale jeszcze mało rozpowszechnionego w samorządach. Pracownicy zostaną objęci systemem motywowania płacowego, w zależności od zakresu zadań i efektów ich pracy. Jeśli będą się wyróżniać, będą mogli liczyć na awans, zgodnie z opracowaną wcześniej ścieżką awansu zawodowego i programem sukcesji na stanowiskach pracy.

Innym typem zaleceń pokontrolnych są te związane z jakością pracy i obsługi mieszkańców. W raporcie z audytu znalazły się sugestie dotyczące wygospodarowania w siedzibie urzędu pomieszczenia dla matek z dziećmi, a także do obsługi tych klientów, którzy nie chcą o swych problemach opowiadać przy innych. Audytorzy sugerują również wypracowanie metod zastępowania pracowników podczas ich przerw na posiłki. W ramach audytu zbadano również przegląd lokalowy oraz sposób gospodarowania mieniem. Ocenie poddano również działające w urzędzie rozwiązania informatyczne.

W raporcie z audytu znalazło się ostatecznie kilkadziesiąt rekomendacji. Ich wdrażanie rozpocznie się już w styczniu. Na czerwiec zaplanowano pierwsze podsumowanie efektów wprowadzanych zmian.

Według analiz Grupy Gumułka, problemy z nadmiernym zatrudnieniem mają głównie instytucje publiczne, gdzie przerosty sięgają od 5 do nawet 25 proc. stanu załogi. W firmach prywatnych z reguły nie jest to więcej niż 10 proc. Coraz częściej właśnie instytucje publiczne sięgają po usługi służące optymalizacji zatrudnienia.