Najnowsze zmiany w sposobie przeprowadzania audytu wewnętrznego

Jutro wchodzi w życie rozporządzenie ministra finansów z 10 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego. Wprowadza ono przepisy dotyczące audytów zleconych.

Audyt zlecony

Przypomnijmy, że możliwość zlecania audytu wewnętrznego została wprowadzona nowelizacją ustawy o finansach publicznych, która weszła w życie 29 grudnia 2006 r. Zgodnie z art. 63 ust. 1 pkt 5 i ust. 1a tej ustawy minister finansów za zgodą kierownika jednostki, a w szczególnym przypadku nawet bez zgody, może zlecić audytorom wewnętrznym przeprowadzenie takiego audytu. Może on zostać zlecony również na wniosek prezesa Rady Ministrów.

W tym roku w jednostkach sektora rządowego zostanie przeprowadzone pierwsze zadanie audytowe zlecone. Jego rozpoczęcie planowane jest na 2 czerwca, natomiast sprawozdania powinny zostać przekazane do Ministerstwa Finansów na 29 sierpnia. Audyt będzie obejmował wartościowanie stanowisk pracy w służbie cywilnej, czyli w takich jednostkach, jak ministerstwa, urzędy centralne, urzędy celne, izby celne, urzędy kontroli skarbowej, urzędy skarbowe, izby skarbowe oraz tzw. jednostki progowe,(tj. takie, które są zobowiązane do prowadzenia audytu wewnętrznego, ale nie zostały wymienione wprost w ustawie o finansach publicznych, czyli takie jednostki, których łączna kwota gromadzonych środków publicznych lub łączna wartość wydatków i rozchodów środków publicznych w ciągu roku kalendarzowego przekroczyła 40 mln zł). Audyt, o którym mowa, będzie dotyczyć tylko tych urzędów, w których zatrudnionych jest co najmniej 100 członków korpusu Służby Cywilnej.

Zgodnie z nowym rozporządzeniem obowiązek przekazywania sprawozdania z przeprowadzonego audytu zleconego lub innych informacji, istotnych ze względu na realizację celu audytu wewnętrznego zleconego ministrowi finansów, będzie spoczywał na kierowniku jednostki, w której przeprowadzane były czynności.

Natomiast w czasie audytu kierownik jednostki oraz audytor wewnętrzny będą musieli współpracować z pracownikami Ministerstwa Finansów.

Zgodnie z par. 33 ust. 2 rozporządzenia współpraca taka powinna polegać przede wszystkim na:

• przekazywaniu dokumentów, w tym dokumentów w wersji elektronicznej, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

• udzielaniu informacji i wyjaśnień;

• przekazywaniu niezbędnych odpisów i kserokopii dokumentów.

Plan audytu

Oprócz tych wytycznych rozporządzenie ministra finansów z 10 kwietnia wprowadza nowy wzór planu audytu. Będzie on miał zastosowanie po raz pierwszy do planów, które zostaną sporządzone za 2009 rok. Zgodnie z art. 53 ust. 5 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, audytorzy wewnętrzni muszą go sporządzić i przedstawić ministrowi finansów do 31 października.

Zgodnie z par. 6 ust. 4 rozporządzenia, przygotowując plan audytu, audytor powinien w szczególności wziąć pod uwagę:

• cele i zadania jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;

• istotne ryzyka wpływające na realizację celów i zadań jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;

• istniejące w jednostce, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny, systemy kontroli i zarządzania;

• czynniki ryzyka, czyli np.: złożoność działalności prowadzonej przez jednostkę, liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, liczbę i kwalifikacje zawodowe pracowników, zmiany organizacyjne i prawne, wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli; uwagi kierownika jednostki.

Z kolei, ustalając kolejność obszarów ryzyka, które powinny być poddane audytowi (przy tworzeniu planu audytu) audytor musi wziąć pod uwagę wyniki ana- lizy obszarów ryzyka oraz czynniki organizacyjne, w tym w szczególności:

• czas niezbędny do przeprowadzenia zadań audytowych,

• czas przeznaczony na szkolenie,

• dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe,

• rezerwę czasową na nieprzewidziane działania.

Roczne sprawozdanie

Zmiany dotyczą nie tylko wzoru planu audytu, ale również sprawozdania z jego wykonania. Związane jest to z faktem, że od 1 maja wchodzi w życie rozporządzenie ministra finansów z 4 kwietnia 2008 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni.

Do składania takich sprawozdań audytorzy wewnętrzni zobowiązani są na podstawie art. 53 ustawy o finansach publicznych do końca marca każdego roku. Nowy jego wzór, który wprowadza rozporządzenie z 4 kwietnia 2008 r., zakłada zmianę zakresu informacji, czyli:

• rezygnację z gromadzenia szczegółowych danych dotyczących audytowanych jednostek, liczby wydanych zaleceń, wyjaśnień i zastrzeżeń oraz sposobu planowania i rejestrowania organizacji pracy komórki audytu wewnętrznego,

• większą ilość danych dotyczących komórki audytu wewnętrznego oraz czynności doradczych.n

DEFINICJE POJĘĆ

Zadanie audytowe - to zadania zapewniające lub czynności doradcze.

Zadanie zapewniające - to zespół działań podejmowanych w celu dostarczenia kierownikowi jednostki niezależnej i obiektywnej oceny, o której mowa w art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

Czynności doradcze - to działania podejmowane przez audytora, których charakter i zakres jest uzgadniany z kierownikiem jednostki, w której jest zatrudniony, których celem jest usprawnienie funkcjonowania jednostki; z zastrzeżeniem, że audytor wewnętrzny nie przejmuje na siebie zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką.

AUDYT JUŻ ROZPOCZĘTY I NOWE PRZEPISY

1 maja wchodzi w życie rozporządzenie z 10 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego.

Jednak do zadań audytowych rozpoczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia oraz do planu audytu na rok 2008 sporządzanego po 1 maja stosuje się przepisy dotychczasowe.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).

• Rozporządzenie ministra finansów z 10 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz.U. nr 66, poz. 406).

• Rozporządzenie ministra finansów z 4 kwietnia 2008 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni (Dz.U. nr 61, poz. 378).